Listes de diffusion. Guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris. 13 novembre 2007

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1 13 novembre 2007 Listes de diffusion Guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 1

2 TABLE DES MATIÈRES Table des matières 1 Introduction Présentation Vocabulaire Qu est-ce qu une liste de diffusion? Présentation Exemple Fonctionnement Création Abonnement Utilisation Modération Avantages Les listes de diffusion à l ECP Présentation Accès Prise en main Éléments intéractifs Bulle d aide Boutons Champ de texte Créer une liste de diffusion : guide détaillé Préliminaire Présentation simple Étape 1 : description de la nouvelle liste Étape 2 : type de liste Étape 3 : abonnements Étape 4 : modération Fin de la création de la liste Présentation avancée Étape 1 : description de la nouvelle liste Étape 2 : configuration de la liste Étapes suivantes Informations complémentaires 17 6 Glossaire 17 Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 2

3 2 QU EST-CE QU UNE LISTE DE DIFFUSION? 1 Introduction 1.1 Présentation Ce guide a pour but d expliquer l utilité et l usage des listes de diffusion. Une version en ligne est disponible à l adresse : 1.2 Vocabulaire Le vocabulaire informatique n étant pas forcément toujours évident, les mots qui sont couramment admis et utilisés pour désigner un concept informatique seront signalés par cette mise en forme. Exemple : Toute personne peut s inscrire (ou s abonner) à ce type de liste. Vous trouverez à la fin de ce guide un glossaire des termes les plus employés. 2 Qu est-ce qu une liste de diffusion? 2.1 Présentation Une liste de diffusion, (ou Mailing List en Anglais, souvent abrégé ML), est un outil informatique. Dans son utilisation la plus simple, il permet d envoyer des messages électroniques à une liste de personnes. 2.2 Exemple Pour couper court à toute définition plus abstraite, prenons cet exemple : le directeur du laboratoire EXEMPLE de l ECP désire informer de manière périodique ses collaborateurs de l arrivée de nouveau matériel d expérimentation, et rester à l écoute de toute réclamation (défaut de livraison, etc.). Il crée alors sur le serveur de listes de l ECP une liste de diffusion nommée (noter la forme de cette adresse). Sur cette liste, il inscrit sa propre adresse ainsi que l adresse de tous ses collaborateurs. À chaque réception d un colis, le directeur du labo écrit un message à l adresse ce qui a pour effet d envoyer automatiquement une copie de ce message à tous ses collaborateurs. Imaginons maintenant que plusieurs chercheurs rencontrent des difficultés pour utiliser le matériel reçu : ils enverront alors un message à la même adresse, ce qui aura pour effet de tenir toutes les personnes abonnées au courant de ces problèmes, et en particulier le directeur. Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 3

4 2 QU EST-CE QU UNE LISTE DE DIFFUSION? 2.3 Fonctionnement Création Examinons, étape par étape, l exemple précédent. Le directeur de labo s est rendu sur le serveur de listes de diffusion de l ECP (ci-après dénommé simplement le serveur ) pour y créer une nouvelle liste. Il lui a donné le nom : Remarquer qu il s agit en fait d une adresse . Examinons-la de plus près. Elle est composée de 2 morceaux séparés par labo.exemple.materiel : ceci est la partie variable du nom, elle a été choisie par le directeur. Elle doit obéir à quelques règles de bon sens, récapitulées dans une charte disponible sur le serveur. Cette partie est elle-même constituée de 3 mots séparés par des points. De droite à gauche, du plus précis au plus général. On peut ainsi deviner d un seul coup d oeil le sujet de la liste : on y parle de materiel (.materiel ) reçu à l EXEMPLE (.exemple.matériel ) qui est un laboratoire de l ECP ( labo.exemple.materiel ). list.ecp.fr est une partie invariable. Elle correspond à l adresse du serveur. Créer une liste de diffusion revient donc à créer une adresse Abonnement Le directeur a ensuite inscrit (ou abonné) ses collaborateurs. Cela signifie qu il a enregistré leur adresse dans la liste. Les personnes concernées reçoivent alors un message d accueil, leur signalant leur nouvel abonnement Utilisation Le directeur souhaite informer ses collègues de l arrivée de nouveau matériel en leur envoyant un . Mais au lieu de recopier la liste des adresses de ses collègues depuis son carnet d adresses, il envoie simplement un message à l adresse de la liste de diffusion Cela aura pour effet d envoyer automatiquement une copie du message à chaque abonné de la liste. Une liste de diffusion s utilise donc très simplement dans la vie de tous les jours. Il suffit de se souvenir de l adresse de la liste. Utiliser une liste de diffusion revient donc à envoyer un à l adresse de la liste Modération Dès que l on souhaite personnaliser un peu la création d une nouvelle liste, on rencontre le concept de modération. Puisqu une liste de diffusion agit un peu comme un multiplicateur de messages, il devient aisé d engorger la boîte de réception des abonnés en envoyant par exemple du courrier indésirable (spam) à l adresse de la liste. Pour remédier à ce problème, le système de listes de diffusion est régi par un système de droits qui définit qui a le droit d envoyer quoi. Il existe 4 types d utilisateurs différents : propriétaire, modérateur, abonné, non-aboné Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 4

