5 à 7 Processus Externalisés

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1 5 à 7 Processus Externalisés 1

2 Achats - Fournisseurs 2

3 Document : ISO 9001 v2008 Exigences générales d un SMQ. Note 2 : Un processus externalisé est un processus dont l organisme : a besoin pour son système de management de la qualité choisit de confier sa mise en œuvre à une partie extérieure. 3

4 Document : ISO 9001 v2008 Exigences générales d un SMQ. Note 3 : L assurance de la maitrise des processus externalisés ne dégage pas l organisme de sa responsabilité : à toutes les exigences clients à toutes exigences légales et réglementaires. 4

5 Document : ISO 9001 v2008 Exigences générales d un SMQ. Note 3 : Le type et la nature de la maitrise devant être appliquée au processus externalisé peuvent être influencés par des facteurs tels que : L incidence potentielle du processus externalisés sur l aptitude à fournir un produit conforme Analyser les risques de l externalisation du processus 5

6 Document : ISO 9001 v2008 Exigences générales d un SMQ. Note 3 : Le type et la nature de la maitrise devant être appliquée au processus externalisé peuvent être influencés par des facteurs tels que : La part incombant à chacun dans la maitrise du processus Clarifier les responsabilités respectives de chaque entité 6

7 Document : ISO 9001 v2008 Exigences générales d un SMQ. Note 3 : Le type et la nature de la maitrise devant être appliquée au processus externalisé peuvent être influencés par des facteurs tels que : L aptitude à atteindre la maitrise nécessaire par l application du Processus Achat. (7.4) Assurer la cohérence entre la maîtrise du processus externalisés et la maîtrise des produits/prestations achetés 7

8 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 Dans le contexte de l'iso 9001, un "processus externalisé" est : un processus que l'organisme estime nécessaire pour son système de management de la qualité Un processus qu'il choisit de faire réaliser par une partie externe. 8

9 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 Le paragraphe 4.1 de l ISO a pour but de souligner que lorsque l organisme choisit d externaliser, il ne saurait ignorer sans plus ce processus, ni l exclure du SMQ. 9

10 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 Un processus externalisé peut être réalisé : par un fournisseur qui est totalement indépendant de l'organisme Par une entité qui fait partie du même groupe (par exemple une division ou un département distinct qui n'est pas soumis au même système de management de la qualité) Le processus peut être réalisé dans les locaux de l'organisme ou sur un site indépendant. 10

11 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 Dans certaines situations, il se peut que l'organisme «n'achète» pas, au sens traditionnel du terme, le processus externalisé. Il peut, par exemple, recevoir le service du siège de l'entreprise ou d'une autre division sans aucune transaction financière. Dans ce cas les paragraphes 7.4 Achats et 4.1 Exigences générales s appliquent néanmoins 11

12 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 La maitrise des processus Externalisés : Cas N 1 : L'organisme est compétent et apte à réaliser le processus, mais choisit de l'externaliser (pour des raisons commerciales ou autres). Dans cette situation, les critères de la maîtrise du processus devront avoir été définis et, s'il y a lieu, peuvent être transposés en exigences pour le fournisseur du processus externalisé. 12

13 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 La maitrise des processus Externalisés : Cas N 2 : L'organisme n'a pas les compétences pour réaliser lui-même le processus, et choisit de l'externaliser. Dans cette situation, l'organisme doit assurer que les contrôles proposés par le fournisseur du processus externalisé sont adéquats. 13

14 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 La maitrise des processus Externalisés : La maitrise dépendra : De l importance du processus externalisé (processus clé? Processus mature?...) Du risque encouru sur le produit (analyse de risque ) De l aptitude du fournisseur à satisfaire aux exigences du processus (cf. 7.4 Achats) 14

15 Retour d expérience La maîtrise des processus Externalisés : Comment faire? Etablir un contrat avec des objectifs mesurables Etablir une charte de partenariat avec le prestataire Fournir, aux sous traitants, un dossier comportant les informations clés et les caractéristiques critiques de la prestation Demander au sous traitant, de formuler un plan d assurance qualité 15

16 Retour d expérience La maîtrise des processus Externalisés : Comment faire? Assurer une délégation de vérification chez le sous traitant Réaliser les revues des exigences clients (revue de contrat) avec le sous traitant Réaliser des audits chez vos fournisseurs et sous traitants Promouvoir la certification de vos fournisseurs 16

17 Document : ISO/TC 176/SC 2/N 630R2 La maitrise des processus Externalisés : Comment faire? Faire superviser le fournisseur par une personne compétente en interne et mettre en œuvre une check list de contrôle avant démarrage Réaliser des revues de processus communes (mutualisation) Demander une analyse de risques (AMDEC ) 17

18 Retour d expérience Processus Externalisés rencontrés : Location de bâtiments (infrastructures) Achat de matières premières par la société mère Gestion du recrutement du personnel réalisée par la maison mère ou par un cabinet conseil. Gestion de la veille réglementaire par la Holding. Le Transport (l organisme facture le client). 18

19 Retour d expérience Processus Externalisés rencontrés : La sous-traitance des produits (traitement de surface). La maintenance du système d information. Les centres d appels mutualisés. La maintenance des machines L étalonnage des équipements de mesure (métrologie) La mise à disposition de personnels intérimaires 19

20 Retour d expérience Conseil Repérer les processus externalisés dans la cartographie des processus. Déterminer les processus clés (incidence / produit) Processus clés de l'entreprise 2009.pdf Préciser dans un document, les moyens de surveillance et de maitrise des processus externalisés (pour rassurer le client) 20

21 Retour d expérience Conseil Si nécessaire, définir dans une procédure les méthodes à utiliser pour maitriser le processus externalisés Procédure : «Exigences relatives aux fournisseurs et sous-traitants». FAI SONACA fournisseurs 2009.pdf 21

22 Retour d expérience Conseil Appliquer aux fournisseurs de processus externalisés, une cotation plus «rigoureuse». (cf. 7.4) Les critères de sélection, d évaluation et de réévaluation des processus externalisés sont particulièrement pertinents. Suivi des fournisseurs stratégiques 2009.pdf 22

23 Retour d expérience Conseil Déterminer des niveaux de maitrise applicables aux fournisseurs en fonction : Du niveau d incidence sur le produit ou service. De la durée (profondeur) de la relation avec le partenaire. Cartographie des fournisseurs niveau maitrise 2009.pdf 23

24 Retour d expérience Conseil Exemples : Convention PFS.pdf SIAM plan assurance qualité.pdf Revue de processus SMI 2009.pdf 24

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