Processus institutionnel d assurance de la qualité. Université d Ottawa

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1 Processus institutionnel d assurance de la qualité Université d Ottawa le 28 juin 2011

2 Table des matières 1. INTRODUCTION Autorités Personne-ressource Définitions Évaluation des programmes Processus de vérification PROTOCOLE D ÉVALUATION ET D APPROBATION DES NOUVEAUX PROGRAMMES Protocole d évaluation et d approbation des nouveaux programmes de premier cycle PROTOCOLE D APPROBATION ACCÉLÉRÉE Protocole d approbation accélérée des programmes de premier cycle PROTOCOLE D ÉVALUATION ET D APPROBATION DE MODIFICATIONS MAJEURES APPORTÉES AUX PROGRAMMES EXISTANTS Protocole d évaluation et d approbation de modifications majeures apportées aux programmes de premier cycle existants PROTOCOLE D ÉVALUATION ET D APPROBATION DE MODIFICATIONS MINEURES APPORTÉES AUX PROGRAMMES EXISTANTS Protocole d évaluation et d approbation de modifications mineures apportées aux programmes de premier cycle existants PROTOCOLE D ÉVALUATION PÉRIODIQUE DES PROGRAMMES Protocole d évaluation périodique des programmes de premier cycle ANNEXE i

3 1. INTRODUCTION Les politiques et règlements mis en place pour évaluer les programmes d études existants et pour approuver les nouveaux programmes, tant au premier cycle qu aux cycles supérieurs, sont un des mécanismes permettant à l Université d Ottawa d offrir des programmes de qualité soumis aux normes les plus rigoureuses. À l Université d Ottawa, les programmes de premier cycle et ceux des cycles supérieurs sont évalués séparément et non simultanément Autorités À l Université d Ottawa, le Sénat est l autorité supérieure en ce qui concerne l assurance de la qualité de tous les programmes avec crédits. Le vice-recteur aux études est chargé de la supervision générale des deux volets du processus d assurance de la qualité : les études de premier cycle et les études supérieures. Au premier cycle, le vice-recteur aux études est secondé dans cette tâche par le vicerecteur associé aux études, qui est responsable des programmes de premier cycle et qui préside le Comité du Sénat sur l évaluation des programmes de premier cycle (évaluations périodiques) ainsi que le Conseil des études du premier cycle (nouveaux programmes et modifications aux programmes existants). Aux cycles supérieurs, le Cabinet du vice-recteur aux études est secondé dans ce processus par le doyen de la Faculté des études supérieures et postdoctorales, qui est responsable des programmes d études supérieures et qui préside le Comité des programmes d études supérieures (création et modification de programmes). Le vicedoyen ou la vice-doyenne de la Faculté des études supérieures et postdoctorales préside le Comité du Sénat sur l évaluation des programmes d études supérieures (évaluations périodiques) 1.2 Personne-ressource Le vice-recteur aux études est la personne-ressource pour le Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario (le «Conseil d assurance de la qualité»). 1.3 Définitions Un programme est un tout cohérent formé d un ensemble articulé et intégré de cours et d autres activités d apprentissage, lequel est reconnu comme étant obligatoire pour l obtention d un grade particulier. On définit un nouveau programme comme tout grade, programme menant à un grade ou programme spécialisé (y compris les programmes autofinancés et les programmes hors site) qui n a pas été approuvé précédemment par le Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario, par ses prédécesseurs ou dans le cadre d un autre processus 1

4 d approbation universitaire interne qui s appliquait auparavant. Ses exigences et ses résultats d apprentissage sont fondamentalement différents de ceux de tout autre programme d études approuvé offert par l établissement. Un simple changement d intitulé ne donne pas lieu à un nouveau programme. Les modifications à des programmes existants sont importantes lorsque : les exigences du programme diffèrent sensiblement de celles qui s appliquaient lors de la plus récente évaluation périodique (p. ex. : le nombre et le type de cours obligatoires, la langue du programme); les résultats d apprentissage sont sensiblement modifiés ou des changements importants touchent le corps professoral responsable du programme ( p. ex. : le départ à la retraite de bon de nombre de professeurs ou l arrivée de nouveaux professeurs qui change les domaines de recherche et d enseignement du programme); des changements importants sont apportés aux ressources matérielles essentielles (p. ex. : le programme s offre exclusivement en ligne ou se donnera désormais hors campus). 1.4 Évaluation des programmes Tous les programmes d études pour lesquels l Université d Ottawa décerne un grade ou confère un diplôme sont subordonnés au processus d évaluation, y compris les programmes offerts par les établissements fédérés ou affiliés et ceux offerts en collaboration ou en partenariat avec des collèges, d autres universités ou d autres établissements de haut savoir. Pour une liste complète de ces programmes, voir Annexe 1 Programmes de premier cycle et, voir Annexe 2 Programmes d études supérieures, la Liste des programmes conjoints et autres programmes pluridisciplinaires d études supérieures Programmes conjoints et pluridisciplinaires, accords de réciprocité et établissement fédéré. Les critères d évaluation et l information dont l Université d Ottawa a besoin pour les nouveaux programmes et les programmes existants, au premier cycle comme aux cycles supérieurs, sont indiqués dans les divers protocoles du présent document. 1.5 Processus de vérification Avant de mettre en œuvre son processus d assurance de la qualité (PIAQ), l Université d Ottawa doit d abord le soumettre au Conseil d assurance de la qualité pour ratification. Le même processus s applique dans le cas de toute modification importante aux processus d assurance de la qualité que l Université introduit. Tous les huit ans, le Conseil d assurance de la qualité vérifie si l Université d Ottawa respecte l PIAQ ratifié. Le présent document comprend tous les protocoles pertinents à l évaluation et à l approbation des programmes de premier cycle et des cycles supérieurs. Les gabarits sont inclus dans un document séparé (procédures). L PIAQ de l Université d Ottawa doit être utilisé conjointement avec le document Quality Assurance Framework and Guide. 2

