DOSSIER SALLES DE CONFERENCE

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1 Salles de conférence ou comment o Le système lombaire «Kinematic» épouse la courbe du dos, le mécanisme synchrone permettant de s adapter à chaque mouvement du corps. (Herman Miller) Une salle de conférence est un espace consacré aux rencontres professionnelles, qui vise à réunir les conditions optimales de communication. Cet espace doit pouvoir accueillir tout à la fois les collaborateurs internes et externes à l entreprise. Il s agit du lieu de réception par excellence, un espace clé qui définit l image de l entreprise. Le choix de l ambiance dans laquelle l entreprise souhaite immerger ses intervenants est à prendre en compte. Cette atmosphère va se caractériser en fonction du choix des matériaux, des nouvelles technologies, du décor et de la luminosité. L évaluation de ces critères va permettre de sélectionner le mobilier et les différentes technologies nécessaires, pour un aménagement réussi et opérationnel. Mais, aujourd hui, les flux d informations numériques représentent un aspect considérable des échanges professionnels, alors comment définir l importance d une salle de conférence? La montée en puissance des nouvelles technologies permettent aux entreprises d améliorer le partage de l information et les délais de transmission. Mais, les contacts humains sont toujours essentiels! En effet, les rendez-vous à distance ne remplaceront jamais les contacts humains. Échanges, dialogues, présentations, etc., la communication à distance comporte des limites dans certains processus d information, de création et d échanges, et les rencontres humaines continuent d être indispensables pour avancer. La superficie, mais aussi l emplacement des fenêtres, des prises électriques et connexions, sont les propriétés inhérentes de la salle de conférence qu il faut considérer. Ces éléments déterminent les types d aménagements possibles et leurs dispositions. Si l entreprise rénove ou réhabilite ses différents espaces, il convient de définir avant la réalisation, les critères auxquels l espace de conférence devra répondre. C est dans ce contexte qu apparaît toute l importance d une salle de conférence. Elle est un lieu clé de l entreprise, un espace qui sert à rendre les rencontres plus riches et plus interactives. C est dans la salle de réunion que l on fait avancer les projets. Confortable et conviviale, mais aussi techniquement aménagée pour accueillir les outils bureautiques, la salle de réunion doit répondre à des exigences variées. Le budget mis à disposition est un critère de sélection essentiel. Les ressources financières vont orienter le choix du mobilier, la qualité des matériaux, et la place dédiée aux nouvelles technologies. Si l entreprise dispose d un budget suffisant, elle peut faire appel à une société prestataire, qui prendra en charge l entière réalisation de sa salle de conférence, de la définition de ses besoins, jusqu au suivi de l ouvrage après réception. «La salle de conférence, c est un peu la vitrine de l entreprise. Si son objectif est de fidéliser ses clients, elle aura tendance à accorder un budget important en matière d aménagement, pour que sa salle de conférence soit confortable et innovante. Mais, penser qu il y a un modèle de la salle de conférence idéale est une utopie! Tout est une affaire de personnalisation : il faut être à l écoute du client et de ses besoins!», commente Jacques Simonian, P.D.G. de la société Tertiam spécialisée dans l aménagement des espaces d entreprise, qui est, par ailleurs, ingénieur en bâtiment de formation. La société, qui emploie une dizaine de personnes dont plus de la moitié sont des architectes ayant une double formation (architecture et technique du B.T.P.), est un gage de qualité de conception et d exécution du projet. Le double positionnement Octobre

