Tel : Guide pratique. Validation en ligne par les municipalités pour l accès aux transports scolaires départementaux.

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1 Tel : Guide pratique Validation en ligne par les municipalités pour l accès aux transports scolaires départementaux. 1

2 Sommaire 1- Présentation Se connecter Recherche et consultation des dossiers de votre commune Valider ou refuser un dossier Traiter les dossiers globalement Traiter les dossiers individuellement Information à destination de l usager Conclusion

3 1- Présentation Chaque année, la Federteep fait appel à vos services pour valider le lieu de résidence de vos administrés et vérifier si leurs enfants sont domiciliés à plus de trois kilomètres de l établissement scolaire fréquenté. Traditionnellement cette validation s effectue par l apposition du visa de votre mairie sur la fiche d inscription «FEDERTEEP» et détermine la participation de votre municipalité au frais de transport. A compter de cette rentrée scolaire 2014/2015, les usagers du transport scolaire disposeront de deux possibilités pour s inscrire : - Soit par le biais de la fiche d inscription «FEDERTEEP» où le visa de votre municipalité sera toujours demandé. - Soit par le biais d Internet à l aide d un logiciel d inscription en ligne. Le tampon apposé par la Mairie du lieu de domicile sur la fiche d inscription «papier» reste donc d actualité, mais cette année, avec la mise en place de l inscription en ligne aux transports scolaires, s ajoute une validation numérique. Afin de vous aider à appréhender ce nouvel outil informatique dédié à votre commune, merci du temps que vous allez consacrer à la découverte de cette nouvelle procédure de validation. 3

4 2- Se connecter Dans le courrier que vous avez reçu de la Federteep, vous trouverez l identifiant et le mot de passe de votre commune pour vous connecter à l application via Internet. L identifiant est composé de trois lettres WMA (Web MAirie) et du code Insee de votre commune. Le mot de passe a été généré automatiquement par le logiciel d exploitation et n est pas modifiable. Il peut être réinitialisé et renvoyé par courrier en cas de perte par la FEDERTEEP. L adresse à utiliser pour se connecter est la suivante : Ecran d identification pour rentrer dans l application : (L identifiant WMA81143 n est pas le votre mais est à titre d exemple celui de la commune de Lescout qui nous a autorisé aimablement à l utiliser dans le cadre de cette notice.) 4

5 3- Recherche et consultation des dossiers de votre commune Chaque commune ne pourra consulter que les élèves inscrits sur sa commune. Vous ne pourrez pas visualiser les élèves d une commune dont vous n auriez pas les codes d accès. A partir de la page d accueil, à tout moment de l année scolaire en mode consultation, vous aurez la possibilité de rechercher un élève en particulier ou de consulter la liste de tous les élèves inscrits sur votre commune. La commande «export tableur» vous permettra d éditer les listings souhaités. Ecran principal, page d accueil Si vous recherchez un dossier en particulier vous pouvez : - taper le numéro du dossier federteep en haut à gauche de l écran et cliquer sur «OK» - taper son nom et cliquer sur «chercher». Si l élève fait partie de votre commune le détail de sa fiche d inscription vous sera proposé. Dans le cas contraire, un écran d information vous indiquera que le dossier ne concerne pas votre commune. (Voir les deux copies d écran ci-dessous). L élève fait partie de votre commune 5

6 L élève ne fait pas partie de votre commune Si vous ne faites aucune restriction sur les critères et cliquez sur «chercher» vous aurez indifféremment tous les dossiers, «contrôlés» ou «à contrôler», rattachés à votre commune. Vous aurez toujours la possibilité de consulter le détail d une fiche, à partir de l écran ci-dessus, en cliquant sur le numéro de dossier. 6

7 4- Valider ou refuser un dossier Toujours à partir de l écran d accueil appuyez sur la flèche à droite de «tous ( )» afin de pouvoir séparer les demandes «à contrôler», des demandes «déjà contrôlées». Si vous souhaitez instruire les dossiers de votre commune, placez-vous sur «demandes à contrôler» et cliquer sur «chercher», comme sur l écran ci-dessus. Seuls les dossiers à traiter remonteront avec la possibilité d effectuer l action de refuser ou de valider un élève. Validation et refus peuvent se faire soit globalement pour une liste de dossiers, soit dossier par dossier. 7

8 1- Traiter les dossiers globalement Vous connaissez les élèves demandant le transport sur votre commune vous pouvez effectuer une action globale sur les demandes. Sélectionner les demandes Vous devrez cocher les cases des élèves que vous souhaitez prendre en charge (1), ou inversement ceux que vous ne souhaitez pas prendre en charge. Seuls les dossiers cochés seront traités. Une fois les dossiers sélectionnés (comme indiqué sur l écran ci-dessus), vous devrez sélectionner (2) et lancer le traitement (3) pour déclarer les demandes prises en charges on non par votre commune. La notion d export tableur vous permettra de sortir un listing des dossiers. Une fenêtre d information s affiche comme sur l écran ci-dessous et permet d éviter toute erreur en revenant en arrière en sélectionnant «Annuler». Si vous confirmez en cliquant «OK», le tuteur de l élève recevra un concernant votre décision. (Voir chapitre information à destination de l usager) 8

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10 2- Traiter les dossiers individuellement Vous pouvez mettre à jour les dossiers individuellement. Il vous suffit de vous positionner sur la ligne de l élève concerné et de cliquer sur le crayon comme indiqué ci-dessous. Une fenêtre détaille la demande sélectionnée et vous permet de faire le contrôle. Le commentaire que vous saisirez sera visible des instructeurs de la Federteep et bien utile en cas de refus. A titre d exemple : N habite plus sur la commune N habite pas à plus de 3 km de l établissement scolaire Ne fréquente pas l établissement scolaire du secteur (voir copie d écran ci-après) 10

11 Lorsque vous validez votre choix, une fenêtre d information s affiche comme sur l écran ci-dessous et permet d éviter toute erreur en revenant en arrière. En répondant OK vous confirmez votre choix, en annulant vous revenez sur la fenêtre du détail de la demande. 11

12 5- Information à destination de l usager Si vous validez la prise en charge, l usager recevra un de ce type : Si vous refusez la prise en charge il recevra un mail de ce type : Attention une fois le traitement lancé vous ne pourrez plus annuler votre traitement. En cas d erreur, vous devrez contacter la Federteep afin que le ou les dossiers soient traités individuellement. Nos 12

13 lignes étant régulièrement encombrées pendant la période d inscription n hésitez pas à nous contacter par Fax au ou par mail federteep@tarn.fr (merci de ne pas communiquer ce mail aux usagers.) 13

14 6- Conclusion Cette procédure remplace le visa de votre mairie dans le cas d une inscription en ligne. Cependant certaines catégories d usagers devront continuer à s inscrire sur des fiches d inscriptions «papier» et donc recourir au bon vieux tampon encreur. Ils pourront télécharger cette fiche sur le site de la FEDERTEEP ou se la procurer dans votre mairie. Ne pourront s inscrire en ligne les élèves : souhaitant utiliser un transport SNCF hébergés en garde alternée hébergés en famille d accueil faisant leur première demande sur un établissement hors carte scolaire faisant une première demande pour un transport adapté CLIS/ULIS scolarisés en dehors du département du Tarn Merci de votre collaboration et de votre aide précieuse. 14