5 2. PROTOCOLE POUR L ÉVALUATION ET L APPROBATION DE NOUVEAUX PROGRAMMES 2.1 Protocole pour l évaluation et l approbation de nouveaux programmes de premier cycle Étapes du processus d évaluation et d approbation de nouveaux programmes de premier cycle La création d un nouveau programme peut être amorcée par une unité scolaire, une faculté, l administration centrale, un comité interne, un organisme externe ou à la demande de la communauté. Toute proposition de nouveau programme doit faire l objet d un processus d évaluation et d approbation en cinq étapes dont certaines comprennent des sous-étapes. À chaque étape, la proposition de nouveau programme peut être retournée à l unité scolaire qui devra alors intégrer les changements proposés avant de procéder à l étape suivante Unité scolaire Le processus d évaluation et d approbation s amorce normalement à l unité ou aux unités scolaires qui offrent le programme. Il peut varier quelque peu dans le cas de programmes interdisciplinaires ou pluridisciplinaires. Mais, avant toute discussion avec les instances scolaires, le vice-doyen aux études et le doyen de la faculté sont informés du projet de programme d études. L unité prépare une proposition détaillée pour le nouveau programme et la soumet à toutes ses instances scolaires pour approbation (comité de programme et assemblée départementale ou leur équivalent) Faculté La proposition détaillée est soumise pour approbation à toutes les instances scolaires facultaires (comité des études du baccalauréat ou son équivalent), y compris, en dernier lieu, le conseil de la faculté (ou des facultés) Évaluation externe Les évaluateurs externes sont sélectionnés par un sous-comité du Conseil des études de premier cycle à partir de deux listes de noms, l une suggérée par le directeur de l unité scolaire et l autre par le doyen de la faculté. Les évaluateurs retenus doivent avoir de l expertise dans la discipline et être totalement indépendants du programme à l étude (aucun lien de parenté, de collaboration, de 3

6 supervision ou autre). Ils doivent détenir le rang de professeur agrégé ou titulaire et avoir préférablement une bonne connaissance des programmes universitaires. Il y a conflit d intérêts lorsqu un évaluateur externe : a collaboré ou publié en collaboration avec un ou des membres du programme à l étude au cours des six dernières années; possède un lien administratif ou familial avec un membre du programme à l étude; est un ancien directeur de recherche, étudiant diplômé ou stagiaire postdoctoral d un des membres de l unité scolaire visée; est en conflit avec un des membres du programme à l étude. Le sous-comité peut aussi, à son gré, demander l avis de représentants d employeurs, de professions ou d organismes liés au domaine. En plus d une copie de la proposition détaillée, les évaluateurs externes recevront une lettre d accompagnement précisant les objectifs de l évaluation, leurs rôles et responsabilités, ainsi que des directives pour la rédaction du rapport. Dans la plupart des cas, l évaluation externe d un nouveau programme de premier cycle comprendra une visite sur le campus, mais peut aussi s effectuer par vérification des documents fournis (rapport d auto-évaluation, curriculum vitae des professeurs, etc.), par vidéo-conférence ou toute autre méthode équivalente si l évaluateur externe estime que l option externe est acceptable et si chaque évaluateur soumet un rapport individuel. Toutefois, il y aura visite sur le campus dans les cas où le programme proposé est innovateur, sans équivalent ailleurs au Canada ou fait l objet d un projet pilote ou encore lorsque l unité scolaire le juge nécessaire. Dans ce cas, les évaluateurs doivent soumettre un rapport conjoint. Au plus tard un mois après la consultation, les évaluateurs externes soumettront leur(s) rapport(s) attestant la pertinence, la valeur et la viabilité du programme proposé. Plus particulièrement, les évaluateurs tiendront compte des critères d évaluation énoncés à la section ci-dessous Réponse interne Le vice-recteur associé aux études envoie une copie des rapports des évaluateurs externes au doyen de la faculté et au directeur de l unité scolaire et demande leur rétroaction. Le cas échéant, l unité scolaire modifiera la proposition détaillée en conséquence Sénat Le vice-doyen aux études de la faculté concernée soumet pour approbation la proposition détaillée au Conseil des études de premier cycle. Par la suite, le vicerecteur associé aux études présente cette même proposition détaillée au Comité exécutif du Sénat puis au Sénat de l Université. 4

7 Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario La proposition détaillée telle qu elle a été approuvée par le Sénat est soumise pour approbation au Conseil d assurance de la qualité. La soumission indique si le programme est assujetti ou non au principe du recouvrement des coûts (autofinancement). Les mêmes normes et protocoles s appliquent, quelle que soit la source de financement Étapes du processus d évaluation et d approbation de nouveaux programmes de premier cycle (et de modifications aux programmes existants) qui n ont pas à être soumis au Conseil d assurance de la qualité Les nouveaux programmes (certificats) et les nouvelles composantes de programme (mineures, options) qui n ont pas à être soumis au Conseil d assurance de la qualité doivent néanmoins être évalués et approuvés par les instances scolaires de l université. Le processus sera donc le même que celui présenté à la section 2.1, mais sans procéder à l évaluation externe (section ) ni à la soumission au Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario Information à inclure dans la proposition Toute proposition de programme doit comprendre : a) une justification précisant notamment les objectifs du programme, les résultats d apprentissage, les attentes en matière de grades universitaires de premier cycle, le profil des étudiants et étudiantes qu il pourrait attirer et l effectif probable conforme à la mission et aux plans scolaires de l Université; b) une description détaillée de la structure et du contenu du programme (nombre total de crédits, cours obligatoires, optionnels et au choix, séquence des cours par année), les conditions d admission ainsi que les débouchés possibles, y compris l accès aux études supérieures; c) un énoncé sur les moyens par lesquels le programme tient compte de l état actuel de la discipline ou du champ d études; d) une description du mode de livraison du programme, des modalités d évaluation des enseignements et des apprentissages; e) la structure administrative du programme; f) la langue du programme; g) la durée du programme; 5