2 ptimiser l image de l entreprise de la société Tertiam lui permet de répondre parfaitement à cette nécessité de cohérence et de pertinence puisqu elle travaille sur la structure externe et interne d un bâtiment. Construire les espaces intérieurs apporte, en effet, une connaissance indubitable des besoins de l utilisateur interne et permet d apporter réactivité et intelligence lors de la conduite et de l exécution du projet. Les grands groupes sont de plus en plus importants! Alexandre Bouchard, chef de produits au sein de la société Haworth, en explique les conséquences : «Leurs collaborateurs ont une implication élargie dans des structures où les niveaux hiérarchiques se réduisent. Face à l accroissement de ces échanges, les outils de travail à distance montrent parfois leurs limites, le besoin de proximité directe garde de beaux jours devant lui». Avec le règne des nouvelles technologies, il faut être en mesure de les intégrer harmonieusement. Si le paper-board reste indémodable, de nouveaux outils d animation et de communication ont fait leur entrée. De l informatique à la téléphonie, la salle de réunion doit répondre à leurs exigences spécifiques, et pas seulement en matière d alimentation et de réseaux. Le mobilier et la configuration changent selon les outils utilisés. Par exemple, dans une salle offrant également des possibilités de visioconférence, les participants sont plus proches les uns des autres pour être tous dans le champ de la caméra. Élément souvent clé d une conférence à ne pas négliger : le siège! Après avoir évoqué les plans et leurs aspects modulaires, il ne faut pas oublier un élément essentiel d une réunion réussie : le siège! Il est en effet primordial que celui-ci offre un bon confort, sous peine de voir les participants se tortiller et manquer de concentration. Prenant en compte ce paramètre de confort non-négligeable, les sièges doivent pouvoir jouer la modularité en fonction du type de réunion et pour ce faire, s empiler Votre dos vous remercie! facilement. Il est d ailleurs courant d utiliser des solutions mobiles, sièges sur roulettes, pour un gain de temps et d efficacité. Conférence de formation d un jour ou réunion d une heure, les grandes présentations nécessitent du mobilier robuste, facile à installer et à ranger : le siège «Eastside» de Steelcase est un siège empilable qui se distingue par une assise profonde, une mousse ergonomique taillée procurant un confort optimal! Tertiam s est constituée un réseau de partenaires associés avec lesquels elle travaille depuis de longues années : une excellente cohésion d équipe et une réactivité sans failles dans la réalisation des travaux. Spécialiste français reconnu du siège de bureau, Addform intègre au quotidien son savoir faire. Son objectif est de promouvoir la qualité en apportant des solutions astucieuses : mobile et flexible, la chaise «Fly» s adapte à tous les espaces. Son assise rabattable et ses deux roulettes en font l allié par excellence des conférences en extension. Autant les notions de confort et de bien-être sont intégrées lors la conception d un poste de travail, autant l ergonomie des sièges est bien souvent négligée dans les salles de conférence. Et le premier dommage collatéral des réunions interminables : les lombaires! Avec la gamme «Zody_System 89», Haworth souhaitait créer un siège «haut de gamme» répondant à des critères ergonomiques supérieurs au reste du marché. Le siège de conférence est idéal dans les salles de réunion, de conférence et de formation. Le design caractéristique et l excellente ergonomie de ce siège de travail se retrouvent dans la forme et le style. Le piétement est disponible en noir, gris métallisé ou aluminium poli. Avec, en option, une assise à mémoire de positions. L embase pivotante de 5 branches sur patins offre une grande stabilité sans mobilité excessive. Destiné aux salles de conférence, ce modèle s utilise par conséquent avec des accoudoirs et un dossier fixes. En outre, la hauteur fixe de l assise ainsi que l option permettant le retour automatique garantissent une disposition harmonieuse et ordonnée des sièges dans les salles de conférence et de réunion. Ce modèle pour salles de réunion vient compléter la gamme de sièges Zody_System 89. Le design harmonieux, d un bout à l autre de la gamme, permet d aménager tout type environnement, avec beaucoup de souplesse et d harmonie. En série, le modèle «Zody_ System 89 conférence» se décline soit en version rembourrée, soit avec un dossier résille. (Haworth) 27 - Octobre 2010

