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1 Parole d utilisateur Parole d'utilisateur Témoignage Windows Server 2003 "Office Communications Server 2007 nous permet d intégrer les communications à nos processus métier, ce qui rationalise les tâches liées à nos projets." se tourne vers les communications unifiées pour une collaboration sécurisée compte parmi les principales entreprises pharmaceutiques à l échelle internationale. La communication mondiale constitue un défi stimulant et stratégique pour le développement produit de cette entreprise, qui emploie plus de collaborateurs. En 2002, l équipe informatique de crée un environnement de collaboration appelé elounge grâce à la technologie Microsoft.NET et à Microsoft Exchange 2000 Server. En 2006, le géant pharmaceutique décide de participer à un programme pilote sur les technologies de communications unifiées Microsoft. Objectifs : déterminer si l intégration d Office Communications Server 2007 et de la messagerie unifiée Exchange Server 2007 permettrait d améliorer les fonctionnalités d elounge et, surtout, fournir un réseau de communications capable de protéger la propriété intellectuelle. Au cours du programme pilote, les collaborateurs de ont pu constater que les communications unifiées (voix sur IP, messagerie instantanée d entreprise, conférences) contribuaient à augmenter la productivité et à accélérer la mise sur le marché. L entreprise pharmaceutique, dont le siège social est basé à Paris, est numéro 1 en Europe et numéro 3 à l échelle mondiale. Présente dans plus de 100 pays, elle compte

2 Parole d'utilisateur Panorama de la solution Pays ou Région : France Secteur : industrie pharmaceutique Profil client Basée à Paris, est la troisième entreprise pharmaceutique mondiale. Elle compte quelque employés dans cent pays à travers les cinq continents. Contexte souhaitait intégrer des outils de communication avancés à ses processus métier afin de renforcer la collaboration et d augmenter la productivité au sein de l entreprise. Solution a testé une infrastructure de communications unifiées composée de Microsoft Office Communications Server 2007, Microsoft Exchange Server 2007 et du client Microsoft Office Communicator Avantages Sécurité accrue Productivité plus élevée Collaboration renforcée Mise sur le marché accélérée Infrastructure informatique simplifiée Logiciels et services utilisés Microsoft Office Microsoft Office Communications Server 2007 Microsoft Office Communicator 2007 Microsoft Office Outlook 2007 Gamme de produits Microsoft Server Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft SQL Server 2005 Téléphone IP Phone 8540 LG-Nortel Passerelle AudioCodes Mediant employés et a généré un chiffre d affaires total de 28 milliards d euros (38,3 milliards de dollars) en La même année, l entreprise a dépensé plus de 4 milliards d euros (5,5 milliards de dollars) en R&D dans les sept principaux domaines thérapeutiques : les maladies cardio-vasculaires, la thrombose, l oncologie, le diabète, le système nerveux central, la médecine interne et les vaccins. fabrique principalement des médicaments sur ordonnance bien que l entreprise mette également au point des médicaments en vente libre. Les collaborateurs de l'entreprise participent activement à la recherche, au développement, à la fabrication et à la commercialisation de ces produits. Dans de tels domaines, la collaboration sécurisée est bien plus qu une simple exigence : c est un élément fondamental pour garantir la compétitivité du géant pharmaceutique. responsable de l architecture des services et des nouvelles technologies (division du département des services technologiques chargé de la messagerie, des annuaires et des services collaboratifs), déclare : Protéger notre propriété intellectuelle est pour nous capital. Nous traitons des données hautement confidentielles et devons donc pouvoir contrôler les contacts avec lesquels nous partageons nos idées et avec lesquels nous travaillons. Dès le début du développement produit, les experts internes et externes doivent partager des données de recherche, particulièrement lors de la phase d essai clinique. En 2002, conjointement avec des employés et des participants extérieurs, a créé un portail Internet baptisé elounge, que les utilisateurs utilisent pour échanger des informations, collaborer sur des documents, bénéficier d une formation et tenir des conversations en temps réel par le biais de la messagerie instantanée (IM). Conçu avec le logiciel Microsoft.NET, le portail intègre les fonctions de conférence et de messagerie instantanée de Microsoft Exchange 2000 Server. Afin de se conformer aux strictes politiques de l entreprise en matière de sécurité, le service