Archives des ministères des Affaires étrangères des États membres SLOVENIE

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1 Archives des ministères des Affaires étrangères des États membres SLOVENIE 1. Dénomination exacte du ministère et du service des archives Ministère des affaires étrangères de la République de Slovénie Archives du ministère des affaires étrangères de la République de Slovénie 2. Coordonnées Ministère des affaires étrangères Prešernova Ljubljana Téléphone: Fax: gp.mzz@gov.si Archives de la République de Slovénie Zvezdarska Ljubljana Tél.: Fax: ars@gov.si 3. Esquisse de l historique du service des archives Le ministère des affaires étrangères de la République de Slovénie a été créé en 1991, lors de la fondation de l État indépendant de Slovénie. Le ministère était le successeur légal du Comité de la coopération internationale de la République de Slovénie dans le cadre de la République fédérale socialiste de Yougoslavie, et a donc pris la suite du matériel documentaire compilé au cours de la période Les fonds conservés par le Comité de la coopération internationale, qui représentaient 75 mètres linéaires, avaient été dûment répertoriés avant d être remis aux Archives de la République de Slovénie. Les Archives du ministère des affaires étrangères constituent une collection permanente de matériel documentaire compilé après 1991 au ministère ainsi qu aux missions diplomatiques et postes consulaires de la République de Slovénie. 1

2 Les Archives du ministère des affaires étrangères fonctionnent dans le cadre du service informatique qui fait partie du Bureau principal. Jusqu en 1996, des experts des Archives de la République de Slovénie étaient chargés de répertorier les documents produits avant l indépendance de la Slovénie et dont le ministère des affaires étrangères avait hérité. Ces documents ont ensuite été remis aux archives nationales. Un archiviste a été engagé en 1997, lorsque la collection permanente a commencé à être systématiquement compilée. Les Archives se trouvent au sous-sol du ministère, Prešernova 25, Ljubljana. La tenue des collections actives de matériel documentaire est assurée par les services du ministère. Ces collections sont transférées aux Archives après expiration d un certain délai. En vertu du règlement intérieur du ministère des affaires étrangères concernant la gestion du matériel documentaire, les documents de la collection active sont transférés vers la collection permanente au bout de 2 ans. Le 31 octobre 1945, le gouvernement national de Slovénie a créé les Archives nationales centrales de Slovénie, qui ont commencé à fonctionner en tant qu institution indépendante. Elles ont été rebaptisées Archives nationales de Slovénie en 1953, Archives de Slovénie en 1966, Archives de la République socialiste de Slovénie en 1979, et Archives de la République de Slovénie en En 1990, à la suite des changements politiques, les archives dites «spéciales» ont été supprimées pour fusionner avec les archives nationales. 4. Conditions pratiques d accès au service des archives Les Archives du ministère des affaires étrangères ne disposent pas de salle de consultation. 5. Facilités offertes au chercheur sur le plan matériel Voir le point 4 ci-dessus et le point 6 ci-dessous. 6. Facilités offertes au chercheur en matière de reproduction de documents Le courrier qui arrive chaque jour au ministère des affaires étrangères par la poste ou par fax est scanné et intégré dans l application bureautique SPIS1.2. Les documents électroniques de la base SPIS sont activés à l adresse électronique gp.mzz@gov.si et par le biais du réseau électronique protégé. Un membre du personnel spécialisé étiquette les documents et les distribue aux services concernés du ministère. Les dossiers sont organisés en fonction du contenu des documents. Après l expiration d une période de deux ans, les documents sont versés aux Archives du ministère des affaires étrangères. Un projet de microfilmage et de numérisation du matériel documentaire est en préparation. Ce projet vise également à mettre en place un système d archives électroniques au ministère des affaires étrangères (voir point 9 ci-dessous). 2