3 Le siège «Areon» est disponible en coloris carbone noir ou titanium, tout aluminium, avec options piètement et bras d accoudoirs chromés. (Herman Miller) COBI, une innovation éco-responsable signé Steelcase Produit sur le site Steelcase de Sarrebourg, France, Cobi est un siège de réunion exempt de PVC! Grâce à la méthode d Analyse du Cycle de Vie (ACV), Steelcase est en mesure d évaluer l impact environnemental du produit afin de définir les objectifs de réduction de cet impact. Cette méthode basée sur la certification ISO a été retenue par l Union Européenne pour l évaluation des impacts environnementaux. Cette méthode nous permet de mesurer l impact du produit à chaque stade de son cycle de vie. Son emballage est composé à 100 % de carton recyclé et à 30 % de film PEbd (polyéthylène basse densité) recyclé. L encre utilisée est à base d eau et sans solvant sur l emballage! Avec Cobi, c est 16 % d éléments recyclés en termes de poids. Siège légendaire exposé au MOMA de New York, le siège «Aeron» signé Herman Miller est un modèle en termes de design et d ergonomie. Création des designers Don Chadwick & Bill Stumpf, il a été pensé et conçu en trois tailles. Son tissage laisse passer l air et assure, grâce à son élasticité, une répartition parfaite du poids du corps. Les accoudoirs en cuir ou en vinyle sont réglables en hauteur et s orientent vers l intérieur ou l extérieur selon la position de travail. Son support lombaire, réglable en profondeur, assure un maintien parfait du dos. «Aeron» offre une assise adaptée à chaque utilisateur : les manettes de réglage et de fonctionnement sont faciles d accès quand l utilisateur est assis et les icônes indiquent clairement la fonction de chaque manette. Le système de bascule offre une liberté de mouvement et garantit un confort optimal à chaque personne. Steelcase innove avec «Cobi», un siège conçu spécifiquement pour stimuler la collaboration et pour favoriser la concentration et l interaction des utilisateurs. Le siège «Setu» est fabriqué avec 44 % de matières recyclées et il est recyclable à 93 %. Disponible à partir de 613 HT. (Herman Miller) Le fabricant de siège de bureau Herman Miller édite un nouveau modèle en Baptisé «Setu», ce siège multifonction est dédié aussi bien aux postes de travail qu aux salles de réunion. Sa structure alvéolaire en polypropylène et sa membrane textile (une sélection de 12 coloris mouchetés) lui confèrent «un confort d assise immédiat», selon Alain Froger, directeur de Herman Miller en France. La hauteur d assise est réglable et les accoudoirs sont en option. Le piètement en aluminium peut être à 4 branches (avec patins) ou à 5 branches (avec roulettes). Le poids total du siège affiche 9 kg, ce qui est presque un poids plume face aux autres modèles du marché. Octobre

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5 Un espace figé ou modulable? Il faut donc aménager une salle de conférence. Mais pas n importe laquelle. Pour qu elle soit digne de ce nom, il est conseillé de répondre à cette question : figée ou modulable? En effet, selon la superficie des lieux et le nombre de participants, la nature du mobilier varie. Si la conférence est figée, on privilégiera une table ovale, plus conviviale, avec ou sans trou en son milieu. La table de conférence est le lieu de la rencontre et du savoir. L intégration parfaite des techniques de présentation modernes dans un mobilier en ébénisterie éveille des sentiments positifs et durables. Véritables outils de la société de l information, l ordinateur portable et le vidéoprojecteur sont devenus absolument indispensables dans l environnement des salles de conférence et de réunion. Savoir fusionner intelligemment le mobilier et la technologie des médias sans