informatique de a intégré le portail au service Active Directory du système d exploitation Microsoft Windows 2000 Server. Grâce à l outil de gestion des droits d accès et de l authentification, les informaticiens peuvent contrôler de manière centralisée l accès au portail et les privilèges afférents. Depuis son déploiement, cette solution est devenue le fondement de la collaboration chez, avec environ 200 conférences chaque jour regroupant de 8 à 15 participants chacune. Bien qu elounge offre une fonction de conférence intégrant le partage des applications et du bureau, le portail ne prend pas en charge la conférence vidéo ou audio. Les équipes qui souhaitent utiliser ce type de conférence sont soumises aux coûts imposés par les prestataires externes et doivent prévoir d importants délais d organisation. Plus important encore, les systèmes externes de conférence audio ne répondent pas aux besoins de l entreprise en matière de sécurité. Il est capital que nous sachions qui participe à une conférence téléphonique et si ces personnes sont bien présentes. Actuellement, nos services de conférence audio ne garantissent pas le niveau d authentification que nous nécessitons en tant qu entreprise.

3 L équipe de collaboration de reconnaît l importance des technologies vocales. Elle souhaitait donc trouver un moyen sûr de les intégrer aux processus métier et de recherche de l entreprise. Premier obstacle : l infrastructure téléphonique actuelle. Le fait d avoir une multitude de bureaux répartis dans de nombreux pays signifie que l entreprise utilise divers fournisseurs de systèmes téléphoniques. Résultat : un environnement hétérogène de systèmes PBX (Private Branch Exchange) classiques et de fonctionnalités de téléphonie logicielle basées sur la voix sur IP (VoIP). Le service informatique de évalue depuis peu les diverses technologies dans le but d intégrer des fonctionnalités telles que la voix sur IP et la conférence vidéo et audio à elounge. Objectif : créer une solution rationalisée, au sein de laquelle les outils de communication sont intégrés aux processus métier. Chez Sanofi- Aventis, nous parlons depuis un moment déjà de la convergence voix, données et vidéo. Nous avons découvert que Microsoft avait la même vision avec son modèle de communications unifiées. Le cycle de vie d Exchange 2000 Server touchant à sa fin, l équipe de Rolf Hansmann a commencé à rechercher des solutions capables de prendre en charge et d enrichir les outils de collaboration proposés par elounge. Début 2006, Microsoft a proposé à Sanofi- Aventis de participer à un programme pilote pour Microsoft Office Communications Server 2007, le premier produit Microsoft à combiner des fonctions améliorées de voix sur IP, de présence, de messagerie instantanée d entreprise et de conférence Web. L équipe de Rolf Hansmann a donc décidé de tester Microsoft Office Communications Server 2007 ainsi que le potentiel d un modèle de communications unifiées. Nous souhaitions vraiment voir comment nous pouvions renforcer la sécurité des conférences Web, vidéo et audio ainsi que des communications vocales grâce à Office Communications Server 2007, sans oublier l infrastructure Active Directory disponible pour l authentification. Autre aspect important : nous souhaitions évaluer comment ces outils pouvaient être intégrés à nos processus métier quotidiens. Les collaborateurs apprécient Office Communications Server 2007 et souhaitent s en servir au quotidien. Ils n ont plus besoin de composer un long numéro pour joindre une personne qui est peut-être absente de son bureau. À présent, ils appellent tout simplement un nom à partir de leur liste de contacts pour parler à la personne de leur choix, où qu elle se trouve Technologies utilisées Microsoft C# Microsoft BizTalk Server 2006 Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition Microsoft Visual Studio 2005 Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard x64 Edition Serveur Dell PowerEdge 2650

4 Parole d'utilisateur Conjointement avec Microsoft, le service informatique de a élaboré un environnement de test basé sur Office Communications Server 2007, Microsoft SQL Server 2005 et la messagerie unifiée Microsoft Exchange Server L architecture d Office Communications Server 2007 s appuie sur des serveurs frontaux, des serveurs périphériques et des serveurs d applications. Dans ce cadre, les serveurs frontaux sont intégrés à Active Directory pour l authentification des utilisateurs tandis que le serveur périphérique d accès (Access Edge Server), situé dans le périmètre réseau, prend en charge la connectivité des utilisateurs externes. a commencé avec 180 utilisateurs issus principalement de ses divers services d informatique à travers