Yphise FAIT AVANCER L INFORMATIQUE D ENTREPRISE

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1 Pilotage des Projets Production Jeudi 19 Juin 2003 Rencontre WITO Laurent Ruyssen (Yphise) 6 rue Beaubourg PARIS - T F WITO - 1

2 Agenda Enjeux et Cible 3 Résultat = Valeur Coût Délai 5 Le risque = ce qui peut diminuer le résultat 6 Jalonner = Garantir le résultat selon les risques 8 Le plan d avancement 10 Le plan de collaboration 13 A propos d Yphise WITO - 2

3 Enjeux Enjeux De plus en plus, tout investissement informatique est décidé en mode projet au niveau de la direction générale. L enjeu est de maîtriser en valeur, coût et délais les projets production. Constats Les projets production sont souvent très techniques. La vision technique masque leur valeur ajoutée pour le client. Les intervenants ont souvent des responsabilités opérationnelles de gestion courante. La gestion courante est prioritaire sur les projets. Les projets sont souvent perturbés. Les projets sont de taille très variable et font intervenir de multiples intervenants généralement non détachés en permanence sur chaque projet. Les personnes qui prennent la charge les projets production ont généralement peut d expérience du pilotage de projet WITO - 3

4 La cible pour répondre à l enjeux La production utilise une méthode spécifique de jalonnement des projets. Elle diffère des méthodes de pilotage des projets de développement. Le résultat d un projet technique est défini en valeur, coût et délai. La valeur du résultat s exprime en gain pour l entreprise. Le chef de projet et l instance de pilotage se rencontrent selon un jalonnement déduit des risques à traiter et des besoins d escalade pour garantir le résultat. Le plan d avancement mesure et consigne l avancement à chaque jalon. Le plan de collaboration gère les engagements des intervenants du projet. Il planifie la collaboration (réunions, livrables intermédiaires). Il planifie les actions préventives nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de la collaboration WITO - 4

5 RESULTAT = VALEUR, COUT, DELAI Le Chef de Projet fait exprimer par le client le résultat en termes de valeur, coût et délai Seul le client peut ajuster l équilibre entre Valeur, Coût et Délai. Seul le client peut ajuster l une des dimensions en cas de dérapage sur un projet. L instance de pilotage représente le client vis à vis du chef de projet. Le chef de projet est responsable de l atteinte du résultat (VCD) défini en accord avec l instance de pilotage WITO - 5

6 LE RISQUE = CE QUI PEUT DIMINUER LE RESULTAT L analyse du risque est continue. Elle donne la vision anticipative qui permet de piloter. L instance de pilotage demande le résultat de l analyse des risques à chaque jalon. Tout événement nouveau entre deux jalons amène potentiellement un risque ayant pour effet L augmentation des délais finaux L augmentation des coûts finaux La baisse du gain attendu au final WITO - 6

7 L ORIGINE DU RISQUE CHECK-LIST Le chef de projet décrit l origine du risque spécifique au projet qui pourrait entraîner ou entraîne la dégradation du résultat final. Il s aide de la check-list suivante. Compétences des équipes, des fournisseurs Domaines techniques innovants où la faisabilité technique n'est pas assurée Flou relatif au résultat attendu sur une partie du projet Difficulté relative à la disponibilité de l'instance de Pilotage Difficulté relative à la disponibilité des autres intervenants dans le projet Délais impératifs (exigences légales ou calendaires) Ressources a priori insuffisantes Réactivité des fournisseurs Maturité des solutions techniques à mettre en place Contraintes fortes inter-projet Charge extraordinaire de gestion courante Niveau de priorité du projet par rapport aux autres projets Nombre élevé d'interlocuteurs Nombre élevé d'entités concernées par le projet WITO - 7

8 JALONNER = GARANTIR LE RESULTAT SELON LES RISQUES Le chef de projet positionne les jalons avec l instance de pilotage de sorte à traiter les risques et valider en permanence le résultat visé. Le jalonnement du projet consiste à Savoir positionner les jalons en fonction des risques, des besoins d escalade et d arbitrage Savoir définir le résultat court terme à atteindre pour le prochain jalon Le chef de projet doit toujours avoir un résultat à atteindre pour le prochain jalon planifié avec l instance de pilotage. L instance de pilotage a donné son accord au jalon précédent WITO - 8

9 EXEMPLE DE JALONNEMENT Le planning prévoit un arbitrage de l instance de pilotage sur un livrable. Le jalonnement garantit que l arbitrage sera possible Livrable permettant l arbitrage Risque : retard d arbitrage par manque d information Planification Arbitrage Jalon n-2 : Recueil des informations nécessaires à l arbitrage Jalon n-1 : Présentation intermédiaire du livrable Jalon n : arbitrage Jalonnement WITO - 9

