LE CYCLE DES ACHATS FICHE PROCÉDURE 33 LA RÉCEPTION DES COMMANDES

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1 LE CYCLE DES ACHATS - FICHE PROCÉDURE 33 LA RÉCEPTION DES COMMANDES Une réception peut être consécutive ou non à une commande. C est le cas notamment de l entreprise qui recherche directement les marchandises chez son fournisseur. Une même commande peut-être réceptionnée en plusieurs fois : une première réception partielle suivie d une ou plusieurs réceptions complémentaires pour solder la commande. De même, plusieurs commandes à un même fournisseur peuvent faire l objet d une seule réception groupée. 1. CAS DE LA RÉCEPTION SANS COMMANDE PRÉALABLE : La création d un bon de réception est accessible par Achats - Documents d'achat - Bons de réception. La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches. Si vous gérez les n de série/lot, vous disposez de la colonne n de série/lot pour définir le n de série/lot à prendre en compte dans le document. La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches. Le Bon de réception se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EN TÊTE DU BON DE RECEPTION CORPS DU BON DE RECEPTION PIED DU BON DE RECEPTION 1.1 L'ENTÊTE L entête est constituée de deux zones : - La zone information générale qui permet de saisir la saisie, le numéro de document (sauf si celui-ci est activé automatiquement si l option Utiliser le compteur est activée), la date du document et le dépôt à prendre en compte pour la gestion de stock des articles - La zone Informations du tiers est automatiquement renseignée dès lors que le code tiers a été sélectionné : Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 1

2 Le code Tiers correspond au code du fournisseur. Si le fournisseur existe, il peut être sélectionné au moyen de la liste déroulante. Si le fournisseur n existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche fournisseur en cliquant sur le bouton déroulante. dans la liste Plusieurs onglets sont disponibles pour créer un bon de réception : 1.2 LE CORPS L ONGLET DÉTAIL Le corps de la demande de prix se trouve dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que se construira la demande de prix : L'onglet Détail se compose : - D'une barre d'outils avec des boutons, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions, Editer les vues Copier Coller Replier Tout Toutes les vues Couper Rechercher Déplier Tout L onglet détail correspond au corps de la commande. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande. Pour insérer un article, placez-vous dans la colonne code article ou Référence Fournisseur selon que l on utilise la codification de l entreprise ou celle du fournisseur et cliquez sur l icône. LA GESTION DES NUMÉROS DE SÉRIE Chaque unité d un article peut être identifiée par un n de série ou lot. Les articles concernés sont de type bien et nomenclature de fabrication Le n de série/lot suit chaque unité de l article tout au long de son historique et permet donc la traçabilité depuis la réception d une commande fournisseur jusqu à la livraison au client avec toutefois les différences suivantes : - Les n de série identifient chaque unité d un article dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 2

3 - Les n de lot permettent d identifier des sous-ensembles du stock d un article (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (elles dépendent de l unité choisie) et la quantité par lot n est pas limitée et peut être détaillée. La gestion des n de série/lot s'effectue par la fiche article, onglet stock + mode de suivi et il peut aussi être défini sur la famille article. Pour chaque série et lot, vous pouvez définir une gestion de dates limites. Les numéros de série/lot sont ensuite renseignés lors : - D un inventaire, - De la saisie des documents de ventes et achats, - De la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles, - De la réalisation d'un transfert ou regroupement de document. Enfin, il est possible de rechercher les n de série/lot par l'intermédiaire de l'historique de l'article (Vente / Achat), des mouvements de stocks et la traçabilité (menu Stock/Articles, Articles). Les trois articles font l objet d un suivi par numéro de série. L article BRA a été commandé en 5 exemplaires. Il faut donc saisir 5 numéros de série La saisie des numéros peut être manuelle, notamment lorsque les numéros de série ne se suivent pas. Pour les n de série, en cas de saisie d une quantité supérieure à 1, l application propose de répartir les n de série/lot quel que soit le type de document de manière à ce que chaque ligne répartie fasse apparaître une quantité de 1 et permettre de préciser le n de série à créer. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 3 Il est possible d effectuer une attribution automatique des numéros en cliquant sur

