La télétransmission des actes au contrôle de légalité

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1 La télétransmission des actes au contrôle de légalité

2 Introduction Le Syndicat mixte / les services / le parcours de l adhérent Le programme ACTES Pourquoi dématérialiser? L accès au service

3 Mégalis Bretagne : un établissement public de coopération territoriale créé en Président : M. LE DRIAN 25 Agents territoriaux 3 Compétences principales Animation et gestion du projet BTHD Encourager le développement des usages des réseaux de communications électroniques Favoriser le développement de l administration numérique 3

4 Mégalis Bretagne : un établissement public de coopération territoriale créé en Communautés de communes 11 Communauté d agglomérations 1 Conseil Régional 106 Membres 270 Etablissements publics 4 Conseils Généraux 1264 Communes bénéficiant des services Mégalis 4

5 Processus cibles dans le cadre d une dématérialisation de bout en bout Vers une chaine de processus dématérialisés : Réponse aux marchés publics MARCHES PUBLICS Attribution et notification ACTES la transmission électronique des actes administratifs HELIOS la transmission des données comptables Electronique Electronique Electronique Electronique Signature électronique de l acte d engagement Sécurisation du transfert et de la conservation de l offre Co-signature électronique de l acte d engagement Notification via messagerie sécurisé Signature électronique de la délibération Transmission des pièces de marchés, dont l AE signé électroniquement Signature électronique des bordereaux Mise en œuvre du PESv2 ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VALEUR PROBATOIRE Mise en œuvre d un service d archivage électronique à valeur probatoire 5

6 Le Programme ACTES ACTES (Aide au Contrôle de légalité dématerialisé) est un programme conçu et déployé par le Ministère de l Intérieur. Les parties prenantes à l utilisation du service ACTES : Les services préfectoraux afin de les doter d un outil facilitant l exercice et le suivi du contrôle de légalité, Les collectivités territoriales afin de transmettre pas voie électronique, les actes soumis à cette obligation, via un dispositif de télétransmission L architecture du projet ACTES est la suivante : Envoi normalisé Envoi de l acte dans le TDT Retour AR 6

7 Le périmètre actuel Poids maximum par envoi : 150 Mo Délibérations Arrêtés individuels Arrêtés réglementaires Budget Pièces constitutives des marchés (sous réserve de l accord de la préfecture) 7

8 Pourquoi dématérialiser Ce programme s inscrit dans une démarche de modernisation des organes de l Etat et d une nouvelle gestion publique du contrôle de légalité opérée par le représentant de l Etat à l échelon territorial. La télétransmission des ACTES procure aux collectivités territoriales : Une accélération des échanges avec la préfecture et une réception quasi immédiate de l accusé de réception (AR), rendant de fait l acte exécutoire (sous réserve des obligations de publication de l acte). Une réduction des coûts liés aux frais de reproduction, transport et affranchissements. L intégration de ce processus électronique dans une chaine de dématérialisation de bout en bout des échanges administratifs 8

9 Modalités d accès au service ACTES si vous n êtes pas utilisateur du service L utilisation de la télétransmission des actes au contrôle de légalité nécessite l utilisation d un certificat électronique à des fins d authentification et d identification. Mégalis Bretagne peut, le cas échéant, vous fournir ce certificat électronique. 1. La collectivité souhaitant accéder au service de télétransmission des actes au contrôle de légalité retourne complétée la convention d accès aux services Mégalis, l annexe 3 (bouquet de services), l annexe 4 (si besoin, certificat électronique) et la fiche d inscription au service Acte. 2. Traitement de la demande par Mégalis Bretagne et renvoi à la collectivité des «Conditions préalables à l'activation du service». 3. En cas de commande de certificat, envoi d un lien pour complétude d un formulaire en ligne ; une fois le certificat en possession de la collectivité, celle-ci l installe sur son poste de travail et exporte la clé publique. 4. Le service est actif et prêt à l utilisation. 5. L administrateur de la collectivité crée les comptes agents sur la plateforme et leur attribue les droits d accès aux services. En parallèle, passation d une convention entre la collectivité et la préfecture territorialement compétente (périmètre des actes transmis, date de passage en production ). En cas de difficulté, contacter la mission conseil, promotion et accompagnement 9

