Agenda and Location Information Proxy Form Voting Procedures (In-person, online and by Proxy) Proposed Bylaw Amendments Financial Review Engagement

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1 September 26, 2014 Dear Member: Please find enclosed the information package for the Annual General Meeting (AGM) scheduled for October 18, 2014 in Fredericton, New Brunswick. I encourage you, as a member of your Professional Association, to participate at the AGM. Included in this package are the following items: Agenda and Location Information Proxy Form Voting Procedures (In-person, online and by Proxy) Proposed Bylaw Amendments Financial Review Engagement It is also suggested you bring your copy of the By-Laws with you to the meeting. Being fiscally prudent, we have opted not to include a new copy in this package, however a limited number of copies will be available at the Registration desk if you have misplaced yours; they are also available on our website. I am confident we will have a positive, productive meeting and look forward to seeing you there! Sincerely, Phil Comeau President

2 Le 26 septembre 2014 Cher membre, Vous trouverez ci-inclus la trousse d information pour l AGA qui se tiendra le 18 octobre 2014 à Fredericton, au Nouveau-Brunswick Je vous encourage donc en tant que membre de votre association professionnelle à participer à l AGA. Vous trouverez dans cette trousse les articles suivants : Ordre du jour, information sur le lieu Formule de procuration Procédures de vote (En personne, Online et par procuration) états financiers règlement modifiant On vous suggère également d apporter un exemplaire de vos règlements administratifs à la rencontre. Nous avons voulu être économes; nous avons choisi de ne pas inclure un nouvel exemplaire dans cette trousse. Toutefois, un nombre limité d exemplaires seront disponibles à l inscription si vous avez égaré le vôtre; ils sont aussi disponibles sur notre site web. Je suis persuadé que nous aurons une réunion positive et productive. Au plaisir de vous y rencontrer! Je vous prie d agréer, cher membre, l expression de mes sentiments les meilleurs. Le président, Phil Comeau

3 Annual General Meeting October 18, :00 AM Delta Hotel Fredericton, New Brunswick Assemblée générale annuelle le 18 octobre :00 Delta Hotel Fredericton, (Nouveau-Brunswick) AGENDA Registration (Open at 8AM) Call to Order Roll Call of Officers Approval of Agenda Year End Financial Statement Approval of 2013 AGM Minutes President s Address Reports - Executive Director/Registrar Bylaw Ammendments Election of Officers Vice-President Secretary Closing Remarks Meeting Adjourned ORDRE DU JOUR Inscription (Ouvert à 8h) Ouverture de la séance Appel des dirigeants Adoption de l ordre du jour États financiers de fin d exercice Adoption du procès-verbal de l AGA 2013 Allocution du président Rapports - Directeur général et registraire Modifications des règlements administratifs Élection des dirigeants Vice- Président Secrétaire Mot de la fin Levée de la séance

4 Proposed bylaw amendments 2014 / Modifications aux règlements proposées Quorum Association, Board, Committees The Quorum for meetings shall be in the case of, (b) the Board a majority of the directors, provided that at least two (2) of the President, Vice President, Secretary and Treasurer shall be present, and 6.06 Quorum Association, Conseil, comités Le quorum est atteint, dans le cas : b) du Conseil, si la majorité des administrateurs et au moins deux (2) des personnes suivantes sont présents : le président, le vice-président le Secrétaire, et le trésorier ;

5 Administrative Bylaw Amendment Bylaw 6.10 Online Voting As a result of a recent amendment to the Paramedic Association of New Brunswick (PANB) Bylaws, the PANB will be implementing a process to allow for members who wish to participate in the voting process, who either do not wish to, or cannot attend an Annual or Special Meeting of the membership, can vote online. This process is not meant to replace participation at the meetings, however, it is meant to enhance the rights of the membership to have a voice. At the Annual General Meeting on October 18, 2014, each member who is entitled to vote, and who either has not presented in person, or who hasn t submitted a proxy form to have another member vote for them, can vote online. This will allow them to vote electronically, in real time, for any appropriate bylaw amendments and election of officers, exactly as presented to the membership who is attending the meeting. The online voting process will commence 3 days prior to the actual meeting. Members can proceed to the voting website and cast their votes for each of the questions. Please note that the voting period will only last until 11:30 AM (Atlantic Time) on the day of the annual meeting (October 18, 2014). It is important to note that all information related to voting, including usernames, passwords, and how each member votes are hosted on a third party secure website that PANB has no access to. Results of the online vote, once calculated and added to the in person/proxy votes will be posted on the PANB website. To ensure the process works well, please remember to: Make sure PANB has you current address; Make sure that you vote within the allowable voting period The PANB cannot guarantee the ability of any member s or computer system to function appropriately. Therefore the PANB will not assume any liability based on a member s inability to cast a vote.