jamais perdre de vue l ergonomie et l esthétisme, tel est le défi qui a été relevé lors de la création du système de tables de conférence «a_con conference» signé Haworth. Invisible au premier abord, la technologie est intelligemment intégrée dans le mobilier de conférence en toute discrétion ; avec la réglette d électrification pivotante en aluminium anodisé, les connexions sont modifiables et personnalisables en fonction des besoins. Le vidéoprojecteur est logé sous la réglette multimédia et la projection à l écran s effectue indirectement sur une surface miroir. L espace aura-t-il plusieurs usages? La salle de conférence à l avantage de pouvoir répondre à plusieurs situations qu il convient de déterminer. Si elle doit servir à la fois d espace de réunions internes, de formations professionnelles, et de lieu La table de conférence alliant qualité et technologie : «a_con conference», signée Haworth. d échanges avec des collaborateurs externes, il faut déterminer son organisation et ses fonctionnalités en fonction de ces différentes situations. Si la réunion exige plus de modularité, on préfèrera une table carrée avec une forme de trapèze dans un angle, afin d être en mesure de jouer différentes configurations. En ce sens, le mobilier doit être liégé et facilement manipulable, avec des éléments indépendants les uns des autres. Resadia et Lifesize lancent une offre de visioconférence professionnelle : Vi@comPro «Simplicité, modularité, maîtrise budgétaire : la visioconférence par Resadia est désormais à la portée de toutes les PME et organismes publics multi-sites, qui voudraient optimiser leur management et leurs réunions. Alors que les entreprises et les collectivités territoriales s engagent dans des démarches de réduction de leur empreinte carbone et cherchent à réduire leurs frais de déplacements, la visioconférence s impose comme une solution évidente. Les distances disparaissent et le dialogue est constructif. Le groupement Resadia a décidé de miser sur cette niche historique pour en faire une de ses spécialités. Dans ce but, il s est associé à l éditeur Lifesize et à l opérateur SFR, pour proposer une solution clé en main, baptisée Vi@comPro. La visioconférence est une des green-technologies qui génèrent le plus d économies «immédiates» pour les entreprises. Pourquoi un partenariat? Le groupe Resadia et Lifesize ont signé un partenariat technologique pour la mise en œuvre d une offre de visioconférence en haute définition. Apparu 2003, l américain Lifesize fait aujourd hui une percée en France avec une solution de visioconférence d une qualité haute définition, qu il a choisi de positionner à des prix abordables. «Pour conforter notre stratégie de développement, nous avons voulu être référencé par le groupe Resadia», explique Fabrice Emmonet, responsable commercial de Lifesize en France. Pascal Chavernac, co-gérant de Resadia, explique la valeur ajoutée de cette solution : «Le client n a plus à se soucier de la technique ; nos équipes fournissent et installent le matériel sur site. Il paie un abonnement fixe par salle de réunion équipée, quelque soit le nombre de réunions en visioconférence réalisées». «Vi@compro» : une solution clé en main! (Resadia/Lifesize) Octobre

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7 ERGONOMIE Les TMS : pourquoi faut-il plutôt prévenir que guérir? A l occasion de la 7 ème «Semaine pour la Qualité de Vie au Travail» (S.Q.V.T), le réseau A.N.A.C.T. (1) a réalisé avec l institut CSA un sondage sur la perception qu ont les salariés des troubles musculosquelettiques (T.M.S.). Pour la 7 ème édition de la S.Q.V.T., la thématique portait sur les troubles musculosquelettiques (T.M.S.). L appellation «troubles musculosquelettiques» (T.M.S) est connue par une majorité de salariés (55 %) mais seulement un peu plus d un tiers (35 %) déclare savoir précisément ce qu elle recouvre. Les salariés semblent fortement exposés aux T.M.S. En effet, le sondage révèle que plus de 7 salariés sur 10 déclarent ressentir au moins une douleur associée aux