le monde. Nous avons élaboré un environnement de test complet de communications unifiées afin que nos utilisateurs puissent évaluer toutes les fonctionnalités de collaboration. Cet environnement comprend l intégration d Office Communications Server 2007 au PBX de l entreprise à Francfort. Un serveur de médiation relie le PBX via une passerelle AudioCodes Mediant 2000, qui s intègre facilement avec le logiciel de Microsoft et génère à la fois de hautes performances et une qualité vocale élevée. Étant donné que Microsoft travaille en étroite collaboration avec les fournisseurs de PBX et de passerelles, l équipe de n a eu aucune difficulté à accéder à l expertise d intégration. Les utilisateurs ont ainsi pu tester de véritables outils de communications unifiées. Par ailleurs, l équipe informatique a également déployé Exchange Server 2007 au sein de l environnement de test. Grâce à Exchange Server 2007 Unified Messaging, les professionnels de peuvent non seulement accéder à leur messagerie électronique et vocale mais aussi à leur fax et à leur calendrier à partir d une seule boîte de réception unifiée. La toute dernière version d Exchange Server intègre également un nouveau dispositif de reconnaissance vocale qui permet aux employés d accéder à leur calendrier, à leurs courriers électroniques et à leur messagerie vocale et de les modifier en utilisant un simple téléphone. Cette fonctionnalité offre aux employés non-voyants de un moyen simple et convivial d accéder à leurs courriers électroniques. Elle offre également aux employés en déplacement un moyen supplémentaire de vérifier leur messagerie.

5 Les collborateurs de accèdent aux fonctionnalités de communications unifiées par le biais de Microsoft Office Communicator 2007, le client privilégié pour Office Communications Server Résultat : les utilisateurs ont la possibilité de passer facilement de la messagerie instantanée à la vidéo ou à la voix. Office Communications Server 2007 prend en charge les fonctionnalités améliorées d Office Communicator Tandis que les collaborateurs ont maintenant la possibilité de vérifier d'un coup d œil la disponibilité de leurs collègues, de nouvelles fonctionnalités renforcent la précision de ces informations. Les utilisateurs peuvent définir leur statut de présence en fonction d un certain nombre d options. Désormais, ils peuvent également définir le niveau d informations affiché à l attention de leurs contacts. L intégration à Exchange Server 2007 signifie que ces informations sont synchronisées au client de messagerie et de collaboration Microsoft Office Outlook Les informations avancées de présence peuvent également être intégrées à d autres applications Microsoft ou tierces. Grâce à la messagerie instantanée professionnelle d'office Communications Server 2007, les collaborateurs de peuvent conduire des conversations texte avec 100 participants. Les images et les textes formatés issus d autres applications sont pris en charge. Les équipes informatiques de l entreprise explorent depuis quelque temps la fonctionnalité glisser-déposer ainsi que la possibilité de passer plus rapidement de conversations de type messagerie instantanée aux conférences vidéo et Web. a découvert que les conférences peuvent être organisées spontanément avec un ensemble complet de fonctionnalités. Parmi elles : la messagerie instantanée, l audio, la vidéo et le partage d applications. Les utilisateurs peuvent non seulement passer d une conversation audio ou vidéo individuelle à un mode collectif, mais aussi partager des contenus dynamiques tels que des fichiers Windows Media et des ressources Adobe Flash. Le géant pharmaceutique a également fourni à ses collaborateurs un dispositif de conférence et de collaboration Microsoft RoundTable, qui offre une vue panoramique des participants à la réunion. Les employés de à Francfort passent et reçoivent des appels de poste interne à poste interne et de poste interne vers l extérieur (réseau téléphonique public classique) par le biais d Office Communicator Ils ont été impressionnés par les fonctions avancées de gestion des appels et la capacité à enrichir les conversations avec la messagerie instantanée, la vidéo et les applications. Selon les collaborateurs des services informatiques de, Office Communications Server 2007 peut aider l entreprise pharmaceutique à intégrer les communications à ses processus métier. Le modèle de communications unifiées n offre pas seulement à un environnement riche pour son portail de collaboration elounge, il constitue également un moyen de mieux protéger sa propriété intellectuelle, d augmenter sa productivité et d accélérer la commercialisation de ses produits. Des fonctionnalités de sécurité pour une meilleure