3 7. Réglementation en vigueur quant à l accès aux documents Le matériel documentaire de la collection permanente des Archives du ministère des affaires étrangères est accessible aux employés du ministère pendant leurs heures de travail. Il est également accessible aux visiteurs, étudiants et chercheurs, qui doivent cependant informer par écrit de leur arrivée au préalable, en expliquant les raisons pour lesquelles ils souhaitent accéder aux documents, et obtenir l accord du secrétaire général du ministère des affaires étrangères pour pouvoir y accéder. 8. Brève description des principaux fonds et collections Les collections permanentes des Archives du ministère des affaires étrangères sont organisées en fonction de leur contenu, selon les «fonds» suivantes: - Études, analyses et rapports - Questions de droit international - Europe occidentale, septentrionale et centrale - Europe orientale et Russie - Europe du Sud-Est - Coopération régionale - Pays voisins et questions frontalières - États-Unis et Canada - Pays non européens - Coopération internationale multilatérale - Affaires culturelles internationales - Protocole diplomatique - Questions relatives au personnel - Hauts fonctionnaires du ministère des affaires étrangères et du gouvernement de la République de Slovénie - Missions diplomatiques et postes consulaires de la République de Slovénie. Le matériel documentaire est classé selon son contenu et par ordre chronologique. 3

4 En décembre 2003, le gouvernement slovène a adopté une décision visant à concevoir un plan de classement uniforme et à définir la durée de conservation des documents pour tous les domaines d administration publique. Le ministère de l intérieur de la République de Slovénie est responsable de ce projet et fait par ailleurs office de coordinateur entre les ministères. La date de démarrage du classement uniforme des documents est fixée au 1er janvier Les fonds conservés aux Archives du ministère des affaires étrangères représentent environ 500 mètres linéaires de documents répertoriés et enregistrés et environ 800 mètres linéaires de documents en cours de répertoriage. Ces documents ont été produits de 1990 à Les Archives du ministère des affaires étrangères n ont pas de fonds privés spéciaux. Les fonds individuels conservés aux Archives diplomatiques de l ex-rfsy présentent un intérêt pour la République de Slovénie. La signature de l accord sur la succession des archives nationales par tous les États successeurs donnera accès à des informations importantes concernant l histoire récente de la Slovénie. L accord sur les questions de succession, signé à Vienne le 29 juin 2001, stipule qu une partie des archives nationales de la RFSY doit être remise aux États successeurs conformément au principe international de la provenance. Cet accord est en passe d être ratifié par les différents États successeurs. 9. Inventaires disponibles et informatisation Les fonds documentaires sont actuellement stockés sous une forme informatisée. Le problème du manque d espace dont souffrent les Archives du ministère des affaires étrangères pourrait être résolu par la création d archives électroniques. L enregistrement du matériel documentaire sous forme informatisée et sur microfilm permettra de stocker les documents sur des supports permanents et facilitera considérablement la recherche de documents. Le ministère des affaires étrangères a l intention d enregistrer sur support électronique et de numériser 300 mètres linéaires de la collection permanente de ses archives d ici la fin de Les archives électroniques seront accessibles sous la forme d une collection permanente de matériel documentaire dans le système bureautique SPIS6, qui comprendra un module d archives complet. Le SPIS6 sera un système uniforme pour l ensemble de l administration publique de la République de Slovénie et suivra les recommandations européennes. 4

5 10. Ouvrages de référence et articles Actuellement, seules les listes des fonds enregistrés et répertoriés des Archives du ministère des affaires étrangères sont disponibles sous forme informatisée. Le service responsable de l activité de publication au ministère des affaires étrangères est le Centre de recherche, qui produit des études à l intention des personnes concernées par la politique étrangère. Une nouvelle publication interne, intitulée Bilten et dont la parution a commencé en 2001, est destinée à fournir aux diplomates slovènes des informations complètes sur les événements importants de politique étrangère, tandis que les travaux annuels des différents services du ministère des affaires étrangères sont présentés dans le «Rapport du ministère des affaires étrangères». Le Centre de recherche édite également une publication intitulée «Lectures intéressantes», qui contient des commentaires, positions et propositions à l intention des diplomates du ministère des affaires étrangères, des missions diplomatiques et des postes consulaires, des universitaires et de diverses organisations non gouvernementales. 5