COMITE TECHNIQUE REUNION DU 3 MARS 2017 POLE EUROPE ET INTERNATIONAL

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1 COMITE TECHNIQUE REUNION DU 3 MARS 2017 POLE EUROPE ET INTERNATIONAL PROPOSITION D ORGANISATION DE LA MISSION AUPRES DE L UNION EUROPEENNE APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS Conformément à la méthode validée lors du Comité technique du 11 juillet 2016, ce rapport s emploie à présenter la mise en place de la Mission auprès de l Union européenne (MUE), en décrivant les enjeux (1), la méthodologie de préfiguration retenue (2), et la nouvelle organisation proposée (3). I. Enjeux et perspectives L organisation d une Mission auprès de l Union européenne intégrée au sein d un pôle «Europe et International» (PEI) est un signal fort de l importance accordée par l exécutif régional à la relation que la collectivité souhaite entretenir avec les Institutions européennes. En effet, son positionnement au sein du pôle «Europe et International» et sa présence permanente à Bruxelles, au cœur du quartier européen, sont par essence de nature à favoriser, faciliter la proximité directe avec les différents interlocuteurs européens tout en développant une vision européenne transversale à l échelle de la collectivité et de ses acteurs. Dans un contexte particulier et à l heure où la collectivité est Autorité de gestion de plusieurs programmes opérationnels européens, les orientations de la Mission auprès de l Union européenne doivent ainsi concourir à apporter : - une vision précise des évolutions des politiques européennes (et de leurs cadres financiers) actuelles et futures qui ont une résonnance particulière avec les politiques dont la collectivité a la charge ; - une aide, en lien avec la Direction Europe, dans l accompagnement au montage de projets européens portés par les acteurs présents sur le territoire de la région Hautsde-France ; - un appui stratégique à la représentation des intérêts de la collectivité à l échelle européenne (lobbying) tant sur les aspects juridiques que financiers. II. Approche méthodologique de la préfiguration La démarche de préfiguration s est appuyée tout au long de la séquence sur l écoute et la contribution de l équipe de la MUE sous des formats variés. Dès la mi-octobre, une équipe projet s est constituée en interne réunissant des agents des deux anciens versants pour garantir une démarche constructive et structurée en mode projets et mener un travail d éclaircissement de la démarche transversale de la Mission, en vue de correctement positionner son activité actuelle et future dans la dynamique de la collectivité. 1

2 Ceci s est notamment transcrit en terme de réflexion autour des processus et des macroprocessus. 1. Synthèse des séminaires de la MUE La vision stratégique proposée dans le cadre de la démarche de préfiguration peut s apparenter à la théorie des cercles concentriques. En effet, il a été proposé de fonctionner autour de trois cercles : la MUE (1), son lien avec le PEI et ses deux autres composantes (2) ainsi que son lien avec les autres directions opérationnelles de la collectivité (3). En raison de son positionnement particulier dans l économie générale de la collectivité (seule service basé physiquement et en permanence à l étranger), un regard particulier a consisté à bien positionner la MUE dans son environnement propre (Bruxelles). Outre cette vision globale, l ossature de la préfiguration de la MUE s est cristallisée autour de trois temps forts : - le séminaire de lancement (après-midi du 18 octobre 2016 à Bruxelles) ; - le séminaire intermédiaire (matinée du 02 décembre 2016 à Lille) ; - le séminaire de clôture (matinée du 03 février 2017 à Bruxelles). D une manière générale, une animation collective, en interaction avec l ensemble de l équipe a permis de donner du sens aux missions actuelles et à venir de la MUE Le séminaire de lancement En adéquation avec la note de cadrage et sur base d un support de présentation, le séminaire de lancement de la préfiguration de la MUE a consisté dans un premier temps à poser le cadre général de la démarche ainsi que les règles collectives avant d entamer les travaux qui se sont déroulés en trois temps : - présentation du plan d actions et du calendrier ; - séances de brainstorming participatif visant à définir ensemble les thèmes des chantiers à envisager ; - séance conclusive visant à restituer cette deuxième phase, en déterminant des binômes (tenant compte de la parité entre les agents issus des deux anciennes collectivités) pour ces chantiers, constitués en trois groupes de travail : o les missions de la MUE, dans le nouvel environnement institutionnel (en forte interaction avec la DEU) ; o l optimisation du fonctionnement administratif et financier de la MUE (en interaction avec la DEU) ; o le développement de la relation partenariale à opérer avec les directions opérationnelles. A l issue de ce séminaire de lancement et compte tenu des effectifs de la MUE, les trois chantiers ont été lancés notamment dans le cadre de séances de travail collectives et ont fait l objet de points réguliers lors des réunions d équipe bimensuelles auxquelles la Direction Europe a par ailleurs été conviée. A la suite de ce séminaire de lancement, le directeur préfigurateur a rencontré individuellement tous les agents de la MUE pour que chacun puisse évoquer sa situation personnelle, son positionnement actuel et faire éventuellement part de souhaits ou d interrogations particulières dans le cadre la préfiguration Le séminaire intermédiaire 2

