F002 Gestion financière à l intention des commis et agents en administration

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Jules Noël St-Denis
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1 Gestion financière à l intention des commis et agents en administration 1

2 Objectif de la séance Fournir aux participants les renseignements de base et des pratiques intelligentes qui les aideront à mieux supporter leur gestionnaire du CR afin qu il puisse gérer efficacement leurs budgets et leurs plans de travail. 2

3 Un plan de travail Est un document détaillé qui comprend : des OBJECTIFS à atteindre au cours d'une année financière donnée le TRAVAIL à exécuter des RESSOURCES à utiliser 3

4 Buts des plans de travail relier le travail du gestionnaire du CR pour l année budgétaire aux objectifs du programme ministériel qu il soutient s assurer que le travail entrepris correspond à ces buts et à ces objectifs constituer la base nécessaire à l imputabilité et au contrôle du travail à effectuer constituer la base nécessaire à l'évaluation du rendement de la personne responsable du budget, c.àd. le gestionnaire du CR 4

5 Exigences d un plan de travail fixer les objectifs (en lien avec ceux du gestionnaire) et déterminer les méthodes nécessaires pour les atteindre établir le calendrier du travail à exécuter et les ressources à utiliser considérer des solutions de rechange pour assurer l atteinte de résultats les plus efficaces et efficients possibles Élaborer, s il y a lieu, les indicateurs de rendement pertinents, et régulièrement faire rapport des résultats atteints afin d informer les superviseurs du statut de l atteinte de l objectif 5

6 Étapes de l élaboration de plans de travail et de la budgétisation F002 Plans de travail Budget 1. Choisir et confirmer l'élément d'activité (travail) 2. Déterminer le volume de la production 3. Calculer le temps nécessaire 4. Déterminer quelles seront les ressources nécessaires 5. Calculer le détail des coûts (en détails) 6. Préparer le budget 7. Négocier, obtenir l'approbation et veiller activement au contrôle 6

7 Projet ou processus Exemples de processus : vérifier et traiter les demandes de paiement analyser et compléter les demandes de service entretenir quotidiennement et hebdomadairement le réseau informatique local traiter des demandes reliées à un service ou à un avantage Exemples de projets : l'établissement d'un système de traitement automatisé des demandes de service le remplacement du système financier et administratif du ministère l'ouverture d'un nouveau bureau de district la création d'une nouvelle unité d'enquête 7

8 Budget Définition : Plan d'action écrit précisant les besoins en ressources Objet : 1. Détermination des ressources nécessaires pour livrer le plan de travail 2. Autorisation des dépenses prévues 3. Le fondement du contrôle budgétaire 8

9 Affectation Définition : Subdivision d'un crédit, approuvée par le Conseil du Trésor en vertu de l'article 31 de la LGFP Les ministères ne peuvent pas dépasser ou modifier ce montant sans l'approbation préalable du Conseil du Trésor 9

des dépenses en capital secondaires d'un budget de

10 Genres d affectations les plus communes Définition : Subdivisions pour les dépenses de salaires, nonsalaires et des dépenses en capital secondaires d'un budget de fonctionnement Dépenses en capital contrôlées Les subventions et les contributions 10

11 Loi sur la gestion des finances publiques Pouvoir de dépenser Pouvoir de certifier Pouvoir de payer Ces pouvoirs représentent les autorisations financières qui sont déléguées par votre ministre et votre sousministre pour aider à la gestion et au contrôle des deniers publics 11

12 Pouvoirs de dépenser Trois étapes 1. Initiation des dépenses 2. Contrôle des engagements (Article 32) 3. Exécuter une opération (p.ex. contrats) 12

13 Objectifs des contrôles des engagements (Article 32) F002 Un engagement représente une obligation à venir de payer Aide à assurer que les fonds soient disponibles aux fins des dépenses prévues et prévient un excédent des dépenses Fournit de l information sur les dépenses prévues Aide les gestionnaires de CR à établir des prévisions de solde libre Peut être classer comme engagement ferme ou préalable des fonds 13

14 Certification Article 34 Le travail est fait, les biens ou services reçus, ou dans le cas d autres paiements, le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement Les modalités du marché ont été respectées en ce qui a trait au prix, à la qualité et à la quantité S'il s'agit d'un paiement anticipé ou dû en raison du progrès réalisé, il est prévu dans les modalités du marché La transaction est exacte et permet l utilisation du bon codage financier Tout est conforme aux lois, aux règlements, aux décrets et aux politiques et directives du CT 14

Procédures de suivi/surveillance au niveau du centre de responsabilité F002 1.