8 h) une comparaison avec des programmes semblables offerts par d autres établissements en faisant ressortir les éléments distinctifs et novateurs du programme projeté incluant les forces de l unité scolaire, du corps professoral, des partenariats, etc.; i) une évaluation des besoins en espace ainsi que des ressources professorales, matérielles, financières nécessaires à l offre du programme et une approximation de la taille prévue des classes; j) une preuve de l intérêt pour le programme et qu il fait l objet d une véritable demande; k) un énoncé sur les possibilités de coopération ou de partenariats avec d autres établissements, le cas échéant; l) le formulaire «Nouveau programme d études» dûment rempli. Si de nouvelles ressources sont requises pour instaurer le programme, le doyen et le Comité d administration doivent déterminer celles qui suffiront pour l offrir pendant une période raisonnable. L incidence financière du nouveau programme sur les programmes existants doit également être étudiée ainsi que la possibilité d obtenir des fonds supplémentaires de sources internes ou externes Critères d évaluation Les diverses instances universitaires examinent les propositions détaillées en fonction de plusieurs critères. Elles tiennent compte des exigences scolaires de l Université d Ottawa, des exigences du Conseil d assurance de la qualité ainsi que des lignes directrices sur les attentes associées aux grades universitaires de premier cycle du Conseil ontarien des vice-recteurs aux études (OCAV). (Note : Comme l Université d Ottawa a adopté les lignes directrices sur les attentes associées aux grades universitaires de premier cycle de l OCAV, les lignes directrices de l Université sont les mêmes que celles de l OCAV.) Les diverses instances doivent s assurer que : Objectifs a) le nouveau programme est conforme à la mission et aux plans scolaires de l Université, notamment en ce qui a trait à la francophonie, au développement du bilinguisme et aux besoins de la population franco-ontarienne, et qu il correspond aux buts et aux forces de l unité ou des unités scolaires concernées sur le plan de l enseignement et de la recherche; 6

9 b) le nouveau programme répond aux objectifs scolaires et aux résultats d apprentissage du programme proposé ainsi qu aux attentes de l OCAV associées aux grades universitaires de premier cycle; c) le nouveau programme répond à un besoin sociétal et à un intérêt manifeste d étudiants et d étudiantes Conditions d admission a) les conditions d admission ainsi que les antécédents scolaires (rendement) des étudiants et leur niveau de préparation permettent l atteinte des résultats d apprentissage; b) les autres possibilités de conditions d admission, comme la moyenne pondérée cumulative (MPC), les exigences linguistiques et la reconnaissance des acquis, sont suffisamment et clairement expliquées Structure du programme a) la structure et les exigences du programme permettent l atteinte des résultats d apprentissage et des attentes associées au grade universitaire de premier cycle, conformément aux attentes de l OCAV associées au cycle du grade; Contenu du programme a) le nom du programme et le grade s y rattachant correspondent à la fois à son contenu et à la terminologie d usage dans la discipline concernée; b) un énoncé sur la manière dont le programme aborde l état actuel de la discipline ou du domaine d études; c) les aspects innovateurs et les traits distinctifs sont mis en évidence, le cas échéant, en particulier ceux qui contribueront à la qualité de l expérience étudiante à l Université Modes de livraison a) les modes de livraison du programme assurent l atteinte des résultats d apprentissage et répondent aux attentes au grade universitaire de premier cycle; b) la taille des classes envisagée est précisée Langue du programme a) le cas échéant, la mission de l Université vis-à-vis la communauté francoontarienne et du bilinguisme se reflète dans le mode de livraison du programme. 7

10 Évaluation de l enseignement et de l apprentissage a) les méthodes utilisées pour évaluer le progrès des étudiants et des étudiantes permettent l atteinte des résultats d apprentissage et des attentes associées aux grades universitaires de premier cycle, conformément aux attentes de l OCAV; b) les plans pour documenter et démontrer le niveau de rendement des étudiants et étudiantes sont inclus et sont conformes aux attentes de l Université associées aux grades universitaires de premier cycle Ressources a) l expérience et la qualité du corps professoral sont manifestes et qu il y a un nombre suffisant de professeurs réguliers; b) le rôle des professeurs auxiliaires ou à temps partiel est précisé; c) les ressources financières et physiques disponibles ou investies aux fins du programme sont suffisantes; d) les ressources nécessaires pour soutenir les activités scolaires des étudiants et des étudiantes, comme les possibilités d apprentissage expérientiel (le cas échéant), la bibliothèque, le soutien technologique et l accès aux laboratoires, sont suffisantes et de qualité Indicateurs de qualité et autres a) les indicateurs de la qualité du corps professoral (formation et compétences, distinctions, capacité à contribuer substantiellement au programme proposé) sont mis de l avant; b) tout élément de l unité scolaire, de la structure du programme, de la composition du corps professoral ou des partenariats possibles assurant la qualité intellectuelle de l expérience universitaire est identifié Rôle du Conseil des études de premier cycle En plus de recevoir la proposition détaillée pour évaluation et approbation, le Conseil des études de premier cycle procède à l élection des membres du sous-comité responsable de la nomination des évaluateurs externes. 8