3 Outre l exposé des conclusions auxquelles les trois groupes de travail ont abouti, notons à ce stade qu il a été proposé à d autres directions de se joindre à cette occasion. En présence du DGA Europe & International, ce séminaire a en effet permis de bénéficier de l écoute et de la participation active de plusieurs directions avec lesquelles la MUE (tant par ses attributions que par ses fonctions) est de facto en interaction constante. Ainsi, étaient représentées : - la direction générale des services ; - la direction Europe ; - la direction des relations internationales ; - la direction de la communication et des relations publiques ; - la direction de la communication interne ; - la direction des ressources humaines. La conclusion de ce séminaire a permis de faire état des réflexions (sous forme de diagnostic) des trois groupes de travail (y compris des problématiques et des besoins identifiées) et d assortir ceci de pistes d actions (recommandations opérationnelles) pouvant répondre, entre autres, à certains livrables posés par le cahier des charges de la préfiguration : - décrire la répartition des activités au sein de la MUE (y compris administratives et financières) dans un contexte particulier pour les agents (mission basée à l étranger); - définir les circuits de validation et de circulation de l information, à la fois en interne mais également à l échelle de l ensemble de l administration ; - élaborer une feuille de route de la MUE (y compris en terme de plan de communication annuel) et alimenter une stratégie en faveur de la dimension européenne au sein de la collectivité ; - articuler les démarches de conseil auprès des porteurs de projets avec la direction Europe (interaction prioritaire) ; - clarifier le positionnement de la MUE à l échelle de la sphère décisionnelle bruxelloise (en lien avec les processus institutionnels internes déjà posés). A la suite de ce séminaire intermédiaire et pour initier la phase conclusive des travaux de la préfiguration de la MUE, des réunions ont permis de clarifier les lignes de partage DEU / MUE et DRI / MUE (cercle concentrique n 2) qui ont fait l objet de notes validées par le DGA Europe et International. Outre ce cadre et compte tenu des liens historiques entre la MUE et la DEU, il a été convenu que la MUE puisse bénéficier d un appui ponctuel du SAF de la DEU pour les démarches inhérentes à la gestion de la régie d avances de la MUE. Par ailleurs, afin envisager la relation de la MUE avec les autres entités opérationnelles de la collectivité (cercle concentrique n 3), un questionnaire a été élaboré par une équipe projet composé d agents de la MUE et de la direction de la communication interne. L objectif de ce questionnaire est de mieux connaître la dimension européenne sous-jacente à l activité des directions opérationnelles de la collectivité et d aider à la construction d une relation durable avec elles. Ce questionnaire a par ailleurs servi de base à des entretiens bilatéraux, impliquant les directeurs préfigurateurs, les chargés de missions en responsabilité de la thématique européenne suivie depuis Bruxelles ayant un lien avec la politique régionale dont la direction opérationnelle à la charge. L équipe «animation et développement des projets» de la direction Europe a systématiquement été associée à cette phase de consultation (encore en devenir avec certaines directions). 3

4 1.3. Le séminaire conclusif Animé à Bruxelles en présence du DGA Europe et International et en présence d une représentante de la direction Europe, le séminaire conclusif a permis de : - présenter l organigramme cible et l organisation interne retenue, tels qu ils résultent des travaux de préfiguration ; - faire état du travail engagé dans le cadre du projet sur le plan de classement numérique ; - présenter la cartographie des processus (en lien avec la direction du management stratégique) ; - présenter la dimension traversable du PEI en faisant rapport des lignes de partage identifiées au sein du pôle ; - présenter les résultats (statistiques) du questionnaire renseigné plus haut ; - faire état des premiers entretiens avec les directions opérationnelles. Ainsi, le séminaire conclusif a pu assoir la vision partagée avec les agents des orientations à mettre en œuvre au sein de la MUE. III. Nouvelle organisation proposée Compte tenu de ce qui précède, il est proposé d organiser la Mission auprès de l Union européenne autour : 1. d une équipe de direction composée de : - une fonction de direction (1 poste de directeur, catégorie A), chargée de la conception, du pilotage, de l animation et de la coordination du fonctionnement de la MUE et du suivi de certains dossiers stratégiques en lien avec la programmation européenne actuelle et à venir ; - une fonction de conseiller (1 poste de conseiller par redéploiement, catégorie A), chargée notamment d accompagner le directeur dans le développement d une approche transversale au sein de la MUE ; - une fonction d assistance de direction (1 poste d assistant(e) de direction, catégorie B), chargée d assurer l accompagnement de la direction et de l ensemble de la Mission dans ses tâches administratives et financières (régie d avances notamment en lien avec le SAF de la DEU). 2. d une équipe de 5 chargés de mission (A), chacun en charge de thématiques européennes (ex. entrepreneuriat, compétitivité, cohésion territoriale, transport, formation professionnelle, éducation, recherche, innovation, biodiversité, énergie, climat etc ) ayant une incidence directe sur la vie et l économie de la collectivité. En raison de ce suivi thématique, chaque chargé de mission entretient une relation particulière avec les directions opérationnelles du pôle auquel elles sont rattachées. 4