protection de la propriété intellectuelle Lors du programme pilote, l équipe de Sanofi- Aventis a été rassurée par les fonctionnalités de sécurité d Office Communications Server La propriété intellectuelle est probablement la ressource la plus précieuse de l entreprise pharmaceutique. Avec Office Communications Server 2007, l authentification Active Directory et le cryptage de la couche transport sont assurés pour la conférence Web et les lignes audio. Ceci est capital pour nous aider à protéger la propriété intellectuelle de notre entreprise. L intégration entre Active Directory et Office Communications Server 2007 permet aux organisateurs de conférences de contrôler L un des principaux atouts d Office Communications Server 2007? La possibilité pour notre entreprise de se connecter à de multiples solutions de téléphonie tout en conservant une interface interne unique

6 Parole d'utilisateur les privilèges des participants et de spécifier différents paramètres de contrôle d entrée. Outre la sécurité accrue de la communication informatisée, constate que les dispositifs testés offraient également un meilleur niveau de sécurité. L entreprise a particulièrement bien accueilli l IP Phone 8540 de LG-Nortel : les collaborateurs peuvent accéder à l interface intuitive d Office Communicator 2007 et aux informations de présence améliorées grâce à son écran couleur tactile. Et ce n est pas tout : pour une sécurité renforcée, l IP Phone peut crypter les flux vocaux et utiliser l authentification Active Directory conjointement avec un dispositif biométrique lors de l ouverture de session. avait limité l utilisation de la messagerie instantanée pour des raisons de sécurité. Grâce aux fonctions d authentification de l utilisateur et de contrôle du transport URL (TURL) d'office Communications Server 2007, l entreprise pharmaceutique a repris confiance dans la sécurité de la messagerie instantanée. De plus, la possibilité de sauvegarder les conversations instantanées permet à de se conformer aux exigences réglementaires. Avec Office Communications Server 2007, nous pouvons stocker dans Office Outlook 2007 des fils de conversations qui se sont tenues sur messagerie instantanée. Ce procédé s apparente à nos politiques de conservation des données pour les courriers électroniques. Communication dynamique ou comment augmenter la productivité du personnel a un impératif : ses employés doivent pouvoir se joindre facilement et rapidement. Il est important que les diverses équipes qui constituent l entreprise puissent communiquer selon le moyen de leur choix. Grâce à des fonctionnalités telles que la conférence interne avec Office Communications Server 2007, la barrière des coûts disparaît dans le domaine de la collaboration. Nos collaborateurs n ont plus besoin de s inquiéter des coûts et du temps que représentent les services d un prestataire externe. Les conférences jouent un rôle capital chez, aussi la simplification de leur gestion et de leur organisation assure aux employés un gain de temps considérable. Et la possibilité de passer d une conversation vocale ou sur messagerie instantanée à une conférence vidéo ou Web rend les communications beaucoup plus dynamiques. D après les commentaires des utilisateurs, la flexibilité qu offre l environnement de communications unifiées permet d augmenter la productivité dans l ensemble de l entreprise. Les personnes qui ont participé au programme pilote auraient aujourd'hui beaucoup de mal à se passer de ces nouvelles fonctionnalités. Les collaborateurs apprécient Office Communications Server 2007 et souhaitent s en servir au quotidien. Ils n ont plus besoin de composer un long numéro pour joindre une personne qui est peut-être absente de son bureau. À présent, ils appellent tout simplement un nom à partir de leur liste de contacts pour parler à la personne de leur choix, où qu elle se trouve. Rolf Hansmann constate aussi avec satisfaction que les communications, grâce aux informations de présence, sont plus efficaces. La présence apporte une importante valeur ajoutée à notre manière de communiquer. Avec Office Communications Server 2007, nos collaborateurs savent quel est le meilleur moyen de joindre leurs collègues, ce qui réduit considérablement le nombre d appels et de messages électroniques inutiles. D après les résultats du programme pilote, reconnaît pouvoir limiter le temps que consacrent ses collaborateurs à leurs déplacements grâce aux fonctionnalités améliorées de conférence. Les réunions physiques jouent un rôle capital dans le monde des affaires. Tout en adhérant à cette idée, Rolf Hansmann est à même de proposer à ses collègues une alternative appropriée par le biais d Office Communications Server 2007.

