Appel à candidatures. Coaching UACA. Accompagnement de 5 établissements, pour le développement de la Chirurgie Ambulatoire

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1 Appel à candidatures Coaching UACA Accompagnement de 5 établissements, pour le développement de la Chirurgie Ambulatoire

2 1 Introduction 1.1 La chirurgie ambulatoire La chirurgie ambulatoire : qu est-ce que c est? Pratique avant tout centrée sur les patients, la chirurgie ambulatoire recouvre l hospitalisation de moins de 12 heures sans hébergement de nuit. Ainsi, elle comprend les actes chirurgicaux programmés et réalisés dans les conditions techniques nécessitant impérativement la sécurité d un bloc opératoire, sous une anesthésie adaptée et suivie d une surveillance postopératoire en salle de réveil permettant, sans risque avéré, la sortie du patient le jour même de son admission. Source : La chirurgie ambulatoire constitue une priorité de santé publique. La chirurgie ambulatoire est une priorité nationale et constitue un levier majeur d amélioration et structuration de l offre de soins. Elle s inscrit dans les enjeux organisationnels des SROS-PRS ( ) en tant qu alternative à l hospitalisation complète. Les impacts positifs de la chirurgie ambulatoire sont maintenant partagés par une majorité d acteurs de la santé. Malgré ce constat, de nombreux freins à son développement subsistent en France, tant sur le plan culturel qu organisationnel, et pour les lever, les pouvoirs publics ont impulsé et mis en œuvre plusieurs dispositifs destinés aux établissements de santé. L ARS Languedoc Roussillon propose en 2014 plusieurs dispositifs pour accompagner les établissements de sa région dans le développement de la Chirurgie Ambulatoire, dont un dispositif de «coaching» pour 5 établissements, qui est l objet de cet appel à candidatures En savoir plus : 01/07/2014 1/6

3 2 Le dispositif «coaching UACA» de l ARS Languedoc Roussillon 2.1 Contexte L ARS Languedoc Roussillon va conduire un Benchmark sur les blocs opératoires et les unités d anesthésie et de chirurgie ambulatoire (UACA) sur la période de recueil du 22 septembre 2014 au 19 octobre Ce dispositif concerne l ensemble des établissements de la région et vise à mesurer la performance de ces organisations, pour appuyer les démarches d amélioration en cours ou à venir. L ARS souhaite apporter un appui particulier à 5 établissements pour favoriser la mise en place d actions suite au dispositif de Benchmark. L accompagnement attendu aura la forme d une mission de coaching. Les établissements accompagnés par un coach auront à : Réaliser leur diagnostic Rédiger leur plan d actions Mette en œuvre leurs actions 2.2 Les acteurs d une démarche «Coaching» Un dispositif de coaching ARS s appuie sur 3 acteurs : L établissement L ARS Le coach L établissement L établissement constitue une équipe projet composée d un trinôme : Le cadre d UACA Le médecin coordonnateur de l UACA Un directeur référent du projet développement de la Chirurgie Ambulatoire Le projet doit être reconnu par la Direction Générale (DG) et la Commission Médicale d Etablissement (CME) comme un projet institutionnel. Cela est formalisé par une lettre d engagement cosignée par le directeur général et le président de CME L ARS La cellule Performance de l ARS est à l initiative de ce dispositif et en assurera le pilotage, son rôle est de : Suivre le bon avancement du projet Valider le diagnostic et le plan d actions Capitaliser les résultats de ce dispositif Le Coach La mission de coach est confiée à un consultant en organisation, expert du sujet Chirurgie Ambulatoire. Son rôle est d accompagner les établissements avec un double appui : Appui à la gestion de projet (cf. méthodologie, calendrier, livrables, reporting, communication) Appui conseil sur le «fond» (cf. diagnostic, plan d actions, mise en œuvre) Pour cela le coach accompagnera chaque équipe projet établissement sur 18 mois, selon 2 modalités : Sessions Collectives (SC) : réunion inter établissements se déroulant sur 1 journée (9h30-16h30) à l ARS ou chez un des établissements participants. Sessions Individuelles (SI) : réunion téléphonique d une heure entre le coach et un établissement 01/07/2014 2/6

4 2.3 Le calendrier projet Phase 1 : appel à candidatures Annoncé le 1 er juillet lors de la réunion de lancement du Benchmark bloc UACA 2014, le dispositif de coaching UACA concernera 5 établissements. L ensemble des établissements participants à la démarche de Benchmark peuvent déposer un dossier de candidature pour intégrer le dispositif de coaching. Les dossiers sont à transmettre avant le 21 juillet 2014 à 16h00. Les réponses de l ARS aux candidats seront envoyées avant le 31 juillet 2014 à 16h Phase 2 : Diagnostic et plan d actions L accompagnement débutera par une réunion de lancement au mois de septembre 2014 réunissant les 5 établissements participants, l ARS et le coach. Les établissements travailleront alors sur la réalisation d un diagnostic (s appuyant en partie sur le Benchmark régional dont le recueil se déroulera du 22 septembre 2014 au 19 octobre 2014). Chaque établissement présentera son diagnostic au mois de décembre Une fois le diagnostic validé (janvier 2014) les établissements travailleront pendant 2 mois à la rédaction d un plan d actions, qui sera présenté au mois de mars Phase 3 : Mise en œuvre La phase de mise en œuvre se déroulera sur une période de 1 an, de mars 2015 à mars La phase 3 s étend sur 12 mois, mais se décompose en trois périodes : Les 3 premiers mois, qui seront l objet d actions «rapides» à mettre en œuvre et dont les résultats seront rapidement visibles. Les 8 mois suivants, qui seront l objet d actions plus longues à mettre en œuvre. Le dernier mois qui sera consacré à la capitalisation 01/07/2014 3/6

