Gestour Reporting. Module Export. gestour.com

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1 Gestour Reporting

2 _ 1 Introduction... 3 _ 2 L accès au Reporting... 4 _ 3 Ecran d accueil... 5 _ 4 Accès au module Exporter... 6 _ 5 Les flux Les flux de données Affichage de la liste des flux de données... 7 _ 6 Les domaines Les lots de données Affichage de la liste des domaines et lots de données... 8 _ 7 Les sessions Création d une session manuelle (préparation de l export) Les filtres de sélection des domaines et lots de données Domaine commande Domaine Document de facturation Domaine Mouvement financier client Domaine référentiel des fournisseurs Domaine référentiel des clients Domaine référentiel des agences Lot de données Affichage de la liste des sessions (préparation à la génération) Analyse d une session Page 2 / 19

3 1 Introduction Le module Export permet de récupérer des informations Gestour pour alimenter un entrepôt de données interne à une société. La source des données retenue pour effectuer les opérations d export tient compte des opérations effectuées dans la base de production. Ces informations transitent par la base du reporting à J+1. Le module export permet de transférer ces informations depuis des fichiers de données de même structure Il est possible d avoir les données d exploitation par domaine fonctionnel (commandes, documents, ) et par référentiels (Agence, Clients, ). Le client récupère les données dans son outil CRM ou BI et pourra les retravailler en fonction de ses besoins ou des demandes de son client. Le module Export est intégré au portail reporting. Il comprend 2 parties : Le paramétrage Permet à un administrateur de définir les flux d export au travers d une IHM dédiée en gérant aussi bien les sociétés à traiter que les données à exporter ou que la planification des transferts L exploitation utilisateur A partir d un IHM dédié, un utilisateur pourra superviser les traitements planifiés, regénérer des fichiers, retransférer des fichiers mais aussi lancer des transferts manuels par domaine fonctionnel ou récupérer des fichiers générés sur son poste de travail. L affichage disponible depuis vos postes peut varier des fonctionnalités décrites dans ce document. L icone matérialise les pages où l affichage peut varier. En effet un paramétrage en amont permet à l administrateur de rendre visible ou non certaines actions en fonction du profil de l utilisateur mais aussi selon les besoins de l utilisateur. Dans le docuement, le picto vous signalera les pages du reporting ou l affichage Gestour Reporting donne accès à différents modules. Seules les fonctionnalités liées à Gestour Moduel «Export» seront décrites dans ce document. Page 3 / 19

4 2 L accès au Reporting L accès au module Export s effectue via le portail statistique «Gestour Reporting» depuis un navigateur Internet. Il suffira de saisir l URL fournie par les équipes Gestour. L écran d authentification au portail statistique apparaît. Saisir le «Nom d utilisateur» ainsi que le «Mot de passe» Cliquer sur le bouton «Connectez-vous» pour valider la connexion Le «Nom d utilisateur» et le «Mot de passe» sont identiques à ceux utilisés pour se connecter à Gestour. Si l utilisateur est affecté à plusieurs agences, il faudra choisir l agence dans laquelle seront réalisés les états statistiques. Page 4 / 19

5 3 Ecran d accueil L écran d accueil de Gestour Reporting présente différents onglet de navigation, ainsi que des indicateurs (4 au maximum sur l écran d accueil) définis par le Gestionnaire. 1. Onglets de navigation : possibilité de changer de module 2. Fil d Ariane : permet de re-afficher une recherche précédente 3. Indicateurs : affichage des activités de l agence selon les indicateurs paramétrés par le gestionnaire 4. Date de la dernière synchronisation : assurer un suivi des mises à jour L affichage varie en fonction des accès autorisés par le gestionnaire Page 5 / 19

6 4 Accès au module Exporter Un onglet dédié à l export est disponible et permet d accéder à la mise en place des opérations d expor. 1. Cliquer sur l onglet «Exporter» L affichage varie en fonction des accès autorisés par le gestionnaire 5 Les flux Le fonctionnement du module export est principalement basé sur cette notion. Le flux est associé à des domaines et/ou des lots de données (regroupement de données). Le flux caractérise également la cible des transferts des données : Soit un éditeur de logiciel CRM du client Soit le BI (Business Intelligence) orienté vers une analyse d activité Le flux est le composant que va exploiter le module pour effectuer toutes les opérations nécessaires à un transfert. Pour chaque flux, il faudra définir le transfert : La cible et comment Il porte le paramétrage à l accès au répertoire partagé ainsi que la méthode d envoi (FTP, sftp, ) La fréquence Il porte la fréquence, la date et l heure du transfert Le contenu Il porte la liste des domaines à traiter 5.1 Les flux de données Le flux de données regroupe des domaines fonctionnels et défini la cible d envoi des fichiers. Il détermine les paramètres d envoie des données vers une cible unique (fréquence, emplacement, ftp, envoi automatique ou manuel, données en envoyer). Page 6 / 19