10 LE PLAN D AVANCEMENT C est un outil pour le Chef de Projet. Le Plan d Avancement donne la visibilité nécessaire à l instance de Pilotage pour prendre les décisions attendues par le Chef de Projet. Il contient les informations nécessaires au reporting. Il gère les éléments nécessaires de compréhension des objectifs, des limites du projet, des risques, des actions préventives pour garantir le résultat, de la planification, du jalonnement et des décisions prises. Il est tenu a jour tout au long du projet. Il est unique pour le projet WITO - 10

11 CONTENU DU PLAN D AVANCEMENT 1/2 Section L'objectif est L'objectif n'est pas Autre contribution aux axes d'amélioration en cours de la Production Contenu Les objectifs du projet sont exprimés en deux à trois points Chaque objectif est associé à un indicateur et une valeur cible Chaque domaine hors périmètre du projet, ou chaque simplification du projet, est décrit en une à deux lignes Un ou deux objectifs actuels de la production sont décrits pour rappel Pour chacun, la manière dont le projet participe à sa réalisation est décrite en deux phrases Planification Le projet est découpé en 2 à 6 phases (1 pour PPrj) Le résultat de chaque phase est décrit en VDC (Valeur, Coût, Délai) Les éléments de coût distinguent la ressource interne des dépenses externes Les coûts de gestion courante après projet sont également identifiés WITO - 11

12 CONTENU DU PLAN D AVANCEMENT 2/2 Section Définition du résultat au prochain jalon d'avancement Risques majeurs Contenu Le résultat à atteindre est décrit en 3 à 6 points couvrant VCD (Valeur, Coût, Délai) Chaque point décrivant le résultat est factuel et mesurable Le date du prochain jalon est indiquée Les éléments de coût distinguent les ressources internes des dépenses externes La date de première identification du risque est indiquée Chaque risque est décrit par son impact A chaque risque est associé un indicateur d'évolution par rapport au jalon précédent - moins probable qu'au précédent jalon d'avancement - sans changement par rapport au précédent jalon d'avancement - plus probable qu'au précédent jalon d'avancement Pour chaque risque sont indiquées les actions prévues pour les couvrir Je ne mets dans le Plan d'avancement que les risques majeurs, c'est-à-dire - qui impactent le résultat en VCD (Valeur, Coût, Délai) - dont la mise en œuvre des moyens pour les couvrir nécessite un arbitrage - dont les moyens identifiés pour les couvrir semblent insuffisants et temporaires WITO - 12

13 LE PLAN DE COLLABORATION Le plan de collaboration définit les engagements de chaque entité intervenant dans le projet. Il garantit la visibilité tout au long du projet sur ces engagements. Pour chaque entité, il identifie chaque Correspondant Projet, son rôle et ses responsabilités par rapport au projet. Le Plan de Collaboration planifie les réunions et livrables qui font intervenir les entités participant au projet La Plan de Collaboration planifie les actions préventives pour assurer le déroulement de la collaboration compte-tenu des risques spécifiques du projet. Une action préventive peut être un groupe de travail, une revue de livrable, une assistance à réalisation, une présentation ou formation sur un sujet WITO - 13

14 CONTENU DU PLAN DE COLLABORATION 1/2 Section Correspondant Projet Réunions de suivi Livrables Actions préventives Compte-rendu des actions préventives Contenu Le nom de chaque Correspondant Projet est indiqué La cellule organisationnelle de chaque Correspondant Projet est indiqué Les ressources en jour homme dégagées par chaque cellule organisationnelle sont notées en fonction des phases du projet et du calendrier du projet Les responsabilités de chaque Correspondant Projet vis à vis de son projet sont décrites en 2 à 4 points sa planification (fréquence ou ponctuelle) les phases du projet où elle est nécessaire les participants à la réunion la mission, ce qu'on en attend la date cible à laquelle il doit être disponible la phase projet où il est nécessaire son type (document, environnement, outillage) son protocole d'obtention (qui et comment) le nom du fournisseur et de celui qui le validera (en tant que client du livrable) ce que l'on attend du livrable et ce qui fait qu'il est bon en 2 à 4 points son type (Groupe de travail, Revue, Assistance, Formation) ce sur quoi elle porte le risque que l'on cherche à couvrir par cette action sa planification le nom de l'acteur qui réalisera l'action Contient pour chaque action préventive le résultat de l'action et les conséquences sur le pilotage du projet WITO - 14

