LES FICHIERS DE BASE FICHE PROCÉDURE 12 - LE FICHIER DES ARTICLES

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1 LES FICHIERS DE BASE FICHE PROCÉDURE 12 - LE FICHIER DES ARTICLES Pour afficher la liste des articles, il suffit de cliquer sur l image Articles de l un des écrans de démarrage. Le résultat obtenu est le suivant : La fiche article est accessible par le chemin Stock Articles - Articles Pour créer une nouvelle fiche Article, il suffit de cliquer sur le bouton pour obtenir l affichage suivant : Quatre possibilités sont offertes à l utilisateur : - Créer un bien ; - Créer un service ; - Créer une nomenclature de fabrication ; - Créer une nomenclature commerciale. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 1

2 LA CRÉATION D UNE FICHE ARTICLE DE TYPE BIEN OU SERVICE La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches. La fiche article se compose d'une entête et de plusieurs onglets. 1. L EN TÊTE Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Le code : Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Il est préférable de saisir manuellement le code pour utiliser une codification personnalisée mnémonique. Le type article peut être Bien, Service, Nomenclature de fabrication ou Nomenclature commerciale. Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut. Du type d article choisi ici découle l accès à certaines zones de la fiche. Le champ Famille article permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Le champ libellé permet de saisir le libellé court pour l article, au maximum 28 caractères alphanumériques. C est ce libellé qui apparaîtra dans les listes d articles. En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 2

3 La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail permet de définir la description complète de l'article, le tarif, la sous-famille, le code barre... Stock permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock et de préciser le mode de définir la gestion de stock Standard (Prix unitaire moyen pondéré) ou N de série (Coût réel). Divers permet pour les articles de type "service" de visualiser les informations sur le service à la personne. Pour tous les types d'articles, il vous permet également de visualiser les groupes, les informations de colisage, les dimensions et les taxes associés à cet article. Comptabilité permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes...). Image permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents avec images. Nomenclatures permet de définir les composants de l'article de type Nomenclature de fabrication ou 'Nomenclature commerciale. Articles liés permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les articles liés seront automatiquement insérés. Fournisseurs permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (référence fournisseur, prix achat...) Tarifs permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire Références permet d'associer une ou plusieurs référence/s articles propre à un client/fournisseur indépendante/s du code article Web permet de définir l'envoi de l'article sur un site ainsi que les références de l'article sur Internet. Formules permet de définir des formules de calcul (sur la quantité (vente/achat ou le prix de vente/d'achat HT) pour l'article. Notes permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. 2. L ONGLET DÉTAIL Cet onglet permet de définir la description complète de l'article et comprend cinq zones de saisie des informations : Description commerciale, tarif, description générale, compléments de facturation et éco-contribution. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 3

4 La description commerciale Elle correspond à la description complète de l article qui sera utilisée dans tous les documents commerciaux. Le libellé de l article est automatiquement repris dans la description commerciale et peut être modifié ou complété. La zone tarif La zone tarif permet de définir le tarif de l'article. Pour les articles de type Nomenclature commerciale ou de fabrication, cette partie est légèrement différente. Cette liste déroulante permet de figer le prix de revient, le pourcentage de marge, la marge hors taxes, le prix de vente HT ou TTC quelle que soit les variations du prix d achat ou de la marge. Cette fixation permet par exemple que le pourcentage de marge ne varie pas si le prix de revient est modifié. Avec les droits utilisateurs, accessibles dans le menu Outils, il est possible de ne pas autoriser un utilisateur de modifier les prix article que ce soit dans la fiche ou dans un document. Le prix d achat est le prix pour lequel l article a été acheté chez le fournisseur. Frais % est par défaut le taux de frais correspondant à celui indiqué dans les options du dossier. Les frais généraux correspondent à des traitements réalisés sur l article avant la vente tels que le conditionnement, le marquage. Ils permettent de calculer le prix de revient de l article. Le prix de revient est le prix de vente minimum de vente pour ne pas perdre de l argent. Il est égal au prix d achat majoré des frais. Le taux de marge affiché par défaut correspond au taux saisi dans les Options du dossier. Il permet de calculer le prix de vente HT depuis le prix de revient de l article. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le recalcul du montant de la marge, du prix de vente HT, du taux de marque et des montants TVA et TTC. Exemple : Le prix d achat est de 535,00. Les frais d achat sont de 5 %, soit 535 x 0,05 = 26,75 Le prix de revient est de 535, ,75 = 561,75 Le taux de marge est de 70 %. La marge est de 561,75 x 0,70 = 393,23 Le prix de vente HT est égal au prix de revient augmenté de la marge, soit 561, ,23 = 954,98 Le taux de marque est le rapport existant entre la marge et le prix de vente HT soit 393,23 / 954,98 = 0,4118 = 41,48 % La TVA est calculée sur le prix de vente HT soit ici 954,98 x 0,20 = 191,00 et conduit à un prix de vente TTC de 954, ,00 = 1 145,98 Il est possible de modifie le prix de vente HT, ce qui entrainera le recalcul du taux de marge, du taux de marque, des montants HT, de la TVA et du TTC. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 4