6 Modification du règlement administratif 6.10 Vote en ligne Une modification récente du règlement administratif de l APNB amènera l association à instaurer une procédure permettant aux membres de voter en ligne s ils ne peuvent pas ou ne veulent pas assister à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire. Cette procédure n a pas pour but de remplacer la participation aux réunions, cependant elle veut renforcer le droit des membres d être entendus. À de l assemblée générale annuelle du 18 octobre 2014, chaque membre qui a le droit de voter et qui n est pas présent en personne ou n a pas envoyé de formulaire de vote par procuration recevra par courriel un nom d utilisateur et un mot de passe qui lui permettront d exercer son vote par voie électronique, en temps réel. Le vote électronique vise les propositions concernant la modification des règlements et l élection des dirigeants de l association, exactement comme les membres présents à la réunion. La procédure de vote en ligne commencera 3 jours avant la réunion. Les membres pourront aller sur le site prévu pour le scrutin et voter sur chacune des questions. À noter que les membres ne pourront voter jusqu à 11h30 (heure de l Atlantique), la journée de l assemblée annuelle (18 octobre 2014). Pour assurer l impartialité et l intégrité, tous les renseignements ayant trait au vote, les noms d utilisateur, mots de passe et votes de chaque membre passent par le site web sécurisé d un tiers auquel l APNB n a pas accès. Une fois les votes en ligne comptés et ajoutés aux votes en personne et par procuration, les résultats du vote en ligne seront affichés sur le site web de l APNB et envoyés par courrier électronique à chaque membre. Pour garantir la bonne marche de la procédure, vous devez vous assurer de ce qui suit : L APNB a votre adresse. Vous devez voter pendant la période de scrutin L APNB ne peut garantir que le courriel ou l ordinateur d un membre fonctionnera correctement. En conséquence, elle n assume aucune responsabilité advenant qu un membre ne puisse pas voter.

7 PROXY VOTING What you need to know Anyone who does not plan to attend the 2014 annual meeting can make their views known through a process called proxy voting. Simply put, it is a way of voting at annual meetings by means of a proxy or person that you have entrusted to vote on your behalf. Please read the following information carefully to make sure that your opinions are counted. What is a proxy? A proxy is a written statement authorizing a person to vote on behalf of another person at a meeting. PANB will use proxy voting at the upcoming annual meeting, October 18, 2014 in Fredericton, NB. By signing the proxy form attached, practicing members authorize a person to vote in their place. Paramedics attending the annual meeting may carry up to five proxy votes as well as their own vote. What the Association bylaw says about proxy voting? PANB bylaws states: 6.07(e)A member may, by means of a written proxy, appoint a proxy holder to attend and act at a specific meeting of members, in the manner and to the extent authorized by the proxy, whether relating to specific or non-specific business items. A proxy holder must be a registered member of the Association. No one member will be allowed to carry more than five proxy votes. The Board may approve a form of proxy to be used by members. Information for Paramedics who give their vote away Paramedics holding PANB practicing memberships may give their vote to another practicing member. They should, however, keep the following in mind: (a) know the person to whom they are giving their vote, (b) share their opinion on how they wish that person to vote for them, (c) realize that the person holding their proxy may hear discussions at the meeting that could shed a different light on an issue (so discuss the flexibility of your vote), (d) fill out the form on this page accurately (the blank form may be reproduced if necessary), and (e) send the form to the PANB office by regular mail or Fax only. All forms must be received at the office by October 11, 2014 at 1600 hrs.

8 When proxy forms are received at the Association office, staff members check that both paramedics named on the form hold practicing membership and that the information on the form is accurate. Occasionally a form has to be considered void because the name does not coincide with the registration number on record. A form is also void if it is not signed, if it is not completely filled out or if there are more than five forms received for one proxy holder. Since one paramedic may hold only five proxies, a sixth or subsequent forms received for that paramedic is void. Also, no forms are accepted if received after October 11, 2014 at 1600 hrs. All forms must be legible or they will be declared void. Information for Paramedics who carry proxies at the meeting Keep the following facts about proxy voting at the tips of your fingers: Practicing members of PANB may carry proxies. The maximum number of proxies that can be held is five. There is no minimum. Know the persons whose votes you carry and discuss with them how they want to vote on issues. At the time of the meeting, pick up your proxy votes at Registration. Proxy votes are non-transferable. They cannot be given to someone else in attendance at the meeting. During the meeting, participate in discussions. If information is presented that could change the opinion of paramedic s whose vote you carry, you may get in touch with them, vote according to your own opinion or withhold your proxy vote. Always carry your proxies with you. If they are lost, you may not be able to retrieve them to vote. Clarification Anyone wishing clarification on proxy voting is welcome to call the Association at (506) or toll free