5 2.4 3 axes de travail Ce dispositif propose de décomposer en 3 axes les pistes d actions sur la Chirurgie Ambulatoire : Développement de la chirurgie ambulatoire Exemples d indicateurs : Volume d activité chirurgie (Nombre de séjours en lettre C du GHM) Taux de chirurgie ambulatoire Taux de forain Exemples d actions : Liste d'actes éligibles (établie, formalisée, validée, diffusée) Etude DIM potentiel de substitution (forain, 1 nuit, 2 nuits) Check list consultation chirurgie (motifs de non orientation UACA) Cellule d'analyse des hébergements HC (avec Tableau de bord hebdomadaire) Expérimentation substitution 1 PEC (avec un opérateur ou une spécialité) Définition d'un processus de PEC des «urgences» en UACA Communication médecine de ville Organisation de l unité et du parcours patient Exemples d indicateurs : Taux de rotation Durée Moyenne de Séjour (DMS, en heures pour l ambulatoire) Nombre de patients par IDE Exemples d actions : Chemin clinique générique (formalisation du processus de la consultation pré opératoire au rendez-vous post opératoire) Chemin clinique sur un acte (protocolisation, définition de temps standard et analyse) Programmation (coordination avec le bloc opératoire, échelonnement des arrivées) Organisation de la sortie (score + visite médicale) "Marche en avant" (salon d'entrée, salon de sortie) SSPI (fast track, score) Fonction support (Brancardage / bionettoyage) Pratiques de prémédication / Anesthésie Formation des personnels médicaux et non médicaux aux spécificités de la prise en charge en ambulatoire Qualité de prise en charge et satisfaction patient Exemples d indicateurs : Taux de repli (transfert hospitalisation complète) Taux d appel du lendemain Taux de comptes rendus (remis au patient à sa sortie) Exemples d actions : Appel de la veille (script, indicateur quotidien) Systématiser la préadmission Passeport ambulatoire (consignes patient) Appel du lendemain (script, indicateur quotidien) Assurer la continuité des soins (CR, Numéro appel, communication soins de ville) Enquête de satisfaction 01/07/2014 4/6

6 3 Modalités de réponse au présent appel à candidatures 3.1 Eléments du dossier de candidature Pour candidater les établissements doivent fournir trois éléments : Le formulaire de candidature La lettre d engagement cosignée par le directeur général et le président de CME La lettre de motivation cosignée par les 3 membres de l équipe projet Formulaire de candidature Le formulaire de candidature est composé de 3 volets : Etat des lieux et objectif o Indicateurs quantitatifs à renseigner sur 2012 et 2013 pour le réalisé, mais également sur 2014, 2015 et 2016 pour les objectifs. o Pour ce volet il est à prévoir la contribution du DIM et du contrôle de gestion. Pistes d actions o Pistes d actions à priori, basées sur les problématiques ressenties par les acteurs terrain. Les actions seront ajustées après le diagnostic lors de la rédaction du plan d actions. Equipe projet o Identification et coordonnées des membres de l équipe projet, complétées d une estimation du temps à consacrer au projet. Le formulaire est accessible à l adresse suivante : https://benchmark-hopital.fr/index.php/cerclh/cms/coachingarslr Lettre d engagement (DG, CME) La lettre d engagement doit être rédigée et cosignée par le Directeur Général et le Président de CME. Elle doit indiquer que le projet est un projet institutionnel : le sujet est une priorité de l établissement, o déjà inscrit dans le projet d établissement et le CPOM les cibles (2016) sont proposées par la direction et la CME o les chiffres renseignés dans le formulaire de candidature, pour les années 2013 (état des lieux) et 2016 (objectif), sont à rappeler dans la lettre d engagement pour les 4 indicateurs : Volume d activité chirurgie (Nombre de séjours en lettre C du GHM) Taux de chirurgie ambulatoire Taux de forain Taux de rotation l équipe projet se voit officiellement confier la mission de conduire le projet (cf. lettre de mission), o Les noms et fonctions des 3 membres de l équipe projet sont rappelés dans la lettre d engagement. La charge de travail liée au projet est également reconnue par l institution. les travaux seront suivis et validés par la Direction et la CME (cf. comité de pilotage établissement), o Les modalités de pilotage intra établissement (cf. composition du comité de pilotage et fréquence des réunions) sont également indiquées dans la lettre Lettre de motivation (équipe projet) La lettre de motivation est cosignée par les 3 membres de l équipe projet. Nous préconisons qu elle contienne : un paragraphe pour chaque membre exprimant sa motivation et son implication personnelle dans le projet un paragraphe coécrit par les 3 membres au nom de l équipe projet 01/07/2014 5/6

7 3.2 Echéances Les dossiers sont à transmettre avant le 21 juillet 2014 à 16h00. Les réponses de l ARS aux candidats seront envoyées avant le 31 juillet 2014 à 16h Modalités de transmission des dossiers de candidatures : Envoyer les deux lettres en versions numérisées et le formulaire Excel à l adresse o o avec copie à o L envoi des documents originaux sera demandé ultérieurement aux candidats retenus. 3.4 Renseignements complémentaires Rappel : le formulaire de candidature (Excel) est téléchargeable https://benchmark-hopital.fr/index.php/cerclh/cms/coachingarslr2014 Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez adresser vos demandes par à : Vous pouvez demander par un rendez-vous téléphonique pour échanger de vive voix sur l objet de vos demandes. 01/07/2014 6/6

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