Modalité et conception de la facture fret à partir du

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1 BTC Eurpe GmbH PO Bx Düsseldrf Germany Annexe 1 (fichier Excel sciétés) Annexe 2 (frmulaire d accès platefrme prestataires) Annexe 3 (Frais exceptinnelles u supplémentaires) Mdalité et cnceptin de la facture fret à partir du (Cntenu et envi de facture frais fret payables par BASF SE u une autre sciété Eurpéenne du grupe). Cet avis ne cncerne pas les prestatins transprts par vie maritime de cntainers et tanks. 1. Cmment savir quelle est la sciété qui paie les frais de fret sur l rdre de transprt? L rdre de transprt pièce ci-dessus indique en 1 u 2 la sciété à qui vus devez établir la facture de fret. Head ffice: Mnheim am Rhein Managing directr: Dr. Mark Grzdanvic Registered in Düsseldrf, Germany Registratin N HRB Further accunt infrmatin at: Headquarter: BTC Eurpe GmbH Rheinprmenade Mnheim am Rhein Germany Tel: Fax: inf-de@btc-eurpe.cm Branch: 1/10 BTC Eurpe GmbH Industriestr Burgbernheim Germany Tel: Fax:

2 Que faire en absence d rdre de transprt? AVANT d émettre vtre facture demandez au service rdnnateur quelle est la sciété à facturer. 2. Quelle est l adresse crrecte ù envyer la facture? A partir du nm de la sciété btenu seln le pint 1, vus truverez sur le fichier excel annexé tutes les infrmatins cmplémentaires y cmpris le numér fiscal par exemple. Seite 2/10

3 3. Quels autres détails snt requis sur la facture? 3.1 Fret srtant - Frais de transprt à partir de BASF SE u sciété du grupe Une seule facture par transprt Tus les frais relatifs à la prestatin transprt divent figurer sur une facture unique. Un numér de transprt u brdereau de livraisn ainsi que frais annexes cnnus au départ de la prestatin snt à précisés en détail sur une facture. Les factures avec plusieurs numérs de transprt ne snt pas acceptées Facture séparée pur : Prestatins avec numér d achat (payeur de fret et tute autre infrmatin par ) Prestatins avec centre de cûts (payeur de fret et tute autre infrmatin par ) Livraisn relative à un transprt Facture séparée pur : TVA Natinal Sans TVA Reverse Charge Duane et taxe sur le chiffre d'affaires à l'imprtatin Détail de la facture permettant d identifier la prestatin : Numér de transprt SAP R/3 (9 à 10 chiffres) Pids brut pur marchandises empaquetées (si métrage u pids/vlume, ceci dit apparaître clairement) ù Seite 3/10

4 Pids net de marchandises vrac Pint de départ avec cde pstal et date de livraisn (minimum mis) Pint de destinatin avec cde pstal et pays ainsi que le nm du destinataire Détail pur les grupages : tus les pints de destinatins Detail du prix Le prix par pint de destinatin pur les grupages (y cmpris frais supplémentaires) Autres dnnées requises : Base de calcul de fret pur frais exceptinnels u supplémentaires. Prcédure FAG : tut frais ne faisant pas partie des accrds de cntrats/tarifs et que la prestatin subit (tels attente, reprt, retur ) dit AVANT émissin de la facture faire l bjet d une cnfirmatin du service rdnnateur du transprt. Cette démarche permet de valider les frais et apprvisinner le cmpte. Du fait de l acceptin des frais vus recevez la cnfirmatin sus frme de FAG (clé SAP par exemple Y106 ). Uniquement les frais cnfirmés par une clé peuvent faire l bjet d une facture. Les factures dépurvues de cette démarche, sernt rejetées. Si vus estimez devir être payé, alrs vus aurez la démarche à faire ultérieurement et accepter les délais de retard. Nte : Les frais de retur d une prestatin initiale, subissent la prcédure FAG également Fret entrant - Frais de transprt allant vers BASF SE u sciété du grupe Facture séparée pur : Prestatins avec numér d achat (payeur de fret et tute autre infrmatin par ) Prestatins avec centre de cûts (payeur de fret et tute autre infrmatin par ) Livraisn relative à un transprt (payeur de fret seln 2.) Seite 4/10

5 3.2.2 Détail permettant d identifier la prestatin : Numér d achat, numér de centre de cût u numér de transprt SAP R/3 Pids brut de la prestatin empaquetée u Pids net de la marchandise en vrac Pint de départ, cde pstal et pays Pint de destinatin avec adresse cmplète Détail des frais facturés 4. Déclaratin d exprt pur l impsitin des bénéfices / déclaratin du prestataire Pur les prestatins dnt le pays de destinatin diffère du pays de départ, dit impérativement figuré sur la facture u pièce annexe à la facture la déclaratin de srtie, cnfirmatin d expéditin. 4.1 Prestatins de transprt intercmmunautaire Eurpéenne Divent figurer les indicatins suivantes : 1. Nm et adresse cmplète du prestataire qui effectue le service ainsi que la date de la prestatin, 2. Nm et adresse du livreur et de la sciété rdnnatrice si différente, 3. Quantité de la marchandise et le nm cmmercial de celle-ci, 4. Nm du réceptinnaire et adresse, 5. Date de livraisn/fin du service à destinatin rdrée, 6. Cnfirmatin, assurance du prestataire à qui la marchandise a été cnfiée : 7. Prestataires Allemands u membre eurpéen : Nus avns envyé / transmis les envis spécifiés dans la présente facture aux Etats membres de la CE cnfrmément à vs instructins. Nus veillns à ce que cette déclaratin est faite à ntre cnnaissance et de cryance seln ns dcuments Seite 5/10