11 Comité de nomination Conseil des études du premier cycle Création Le comité de nomination est un sous-comité du Conseil des études premier cycle. Statut Le comité de nomination est un comité consultatif du Conseil des études de premier cycle. Mandat Sous l autorité du Conseil des études de premier cycle, le comité de nomination a pour fonction de nommer les deux professeurs ou professeures d autres universités qui procéderont à l évaluation de chaque programme de premier cycle soumis à l évaluation. Fonctions Le comité de nomination a les attributions suivantes : recevoir la liste des évaluateurs externes fournie par le directeur de l unité scolaire et par le doyen de la faculté dans lesquelles le programme serait offert; nommer les deux évaluateurs externes et leurs substituts (les évaluateurs sont habituellement des professeurs agrégés ou des professeurs titulaires, ou l équivalent, ayant de l expertise dans la discipline, qui seront sont indépendants du programme à évaluer); suggérer toute amélioration au processus de recherche et de nomination des évaluateurs externes. Composition Le comité de nomination est présidé par le vice-recteur associé aux études. Il compte en plus trois membres du Conseil des études de premier cycle élus par ce dernier. Leur mandat est d une année. L élection se tient lors de la dernière réunion de l année universitaire en juin. Réunions Le comité de nomination se réunit sur convocation de son président aussi souvent qu il le faut pour remplir son mandat. Secrétariat Les services de secrétariat sont assurés par le cabinet du vice-recteur aux études. 9

12 PROCESSUS D APPROBATION DES NOUVEAUX PROGRAMMES DE PREMIER CYCLE Unité scolaire Faculté Évaluation externe Réponse interne au rapport d évaluation externe Conseil des études du premier cycle Comité exécutif du Sénat Sénat Conseil d assurance de la qualité Surveillance permanente du programme par l Université (Cabinet du vice-recteur aux études) Évaluation périodique dans les huit ans suivant la première inscription Annonce des nouveaux programmes Une fois la proposition approuvée par le Sénat, le vice-recteur aux études la présente au Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario. Lorsque ce conseil a toute la documentation en mains, l unité scolaire peut annoncer le programme avec la mention suivante : «Sous réserve de l approbation du Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario». L unité scolaire n invitera pas 10

13 les admissions à ce programme à moins d en avoir obtenu l autorisation expresse du vicerecteur aux études Créneau de réalisation Le nouveau programme sera mis en œuvre dans les 36 mois suivant son approbation, faute de quoi l approbation prendra fin Suivi institutionnel La surveillance permanente du programme (y compris la mise en œuvre des recommandations en temps opportun) revient au Cabinet du vice-recteur aux études, lequel délègue généralement cette responsabilité au doyen et au vice-doyen aux études (ou son équivalent) de la faculté ou des facultés concernées qui veilleront à l application des recommandations. À la fin de la deuxième et de la quatrième année universitaire suivant l approbation du programme, l unité scolaire doit soumettre un bref rapport au Cabinet du vice-recteur aux études avec copie au doyen de la faculté concernée. Le rapport doit comprendre les renseignements suivants : a) nombre de candidatures; b) nombre d offres d admission; c) nombre d offres acceptées (rétention des étudiants); d) cours offerts; e) qualité de l expérience étudiante (selon les résultats de groupes de discussion ou de sondages); f) toute modification aux ressources humaines (départs, embauches); g) toute autre information que l unité scolaire juge nécessaire et pertinente. Le rapport est communiqué au Comité d évaluation des programmes de premier cycle. À la suite de cette consultation, on pourrait demander à l unité scolaire d effectuer des modifications au programme. Le suivi des modifications au programme revient au Cabinet du vice-recteur aux études lequel délègue généralement cette tâche au doyen de la faculté d attache du programme. La première évaluation périodique de tout nouveau programme doit être effectuée dans les huit années suivant l inscription initiale et en conformité avec le calendrier de l évaluation des programmes établi par l Université d Ottawa. 11

14 3. PROTOCOLE D APPROBATION ACCÉLÉRÉE 3.1 Protocole d approbation accélérée des programmes de premier cycle Ce protocole s applique aux demandes de modifications majeures à des programmes existants et déjà approuvés de premier cycle pour lesquelles l Université veut recevoir l approbation du Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario. Ce protocole s applique aussi aux nouveaux programmes qui seraient créés à partir de programmes existants à l Université ou qui comporteraient l ajout de composantes ou d options à des programmes existants et pour lesquels l Université ne demande pas d évaluation externe Modifications majeures Une modification à un programme est majeure lorsque : a) les exigences du programme diffèrent sensiblement de celles qui s appliquaient lors de la plus récente évaluation périodique (p. ex. : une modification au nombre et type de cours obligatoires, la langue du programme, l introduction d une nouvelle concentration, un nouveau mode de livraison du programme, l ajout ou le retrait de volets coop, de stages ou de mémoires de recherche, la modification des examens de synthèse ou des examens de sélection, la fusion de deux programmes ou plus, l introduction d une option passerelle pour les diplômés du collège, toute modification aux études sur le terrain ou aux exigences de résidence, modifications majeures apportées à plus d un tiers des cours, une modification aux options liées aux études à temps plein ou à temps partiel); b) les résultats d apprentissage sont sensiblement modifiés (p. ex. : une composante de recherche majeure, comme un mémoire de recherche ou une thèse, est supprimée, ajoutée ou passablement modifiée); c) les changements au programme, autres que ceux indiqués ci-dessus, ont des conséquences sur les résultats d apprentissage sans toutefois être suffisants pour constituer un «nouveau programme»; d) des changements importants touchent le corps professoral responsable du programme (p. ex. : le départ à la retraite d un nombre important de professeurs, l arrivée de nouveaux professeurs modifiant les domaines de recherche et d enseignement du programme, l élimination d un domaine de recherche, un programme existant est établi dans un lieu ou un établissement différent). (Dans le cas de l introduction d un nouveau champ d études, voir ci-dessus.); e) des changements importants sont apportés aux ressources matérielles essentielles, ce qui nuit à la livraison du programme approuvé (p. ex. : de nouveaux 12