10 Le tiers de télétransmission Les fonctionnalités Le certificat électronique Les recommandations d utilisation

11 Le tiers de télétransmission Le tiers de télétransmission (TDT), également appelé tiers de confiance, est un opérateur qui assure la transmission sécurisée de données et en garantit l intégrité Le TDT Mégalis Bretagne est homologué et mutualisé à l échelle régionale par le Syndicat mixte Mégalis Bretagne et permet l envoi de flux au : Ministère de l Intérieur (ACTES) Ministère de l Economie et des Finances (HELIOS) Dans le cadre d ACTES, le TDT doit garantir aux services préfectoraux : L identification et l authentification de la personne agissant pour le compte de la collectivité émettrice D où l utilisation d un certificat électronique L intégrité et la sécurisation du flux transmis par la collectivité. 11

12 Les fonctionnalités de la télétransmission des ACTES Transférer les actes soumis au contrôle de légalité à la Préfecture territorialement compétente Garantir l identification et l authentification de l émetteur Être informé(e) du statut d avancement des actes envoyés (en cours de transmission, transmis, AR reçu ) Recevoir les accusés de réception de la Préfecture Effectuer des recherches par date et types d actes télétransmis Possibilité de créer un circuit de validation par types d actes pour certaines collectivités Imprimer l acte tamponné 12

13 Le certificat électronique Contrairement à l envoi du flux financier et comptable sur le portail HELIOS, l application ACTES ne nécessite pas de signature électronique pour l envoi du flux au Ministère de l Intérieur mais une authentification par le biais du certificat électronique. Article R al3 du CGCT dispose que les actes transmis au représentant de l Etat n ont pas à être signés électroniquement. Composition du certificat électronique : Une clé publique Communiquée au tiers de télétransmission pour permettre l authentification de l émetteur lors de l envoi d un acte Une clé privée Conservée par le détenteur du certificat électronique L export de la clé publique est nécessaire pour permettre au TDT l authentification et l identification de la personne émettrice de l acte soumis au contrôle de légalité. 13

14 Une nouvelle méthode de travail Votre fonctionnement actuel Copie des actes à transmettre Signature du bordereau d envoi Dépôt papier à la préfecture Retrait de l accusé de réception en Préfecture Copie pour un affichage de l acte Archivage (recueil) et conservation papier d Votre fonctionnement avec ACTES Chargement des actes dans le TDT Authentific ation de l émetteur Transmission des actes Réception de l accusé de réception sur le TDT Edition pour affichage de l acte et signature? Archivage (recueil) et conservation papier Nos précisions : La signature électronique des actes passés par les collectivités sera à terme mise en œuvre. Bien qu il ne s agisse pas d une obligation, nous vous recommandons de conserver les AR tamponnés électroniquement au sein de la collectivité (réseau informatique local), dans l attente de pouvoir les verser dans le SAE. Les registres des actes administratifs tenus sur support papier restent obligatoires. 15

15 Une nouvelle méthode de travail Quelle organisation interne mettre en place au sein de ma collectivité? Une délibération = un fichier informatique Envoi via le TDT de la délibération en format word ou pdf Impression de la délibération avec tampon Préfecture Signature manuscrite de la délibération avec tampon Préfecture Registres des actes administratifs A défaut d une telle organisation : Envoi d un acte scanné avec signature manuscrite? Chaque collectivité mettra en place l organisation qui lui correspond le mieux. Notre conseil : Echanger avec sa Préfecture sur le fonctionnement du dispositif ACTES sur votre département. 16