6 d'affaires que nus avns dans le dssier sur le territire de la Cmmunauté eurpéenne Prestataire autres (nn membre de l Eurpe) : Nus avns envyé / transmis les envis spécifiés dans la présente facture aux Etats hrs de CE cnfrmément à vs instructins. Nus veillns à ce que cette déclaratin est faite à ntre cnnaissance et de cryance seln ns dcuments d'affaires que nus avns dans le dssier sur le territire de la Cmmunauté eurpéenne 8. Signature manuelle de la sciété qui a prcédé au service de transprt. (signature manuel u en cas de dérgatin respectns les indicatins OFD) Alternative : Snt acceptée les lettres de transprt dument remplies, signées et tampnnées. 4.2 Livraisns hrs de la cmmunauté Eurpéenne NOTE : tute prestatins, qui prennent fin hrs de la cmmunauté Eurpéenne, divent faire preuve du dcument de duane (alternative acceptée : dcuments de transprts dument remplis, signés et tampnnés tels Airwaybill, Bill f Lading u CMR. Les factures sans preuves d exprt sernt rejetées. Le transprteur est tenu de sn côté, à sauvegarder pendant la durée légale de 10 ans tut dcument légitime à une prestatin de transprt qui purra lui être demandée si besin u requête des autrités de cntrôle. Seite 6/10

7 5. Que faut-il remarquer? 5.1. Particularités du fret maritime et aérien : On rencntre 2 types de transprts : 1. La partie transprt préliminaire au départ aérien u maritime 2. La partie secndaire et définitive le vl, le vyage maritime et transfert à destinatin finale 3. Les frais de transprts suivent la nrme par rdre de transprt, ce qui signifie cncrètement : Une facture détaillée séparée pur tus les frais relatifs au service préliminaire Une secnde facture détaillée pur le transprt suivant aérien u maritime ainsi que les frais supplémentaires Exceptin pur les tanks transprts maritimes : Le fret est facturé sur l rdre de transprt (Pint/Pint u Pint/Prt) Il n y a pas de facture séparée pur la partie préliminaire. 6. Infrmatins cmplémentaires cncernant la relatin cmmune 6.1. Système de facture : BASF SE (ainsi que tutes les sciétés du grupe) requiert une transmissin électrnique des factures. Si vus ne dispsez pas encre de ce système, vus êtes priés de cntacter ZFS/PF ( ci-dessus) afin de truver une mise en place dans un futur prche. Seite 7/10

8 6.2. Estimatin, évaluatin des prestatins : Sur la base d estimatins internes, nus mettns à dispnibilité du service Achat et autres services cncernés, le résultat btenus par rapprt à la qualité du service furni par le prestataire Crrectin fiche de déductin Si vus remarquez une erreur de prix sur la facture, veuillez annuler le dcument et émettre une nuvelle facture avant l envi. Nus ne puvns pas accepter de crrectin manuelle qui ne justifie pas l authenticité de la pièce. Si l erreur est cnstatée à la réceptin par ntre service, une déductin sera émise : citée Fiche de déductin u Affichage de réclamatin avec la raisn et le détail que nus vus transmettrns) - Ne PAS ENVOYER D AVOIR pur le mntant déduit -. Si légalement une déductin ne peut pas être effectuée, nus vus demanderns dans ce cas de nus envyer un avir Réclamatins qui ne snt pas justifiées Nus cnstatns régulièrement que des réclamatins de nn-paiement snt envyées alrs que les factures nt été sit : rejetées avec explicatin, en attente pur des différences nn justifiées u nn cnfirmées (FAG) AFU manque etc Seite 8/10

9 Veuillez assurer au niveau interne que les infrmatins circulent à tus les niveaux cncernés de vs services afin d éviter des réclamatins inutiles. Ceci en particulier si vus dispsez d un centre de gestin principal qui n a apparemment pas vérifié avec les centres lcaux, réginaux Cmptes régulièrement suivis De ntre côté, nus suhaitns un paiement à temps des services effectués et ne suhaitns pas avir de «vieux» dssiers qui engendrent un travail supplémentaire. Au cas ù une facture de plus de 6 semaine est restée sans paiement ni crrespndance justifiant le nn-paiement, il est prbablement certains que cette facture n a pas été reçue/ scannée. Veuillez vérifier l état de vtre cmpte sur la platefrme pur réservées aux prestataires. Si vus n êtes pas relié à la platefrme, veuillez effectuer une demande auprès de (démarche à suivre en pièce jinte) payable.accunt@basf.cm. En cas Si vus ne truvez les factures, veuillez nus cntacter pur plus ample examen. Envyez vs demandes / rappels par mail à l adresse suivante : Vir ci-jint Excel file (clnne 3 u. 4) Seite 9/10

10 Nus restns à vtre dispnibilité pur tute questin supplémentaire u renseignement suhaité. N hésitez pas à nus cntacter AVANT d envyer vs factures : zf-freights-eurpe@basf.cm BASF SE ZFS/PF - cmptabilisatin fret Seite 10/10