15 A Propos d Yphise WITO - 15

16 Yphise L entreprise a besoin que l informatique soit un levier décisif de compétitivité Nos PUBLICATIONS, missions de CONSEIL et actions de FORMATION accompagnent les décideurs et équipes de l informatique dans l identification et la mise en œuvre des meilleures STRATEGIES, pratiques de MANAGEMENT et ARCHITECTURES WITO - 16

17 Le risque informatique pour l'entreprise Traiter le risque informatique Une vue cohérente du management de l informatique LE MANQUE D'EFFICIENCE LE MANQUE DE REACTIVITE BUSINESS LA PERTURBATION DES OPERATIONS LA PERTE D'INTEGRITE LA MALVEILLANCE LE NON RESPECT DU REGLEMENTAIRE LE RISQUE SOCIAL MAINTENANCE CONTROLER PILOTER PILOTAGE PROJET AMELIORER DEVELOPPEMENT PLANIFICATION INDUSTRIALISATION QUALIFICATION INTEGRATION RELATION METIERS ACCOMPAGNEMENT ARCHITECTURE EXPLOITATION PUBLICATION SUPPORT La carte du risque ENVIRONNEMENTS YBRM - Yphise Business Risk Management Yphise - version 2.2 RELEASE INFRASTRUCTURE SECURITE Le risque informatique pour l'entreprise Traiter le risque informatique La carte des processus opérationnels PLAN DE SECOURS LE MANQUE D'EFFICIENCE LE MANQUE DE REACTIVITE BUSINESS CONTROLER PILOTER AMELIORER MAINTENANCE PILOTAGE PROJET LA PERTURBATION DES OPERATIONS DEVELOPPEMENT LA PERTE D'INTEGRITE PLANIFICATION INDUSTRIALISATION EXPLOITATION LA MALVEILLANCE QUALIFICATION INTEGRATION PUBLICATION LE NON RESPECT DU REGLEMENTAIRE RELATION METIERS ACCOMPAGNEMENT SUPPORT LE RISQUE SOCIAL La carte du risque YBRM - Yphise Business Risk Management Yphise - version 2.2 ARCHITECTURE ENVIRONNEMENTS RELEASE INFRASTRUCTURE SECURITE La carte des processus opérationnels PLAN DE SECOURS Nous savons traiter le risque informatique par les processus (ou disciplines) de l informatique et leurs relations WITO - 17

18 Le risque informatique pour l'entreprise Traiter le risque informatique Nous mettons en place, évaluons et améliorons LE MANQUE D'EFFICIENCE LE MANQUE DE REACTIVITE BUSINESS LA PERTURBATION DES OPERATIONS LA PERTE D'INTEGRITE LA MALVEILLANCE LE NON RESPECT DU REGLEMENTAIRE LE RISQUE SOCIAL MAINTENANCE CONTROLER PILOTER PILOTAGE PROJET AMELIORER DEVELOPPEMENT PLANIFICATION INDUSTRIALISATION QUALIFICATION INTEGRATION RELATION METIERS ACCOMPAGNEMENT ARCHITECTURE EXPLOITATION PUBLICATION SUPPORT La carte du risque ENVIRONNEMENTS YBRM - Yphise Business Risk Management Yphise - version 2.2 RELEASE INFRASTRUCTURE SECURITE Les processus (Qui Fait Quoi Quand) et les guides de travail des collaborateurs (Comment) La carte des processus opérationnels PLAN DE SECOURS La gestion d engagements de service (SLM) Les systèmes de mesure de l efficience La dynamique d amélioration continue La gestion de la stratégie informatique Les cursus de formation des collaborateurs et managers L outillage des processus L organisation de l informatique WITO - 18

19 La mise en œuvre des systèmes d information LE CLIENT LA SUPPLY CHAIN PLANIFICATION CONTROLE SERVICES METIER - LOGIQUES - TECHNIQUES COLLABORATION R & D LE CLIENT LA SUPPLY CHAIN PLANIFICATION CONTROLE COLLABORATION R & D SERVICES METIER - LOGIQUES - TECHNIQUES Nous sommes certifiés ISO 9001 en évaluation des progiciels. Nous détectons les meilleurs progiciels du marché depuis Plusieurs milliers de bonnes décisions d investissement, de négociations, ou de mises en œuvre se sont appuyées sur notre expertise WITO - 19

20 Nous intervenons en réalisation ou revue LE CLIENT LA SUPPLY CHAIN PLANIFICATION CONTROLE SERVICES METIER - LOGIQUES - TECHNIQUES COLLABORATION R & D D étude préalable De cahier des charges De recherche et d évaluation de solution De planification et de conduite des projets de mise en œuvre WITO - 20

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