7 5.2 Affichage de la liste des flux de données L affichage varie en fonction des accès autorisés par le gestionnaire Page 7 / 19

8 6 Les domaines Le domaine fonctionnel est un regroupement de fichiers. Les domaines sont utilisés lors de la préparation et de la génération manuelle des fichiers. Un certain nombre de domaines sont disponibles : commande, document de facturation, agences, clients, fournisseurs, financier client, 6.1 Les lots de données Le lot de données est constitué d un ensemble de domaines. Le lot de données est utilisé lors de la préparation et de la génération automatisées des fichiers vers un tiers en fonction de la demande du client ( date, heure, ). 6.2 Affichage de la liste des domaines et lots de données 1. Cliquer sur le bouton «Exporter» 2. Affichage de la liste des flux 3. Cliquer sur la ligne du flux que vous souhaitez traiter 4. Affichage des domaines et des lots de données disponibles Domaines Lots de données Page 8 / 19

9 7 Les sessions La session correspond à l unité de gestion qui permet de suivre les opérations effectuées sur un domaine fonctionnel. Une nouvelle session est créée à chaque soumission automatique du traitement d un lot ou bien à chaque demande d exécution manuelle. 7.1 Création d une session manuelle (préparation de l export) Les sessions manuelles sont lancées depuis un flux puis en sélectionnant un domaine ou un lot de données. Cette saisie manuelle permet de mettre en place un transfert autre que ceux programmés en automatique depuis le flux. 1. Cliquer sur le bouton «Exporter» 2. Sélectionner un flux depuis la liste des flux disponibles pour votre agence L affichage varie en fonction des accès autorisés par le gestionnaire 3. Affichage des domaines et du lot de données mis en place selon les besoins du client (déterminé lors de l audit). Cet affichage varie d un client à l autre. 4. Sélectionner le domaine ou le lot de données pour lequel le transfert doit être mis en place 5. Affichage d un nouvel écran Page 9 / 19

10 6. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 8. Confirmer en cliquant sur le bouton «OK» 9. Renseigner les informations demandées depuis le nouvel écran de saisie 10. Cliquer sur le bouton «Créer» pour valider le transfert Page 10 / 19

11 7.2 Les filtres de sélection des domaines et lots de données Lors de la création d une nouvelle session pour un transfert manuel, des filtres sont à renseigner dans les domaines. Ces filtres varient selon le domaine sélectionné Domaine commande 1. Sélectionner le domaine commande 2. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 3. Confirmer le lancement de la nouvelle session en cliquant sur le bouton «OK» 4. Renseigner les filtres de sélection de la commande Il est possible de renseigner un ou plusieurs filtres - 1 seul filtre de sélectionné Seules les commandes créées entre le 01 janvier 2014 et le 30 juin 2014 seront prises en compte - 2 filtres de renseignés Toutes les commandes soit créées entre le 01 janvier 2014 et le 30 juin 2014 soit modifiées entre le 01 janvier 2014 et le 30 juin 2014 seront prises en compte. Page 11 / 19

12 Seules les commandes créées entre le 01 janvier 2014 et le 30 juin 2014 et modifiées entre le 01 janvier 2014 et le 30 juin 2014 seront prises en compte. 5. Cliquer sur le bouton «Créer» pour confirmer la création de la session Domaine Document de facturation 1. Sélectionner le domaine document de facturation 2. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 3. Confirmer le lancement de la nouvelle session en cliquant sur le bouton «OK» 4. Renseigner les filtres de sélection du document de facturation 5. Cliquer sur le bouton «Créer» pour confirmer la création de la session Page 12 / 19