T.M.S. (72 %). La localisation des principales zones d affection se situe au niveau du dos (50 %) et à l épaule/ nuque (45 %). Les autres zones du corps touchées par les T.M.S sont le poignet (25 %), le genou (17%) et le coude (16%). Les salariés ne semblent pas tous égaux face aux T.M.S. Tous les secteurs d activités et toutes les catégories socioprofessionnelles sont touchés. Mais, on constate que les plus exposés à ces douleurs sont les ouvriers, les salariés des secteurs du B.T.P. ou de l industrie/énergie ainsi que les salariés ayant plus de 20 ans d ancienneté. Les T.M.S. constituent un véritable désagrément pour une partie des salariés concernés, tant au niveau de l intensité (22 % déclarent insupportables/fortes) que de la gêne occasionnée (65 % déclarent qu elles les gênent beaucoup/un peu). Un lien évident entre les douleurs ressenties et les conditions de travail : l entreprise et le cadre de travail sont pointés du doigt par une grande partie des salariés qui souffrent de ces troubles. Plus des trois quarts des salariés attribuent les T.M.S. à l exercice de leur métier (dont 25 % totalement et 52 % en partie). Les ouvriers, les salariés de P.M.E. et les salariés ayant plus de 20 ans d ancienneté attribuent encore davantage leur T.M.S. à l entreprise. La quasi totalité des salariés (96 %) est exposée à au moins un risque «organisationnel» ou «biomécanique». Plus précisément, 87 % se déclarent confrontés à au moins un risque organisationnel : le travail dans l urgence (74 % des salariés s y déclarent confrontés), le sentiment d être débordé (58 %), les aléas, incidents ou dysfonctionnement (50 %) sont les principaux déterminants mis en avant sur l aspect organisationnel. De plus, 73 % des salariés estiment être soumis à au moins un risque biomécanique : position statique (40 %), répétitivité des gestes (39 %), minutie et précision des gestes (33 %), efforts physiques (32 %) ou postures inconfortables (31 %). La très grande majorité des salariés a le sentiment de bénéficier de facteurs protecteurs (autonomie, soutien, liberté) à l apparition de T.M.S. : 91% des salariés déclarent qu ils disposent d une certaine autonomie dans l organisation de leur travail, 83 % qu ils ont les moyens de faire un travail de qualité. 80 % des salariés interrogés estiment qu ils ont reçu la formation suffisante pour faire leur travail, 80 % également que leur poste de travail leur autorise une grande liberté de mouvement, 79 % qu ils peuvent compter sur le soutien de leurs collègues en cas de difficulté. Toutefois, moins des deux tiers des salariés (63 %) déclarent pouvoir bénéficier d un soutien de leur hiérarchie. T.M.S. : un sujet sensible! Les T.M.S. sont un sujet qui semble encore difficile à aborder dans la sphère professionnelle, peut- être parce qu il constitue un aveu de faiblesse de la part du salarié, celui-ci est peu enclin à l évoquer avec son supérieur hiérarchique (30 %), les représentants du personnel (19 %) ou les responsables des ressources humaines (14 %). Le salarié choisit d abord son médecin traitant pour en discuter (81 %) et, dans une moindre mesure, le médecin du travail (62 %) et les collègues (62 %), ces derniers assurent avant tout un rôle d écoute. Les salariés semblent être contraints de s adapter sans autre issue que de mettre en danger leur santé. En effet, une majorité de salariés (52 %) a eu à faire face à des conséquences de ces douleurs, certains se retrouvant «en arrêt de travail» (32 %) ou pire encore «quittant leur emploi» (6 %), «engageant une reconversion professionnelle» (8 %). Les solutions intermédiaires constituent encore l exception à la règle «votre poste a été aménagé» (17 %), «l organisation de votre travail a été modifiée» (15 %). Les actions de prévention sont encore minoritaires et perçues comme plutôt efficaces Des actions de prévention des T.M.S. sont observées dans certaines entreprises mais elles sont encore minoritaires (43 %) et perçues par les salariés comme étant d une efficacité relative (68 % efficaces dont 57 % assez efficaces