5 Modification du taux de marge Le taux de marge passe de 70 % à 75 % Modification du prix de vente TTC Le prix de vente TTC est fixé à Le taux de marque passe à 42,86 % Le nouveau prix de vente HT est de 983,06 Le prix de vente HT est ramené à 958,33 / Le nouveau taux de marge est de 70,60 % La zone complément de facturation : Statut permet de définir le statut, c est-à-dire l'état de la fiche article. Par défaut, ce champ est sur Actif. Les statuts possibles sont : - Actif : l'article est toujours visualisé et saisissable dans tous les documents ; - En sommeil : Lorsque l'article est inséré dans un document un message d avertissement s'affiche, l'article est inséré dans le document ; - Bloqué : Lorsque l'article est inséré dans un document un message d erreur s'affiche et il est impossible d'insérer l'article ; - Partiellement bloqué : Lorsque l'article est inséré dans un document un message d erreur s'affiche, l'article n'est pas inséré dans le document. Toutefois, lors d'un transfert de documents existants avec cet article, le transfert (donc création d'un nouveau document avec cet article) sera autorisé. La sauvegarde d un article peut être conditionnée par le statut. L ajout d un article simple (type bien ou service) n est pas conditionné par le statut. Par contre, l ajout d un composant bloqué dans une nomenclature (fabrication ou commerciale) est interdit. Non facturable sur documents permet d interdire l utilisation d un article dans les documents de ventes, d achats ou les deux. Par défaut, ce champ est sur Aucun. Non imprimable permet de ne pas imprimer un article dans les documents de ventes, d achats ou les deux. Par défaut, ce champ est sur Aucun. Non inclus : Ce champ permet de ne pas inclure un article dans les documents de ventes, d achats ou les deux. Par défaut, ce champ est sur «Aucun». La saisie d'un article non inclus dans un document ne génère pas de mouvement de stock. L'article, n'est pas ajouté dans le total du brut HT. La zone Description générale Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 5 Quantité par défaut : Saisissez la quantité de vente par défaut de l'article. Lors de l'appel de l'article dans un document, cette quantité sera reprise automatiquement. Il est possible de définir une quantité négative par défaut. Unité de vente : Sélectionnez l'unité de vente de l'article. Si l'unité de vente que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche unité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Code barre est un champ saisissable. Il faut indiquer le code barre de votre article, afin d'imprimer l'étiquette correspondante.

6 Sous famille permet de sélectionner la sous famille de votre article. La sélection d'une sous famille est possible uniquement si une famille est renseignée (sinon le champ reste grisé). Décimales des prix permet d indiquer un nombre de décimales applicables sur les prix sur chaque fiche article. Par défaut, la fiche article reprend la valeur indiquée dans les paramétrages du dossier (Prix unitaire). Ce nombre de décimales est appliqué partout où les prix sont utilisés sauf les tarifs (un tarif pouvant être appliqué à plusieurs articles, il ne sera pas possible de fixer le nombre de décimales sur la colonne prix. Elle autorisera donc le nombre max, à savoir 5 décimales). Fournisseur permet de sélectionner le fournisseur principal de l article. Si le fournisseur que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Unité d'achat permet de sélectionner l'unité d'achat de l'article. Lors de la réalisation d'une facture d'achat, cette unité sera reprise dans la colonne "Unité d'achat", si celle-ci n'est pas spécifiée pour le fournisseur (onglet Fournisseurs). Si l'unité d'achat que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche unité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Coefficient de conversion achat/vente est un champ numérique qui permet de définir le coefficient de vente par rapport aux achats. Eco-contribution permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le libellé et le prix unitaire TTC du barème sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables. Si le barème que vous souhaitez n'existe pas dans la liste des barèmes, vous pouvez le créer. Lors de l'appel de l'article dans un document de vente, le barème sera automatiquement repris dans le document. La zone Eco-contribution L éco-contribution n est visible que pour les articles de type Bien ou Nomenclature de fabrication, une éco-contribution ne peut être affectée sur une fiche article de type "Service" ou "Nomenclature Commerciale. 3. L ONGLET STOCK Il faut sélectionner le code de l éco contribution applicable à l article. Suite à cette sélection, le libellé et le coût de l éco-contribution sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables. Pour tous les articles de type "bien" et/ou "Nomenclature de Fabrication" pour lesquels vous souhaitez suivre les quantités en stock, il est nécessaire d activer l option Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 6