15 laboratoires sont créés, on propose que le programme s offre exclusivement en ligne, ou le programme se donnera désormais hors campus). Le Comité du Sénat sur l évaluation des programmes de premier cycle détermine si un changement constitue une modification majeure Processus d évaluation et d approbation de nouveaux programmes créés à partir de programmes existants à l Université d Ottawa ou de modifications majeures à des programmes existants Toute proposition de nouveaux programmes créés à partir de programmes existants à l Université d Ottawa ou de modifications majeures à des programmes existants fait l objet d un processus d évaluation et d approbation. Ce processus compte quatre étapes, décrites ci-dessous, dont certaines comprennent des sous-étapes. À chaque étape, la proposition peut être retournée à l unité scolaire qui devra alors intégrer les changements proposés avant de procéder à l étape suivante Unité scolaire Le processus d évaluation et d approbation s amorce normalement à l unité scolaire(ou aux unités scolaires) directement concernée par l offre du programme. Ce processus peut varier légèrement dans le cas de programmes interdisciplinaires et pluridisciplinaires. Mais, avant toute discussion avec les instances scolaires de cette unité, le vice-doyen aux études est informé des modifications envisagées. L unité prépare une proposition de nouveau programme ou de modifications majeures et la soumet aux instances scolaires concernées pour approbation (comité de programme et assemblée départementale, ou leur équivalent) Faculté La proposition détaillée est soumise pour approbation à toutes les instances scolaires facultaires (comité des études de baccalauréat ou son équivalent) y compris, en dernier lieu, le Conseil de la faculté (ou des facultés) Sénat Le vice-doyen aux études de la faculté concernée ou son équivalent soumet pour approbation la proposition détaillée au Conseil des études de premier cycle. Par la suite, le vice-recteur associé aux études présente cette même proposition au Comité exécutif du Sénat puis au Sénat de l Université, au besoin. L approbation du Sénat est nécessaire si la modification a des conséquences sur le diplôme (p. ex. : la création d une nouvelle majeure). 13

16 Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario La proposition est soumise pour approbation accélérée au Conseil sur la qualité Information à inclure dans la proposition Toute proposition doit comprendre : a) une justification des modifications majeures proposées ou du nouveau programme créé à partir de programmes existants; b) une description détaillée des modifications majeures apportées ou des ajouts aux programmes existants (conditions d admission ou exigences du diplôme, structure du programme, cours, modes de livraison, ressources allouées, etc.); c) les effets de ces nouveaux programmes ou de ces modifications sur la mission et les plans scolaires de l Université, sur les objectifs et les résultats d apprentissage, sur les attentes en matière de grades universitaires de premier cycle, sur les conditions d admission ou le niveau de préparation des étudiants et des étudiantes ainsi que sur leurs effectifs; d) les effets de ces nouveaux programmes ou de ces modifications majeures sur les méthodes d enseignement, d apprentissage ou d évaluation; e) les effets de ces nouveaux programmes ou de ces modifications sur les besoins en espace ainsi que sur les ressources professorales, matérielles et financières et sur la taille envisagée des classes; f) les effets de ces nouveaux programmes ou de ces modifications sur la structure administrative du programme existant; g) les effets de ces nouveaux programmes ou de ces modifications sur la qualité de l expérience étudiante à l Université d Ottawa. Si de nouvelles ressources sont requises pour lancer le programme ou mettre en œuvre les modifications majeures, le doyen et le Comité d administration doivent déterminer celles qui suffiront pour l offrir pendant une période raisonnable. Il faut aussi étudier l incidence financière des modifications majeures ou des nouveaux programmes ainsi que la possibilité d obtenir des fonds supplémentaires de sources internes ou externes. 14

17 3.1.4 Critères d évaluation Les diverses instances universitaires impliquées dans le processus d approbation examinent les propositions détaillées en fonction de plusieurs critères. Elles tiennent compte des exigences scolaires de l Université d Ottawa, des exigences du Conseil d assurance de la qualité ainsi que des lignes directrices sur les attentes associées aux grades universitaires de premier cycle du Conseil ontarien des vice-recteurs aux études (OCAV). (Note : Comme l Université d Ottawa a adopté les lignes directrices sur les attentes associées aux grades universitaires de premier cycle de l OCAV, les lignes directrices de l Université sont les mêmes que celles de l OCAV). Les diverses instances doivent s assurer que : Objectifs a) le nouveau programme est conforme à la mission et aux plans scolaires de l Université, notamment en ce qui a trait à la francophonie, au développement du bilinguisme et aux besoins de la population franco-ontarienne, et qu il correspond aux buts et aux forces de l unité ou des unités scolaires concernées sur le plan de l enseignement et de la recherche; b) le nouveau programme répond aux objectifs scolaires et aux résultats d apprentissage du programme proposé ainsi qu aux attentes de l OCAV associées au grade universitaire de premier cycle; c) le nouveau programme répond à un besoin sociétal et à un intérêt manifeste d étudiants et d étudiantes; Conditions d admission a) les conditions d admission ainsi que les antécédents scolaires (rendement) des étudiants et leur niveau de préparation permettent l atteinte des résultats d apprentissage; b) les autres possibilités de conditions d admission, comme la moyenne pondérée cumulative (MPC), les exigences linguistiques et la reconnaissance des acquis, sont suffisamment et clairement expliquées Structure du programme a) la structure et les exigences du programme permettent l atteinte des résultats d apprentissage et des attentes associées aux grades universitaires de premier cycle, conformément aux attentes de l OCAV; 15