7 Avec Office Communications Server 2007, la richesse des conférences multimédias permet de combler les vides entre chaque réunion physique. À Francfort, le personnel de l entreprise a été particulièrement impressionné par la capacité de RoundTable à offrir un environnement de conférence complet et réaliste. Microsoft RoundTable procure une expérience utilisateur unique. Le meilleur reste à venir quand nous disposerons de ces technologies dans nos différents bureaux et pourrons élargir les salles de réunion au-delà de l Atlantique, par exemple. Intégration aux processus métier pour une meilleure collaboration a rapidement reconnu l importance d intégrer les communications à ses applications. Au cours du programme pilote, Rolf Hansmann et son équipe ont évalué la capacité d Office Communications Server 2007 à s intégrer à d autres applications métier et Microsoft Office. Les experts informatiques de souhaitaient également évaluer si la solution était capable de prendre en charge le portail de collaboration elounge. D après leurs conclusions, les utilisateurs collaborent plus efficacement sur les projets lorsqu ils ont accès aux fonctionnalités de contact dans leurs applications quotidiennes. Par exemple, un chercheur examinant un article dans Microsoft Office Word peut immédiatement vérifier la disponibilité de l auteur de ce document et engager avec lui une conversation. La grande différence dans le modèle de communications unifiées de Microsoft? Le passage d un modèle basé sur les connexions et les lignes à un modèle basé sur les logiciels et les processus. Office Communications Server 2007 nous permet d intégrer les communications à nos processus métier, ce qui rationalise les tâches liées à nos projets. Communication améliorée = mise sur le marché accélérée peut accroître la rentabilité de ses produits en accélérant leur mise sur le marché. L entreprise pharmaceutique est convaincue qu une infrastructure de communications unifiées lui permettra d atteindre cet objectif. De meilleures communications accélèrent les cycles de vie des projets et diminuent la durée de développement, ce qui signifie en clair que nos produits peuvent être commercialisés plus vite. Infrastructure simplifiée grâce à la voix standardisée La fonctionnalité VoIP d Office Communications Server 2007 offre à un moyen de standardiser son infrastructure téléphonique actuellement hétérogène. Le modèle de communications unifiées de Microsoft prend en charge trois configurations de déploiement : SIP (Session Initiation Protocol)-PBX, SIP-IP-PBX et IP-RTC (réseau téléphonique public). Grâce à son réseau de partenaires sans cesse croissant et à sa collaboration privilégiée avec les fournisseurs de PBX et de passerelles, Microsoft offre aux entreprises un moyen direct d utiliser la fonctionnalité VoIP d Office Communications Server Rolf Hansmann conclut : L un des principaux atouts d Office Communications Server 2007? La possibilité pour notre entreprise de se connecter à de multiples solutions de téléphonie tout en conservant une interface interne unique. Grâce à des fonctionnalités telles que la conférence interne avec Office Communications Server 2007, la barrière des coûts disparaît dans le domaine de la collaboration. Nos collaborateurs n ont plus besoin de s inquiéter des coûts et du temps que représentent les services d un prestataire externe Réalisation : Indexel Crédits photos : Denis Felix pour Sanofi Aventis

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