5 3 LES LISTES DE DIFFUSION À L ECP Propriétaire Le propriétaire (ou créateur) d une liste a presque tous les droits sur une liste. Il peut abonner / désabonner des personnes, envoyer des messages sur la liste, et configurer la liste comme bon lui semble. Modérateur Par défaut, le propriétaire est également modérateur de sa liste. Son rôle est de lire les messages envoyés sur la liste avant leur diffusion aux abonnés. Il décide donc de laisser passer ou de supprimer certains messages. En général, la liste est configurée de telle sorte que seuls certains types de messages doivent passer par la modération (afin de ne pas demander trop de travail aux modérateurs). Par exemple, les messages envoyés par les abonnés peuvent être diffusés immédiatement sans modération, tandis que les messages envoyés par des personnes non-abonnées devront d abord être validés par les modérateurs. Tout ceci est expliqué plus amplement dans la configuration avancée d une liste (voir 4.3.2). Abonné Une personne abonnée à une liste de diffusion reçoit les messages qui circulent. De même, elle peut envoyer des messages aux abonnés de la liste. Non-abonné Une personne non-abonnée à une liste de diffusion ne reçoit pas les messages qui y circulent. Elle peut cependant en envoyer aux abonnés, si la liste est définie publique. Si la liste est privée, tout message envoyé par une personne non-abonnée est simplement rejeté (i.e. non diffusé). 2.4 Avantages Une liste de diffusion est donc un moyen de communication électronique de groupe, qui peut se révéler très pratique d usage. Ses avantages sont nombreux : La diffusion des messages est quasi instantanée. Les messages sont distribués à toutes les personnes concernées, et seulement à ces personnes : pas de risque d oubli ou au contraire d ajout intempestif de destinataires lors de la rédaction des messages. C est un système évolutif : si une personne change de laboratoire, elle peut simplement se désabonner d une liste pour se réabonner à une autre. Idem si elle change d adresse . Les messages envoyés dans une liste de diffusion peuvent être conservés : c est un moyen de garder une trace des discussions antérieures sur un sujet précis. 3 Les listes de diffusion à l ECP 3.1 Présentation L École Centrale offre à toute personne travaillant à l ECP la possibilité de s abonner et de créer des listes de diffusion. Le système utilisé se nomme Sympa, et est disponible à l adresse : https ://list.ecp.fr Ce service se présente sous la forme d une page Web (fig. 1). Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 5

6 3 LES LISTES DE DIFFUSION À L ECP FIG. 1 Page d accueil de SYMPA 3.2 Accès Pour pouvoir utiliser ce service, vous devrez vous authentifier par mot de passe sur le Service Centrale d Authentification (ou CAS) de l école. Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton S identifier en haut à gauche de la page (fig. 2). Vous serez alors redirigé vers le CAS (fig. 3), où vous serez invité à saisir votre identifiant ainsi que votre mot de passe. Ce dernier est le même que celui utilisé pour accéder aux autres services de l école (par exemple le Webmail). Après validation, vous serez redirigé sur le serveur de listes. FIG. 2 Bouton S identifier 3.3 Prise en main La page qui s affiche alors (fig. 4) est la page principale du service. En haut se trouve la barre de menu qui donne accès aux pages d accueil, de création, d aide, etc. En haut à gauche se trouve un encadré avec le bouton de déconnexion (permet de quitter le service). Le bandeau Vos listes à gauche affiche l ensemble de vos abonnements. Enfin, au centre : un message d accueil, un moteur de recherche dans les listes existantes, et un annuaire des listes classées par catégories (Recherche, Services, Enseignement). Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 6

7 3 LES LISTES DE DIFFUSION À L ECP FIG. 3 Authentification CAS Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 7

8 3 LES LISTES DE DIFFUSION À L ECP FIG. 4 Page principale Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 8