4 Il est toujours possible de modifier les numéros de série avant validation, soit par ajout, soit par suppression. 2. CAS D UNE RÉCEPTION AVEC COMMANDE PRÉALABLE : Dans le cas d une commande préalable le bon de réception est obtenu par voie de transfert. Le transfert de la commande en bon de réception peut se faire : - Directement à partir de la liste des bons de commande, en sélectionnant la commande concernée puis en cliquant sur le bouton droit de la souris. - A partir du bon de commande ouvert en utilisant la commande Transférer ou Réceptionner. Transférer permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Transférer ne permet pas de modifier le bon de réception par rapport à la commande. Seuls les numéros de série ou de lot peuvent être saisis. Cette procédure est utilisée lorsque la réception est identique à la commande. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 4

5 Réceptionner permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes. La fenêtre suivant s affiche à l écran : La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties : les filtres, les pièces à générer et les commandes. Il est possible de réceptionner une ou plusieurs commandes. Les filtres permettent de déterminer une période, un fournisseur et une commande précise. Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Il faut indiquer date souhaitée pour le nouveau document et le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de réception ou Facture). Il est possible de regrouper les commandes sélectionnées dans la zone Commandes. Regrouper les articles permet de regrouper les lignes d articles identiques sur le document généré après réception. Recopier les lignes articles non réceptionnées permet de reprendre les lignes d'articles non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Recopier les lignes articles déjà réceptionnées de reprendre les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment sur le document généré après réception. Ignorer la vérification de l'adresse doit être si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné. Ignorer la vérification des champs personnalisés permet de regrouper 2 documents pour un même tiers avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné. La zone commande permet de sélectionner les informations relatives à la réception. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 5

6 En cliquant sur le bouton Déplier tout on affiche les lignes de la commande concernée par la réception. Pour chaque commande on dispose des colonnes suivantes : - Réceptionner, - Code article, - Description, - Date de réception, - Quantité, - Quantité réceptionnée, - Quantité à réceptionner, - Reliquat, - Dépôt, - Code emplacement, - N de série/lot (pour les articles concernés par ce mode de suivi), - Date limite (pour une gestion par date limite de consommation)), - Stock réel 2.1 CAS D UNE RÉCEPTION COMPLÈTE : En cliquant sur Réceptionner, l ensemble des lignes de la commande sont à réceptionner Il reste toutefois à saisir les numéros de série/lot avant d enregistrer le bon de réception. Une fois le bon de réception enregistré et validé, la quantité réceptionnée est modifiée des quantités à réceptionner et les stocks sont mis à jour. 2.2 CAS D UNE RÉCEPTION PARTIELLE : Une livraison est partielle lorsque : - Une ou plusieurs références n ont pas été livrées par le fournisseur ; - Une ou plusieurs références n ont été livrées que partiellement. Dans l exemple ci-dessous : - Les références PAN094118, PAN et PAN ont été totalement réceptionnées ; - La références PAN n a pas été livrée par le fournisseur - Les autres références ont été partiellement réceptionnées. Pour les articles faisant l objet d un suivi par numéro de série ou de lot, il faut saisir les numéros Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 6

7 Une fois la réception enregistrée, il est possible d afficher les lignes déjà réceptionnées. Dans la liste des documents d achat, la commande apparaît comme étant partiellement réceptionnée. La réception apparaît dans les documents d achats pour un montant différent de celui de la commande. Il reste maintenant à saisir la réception complémentaire. Celle-ci peut être réalisée soit par la commande transfert, soit par la commande Réceptionner. Dans notre exemple, il restait à réceptionner 3 références : PAN237005, PAN et PAN Le reliquat de la commande a été calculée par différence entre la quantité commandée et la quantité réceptionnée. Deux cas de figure peuvent se présenter : - La livraison complémentaire conduit à la réception globale de la commande - La livraison complémentaire ne conduit pas à la réception globale de la commande, notamment du fait d une rupture de stock chez le fournisseur. Le client peut décider d attendre une deuxième livraison complémentaire tardive ou abandonner le reliquat de commande. Dans ce cas la commande doit être soldée. Exemple : La livraison complémentaire n a pas conduit à la réception intégrale de marchandises commandées au fournisseur. Le reliquat de commande est de 1 unité de la référence PAN Après validation de la réception complémentaire, la liste des bons de réception est la suivante : Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 7

