Le service WEB Dropbox

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1 Le service WEB Dropbox Dropbox est un service internet gratuit qui permet facilement de : - Sauvegarder des données en ligne, - Partager des données, - Synchroniser des données. Voir le lien pour une première découverte : Il s agit actuellement d une version «Bêta» mais qui semble relativement stable et performante. Bien que l interface soit en anglais, la prise en main se fait très facilement. L espace de stockage de base est de 2 Go. Il est cependant possible d obtenir une capacité plus importante (3 Go ou 6 Go) par un système de parrainage. Enfin, pour les plus «gourmands», il reste la possibilité de souscrire à un abonnement et bénéficier ainsi d un espace de 50 GO. Vous trouverez ci-joint un document qui développe davantage les fonctionnalités de ce service. 1. Installation de l application Dropbox Pour bénéficier de ce service, il faut dans un premier temps télécharger puis installer l application Dropbox sur votre ordinateur. Lien : Lors de l installation, vous devez spécifier l emplacement du dossier «My Dropbox» : ce choix est important car seuls les fichiers contenus dans ce dossier seront pris en compte par le service web Dropbox. Dans le mode opératoire qui va suivre, l installation s est faite sur le disque dur «E» et dans le dossier «Cours ». Si l installation s est déroulée correctement, vous devez avoir : - L icône Dropbox présente dans la barre des tâches, - Un nouveau dossier sur votre disque dur appelé «My Dropbox». L emplacement de ce dossier a été défini dans la phase d installation mais il sera toujours possible de le modifier par la suite (voir paragraphe 3.5). - Ne pas renommer le dossier «My Dropbox», - Ne pas supprimer les fichiers et dossiers créés lors de l installation.

2 2. Principes de base de Dropbox Vous disposez donc maintenant d un dossier nommé «My Dropbox» sur votre disque dur. Tous les dossiers créés ainsi que les fichiers enregistrés dans ce dossier seront automatiquement sauvegardés sur votre compte Dropbox. Intérêts : - Sauvegarde de sécurité en ligne de vos données stockées dans «My Dropbox», - Sauvegarde automatique sans intervention de votre part dès lors qu un dossier (ou fichier) est créé, modifié ou supprimé dans «My Dropbox». - Synchronisation des données entre votre dossier «My Dropbox» et votre espace Web Dropbox. La mise à jour se fait dans les 2 sens : - Possibilité d accéder à vos données via le site internet Dropbox : finis le stress d oublier sa clé USB. Vos données seront à portée d un «clic» si vous disposez d un ordinateur avec une connexion internet. Zone d identification Une fois identifié, vous accédez à votre page d accueil : Espace utilisé Aperçu des derniers «événements» intervenus Dossiers et fichiers à la racine de «My Dropbox»

3 3. Les fonctions avancées de Dropbox 3.1 La mise à disposition ponctuelle d un fichier Il peut être utile de mettre à disposition d autres personnes un fichier. Si vous ne souhaitez pas utiliser l échange par boîte électronique (ex : fichier volumineux...), vous pouvez utiliser le dossier «Public» présent à la racine de «My Dropbox». Via dossier «My Dropbox» sur votre ordinateur Déposer le fichier à partager dans le dossier «Public» présent à la racine de votre dossier «Dropbox» Via mon compte web Dropbox Ouvrer le dossier «Public» présent à la racine de votre espace Dropbox Ajouter le fichier à partager = Upload Le ficher apparaît alors dans le dossier Public Faire un clic-droit sur le fichier et choisir «copy public URL» Cliquer sur la ligne du fichier et choisir «copy public URL» Il ne vous reste plus qu à diffuser ce lien aux personnes (même si elles n utilisent pas Dropbox) avec qui vous voulez partager ce fichier. 3.2 La révision d un fichier La révision d un fichier consiste à retrouver les différentes versions d un fichier qui a été modifié. Il est alors possible de restaurer la version de son choix. Via dossier «My Dropbox» sur votre ordinateur Faire un clic droit sur le fichier à réviser et choisir «Revisions» Via mon compte web Dropbox Cliquer sur la ligne du fichier à réviser et choisir «Revisions» Le service Web Dropbox se lance automatiquement dans vote navigateur internet par défaut.

4 Les différentes versions du fichier apparaissent : En cliquant sur «Restore», vous allez restaurer une version précédente du fichier. 3.3 La récupération d un fichier supprimé Cette fonctionnalité n est disponible que par l interface web de votre compte Dropbox. Une fois identifié, vous pouvez choisir de voir ou de cacher les fichiers supprimés. Les fichiers supprimés sont «cachés» Les fichiers supprimés sont «visibles»

5 Restauration de TOUS les fichiers supprimés du dossier sélectionné Restauration DU fichier sélectionné 3.4 Le partage d un dossier : vers un travail collaboratif L idée ici est de partager un dossier avec plusieurs personnes appelées «collaborateurs». Ce dossier sera synchronisé sur tous les ordinateurs des «collaborateurs» attachés au dossier partagé. Ce qui signifie que si un collaborateur crée, modifie ou supprime un fichier, la mise à jour sera automatique sur tous les ordinateurs des autres collaborateurs. La fonctionnalité de «révision» des fichiers (3.2) et de restauration des fichiers supprimés (3.3) rend le travail collaboratif très performant et sécurisant. Seule contrainte, ce service n est utilisable que si l ensemble des collaborateurs dispose d un compte Dropbox. La personne à l initiative du travail collaboratif peut utiliser soit son ordinateur soit l interface web de «Dropbox» pour créer le dossier partagé : Via dossier «My Dropbox» sur votre ordinateur Via mon compte web Dropbox Créer dans «My Dropbox» le dossier qui sera partagé : Exemple : Faire un clic-droit sur le dossier créé et choisir «share»: Cliquer sur la ligne du dossier à partager et choisir «Share folder» : Le service Web Dropbox se lance automatiquement dans vote navigateur internet par défaut. Saisir les adresses électroniques des «collaborateurs» : Séparer les adresses électroniques par une virgule Chaque «collaborateurs» recevra un message électronique l invitant à partager avec vous, dans notre exemple, le dossier «Dossier travail collaboratif».

6 Seule la personne qui est à l initiative du partage pourra supprimer le dossier partagé ou «exclure» un collaborateur. Par contre, chaque collaborateur a la possibilité de rompre sa collaboration au dossier partagé. Icône caractérisant les dossiers partagés Accéder aux informations sur le dossier partagé Membres du dossier partagé Personnes invitées 3.5 La modification de l emplacement du dossier «My Dropbox» sur votre ordinateur Il est possible de modifier à tout moment l emplacement sur votre disque dur du dossier «My Dropbox» en procédant ainsi : Clic-droit sur l icône «My Dropbox» Choisir «Preferences» Cliquez sur «Move..» et choisir un nouvel emplacement.