9 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ 3.4 Éléments intéractifs Voici les principaux éléments interactifs sur ce site : Bulle d aide Ce symbole est une bulle d aide. Passez la souris au-dessus de la bulle pour afficher un court texte explicatif. Cliquez dessus pour obtenir une aide détaillée Boutons Ceci est un bouton. Cliquer dessus déclenche l action indiquée Champ de texte Ceci est également un bouton. Il apparaît à côté du nom d une liste lorsque vous en êtes propriétaire. Ceci est un champ de texte. 4 Créer une liste de diffusion : guide détaillé 4.1 Préliminaire Pour créer une nouvelle liste de diffusion, cliquez sur Création de liste en haut dans la barre de menus. Un menu vous propose alors de choisir le type de présentation pour l assistant de création de liste (fig. 5). Présentation simple : destinée aux débutants, elle permet de créer une liste parfaitement fonctionnelle en un minimum de clics. Présentation avancée : destinée aux utilisateurs familiers avec le vocabulaire de l internet, elle permet de personnaliser sa nouvelle liste en répondant à une série de questions simples. Présentation pour utilisateurs experts : elle donne accès à la totalité des options de configuration. Nécessite une bonne connaissance de SYMPA. Cochez la présentation désirée, puis cliquez sur Suivant. 4.2 Présentation simple Étape 1 : description de la nouvelle liste La première étape de l assistant est représentée fig. 6. Nom de la liste : choisissez un nom (c est à dire une adresse) pour votre liste. Ce nom doit respecter la charte de nommage de l ECP (disponible en lien). Propriétaire : saisissez ici l adresse du créateur de la liste (c est à dire son propriétaire). Votre adresse apparaît par défaut. Objet : saisissez une courte description du sujet de la liste (une ligne). Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 9

10 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ Description : décrivez plus en détail le but le sujet de la liste. Catégorie : choisissez dans la liste déroulante la catégorie à laquelle la nouvelle liste appartiendra. Il est important de bien classer sa liste, afin de faciliter les recherches dans l annuaire des listes Étape 2 : type de liste La deuxième étape (fig 7) permet de choisir le type de liste désiré parmi deux choix possibles : Liste pour groupe de travail : il s agit d une liste adaptée à la circulation d information entre les différents membres d un groupe de travail. Tous les abonnés peuvent y envoyer des messages (on parle de liste non-modérée). Liste d information : c est un type de liste à information descendante, bien adapté à la diffusion peu fréquente de messages à un grand nombre de personnes. C est une liste modérée, c est à dire que seuls les messages approuvés par les modérateurs (voir ci-après) pourront être diffusés. Validez en cliquant sur Suivant. Le message de la figure 8 vous indique que votre demande de création a bien été enregistrée. La nouvelle liste doit être manuellement validée par les administrateurs du serveur de liste de l ECP, ou listmasters. Vous pouvez cependant continuer à la configurer en attendant. Cliquez sur Suivant Étape 3 : abonnements Cette étape vous permet d abonner des personnes à la nouvelle liste. Pour cela remplissez le champ de texte, une personne par ligne, en respectant le format : adresse, nom, prénom (fig. 9). Puis confirmez en cliquant sur Ajouter ces abonnés. Une confirmation apparaît (fig. 10) L étape suivante est facultative, et vous pouvez arrêter à ce stade la création de la liste (bouton déconnexion ) si vous ne souhaitez pas définir de modérateurs (en plus du propriétaire) Étape 4 : modération Vous pouvez ajouter un modérateur (en plus du propriétaire de la liste). Cela peut être nécessaire dans deux situations : Si la liste est modérée : les modérateurs seront chargés d accepter ou de refuser les messages envoyés par les abonnés de la liste. Si la liste est non modérée : ajouter une personne non abonnée à la liste en tant que modérateur lui donne le droit d écrire sur la liste, sans recevoir les messages qui y circulent. Pour ajouter un modérateur, saisissez son adresse et son nom dans les champs correspondants (fig. 11). Les autres paramètres seront laissés tels quels. Validez en cliquant sur Terminer Fin de la création de la liste Un message vous confirme la fin de la configuration de la nouvelle liste (fig 12). Une fois validée par un listmaster, la nouvelle liste pourra être utilisée. Une confirmation est alors envoyée Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 10

11 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ FIG. 5 Assistant de création de liste FIG. 6 Étape 1 Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 11

12 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ FIG. 7 Étape 2 FIG. 8 Confirmation FIG. 9 Abonnement Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 12

13 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ FIG. 10 Confirmation des abonnements FIG. 11 Ajout d un modérateur Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 13

14 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ au propriétaire de la liste. FIG. 12 Fin de la configuration de la liste 4.3 Présentation avancée La présentation avancée de l assistant permet une personnalisation plus poussée de la nouvelle liste, tout en restant simple d emploi. Choisissez la présentation avancée (fig. 13) puis cliquez sur Suivant. FIG. 13 Choix de la présentation de l assistant : présentation avancée Étape 1 : description de la nouvelle liste Cette étape est en tout point similaire à la première étape de la présentation simple (voir 4.2.1) Étape 2 : configuration de la liste Vous pouvez ici configurer le type de liste désiré, en répondant au questionnaire (fig. 14). Pour chaque question, vous pouvez survoler ou cliquer sur les bulles d aide afin d obtenir plus d explications. Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 14