7 Les champs ci-dessous sont disponible uniquement si le module série/lot est activé. Autoriser les stocks négatifs doit être coché vous voulez définir l'autorisation des stocks négatifs sur cet article. La liste déroulante du champ Suivi, permet de choisir le mode de suivi du stock. Plusieurs modes de suivi sont disponibles : Standard PUMP (prix unitaire moyen pondéré) Numéro de série (Coût réel), Lot (Coût réel) si les options «suivi par numéro de série» et/ou «numéro de lot sont activés». - Standard (Pump) conduit à un suivi simple du stock valorisé au prix unitaire moyen pondéré. - Dans l option N de série (coût réel) : chaque unité en stock et chaque opération sur le stock sont identifiées par un n de série. Ce mode s accompagne d une valorisation au coût réel des stocks et de tous les mouvements de stock de l article sérialisé - Si l option Lot (coût réel) est retenue, chaque unité en stock et chaque opération sur le stock seront identifiées par un n de lot. Ce mode s accompagne d une valorisation au coût réel des stocks et de tous les mouvements de stock de l article "lot". Dès qu un article comporte un historique, son mode de suivi ne peut plus être modifié. Le mode de suivi peut être défini sur la famille article. Le suivi par date limite n est disponible que pour les suivis par n de série ou n de lot. En plus du mode, 3 autres informations permettent d affiner ce suivi : Aucun, Date limite de consommation ; Date limite d'utilisation optimale Le suivi par date limite ne peut plus être modifié une fois que l article a un historique. Le champ article de remplacement permet de sélectionner un article de substitution qui sera proposé à la place de l'article en cours en cas de Stock insuffisant, lors de la réalisation d'un document de vente. La zone contremarque La contremarque consiste à générer de manière quasi-systématique un réapprovisionnement pour un article géré en contremarque lorsqu'il est commandé par un client ou demandé pour une fabrication. La gestion de la contremarque est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonctionnalité disponible "Contremarque". Pour définir la gestion de la contremarque de l article il faut cocher ; L'enregistrement de la fiche article "gérée en contremarque" n'est possible que si une fiche fournisseur est associé à l'article. Forcer le réapprovisionnement si le stock est suffisant ne peut être sélectionné que si «Géré en contremarque est activé. Lors de la modification de la sélection d'une de ces options (si désélection d'une option) et s'il y a des lignes de commandes client non réceptionnées), un message est affiché. La zone Stock par dépôt Les champs de cette partie permettent de visualiser l'état du stock de l'article pour chaque dépôt. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 7

