Tableau de bord et indicateurs qualité V. AKAFOMO

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1 Tableau de bord et indicateurs qualité V. AKAFOMO

2 Plan 1. Contexte 1. Général 2. Plan stratégique 2. Principes de fonctionnement 1. Objectifs et définition du tableau de bord 3. Principes de gestion 1. 4 Axes Gestion par projet 2. Déclinaison sur 3 niveaux 4. Méthodologie 1. Identifier 2. Concevoir 3. Diffuser 4. Faire vivre 5. Du concept à la pratique 1. Indicateurs TBC 2. Indicateurs qualité

3 1. Contexte 1. Général Exigences croissantes de la performance Promotion d un système de contrôle et de pilotage des institutions Recherche d une pratique d amélioration de la qualité des soins et d une gestion performante des services de soins Nécessité d un management efficient Un plan stratégique institutionnel

4 1. Contexte 2. Plan stratégique Le plan COS : «Offrir des soins de la plus haute qualité universitaire, accessibles à tous, tout en sauvegardant la pérennité financière de l Institution» Plusieurs projets sont mis en place pour mener à bien ce plan stratégique. Afin de pouvoir en mesurer l efficacité : création du tableau de bord

5 2. Principes de fonctionnement 1. Objectifs et définition Objectifs Etablir un lien entre des initiatives à long terme et les budgets annuels et pluriannuels Traduire l objectif stratégique en éléments opérationnels mesurables Diffuser de l information quantitative qui aide à mieux gérer à tous les niveaux organisationnels

6 2. Principes de fonctionnement 1. Objectifs et définition Définition Un tableau de bord est un ensemble d indicateurs, à destination des responsables, en vue de suivre l état d avancement des programmes et projets en cours pour lesquels, ils doivent atteindre un objectif spécifique. C est un outil d aide à la gestion conçu pour analyser la performance.

7 3. Principes de gestion 1. 4 Axes Gestion par projet Les quatre axes : Axe Patient Axe Apprentissage organisationnel GSI & Communication Axe Processus Axe Finance METHODE: - Gestion par projets - Gestion par objectifs

8 3. Principes de gestion 2. Déclinaison sur 3 niveaux PERSONNEL PATIENTS 1) Indicateurs stratégiques PROCESSUS FINANCES PERSONNEL PATIENTS 2) Indicateurs de projets PROCESSUS FINANCES PERSONNEL PATIENTS 3) Indicateurs de services PROCESSUS FINANCES

9 4. Méthodologie 1. Identifier Groupe de travail stratégique pour chaque TB identification des objectifs, des facteurs clés de succès et des indicateurs Retour vers le groupe de travail stratégique avec les fiches détaillées Groupe de travail restreint définition des fiches, méthode de calcul et sources de données

10 4. Méthodologie 1. Identifier Indicateurs potentiels Pertinence par rapport à la situation que l on souhaite suivre Intégrité interne et externe Quantification non ambigüe Fiabilité Convivialité interprétation aisée Indicateurs sélectionnés + Fiche d identité

11 4. Méthodologie 2. Concevoir PRESENTATION VALEUR CIBLE 1. Implémentation 1. Identification INDICATEUR 1. Définition 4. Validation 4. Validation 4. Validation 2. Valeur de 2. Information comparaison 2. Source de données 3. Calcul 3. Stratification 3. Calcul

12 L indicateur et sa définition Un indicateur est une donnée quantitative qui caractérise une situation en évolution permettant de l évaluer et de comparer son état à différents moments Trois dimensions définissent un indicateur : Son type : structure, processus, résultat Sa nature : effectif, fréquence brute, proportion, taux, ratio, Sa représentation : tableau, graphique (histogramme, courbe, )

13 Les sources de données Les sources de données hospitalières - Données financières: comptabilité, facturation, - Données patient: signalétique, données cliniques (RCM, Dossier patient informatisé ) - Données ressources humaines - Données spécifiques de service Caractéristiques des sources de données Temporalité En continu Périodique Représentativité Totalité Échantillon représentatif Échantillon non-représentatif Disponibilité Données routine Récolte à mettre en place Finalité Interne Comparaison aux autres Comparaison à un référentiel

14 La validation Caractéristique d un «bon» indicateur Définition univoque Facile à mesurer Adapté à l objectif poursuivi et aux patients Fiable Valide Interprétable (normes de référence)

15 La validation Validité : dans le mille? Fiabilité : tir groupé? Non valide Non fiable Non valide Fiable Valide Non fiable Valide Fiable

16 La validation Validité de contenu : refléter un aspect important de la qualité sous le contrôle des professionnels Précision : des fluctuations aléatoires minimes pour des fluctuations systématiques importantes Biais minimum : ne pas être (trop) affecté par des différences de casemix (ou alors, il faut disposer d un bon jugement) Validité de construction : relations claires entre indicateurs mesurant des aspects de la qualité logiquement liés entre eux (ex nb plaintes et niveau de satisfaction) Favorise véritablement l amélioration de la qualité : ne pas être «manipulable», ne pas être sujet à des distorsions (sélection de patients, falsification des données) Applicabilité : devrait avoir été utilisé avec succès par le passé ou avoir un bon potentiel d utilisation, avec d autres indicateurs par ex Agency for Healthcare Research and Quality, 2002

17 L interprétation La valeur cible Pas d interprétation sans comparaison Principalement, comparaison : Soi-même au cours du temps Autres institutions Référentiel Plus rarement, études expérimentales (randomisées ou contrôlées) Problèmes d interprétation : Ajustement au casemix Contexte Lien processus-résultats? Benchmarking

18 L interprétation La valeur cible L importance du référentiel: Population de patients comparables? Méthodes de recueil des données identiques? Sélection de l échantillon Contenu du questionnaire Pays/langue Qui fait l enquête Taux de réponse

19 4. Méthodologie 3. Diffuser Identification du (des) destinataire(s) = préalable à l élaboration du tableau de bord Diffusion en fonction des responsabilités de chacun Accès sécurisé en fonction du niveau de l information et du niveau de responsabilité

20 4. Méthodologie 4. Faire vivre Mesure de performance - Un tableau de bord n est pas statique, les indicateurs qui le composent doivent pouvoir évoluer en fonction des nouveaux facteurs, Follow Up Analyse des écarts -Il doit aussi répondre aux besoins, aux questions des destinataires Plan d action

21 5. Du concept à la pratique 1. Indicateurs TBC

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23 MERCI DE VOTRE PARTICIPATION