et 11 % très efficaces). Pourtant, les salariés des entreprises qui mènent des actions de prévention, mettent en avant des actions diverses, de la formation (72 %) et la sensibilisation des salariés (67 %), au changement d organisation (55 %). Le fait de solliciter un expert des T.M.S. est moins pratiqué (40 %). Quant aux salariés d entreprises n ayant pas d actions de prévention des T.M.S., ils manifestent de nombreuses attentes. Certaines de leurs attentes rejoignent les actions menées dans les entreprises : «sensibilisation des salariés» (88 %) et «formation» (83 %). D autres attentes, en revanche, sont en décalage par rapport aux pratiques des entreprises, comme «faire participer les salariés à l analyse et à la recherche de solutions pour prévenir les T.M.S.» (83 %), «renforcer les équipes en cas de surcharge de travail» (81 %), «le fait de résoudre rapidement les problèmes de fonctionnement» (80 %) ou encore «faire appel à des experts de la question» (70 %). (Source : Un sondage ANACT-CSA (2) ) (1) Depuis 2004, le réseau ANACT organise la «Semaine pour la Qualité de Vie au Travail». Ce rendez-vous annuel commence par un sondage national sur la perception des français de leurs conditions de travail, avec un thème différent chaque année. (2) 1000 salariés -échantillon représentatif des salariés français actifs occupés de 18 ans et plus- ont ainsi été interrogés par téléphone à leur domicile entre le 29 mars et le 3 avril Octobre

8 Abonnés! Vous avez des difficultés à trouver un produit? Vous vous posez des questions sur les fabricants, les fournisseurs, leurs produits ou encore leur actualité? Info Buro Mag met à votre disposition un service d exception : SOS InfoBuroMag Assistance. N hésitez pas à nous solliciter pour vos recherches! Vous gagnerez un temps précieux! Agnès Morel Fax : am@infoburomag.com Le mobilier du manager a peu évolué en comparaison de celui de ses collaborateurs! Il y a pourtant une grande diversité de managers et de management, avec une constante : les réunions sont fréquentes! Le mobilier de bureau doit tenir compte de cette tendance. Compte tenu des tensions économiques actuelles, réduire les coûts revêt une importance capitale. Les entreprises souhaitent optimiser leur surface au sol et doivent pouvoir organiser des réunions ou des conférences efficaces. Pour la plupart des tables de réunion, l installation et l utilisation ne sont pas intuitives. L amélioration du taux d occupation des salles de réunion équipées de produits intelligents permet de réduire les coûts de manière significative. Les utilisateurs ont besoin de flexibilité, ils doivent pouvoir reconfigurer une salle facilement et gérer rapidement l alternance entre sessions d information, réunion de collaborateurs et conférence. Spécifiquement conçue à cet effet, la table «Flip Top Twin», signée Steelcase, présente un double avantage d usages multiples et de mécanisme simple. Installer, utiliser, reconfigurer, plier! Grâce à sa flexibilité et sa modularité, cette table bilatérale assure une utilisation optimale des espaces de réflexions. Un mécanisme de sécurité assure la stabilité de la table et est aisément accessible de tous côtés. L électrification préinstallée permet aux utilisateurs une mise en place rapide et un accès aisé au réseau électrique. Le INFO Toujours très astucieux, Steelcase pense à des sièges spécifiquement pour les conférences : «NOD» est un siège conçu pour répondre à trois objectifs, se déplacer, stocker et ajuster. Ce siège sur roulette intègre une tablette. Il sera disponible à partir de novembre raccordement électrique entre les tables est simple à effectuer et la réunion peut alors débuter. Alternatives aux solutions traditionnelles qui séparent les espaces de travail individuels et ceux de réunion, les gains de place, de temps et d espace sont évidents. La salle de réunion est prête à tout moment, tout simplement! La table «Flip Top Twin» : un mobilier modulable conçu pour le stockage - vue table pliée et vue table en action. (Steelcase) 33 - Octobre 2010