8 Le dépôt créé dans le dossier est automatiquement affiché dans ce champ. Il est impossible de supprimer, d insérer ou de modifier un dépôt à partir de la fiche article. Stockage autorisé permet de définir si le stockage est autorisé ou pas sur le dépôt en fonction des contraintes de l entreprise (contrainte de sécurité, d'espace, ou de compétence par exemple). Cette information sera reportée dans la fiche dépôt onglet Articles. Dans Code Emplacement une liste déroulante permet de sélectionner parmi plusieurs emplacements (s ils existent) celui correspondant à l article. Il représente l'endroit où est stocké physiquement l'article. Si l'emplacement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche emplacement en cliquant sur le bouton puis en sélectionnant. Stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt. Cette information est récupérée du dernier mouvement de l article. Stock réel = Total des quantités entrées (factures d achats ou documents d entrées de stock) - total des quantités sorties (factures de ventes ou documents de sorties de stock). Stock virtuel = Stock réel - Commandes clients (ou ordre de fabrication, bon de fabrication avec transit...) Valeur du stock = Stock réel * valeur unitaire Valeur unitaire est égale au total des entrées de stocks et du coût de revient des achats, divisé par les quantités en stock. PUMP après une nouvelle entrée = [(stock réel avant nouvelle entrée * PUMP avant nouvelle entrée) + (quantités entrées * Prix unitaire entrées)] / quantité en stock après nouvelle entrée. PUMP = Stock initial (avant nouvelle entrée) + Nouvelle entrée en valeur Stock initial (avant nouvelle entrée) + Nouvelle entrée en quantités Les données ci-dessous sont à titre d'information pour la réalisation du réapprovisionnement. Elles servent de références pour les impressions de Besoin de stock... Quantité minimum en stock représente la quantité minimum que vous souhaitez avoir en stock. Seuil de réapprovisionnement correspond au niveau du stock que vous souhaitez pour déclencher un réapprovisionnement. Le seuil de réapprovisionnement correspond à un stock minimum + stock de sécurité. Quantité maximum en stock représente la quantité maximum que vous souhaitez avoir en stock. Stock maximum Quantité à commander pour atteindre le stock maximum Seuil de réapprovisionnement Stock de sécurité Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 8 Stock minimum

9 Il est possible de consulter l état du stock de chaque n de série/lot par dépôt. Il en est de même pour la date limite, ainsi que la date de sortie calculée à partir du délai de sortie du stock. Les n de série/lot sont classés par ordre croissant des dates limites. Quantité à livrer représente quantités totales commandées par les clients. Quantité à réceptionner correspond aux quantités totales à réceptionner du fournisseur En cliquant sur l évolution du stock : une fenêtre s affiche à l écran et permet de suivre, à partir d une date de référence, 4. L ONGLET DIVERS Cet onglet permet pour les articles de type "service" de visualiser les informations sur le service à la personne. Pour tous les types d'articles, il vous permet également de visualiser les groupes, les informations de colisage, les dimensions et les taxes associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées. Certains éléments d information peuven être repris pourle calcul des frais de port. 5. L ONGLET COMPTABILITÉ Cet onglet permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes.et comptes d achats Ventes / Achats Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 9

10 Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable vente et/ou achat est associé. Les comptes renseignés sont ceux saisis sur les fiches Taux de TVA 6. L ONGLET IMAGE Cet onglet permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents avec images. L insertion d une image se fait par la procédure suivante : - Cliquer sur le bouton Importer - Sélectionner l image recherché dans le répertoire approprié - Cliquer sur Ouvrir 7. L ONGLET ARTICLES LIÉS Cet onglet permet d'associer un ou plusieurs article/s à cet article. La gestion des données de cette partie est commune à d'autres onglets. Suite à la sélection de l'article lié, vous pouvez ensuite saisir la quantité d'articles que vous souhaitez avoir pour cet article lié. Si vous souhaitez que l article lié soit gratuit, cliquer sur la case "Gratuit". Si vous souhaitez que la quantité de l'article lié évolue en fonction de la quantité de l'article d'origine, cliquer sur la case Proportionnel". Lors de la sélection de l'article dans un document de vente, l'article lié sera automatiquement inséré dans le document de vente. Il y aura autant d'insertion que d'articles liés à la fiche article. Si l article lié est noté «Gratuit» une remise de 100% sera automatiquement présente sur la ligne du document de vente. L article ne sera donc pas facturé. 8. L ONGLET FOURNISSEURS L onglet fournisseur permet d associer un ou plusieurs fournisseurs à l article. Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 10