15 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ FIG. 14 Configuration de la liste Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 15

16 4 CRÉER UNE LISTE DE DIFFUSION : GUIDE DÉTAILLÉ Abonnement Libre : toute personne peut s abonner à cette liste. Modéré par le propriétaire : toute demande d abonnement est soumise à la validation du propriétaire de la liste. Fermé : le propriétaire inscrit manuellement tous les abonnés à la liste. Il n est pas possible de s abonner librement, en revanche il est évidemment toujours possible de se désabonner. Politique d envoi Liste publique : toute personne est autorisée à diffuser un message sur cette liste. À choisir avec précaution, car cela signifie que même des personnes non-abonnées peuvent envoyer des messages - potentiellement indésirables (spam) - aux abonnés de la liste. Il est vivement conseillé de modérer la liste lorsque cette option est cochée. Liste privée : seuls les abonnés sont autorisés à diffuser un message sur cette liste. Les personnes qui ne sont pas abonnées, mais qui tenteraient d envoyer un message sur la liste recevront en retour un message d erreur. Modération Ne rien modérer : tous les messages, quelque soit leur provenance, sont acceptés et diffusés sur la liste. Attention, si la liste est publique (voir ci-dessus), cela peut entraîner la réception de messages indésirables (spam). Modérer tous les messages : tous les messages devront d abord être acceptés par le ou les modérateurs de la liste avant d être diffusés aux abonnés. La diffusion n est donc pas immédiate! C est un usage à réserver aux listes publiques où le nombre de messages quotidiens est raisonnablement faible. Modérer tous les messages, sauf ceux envoyés par les abonnés : solution intermédiaire entre les 2 précédentes options. Seuls les messages envoyées par des personnes non abonnées à la liste devront passer par l étape de modération. Ceci est particulièrement intéressant si vous voulez laisser la possibilité aux non-abonnés d envoyer des messages sur la liste, tout en gardant le contrôle sur ce qui est envoyé (pas de spam par exemple). Quant aux messages envoyés par les abonnés, ils sont diffusés immédiatement, sans validation par les modérateurs. Visibilité Une liste est dite visible lorsqu elle apparaît dans l annuaire des listes. Vous pouvez choisir ici de la rendre visible ou non. Liste visible (par toute personne authentifiée) : la liste apparaîtra dans l annuaire des listes. Toute personne authentifiée sur le serveur pourra donc avoir accès aux éléments publics (nom et description de la liste). Liste cachée (visible uniquement par ses abonnés) : la liste ne figurera pas dans l annuaire des listes. Conservation des messages sur le serveur Le système de listes de diffusion permet de conserver (ou archiver) les messages circulant sur la liste. Cela permet de garder un historique des fils de discussion sur quelques mois. Les messages archivés sont alors consultables sur le serveur, pour les personnes abonnées uniquement. Liste avec conservation : les messages sont enregistrés sur le serveur pendant une durée de quelques mois. Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 16

17 6 GLOSSAIRE Liste sans conservation : les messages ne sont pas conservés sur le serveur Étapes suivantes La fin de la création d un liste avancée est en tout point similaire à la présentation simplifiée. Voir et Informations complémentaires Le gestionnaire de listes de diffusion SYMPA, utilisé à l ECP, est un outil puissant mais complexe. Une documentation exhaustive est disponible à l adresse : http ://www.sympa.org Pour toute question liée aux listes de diffusion à l ECP, veuillez contacter les listmasters à l adresse : 6 Glossaire abonner Consiste à inscrire une adresse sur une liste de diffusion. La personne inscrite par l intermédiaire de son adresse (l abonné) recevra tous les messages envoyés sur la liste de diffusion. cachée Voir visible charte La charte de nommage est un texte écrit par les administrateurs du serveur de listes de diffusion de l ECP récapitulant les quelques règles simples à suivre pour nommer une liste. En cas de non respect de la charte, la liste peut être rejetée par les listmasters. liste(s) de diffusion (aussi : Mailing List, mlist, ML) Outil informatique de travail collaboratif. Dans son utilisation la plus simple, la liste de diffusion permet d envoyer des messages électroniques à une liste de personnes. listmaster Désigne un administrateur de serveur de listes de diffusion. Il est est responsable de la validation de chaque nouvelle liste créée. spam Il s agit de courrier indésirable, envoyé automatiquement. Il convient de protéger une liste de diffusion contre ce type de courrier, au risque de la rendre inutilisable. visible Se dit d une liste de diffusion dont la description et l adresse apparaissent sur le site du serveur de listes. Une liste cachée sera au contraire invisible pour les personnes qui n y sont pas abonnées (elles ne deviennent visibles que pour les personnes abonnées et authentifiées sur le site) Listes de diffusion : guide à l usage des personnels de l École Centrale Paris 17

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