13 7.2.3 Domaine Mouvement financier client 1. Sélectionner le domaine Mouvement financier client 2. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 3. Confirmer le lancement de la nouvelle session en cliquant sur le bouton «OK» 4. Renseigner les filtres de sélection du Mouvement financier client 5. Cliquer sur le bouton «Créer» pour confirmer la création de la session Domaine référentiel des fournisseurs 1. Sélectionner le domaine Référentiel des agences 2. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 3. Confirmer le lancement de la nouvelle session en cliquant sur le bouton «OK» 4. Renseigner les filtres de sélection du Référentiel des fournisseurs Il est possible de renseigner un ou plusieurs filtres 5. Cliquer sur le bouton «Créer» pour confirmer la création de la session Page 13 / 19

14 7.2.5 Domaine référentiel des clients 1. Sélectionner le domaine Référentiel des agences 2. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 3. Confirmer le lancement de la nouvelle session en cliquant sur le bouton «OK» 4. Renseigner les filtres de sélection du Référentiel des clients Il est possible de renseigner un ou plusieurs filtres 5. Cliquer sur le bouton «Créer» pour confirmer la création de la session Domaine référentiel des agences 1. Sélectionner le domaine Référentiel des agences 2. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 3. Confirmer le lancement de la nouvelle session en cliquant sur le bouton «OK» Aucun filtre ne sera à renseigner. Gestour prend en compte les informations disponibles dans le dictionnaire de Gestour Windows. Page 14 / 19

15 7.2.7 Lot de données 1. Sélectionner le lot de données 2. Cliquer sur le bouton «Nouvelle session manuelle» 3. Confirmer le lancement de la nouvelle session en cliquant sur le bouton «OK» Le lot de données regroupe des domaines disponibles dans le dictionnaire de Gestour Windows. Aucun filtre ne sera à renseigner. Gestour prend en compte les informations qui auront été renseignées par l agence lors de l audit. Page 15 / 19

16 7.3 Affichage de la liste des sessions (préparation à la génération). La liste des sessions est uniquement disponible pour les listes de domaines de type «Lot de données». Cette liste permet d accéder à l historique des opérations mais aussi d effectuer des actions sur cette session. 1. Cliquer sur l onglet «exporter» 2. Affichage de la liste des flux 3. Cliquer sur la ligne du flux que vous souhaitez traiter L affichage varie en fonction des accès autorisés par le gestionnaire 4. Sélectionner l option «Lot de données» ou un «Domaine» 5. Affichage des sessions effectuées Page 16 / 19

17 7.4 Analyse d une session L affichage de la liste des sessions permet d avoir l historique des opérations. Session : Affiche du type de session 29 A : 29eme session générée en automatique 28 M : 28 eme session générée en manuel Date de début de session : date et heure de début de la génération Date dernière opération : Date et heure de fin de traitement Dernière génération : Nom de l opération effectuée Génération Regénération Transfert Statut : renseigne la dernière action effectuée sur la session Terminé sans erreur Terminé avec erreur. Actions : 3 Actions sont possibles depuis cet affichage : : en cliquant sur cette action, affichage d un nouvel écran. Ce dernier permet de visualiser les informations concernant la session, l historique des actions sur la session choisie mais également de voir la liste des fichiers ayant été généré Page 17 / 19

18 1. Information concernant le type de session : depuis cet affichage on pourra avoir des informations concernant la session sélectionnée. * Session manuelle ou automatique, * Numéro de la session * date de génération de la session * Heure de génération de la session 2. Historique des actions menée : permet de consulter l historique de la session et ainsi d avoir des informations concernant l opération effectuée et le statut 3. Liste des fichiers généré : permet de consulter le détail des fichiers intégrés dans le domaine et repris dans le lot de données ainsi que le nombre d enregistrement pris en compte. Une action de téléchargement des informations est possible depuis le bouton. 4. Les actions possibles depuis une session : «Transférer» ou «Télécharger tous les fichiers» * Transférer : permet de renvoyer les fichiers * Télécharger : permet d enregistrer les fichiers de la session sur son bureau : permet d utiliser une session et de l actualiser en tenant compte de nouvelles données ou de mises à jour sur la commande Nouvelle ligne sur la commande Valider depuis le bouton «OK» Affichage du message de prise en compte de l action Page 18 / 19

19 : permet de transférer la session tel que, sans y intégrer les éventuelles modifications sur une commande Valider depuis le bouton «OK» Affichage du message de prise en compte de l action Page 19 / 19