11 Le prix de vente HT public conseillé est valable pour cette fiche article et pour tous les fournisseurs présents dans la liste des fournisseurs. C'est le prix de vente conseillé par le fabricant. Il peut être déterminé quelques soit le fournisseur ensuite en fonction du fournisseur des conditions différentes d'application sont possibles. Reporter le prix de vente conseillé sur le prix de vente de l'article permet de copier le prix de vente conseillé dans le tarif de l'article, onglet Détail. Suite à la sélection du fournisseur, vous pouvez ensuite saisir les informations liées à celui-ci, comme la référence de l'article et le code barre chez le fournisseur, le prix d'achat public HT, la remise, le prix d'achat net HT, le minimum de commande, multiple de commande etc Lorsque les champs Référence et Code barre sont saisis dans cet onglet, une ligne est ajoutée avec ces informations dans l onglet Références même si une référence et un code barre existent déjà pour la famille, la catégorie tarifaire ou la sous-famille du fournisseur. Pour gérer l'éco-contribution sur les documents d'achats, vous devez renseigner un barème dans la fiche article : - Onglet détail cette éco-contribution sera reprise sur les documents de ventes et achat (si la case "utiliser l'éco-contribution" de l'onglet fournisseur n'est pas sélectionnée) - Onglet fournisseur de la fiche article (ou onglet article de la fiche fournisseur) et case à cocher "Utiliser l'éco-contribution" sélectionnée cette éco-contribution sera reprise sur les documents d'achat. Si vous ne sélectionnez pas la case "Utiliser l'éco-contribution", c'est l'éco-contribution renseignée dans l'onglet détail qui sera repris dans le document d'achat. Il est possible d ajouter de la même façon d'autres fournisseurs sur les lignes suivantes. Il faut alors cocher le fournisseur principal correspondant au tarif par défaut. La saisie d'une ligne Fournisseur génère automatiquement une ligne article sur la fiche fournisseur, onglet Article. 9. LES ONGLETS TARIFS CLIENTS ET TARIFS FOURNISSEURS Ils permettent de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire. Le bouton Voir la fiche tarif permet de visualiser et de modifier les différents champs de la fiche tarif. Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 11

12 10. L ONGLET RÉFÉRENCES Cet onglet permet d'associer une ou plusieurs référence/s articles propre à un client/fournisseur indépendante/s du code article. Lors de la réalisation d'un document pour le tiers, la référence et le code barre définis dans la fiche de l'article sont automatiquement repris sur le document. Ces références sont réparties en 2 listes : une pour les clients, une pour les fournisseurs. Ces listes peuvent être complétées ou modifiées à l aide des boutons et r En cliquant sur Ajouter on peut - Définir un type de tiers à partir d une liste de choix : Tiers, famille de tiers, sous famille de tiers et catégories tarifaires tiers (a) ; - Sélectionner le code tiers pour les tiers pour lesquels a Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 12

13 vous souhaitez une référence article spécifique. (b) Si le tiers n existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante ; - Saisir la référence chez le tiers (champ limité à 30 caractères alphanumériques. (c) Il est possible de définir deux articles différents pour la même référence pour le même tiers - Saisir le code barre chez le tiers. (d) b c d Une référence créée depuis la fiche article sur une famille de tiers, une sous-famille de tiers ou une catégorie tarifaire est automatiquement créée dans les fiches tiers associées à cette famille, sous-famille ou catégorie tarifaire. Les champs Référence et Code barre sont présents dans l onglet Fournisseurs de la fiche article. Si ces champs sont renseignés dans l onglet Références et que le tiers existe dans l onglet Fournisseurs, les valeurs saisies sont reportées dans l onglet Fournisseurs et inversement. 11. L ONGLET WEB Cet onglet permet de définir si l'article doit être présent sur le web et les données affichées sur Internet pour e-commerce Oxatis. Publier sur le web permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" seront jamais envoyés. Oxatis est affichée uniquement si la gestion du e-commerce Oxatis est activée dans les paramètres/société. Cette partie est liée uniquement à la gestion du e-commerce Oxatis. 12. L ONGLET FORMULES Cet onglet permet de définir pour un article des formules de calcul portant : - Sur la quantité en vente - Sur le prix de vente HT - Sur la quantité en achat ou le prix de vente/d'achat HT) pour l'article. - Sur le prix d achat HT Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 13

14 Vous pouvez indiquer si vous souhaitez "Conserver le calcul actif en transfert de commande". Lors d'un transfert de Devis/Demande de prix en Commande, la formule de calcul pour définir la quantité ou le prix est toujours présente sur la cellule. Vous pouvez réappliquer le calcul. Dans le cas contraire seules les valeurs sont reprises sur la commande. Le bouton "Formule de calcul" ou la colonne "Formule de calcul" permettent de définir le calcul à réaliser Service Education EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 14