Optimisation de la gestion des stocks des produits pharmaceutiques au bloc opératoire par le système plein - vide

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Ariane Bénard
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1 Optimisation de la gestion des stocks des produits pharmaceutiques au bloc opératoire par le système plein - vide Docteur P.GUILLAIN Pharmacien Chef de Service

2 LE SYSTEME PLEIN VIDE: DEFINITION = Un système de ges@on de stock = 2 emplacements avec la même quan@té de produits = DOUBLE DOTATION 1/ Lorsque le 1er emplacement est vidé => déclenchement d une commande (par ex par lecture code barre d une é@quese ) permesant de recompléter cet emplacement 2/ L u@lisateur con@nue à prélever dans le 2ème emplacement 3/ Lorsque ce 2ème emplacement aura été vidé => déclenchement d une commande cf 1/ 4/ En parallèle, il prélèvera de nouveau dans le 1er emplacement qui aura été entre temps recomplété

3 LE CONTEXTE AU CHD Périmètre du plein - vide: Toutes les réserves, salles de soins des services du CHD sont gérées en plein vide Tous les produits pharmaceu@ques (DM Médicaments) Objec@fs généraux : Recentrer chaque acteur sur son cœur de mé@er Sécuriser toutes les étapes du circuit des produits pharmaceu@ques

LE CIRCUIT AU BLOC DU CHD ü Déclenchement de la cde au bloc par un magasinier de la pharmacie qui scanne les é@queses code barre des bacs vides Mardi 8H30 9H30 ü Envoi dématérialisé en pharmacie

4 LE CIRCUIT AU BLOC DU CHD ü Déclenchement de la cde au bloc par un magasinier de la pharmacie qui scanne les code barre des bacs vides Mardi 8H30 9H30 ü Envoi dématérialisé en pharmacie (puits de vidage ou wiﬁ) ü de la commande en pharmacie par un PPH Mardi 9H30 11H45 ü Transport par un magasinier Mardi 12H00 12H30 Traçabilité de la livraison ü Rangement des produits par du personnel du bloc Mardi AM armoires de transport vides Merc ma5n Idem le Jeudi

8 8

9 INFORMATISATION 9

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11 LES AVANTAGES (1/2) Gain en personnel: Simpliﬁe les process Diminue le temps consacré aux commandes Meilleure des stocks: Diminue le risque de rupture Réduit la valeur des stocks / Seuls les produits en dota@on sont commandés Améliore la rota@on des stocks / Diminu@on du risque de périmés Diminu@on du risque d erreurs: Évite les retranscrip@ons Diminue le risque d erreurs de commande Op@mise le rangement =>Diminu@on des risques d erreurs lors des prélèvements des produits

LES AVANTAGES (2/2) Par@cipa@on au développement durable Plus de papier

12 LES AVANTAGES (2/2) au développement durable Plus de papier Recentre chaque acteur sur son cœur de OPTIMISE ET SECURISE LES ETAPES LOGISTIQUES

13 LES RISQUES Oubli de scanner Mauvaise utilisation des douchettes Manque de rigueur du personnel soignant qui oublie de transférer les produits Perte d étiquette Défaillance technique et/ou du système informatique

LA METHODOLOGIE 1ère étape = définir la double dotation Prérequis: produits en stock Est déterminée en fonc@on: Des consomma@ons moyennes du produit Du nombre de jours de stocks nécessaires De la

14 LA METHODOLOGIE 1ère étape = définir la double dotation Prérequis: produits en stock Est déterminée en fonc@on: Des consomma@ons moyennes du produit Du nombre de jours de stocks nécessaires De la valeur de cese dota@on Du temps agent nécessaire => cout en personnel Du volume / taille des locaux Ex : 10J -10j avec rempotage 1 fois par semaine 5j 5j avec rempotage 2 fois par semaine Double dota@on = socle de base A revoir régulièrement

15 LA METHODOLOGIE 2ème étape = discuter les choix de matériel Equipements mobiliers Armoires Casiers / bacs E@queSes Porte é@queses Imprimante à é@queses code barre Équipements informa@ques Lecteurs de code barre Puits de vidage

16 LA METHODOLOGIE 3ème étape = étudier les circuits Iden@fica@on du rôle de chacun Iden@fica@on temps agent par catégorie professionnelle Réflexion sur horaires Etude chiffrée de chaque scénario Choix ins@tu@onnel ( valida@on instances)

avec chaque équipe Forma5on de chaque équipe Sou5en lors de

17 LA METHODOLOGIE 4ème étape = mettre en oeuvre ü Ecriture de chartes de fonc5onnement Mise en route : Réunions préalables avec chaque équipe Forma5on de chaque équipe Sou5en lors de la mise en route par un pharmacien, un inﬁrmier, un informa5cien ü

18 LA METHODOLOGIE = une démarche projet Groupe pluridisciplinaire Ou@ls de pilotage Fiche Projet Fiche de suivi de projet Compte rendu ü Eﬀectuer le travail préliminaire d iden@ﬁca@on des freins ü Mo@ver l ensemble du personnel (médecins, soignants, pharmaciens, administra@on, informa@que, ) et instaurer la dynamique de changement ü La direc@on est moteur sur l ensemble des changements prévus

19 LA METHODOLOGIE = une démarche projet ü Communiquer sur les bénéﬁces pour les inﬁrmières, les préparateurs, les magasiniers Informer Rassurer Expliquer Valoriser les acteurs ü Communiquer par TOUT moyen Rôle primordial des cadres Relai dans toutes les instances U@lisa@on des ou@ls de communica@on (oraux, écrits ) Faire circuler les informa@ons

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