9 VOTE PAR PROCURATION Ce que vous devez savoir Un membre qui ne prévoit pas assister à l assemblée générale annuelle de 2013 peut s exprimer au moyen d une procédure nommée vote par procuration. Autrement dit, c est une manière de voter à une assemblée annuelle par l entremise d un mandataire, c està-dire une personne chargée de voter en votre nom. Veuillez lire attentivement ce qui suit pour faire en sorte que votre opinion compte. Qu est-ce qu une procuration? C est une déclaration écrite qui autorise une personne à voter au nom de quelqu un d autre à une assemblée. L APNB permettra le vote par procuration à la prochaine assemblée générale annuelle, soit le 18 octobre à Fredericton, au Nouveau- Brunswick. En signant le formulaire de procuration ci-joint, un membre en règle autorise une personne à voter à sa place. Les paramédics qui assistent à l assemblée annuelle peuvent détenir cinq votes par procuration en plus de leur propre vote. Que dit le règlement de l Association sur le vote par procuration? Le paragraphe 6.07(e) mentionne qu un membre peut, au moyen d une procuration écrite, désigner un mandataire pour assister à une assemblée donnée des membres et agir de la manière et dans les limites permises par la procuration, que cela concerne des points spécifiques ou non des affaires dont il est question à l assemblée. Un détenteur de procuration doit être membre inscrit de l Association. Aucun membre ne peut détenir plus de cinq votes par procuration. Le conseil peut approuver un formulaire de procuration à l intention des membres. Renseignements pour les paramédics qui donnent leur droit de vote Les paramédics qui sont membres actifs de l APNB peuvent mandater un autre membre actif pour voter en leur nom. Cependant, ils doivent tenir compte de ce qui suit : a) connaître la personne qu ils désignent pour exercer leur droit de vote; b) exprimer clairement comment ils veulent que cette personne vote en leur nom; c) comprendre que la personne qui détient leur droit de vote peut entendre, à l assemblée, des discussions qui pourraient éclaircir un sujet (vous devriez envisager la souplesse de votre vote); d) remplir correctement le formulaire ci-joint (le modèle peut être reproduit au besoin); e) envoyer le formulaire dûment rempli au bureau de l APNB par courrier ou par télécopieur. Tous les formulaires doivent parvenir au bureau au plus tard à 16 h le 11 octobre 2014.

10 Quand les formulaires parviennent au bureau de l Association, le personnel vérifie que les deux paramédics qui y sont nommés sont membres actifs et en règle et que les renseignements donnés dans le formulaire sont exacts. Il peut arriver qu un formulaire doive être considéré nul parce que le nom ne correspond pas au numéro d inscription qui y apparaît. Il sera également annulé s il n est pas signé, s il manque un renseignement ou si plus de cinq formulaires visent un même mandataire, forçant alors l annulation du sixième formulaire et des suivants. De plus, tous les formulaires reçus après 16 h le 11 octobre 2014 seront rejetés et tous ceux qui ne sont pas lisibles seront déclarés nuls. Information à l intention des paramédics détenteurs de procurations Vous devez prendre bien conscience des exigences et des réalités suivantes : Les membres actifs de l APNB peuvent détenir des procurations. Personne ne peut détenir plus de cinq procurations, mais il n y a pas de minimum. Vous devez connaître les personnes pour qui vous votez et discuter de la manière dont elles voudraient voter. À l assemblée, vous devez passer prendre vos procurations au comptoir d inscription. Les votes par procuration ne sont pas transférables; ils ne peuvent pas être donnés à une autre personne qui assiste à l assemblée. Il est important que vous assistiez à l assemblée et vous devriez même participer aux discussions. Il se pourrait que des renseignements obtenus sur place influencent l opinion du ou des membres qui vous ont donné une procuration. Dans ce cas, vous pouvez soit le ou les contacter, soit voter selon votre opinion, soit ne pas exercer le ou les votes par procuration. Vous devez toujours être en possession de vos procurations. Si vous lez égarez, il se pourrait que vous ne les retrouviez pas pour voter. Explications Pour obtenir des explications sur le vote par procuration, appeler l Association au ou, sans frais, au

11 Proxy voting form (please print) I,, a practicing paramedic and member of the Paramedic Association of New Brunswick, hereby appoint,, registration number as my proxy to act and vote on my behalf, at the annual meeting of the Paramedic Association of New Brunswick to be held October 18, 2014 and any adjournment thereof. Signed this day of 20. Registration no Signature All forms must be legible or they will be declared void. To be received at PANB offices before October 11, 2014 at 1600 hrs. Send by mail to: PANB, 298 Main Street, Fredericton, NB E3A 1C9, or Facsimile at (506)

12 Formulaire de vote par procuration (en lettres moulées svp) Je,, paramédic membre actif de l Association des paramédics du Nouveau-Brunswick, mandate par la présente,, n d inscription, pour agir et voter en mon nom à l assemblée générale annuelle (y compris à toute reprise de celle-ci après ajournement) de l Association des paramédics du Nouveau-Brunswick qui aura lieu le 18 octobre Signé le 20. N d inscription Signature Les formulaires qui ne sont pas lisibles seront déclarés nuls. Doit parvenir au bureau de l APNB au plus tard à 16 h le 11 octobre Par la poste à : APNB, 298 rue Main, Fredericton (N.-B.) E3A 1C9; par fax au

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