18 Contenu du programme a) le nom du programme et le grade s y rattachant correspondent à la fois à son contenu et à la terminologie d usage dans la discipline concernée; b) les aspects innovateurs et les traits distinctifs sont mis en évidence, le cas échéant, en particulier ceux qui contribueront à la qualité de l expérience étudiante à l Université Modes de livraison a) les modes de livraison du programme assurent l atteinte des résultats d apprentissage et répondent aux attentes associées au grade universitaire de premier cycle; b) la taille des classes envisagée est précisée Langue du programme a) le cas échéant, la mission de l Université vis-à-vis la communauté francoontarienne et du bilinguisme se reflète dans le mode de livraison du programme Évaluation de l enseignement et de l apprentissage a) les méthodes utilisées pour évaluer le progrès des étudiants et des étudiantes permettent l atteinte des résultats d apprentissage et des attentes associées au grade universitaire de premier cycle, conformément aux attentes de l OCAV associées au cycle du grade; b) les plans pour documenter et démontrer le niveau de rendement des étudiants et étudiantes sont inclus et sont conformes aux attentes de l Université associées au cycle du grade Ressources a) l expérience et la qualité du corps professoral sont manifestes et qu il y a un nombre suffisant de professeurs réguliers; b) le rôle des professeurs auxiliaires ou à temps partiel est précisé; c) les ressources physiques et financières disponibles ou investies aux fins du programme sont suffisantes; d) les ressources nécessaires pour soutenir les activités scolaires des étudiants et des étudiantes, comme les possibilités d apprentissage expérientiel (le cas échéant), la 16

19 bibliothèque, le soutien technologique et l accès aux laboratoires, sont suffisantes et de qualité Indicateurs de qualité et autres a) les indicateurs de la qualité du corps professoral (formation et compétences, distinctions, capacité à contribuer substantiellement au programme proposé) sont mis de l avant; b) tout élément de l unité scolaire, de la structure du programme, de la composition du corps professoral ou des partenariats possibles assurant la qualité intellectuelle de l expérience universitaire est identifié. PROTOCOLE D APPROBATION ACCÉLÉRÉE DE NOUVEAUX PROGRAMMES DE PREMIER CYCLE CRÉÉS À PARTIR DE PROGRAMMES EXISTANTS ET DE MODIFICATIONS MAJEURES Unité scolaire Faculté Conseil des études du premier cycle Comité exécutif du Sénat Sénat (le cas échéant) Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario Évaluation périodique dans les huit ans 17

20 4. PROTOCOLE D ÉVALUATION ET D APPROBATION DE MODIFICATIONS MAJEURES APPORTÉES AUX PROGRAMMES EXISTANTS 4.1 Protocole d évaluation et d approbation de modifications majeures apportées aux programmes existants de premier cycle Modifications majeures Une modification à un programme est majeure lorsque : a) les exigences du programme diffèrent sensiblement de celles qui s appliquaient lors de la plus récente évaluation périodique (p. ex.: une modification au nombre et type de cours obligatoires, la langue du programme, l introduction d une nouvelle concentration, un nouveau mode de livraison du programme, l ajout ou le retrait de volets coop, de stages ou de mémoires de recherche, la modification des examens de synthèse ou des examens de sélection, la fusion de deux programmes ou plus, l introduction d une option passerelle pour les diplômés du collège, toute modification aux études sur le terrain ou aux exigences de résidence, tout changement majeur à plus d un tiers des cours, une modification aux options liées aux études à temps plein ou à temps partiel); b) les résultats d apprentissage sont sensiblement modifiés (par exemple, une composante de recherche majeure, comme un travail ou une thèse, est supprimée, ajoutée ou passablement modifiée); c) les changements au programme, autres que ceux indiqués ci-dessus, ont des conséquences sur les résultats d apprentissage sans toutefois être suffisants pour constituer un «nouveau programme»; d) des changements importants touchent le corps professoral responsable du programme (par exemple, un bon nombre de professeurs prennent leur retraite, ou les domaines de recherche et d enseignement changent en raison de l arrivée de nouveaux professeurs; l élimination d un domaine de recherche, un programme existant est établi dans un lieu ou un établissement différent). (Dans le cas de l introduction d un nouveau champ d études, voir ci-dessus); e) des changements importants sont apportés aux ressources matérielles essentielles, compromettant le programme approuvé (p. ex. : de nouveaux laboratoires sont créés, on propose que le programme s offre exclusivement en ligne, ou le programme se donnera désormais hors du campus). 18