5 DIRECTION EUROPE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Chef de Service (A) 1 Cadre Administratif/ve et Financier/e (B) 3 Gestionnaire/s Administratif/ve/s et Financier/e/s «Fonds Européens» (B) 2 Assistant/e/s de Gestion Fonds Européens (B) 1 Consultant/e Interne «Contrôle, Qualité, Gestion» (A) (4ème vague recrutement FE) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e Délégué/e (A) * 1 Conseiller/e Technique «Expert/e Qualité» (A) 1 Directeur/rice de Projet «Actions innovatrices» (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Assistant/e de Direction (B) 1 Assistant/e de Mission (B) NORD PAS DE CALAIS CT DU 03/03/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 48 * 1 agent sur deux ½ postes Dont 4 postes concernés par la Mission auprès de l Union Européenne DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DES PROGRAMMES OPÉRATIONNELS 1 Directeur/trice Adjoint/e en charge des Programmes Opérationnels (A) DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE AUX PROGRAMMES INTERREG 1 Directeur/trice Adjoint/e Délégué/e (A) * 6 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s (A) 6 Chargé/e/s de Mission (A) 2 Gestionnaire/s Administratif/ve/s (B) 2 Assistant/e/s de Mission (B) SERVICE DÉVELOPPEMENT ET PROJETS 1 Chef de Service (A) 3 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) «ANTENNE DE BRUXELLES» 1 Responsable de Secteur (A) 2 Chargé/e/s de Mission «Coordination et Suivi des Fonds Européens» (A) 1 Chargé/e de Mission «FEDER-FEADER» (A) 1 Chargé/e de Mission «Instances» (A) 1 Animateur/rice «Système d Information Europe SYNERGIE» (A) 1 Chargé/e de Promotion «Programmes Européens» (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) 1 Gestionnaire de Données «Système Financier et de Contrôle» (B) 5

6 DIRECTION AFFAIRES EUROPEENNES PICARDIE CT DU 30/01/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/ Directeur/rice (A) Total des postes autorisés : Dont 3 postes concernés par la Mission auprès de l Union Européenne 1 Animateur/rice adjoint/e (A) 1 Assistant/e de direction (B) 1 Animateur/rice inter programmes (A) DELEGATION DE LA PICARDIE AUPRES DE L UNION EUROPEENNE DEPARTEMENT COOPERATION EUROPEENNE DEPARTEMENT GESTION Cellule FEDER DEPARTEMENT PILOTAGE 1 Responsable (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) (50 %) 4 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) (50 %) 1 Responsable (A) 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 Chargé/e de mission (A) (50 %) 1 Assistant/e de mission (B) Cellule FSE 2 Chargé/e/s de mission (A) 1 Chargé/e de mission (A) (50 %) 1 Animateur/rice Presage/ Synergie/Osiris/isis (A) 1 Responsable (A) 3 Chargé/e/s de mission (A) 3 Assistant/e/s de mission 1 Assistant/e de mission (B) 1 Coordonnatrice FEADER/FEAMP (A) 6

7 MISSION AUPRES DE L UNION EUROPEENNE HAUTS DE FRANCE CT DU 03/03/2017 PROPOSITION D ORGANIGRAMME Total des postes autorisés : 7 Postes par redéploiement : 1 versant Nord 1 Directeur/rice (A) 1 Conseiller (A) Poste par redéploiement 1 Assistant/e de Direction (B) 5 Chargé/e/s de Mission (A) Une démarche d harmonisation des outils de référence de GPEC permettra une appréhension harmonisée des fonctions exercées et des métiers présents dans la collectivité. Ces derniers seront déclinés dans les organigrammes. 7

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