La déclaration régulière des résultats de rendement et des dépenses pour chaque période 3.

15 Procédures de suivi/surveillance au niveau du centre de responsabilité F La préparation d'un plan de travail et d'un budget 2. La déclaration régulière des résultats de rendement et des dépenses pour chaque période 3. L'analyse des écarts financiers et de rendement 4. La mise en œuvre rapide de mesures correctives, et 5. Faire rapport aux superviseurs 15

16 Comprendre un rapport financier Solde disponible = Budget courant (Dépenses réelles à ce jour + Engagements en cours) Prévision annuelle révisée = Dépenses réelles à ce jour + Engagements en cours + Toutes autres dépenses prévues Écart = Budget initial Prévision annuelle révisée 16

17 COMMISSION DE LA FONCTION PUBLIQUE DIVISION DE LA DOTATION RAPPORT FINANCIER (EN DOLLARS) CR: XX/04/30 MOIS COURANT BUDGET RÉEL ÉCART CUMUL À CE JOUR BUDGET RÉEL ÉCART BUDGET ANNUEL RÉEL À CE JOUR 01SALAIRES & TRAITEMENTS TRANSP. & COMMUNICATIONS INFORMATION SERVICES PROF. & SPÉCIAUX LOCATIONS FOURNITURES ÉQUIPMENT INFORMATIQUE TOTAL RENDEMENT PROC DE NOMINATION ANNONCÉS TOTAL

18 COMMISSION DE LA FONCTION PUBLIQUE DIVISION DE LA DOTATION RAPPORT FINANCIER (EN DOLLARS) CR: MOIS COURANT CUMUL À CE JOUR 20XX/04/30 BUDGET RÉEL ÉCART BUDGET ANNUEL RÉEL ENGAGE MENTS SOLDE LIBRE PRÉ VISION AN.. ÉCART PRÉVU 01SALAIRES & TRAITEMENTS TRANSP. & COMMUNICATIONS INFORMATION SERVICES PROF. & SPÉCIAUX LOCATIONS FOURNITURES ÉQUIPMENT INFORMATIQUE TOTAL

19 Causes des écarts les erreurs les retards les changements dans les plans les variations du volume de travail les variations liées à l'efficience les variations de prix des produits et services 19

20 Exemples d écarts Quelle est la cause de ces écarts? Rapports financiers ne concordent pas avec les dossiers du bureau Dépenses imprévues pour aide temporaire Dépenses plus basses que prévues pour services d imprimerie Dépense réelle plus élevée que le montant qui avait d abord été engagé selon le contrat Dépenses en temps supplémentaire plus basses que prévues Les écarts de salaires reliés à la dotation 20

21 Préparation des prévisions 1 re étape : Assurezvous de l exactitude des chiffres du budget inscrits au système ministériel. 2 e étape : Faites la révision détaillée de la liste des transactions inscrites à votre budget (au moins une fois par mois et corrigez, s il y a lieu). 3 e étape : Révisez vos engagements et mettezles à jour. 4 e étape : Expliquez les écarts prévus par rapport aux écarts réels. 5 e étape : Consultez le personnel, les fournisseurs, les bénéficiaires pour ce qui est des dépenses planifiées. 6 e étape : Prévoyez quelles seront les dépenses d ici la fin de l année. 7 e étape : Révisez les prévisions annuelles en regard de ce qui est reflété cihaut. 21

22 Techniques de gestion et contrôle Prévisions (habituellement aux périodes 3, 6, 8, 10 et mensuellement ensuite) Révision semiannuelle (identifier les excédents anticipés ou les déficits budgétaires) Politique sur le report de fonds du CT Transferts à l intérieur du budget de fonctionnement (20 % des salaires) 22

23 Autres pratiques intelligentes Assurezvous de comprendre le bloc de codage de votre ministère Assurezvous de comprendre et de réviser le système de rapports financiers de votre ministère, y compris les listes détaillées des transactions et des rapports sur les écarts Assurezvous que les dépenses de fin d exercice sont bel et bien justifiées Avisez votre gestionnaire du CR des questions touchant le budget, tels les déficits, les excédents et les écarts budgétaires Inscrivezvous au cours F002 intitulé Principes de préparation et de contrôle d un budget 23

24 Période de questions 24

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