21 Le Comité du Sénat sur l évaluation des programmes de premier cycle détermine si un changement constitue une modification majeure Processus d évaluation et d approbation des modifications majeures Toute proposition de modifications majeures à un programme existant fait l objet d un processus d évaluation et d approbation. Les étapes du processus varient selon que la proposition est soumise au Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario (ci-après Conseil d assurance de la qualité) ou non. Dans le cas où la proposition est soumise au Conseil d assurance de la qualité (approbation accélérée), le processus compte cinq étapes, comme celui de l évaluation et de l approbation des nouveaux programmes. Dans le cas où la proposition n est pas soumise au Conseil d assurance de la qualité, alors le processus ne compte que trois étapes décrites ci-dessous dont certaines comprennent des sous-étapes. À chaque étape, la proposition de modifications majeures à un programme existant peut être retournée à l unité scolaire qui devra alors intégrer les changements proposés avant de procéder à l étape suivante Unité scolaire Le processus d évaluation et d approbation pour des modifications majeures s amorce normalement à l unité scolaire (ou aux unités scolaires) directement concernée par l offre du programme. Il peut varier légèrement dans le cas de programmes interdisciplinaires et pluridisciplinaires. Mais, avant toute discussion avec les instances scolaires de cette unité, le vice-doyen aux études est informé des modifications envisagées. L unité prépare une proposition des modifications majeures (gabarit) et la soumet à toutes ses instances scolaires pour approbation (comité de programme et conseil de l unité ou leur équivalent) Faculté La proposition est soumise pour approbation à toutes les instances scolaires facultaires (comité des études de baccalauréat ou son équivalent) incluant, en dernier lieu, le Conseil de la faculté (ou des facultés) Sénat Le vice-doyen aux études de la faculté concernée ou son équivalent soumet pour approbation la proposition au Conseil des études de premier cycle. Par la suite, le vice-recteur associé aux études présente cette même proposition au Comité exécutif du Sénat puis au Sénat de l Université, au besoin. L approbation du Sénat est nécessaire si la modification a des conséquences sur le diplôme (p. ex. : la création d une nouvelle majeure). 19

22 Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario On envoie une copie des modifications majeures approuvées par le Sénat au Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario, par l entremise du rapport annuel de l Université sur les modifications majeures approuvées au cours de l année universitaire en question Information à inclure dans la proposition Toute proposition doit comprendre : a) une justification des modifications majeures apportées; b) une description détaillée des modifications apportées (modifications aux conditions d admission ou de diplomation, structure du programme, cours, modes de livraison, ressources allouées, etc.); c) les effets de ces modifications sur la mission et les plans scolaires de l Université, sur les objectifs et les résultats d apprentissage, sur les attentes en matière de grades universitaires de premier cycle, sur les conditions d admission ou le niveau de préparation des étudiants et des étudiantes, sur leurs effectifs ainsi que sur l expérience étudiante universitaire; e) les effets de ces modifications sur les méthodes d enseignement, d apprentissage ou d évaluation; f) les effets de ces modifications sur les besoins en espace ainsi que sur les ressources professorales, matérielles, financières et sur la taille envisagée des classes; e) les effets de ces modifications sur la structure administrative du programme. Si de nouvelles ressources sont requises pour mettre les modifications majeures en œuvre, le doyen et le Comité d administration doivent déterminer celles qui suffiront pour l offrir pendant une période raisonnable. L incidence financière des modifications majeures ainsi que la possibilité d obtenir des fonds supplémentaires de sources internes ou externes doivent aussi être étudiées Critères d évaluation Les diverses instances universitaires examinent les propositions détaillées en fonction de plusieurs critères. Elles tiennent compte des critères scolaires de l Université d Ottawa, des exigences du Conseil d assurance de la qualité ainsi que des lignes directrices sur les 20

23 attentes en matière de grades universitaires du Conseil ontarien des vice-recteurs aux études (OCAV). Les diverses instances doivent s assurer que : Objectifs a) les modifications majeures permettent de maintenir ou d améliorer la conformité à la mission et aux plans scolaires de l Université, l atteinte des buts et la mise en valeur des forces de l unité (ou des unités) scolaire concernée sur le plan de l enseignement et de la recherche; b) les modifications majeures maintiennent ou renforcent les objectifs scolaires, les résultats d apprentissage et les attentes en matière de grades universitaires de premier cycle; c) les modifications majeures répondent toujours ou mieux à un besoin sociétal et à un intérêt manifeste des étudiants et des étudiantes Conditions d admission a) les conditions d admission ainsi que les antécédents scolaires (rendement) des étudiants et leur niveau de préparation permettent l atteinte des résultats d apprentissage; b) les autres possibilités de conditions d admission comme la MPC, les exigences linguistiques et la reconnaissance des acquis sont suffisamment et clairement expliquées Structure du programme a) la structure et les exigences du programme permettent l atteinte des résultats d apprentissage et des attentes en matière de grades universitaires de premier cycle Contenu du programme a) le nom du programme et du grade s y rattachant correspondent à la fois à son contenu et à la terminologie d usage dans la discipline concernée; b) les aspects innovateurs et les traits distinctifs sont mis en évidence, en particulier ceux qui contribuent à la qualité de l expérience étudiante universitaire. 21

24 Livraison du programme a) les modes de livraison du programme assurent l atteinte des résultats d apprentissage et répondent aux attentes associées au grade universitaire de premier cycle; b) la taille des classes envisagée est précisée Langue du programme a) le cas échéant, la mission de l Université vis-à-vis la communauté francoontarienne et du bilinguisme se reflète dans le mode de livraison du programme Évaluation de l enseignement et de l apprentissage a) les méthodes utilisées pour évaluer le progrès des étudiants et des étudiantes permettent l atteinte des résultats d apprentissage et répond aux attentes associées aux grades universitaires de premier cycle, conformément aux attentes de l OCAV Ressources a) la qualité et l expérience du corps professoral sont manifestes et il y a un nombre suffisant de professeurs réguliers; b) le rôle des professeurs associés ou à temps partiel est précisé; c) les ressources physiques et financières nécessaires ou investies aux fins du programme sont suffisantes; d) les ressources nécessaires pour soutenir les activités savantes des étudiants et des étudiantes, comme la bibliothèque, le soutien technologique et l accès aux laboratoires, sont suffisantes et de qualité Indicateurs de qualité a) les indicateurs de la qualité du corps professoral (formation et compétences, distinctions, capacité du corps professoral à contribuer substantiellement au programme proposé) sont mis de l avant; b) tout élément de l unité scolaire, de la structure du programme, de la composition du corps professoral ou des partenariats possibles assurant la qualité intellectuelle de l expérience universitaire est cerné. 22