16 Démonstration Démonstration : envoi d un acte et réception AR

17 Cas particulier : la télétransmission du budget La télétransmission du budget, décision modificative ou compte administratif doit respecter un format prédéfini, conformément au cahier des charges du Ministère de l Intérieur L envoi se décline en deux temps : Un envoi au contrôle de légalité de la délibération approuvant le budget Le caractère exécutoire du budget ne sera conféré qu à l issue du second envoi Un envoi du budget au format XML Le budget doit être préalablement généré par votre logiciel financier (format XML) grâce notamment à une application logiciel appelée TOTEM qui va vérifier la conformité de la maquette budgétaire et sceller le fichier Rapprochez-vous de votre éditeur de logiciel financier afin qu il vous présente les modalités de génération du flux XML (application TOTEM le cas échéant ou équivalent) N.B. : cette application est librement téléchargeable sur le site (site de la Direction générale des collectivités territoriales du Ministère de l Intérieur) / certains éditeurs l ont par ailleurs intégré dans leur logiciel) Enregistrez le fichier généré au format XML en local Connectez-vous au TDT, importez et transmettez le fichier généré par TOTEM Vous recevrez l AR Un fichier XML ne pouvant être tamponné, seule la délibération peut matérialiser l AR 20

18 Vos interlocuteurs et références Vos interlocuteurs Documentation utile Références

19 Annexe I : Vos interlocuteurs Gwendal Chéneau et Guillaume PERUCCA Cellule d assistance et de supervision gwendal.cheneau@megalisbretagne.org Pour vos demandes d accompagnement dans la mise en place et l utilisation du service guillaume.perucca@megalisbretagne.org Stella Lebreton Assistante relation usagers stella.lebreton@megalisbretagne.org Pour vos demandes liées à la souscription ou le traitement de vos conventions, la facturation des services Mathilde Maglia Chargée de mission promotion Pour toute question liée à cette formation mathilde.maglia@megalisbretagne.org 22

20 Documentation utile Convention Préfecture (à demander auprès de la préfecture de votre département) Avenant à la convention initiale suite au changement d opérateur : cliquez ici Vade-mecum : la télétransmission des actes relevant du contrôle de légalité Mettre en place le service : Convention d adhésion aux services Téléchargeable sur le site Mégalis Bretagne : cliquer ici Accès ACTES les démarches à réaliser Actions listées sur le site de Mégalis Bretagne dans la page de présentation du service Le formulaire d inscription au service Disponible sur le site de Mégalis Bretagne dans la page de présentation du service Utiliser le service : Tutoriels disponibles sur le site Mégalis Bretagne : cliquer ici 23

21 Références L article 139 de la loi n du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales» introduit la notion de transmission des actes par la «voie électronique» Loi constitutionnelle ayant donnée lieu à une codification au CGCT Code général des collectivités territoriales (CGCT) Article L précise que : «cette transmission peut s effectuer par voie électronique, selon les modalités fixées par décret en Conseil d Etat». Le décret d application n du 7 avril 2005 relatif à la transmission par voie électronique des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité Décret d application faisant l objet d une nouvelle codification au CGCT, notamment sur les aspects suivants Article R al3 du CGCT : «Aucun dispositif ne peut être homologué s'il n'assure l'identification et l'authentification de la collectivité territoriale émettrice, l'intégrité des flux de données relatives aux actes mentionnés au premier alinéa ainsi que la sécurité et la confidentialité de ces données». 24

22 Références Les articles R et suivants définissent les modalités du contrôle de légalité diligentées en matière de marchés publics. D autres dispositions à caractère réglementaire sont modifiées dans le CGCT, suite à la parution de ce décret d application (homologation des dispositifs de télétransmission, mentions obligatoires contenues dans la convention opérationnelle de mise en œuvre de ce service, élaborée entre l exécutif local et le Préfet ). Décret n du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales relatives à la tenue des registres des actes administratifs des communes (également applicable aux EPCI et Syndicat mixte) (NOR: IOCB D) Circulaire du 13 décembre 2010 relative à la simplification de l'exercice du contrôle de légalité : champ des actes non soumis à l'obligation de transmission au représentant de l'etat dans le département (NOR : IOCB103037) Question parlementaire (AN , M F. Saint Léger 26/07/2011) ACTES Décret n du 25 août 2011 modifiant certaines dispositions applicables aux marchés et contrats relevant de la commande publique (NOR : EFIM D) 25