8 Le net à payer total dû au fournisseur PANASONIC est de 1 283, ,77 soit 5 155,92 C alors que la commande s élevait à 5 358,42. La différence s explique par le reliquat d un article sur la référence PAN La liste des commandes fait apparaître les éléments suivants : Si l entreprise ne souhaite pas la livraison de ce reliquat, elle va solder la commande. Pour cela il faut : - Soit utiliser la commande Solder Celle-ci est accessible par le bouton accessible dans la commande concernée, - Soit, après avoir sélectionné la commande, activer la commande Solder dans le menu accessible dans la liste des documents commerciaux. La fenêtre suivante s affiche alors à l écran et demande de confirmer le solde de la commande. Dans la liste des documents commerciaux, la commande apparaîtra comme étant soldée. 2.3 CAS D UNE RÉCEPTION GROUPÉE DE PLUSIEURS COMMANDES : Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper plusieurs documents entre eux si les conditions suivantes sont respectées : - Même type de document, - Même code client ou fournisseur, - Même adresse de facturation, - Même adresse de livraison, - Même taux de TVA sur les frais de port. Le regroupement des documents peut se faire depuis la liste des documents ou depuis la barre de navigation. Regroupement à partir de la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Achats Commandes Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (ici la commande) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au-dessus de la barre de navigation à gauche. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 8

9 Exemple : Deux commandes ont été faites auprès du fournisseur LG France : la commande 217 du 24/09/2016 et la commande 219 du 27/09/2016. Ces deux commandes peuvent être regroupées en une seule réception. Plusieurs solutions sont possibles : La première consiste à sélectionner les commandes concernées dans la liste des documents commerciaux, à cliquer sur le bouton doit de la souris et à choisir la commande Regrouper ou bien cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située audessus de la barre de navigation à gauche.. Un assistant va permettre de procéder au regroupement des documents. En cliquant sur le bouton suivant, les documents sélectionnés en vue du regroupement s affiche à l écran : Copier les lignes de texte permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. A partir des Options (Paramètres/société/Paramétrage), il est possible de définir si vous souhaitez "Copier les lignes de texte" par défaut (case cochée). Générer un sous-total par document rend inaccessible la sélection de l option "Regrouper les articles" et «Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents». Si l option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT. Ne pas ajouter les informations des documents d'origine permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. (Exemple: "Transféré de : Commande N CF du 24/09/2016" Ignorer la vérification de l'adresse permet de regrouper 2 documents même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. Ignorer la vérification des champs personnalisés permet de regrouper 2 documents avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 9

10 Regroupement à partir de la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Il faut ensuite saisir les critères de sélection des documents à regrouper : - Le type de document à regrouper, ici la commande ; - La période et/ou le ou les fournisseurs concernés par le regroupement (LG France dans notre exemple) puis cliquer sur le bouton suivant. Une fenêtre nous informe alors des documents pouvant être regroupés La procédure est ensuite la même que la précédente. Il faut choisir la date et le type de document à générer à la suite du regroupement et préciser les options pour le document généré. Pour réaliser le regroupement il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Lancer. Tous les documents commerciaux peuvent faire l objet d un regroupement : - Plusieurs demandes de prix peuvent être regroupées en une seule commande, ou en une seule réception, ou en une seule facture ; - Plusieurs bons de réception peuvent être regroupés en une seule facture. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 10