25 PROCESSUS D APPROBATION DE LA DEMANDE DE MODIFICATIONS MAJEURES APPORTÉES AUX PROGRAMMES DE PREMIER CYCLE Unité scolaire Faculté Conseil des études du premier cycle Comité exécutif du Sénat Sénat (le cas échéant) Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario (rapport annuel) 23

26 5. PROTOCOLE D ÉVALUATION ET D APPROBATION DE MODIFICATIONS MINEURES APPORTÉES AUX PROGRAMMES EXISTANTS 5.1 Protocole d évaluation et d approbation de modifications mineures apportées aux programmes existants de premier cycle Modifications mineures Les modifications mineures sont définies comme étant tous les menus changements apportés à un programme dans le but de le préciser ou de le raffiner sans en modifier l'essence ni avoir d effet sur les résultats d apprentissage prévus à la fin de ce programme. Les modifications mineures incluent, sans s y limiter, des changements aux titres, aux descriptions ou aux préalables de cours, des changements à la liste des cours obligatoires et optionnels : bref, tous changements plutôt superficiels qui somme toute n ont pas d influence sur l essence et les finalités du programme Processus d évaluation et d approbation des modifications mineures Toute proposition de modifications mineures à un programme existant fait l objet d un processus d évaluation et d approbation qui comprend trois étapes dont certaines comprennent des sous-étapes. À chaque étape, la proposition de modifications mineures à un programme existant peut être retournée à l unité scolaire qui devra alors intégrer les changements proposés avant de procéder à l étape suivante Unité scolaire Le processus d évaluation et d approbation s amorce normalement à l unité scolaire (ou aux unités scolaires) directement concernée par l offre du programme. Il peut varier quelque peu dans le cas de programmes interdisciplinaires ou pluridisciplinaires. L unité prépare une brève proposition des modifications mineures et la soumet à toutes ses instances scolaires pour approbation (comité de programme et conseil de l unité ou leur équivalent). 24

27 Faculté La proposition est soumise pour approbation à toutes les instances scolaires facultaires (comité des études de baccalauréat ou son équivalent) incluant, en dernier lieu, le Conseil de la faculté (ou des facultés) Sénat Le vice-doyen aux études de la faculté concernée ou son équivalent soumet la proposition pour approbation au Conseil des études de premier cycle, puis au Comité exécutif du Sénat. Le processus est alors complété Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario Le Conseil d assurance de la qualité est informé des changements mineurs au programme par l entremise du rapport annuel du Cabinet du vice-recteur aux études Information à inclure dans la proposition Toute proposition doit comprendre : a) une courte justification des modifications mineures apportées; b) une description des modifications apportées (titres, descriptions ou préalables de cours, etc.) c) les conséquences de ces modifications Critères d évaluation Les diverses instances examinent les propositions en fonction des critères suivants : la pertinence des modifications, leur potentiel d amélioration du programme et de l expérience étudiante universitaire ainsi que leur conformité à la mission et aux plans scolaires de l Université. 25

28 PROCESSUS D APPROBATION D UNE PROPOSITION DE MODIFICATIONS MINEURES AUX PROGRAMMES DE PREMIER CYCLE Unité scolaire Faculté Conseil des études du premier cycle Comité exécutif du Sénat Conseil d assurance de la qualité des universités de l Ontario (par l entremise du rapport annuel du vice-recteur aux études) 26

29 6. PROTOCOLE D ÉVALUATION PÉRIODIQUE DES PROGRAMMES 6.1 Protocole d évaluation périodique des programmes de premier cycle Programmes faisant l objet du processus d évaluation L évaluation périodique s applique à tous les programmes de premier cycle pour lesquels l Université d Ottawa attribue un grade ou un diplôme, qu ils soient avec ou sans préalables universitaires. Y sont aussi sujets les programmes offerts par des établissements fédérés ou affiliés dans le cadre d ententes de collaboration ou de partenariats avec d autres universités ou collèges. Les programmes de premier cycle sont évalués à tour de rôle tous les huit ans, en fonction d un calendrier préétabli. Si des circonstances exceptionnelles exigent le report de l évaluation, le Conseil d assurance de la qualité en est informé. Le calendrier est déterminé en tenant compte de l évaluation des programmes des cycles supérieurs ainsi que celle menée par les organismes d agrément professionnel. Les programmes exigeant un agrément professionnel peuvent être évalués simultanément aux fins de l évaluation périodique et de l agrément professionnel. Le gabarit servant à l évaluation de ces programmes répond à la fois aux exigences des corporations professionnelles et de l évaluation périodique. L horaire est établi en fonction de celui de l agrément professionnel. Toutefois, dans les cas où les visites d agrément sont planifiées tous les quatre ans, l évaluation périodique se tiendra tous les huit ans. Les programmes bidisciplinaires et les programmes intégrés sont évalués à deux moments distincts, une fois sous leur angle disciplinaire, une fois sous leur angle structural. Sous l angle disciplinaire, ils sont évalués discipline par discipline lors de l évaluation périodique du programme de cette discipline (majeure, spécialisé ou spécialisé approfondi). Sous l angle structural, ils sont évalués tous les huit ans; l Université a développé un gabarit spécial pour cette évaluation et ne sollicite pas d évaluation externe. Les programmes de baccalauréat général sont aussi soumis à une évaluation périodique, mais cette évaluation est effectuée à partir d un gabarit conçu à cet effet et ne comprend pas de composante d évaluation externe. Pour les programmes conjoints et autres programmes pluridisciplinaires, le processus d évaluation périodique comprend un rapport d autoévaluation qui explique clairement la participation au processus des professeurs, des employés et des étudiants de chacun des établissements partenaires. La sélection des évaluateurs ainsi que la visite des lieux 27