Les management assistants annoncent la couleur Voici comment collaborer plus efficacement et mieux gérer le stress!

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1 Les management assistants annoncent la couleur Voici comment collaborer plus efficacement et mieux gérer le stress!

2 Le stress s insinue tel un fil rouge parmi les tâches quotidiennes des management assistants. Heureusement, ils le transforment d abord en stress positif. Toutefois, dans les moments critiques, le stress peut donner lieu à des émotions négatives. Les management assistants peuvent apprendre à mieux gérer leur stress grâce à une communication transparente et ouverte. Pour ce faire, une bonne connaissance des personnalités des uns et des autres s avère essentielle. OfficeTeam et Insights ont analysé la personnalité typique des management assistants et de leurs managers, ainsi que la manière dont ils pourraient collaborer plus efficacement en reconnaissant leurs signaux de stress mutuels. Au travail, il nous arrive à tous d avoir parfois une journée «sans». Dans ce genre de circonstances, il n est pas rare que nous soyons submergés par nos émotions à cause de la pression ou d une situation de crise. Les management assistants se sentent alors incompris, niés ou traités injustement, tandis que leurs managers ont l impression d être frustrés parce que les choses n avancent pas comme ils le voudraient. Et si les deux parties ont de surcroît une personnalité différente, la situation n en devient que plus complexe. Le stress s insinue tel un fil rouge parmi les tâches quotidiennes des management assistants. L étude d Insights sur le rôle des personnalités sur le lieu de travail montre que différents types de personnalités reconnaissent souvent leurs signaux de stress mutuels trop tard, ou ne les perçoivent pas du tout. Ce qui compromet dès lors toute communication.

3 Mélange d énergies de personnalité BLEU FRAIS Objectif Détaché Analytique ROUGE ARDENT Positif Affirmé Assertif HELDER BLAUW VURIG ROOD VERT CALME Calme Tranquille Apaisant JAUNE BRILLANT Gai Vif Plein d esprit ZACHT GROEN STRALEND GEEL Insight distingue quatre énergies de personnalité possédant chacune leurs caractéristiques. Chaque personnalité est un mélange de ces quatre énergies de couleur, l une des couleurs étant toujours plus ou moins prépondérante par rapport aux autres. L énergie de personnalité vert pâle, symbole d un caractère aidant et aimant les relations humaines, est la plus fréquente chez les management assistants. Ces personnalités se caractérisent généralement par leur calme, leur confiance et leur profondeur. Les personnes possédant une telle personnalité sont introverties, tournées vers les valeurs personnelles et la profondeur dans leurs relations. Elles cherchent à s attirer la confiance d autrui et s engagent avec calme, détermination et persévérance dans les tâches qui COÖRDINATOR OBSERVATOR HERVORMER SUPPORTER Le vert pâle est la couleur dominante de l énergie personnelle de 52,5 % BESLISSER BEMIDDELAAR leur tiennent à cœur. Leur préférence va aux relations d égal à égal, où chacun est valorisé. Leur style personnel est fortement marqué par une recherche de compréhension mutuelle. Le vert pâle est la couleur dominante de l énergie personnelle de 52,5 % des management assistants, suivi par le jaune vif (20,5 %), le bleu clair (15 %) et le rouge vif (12 %). La répartition des personnalités des management assistants se différencie fortement de celle de leurs managers. Ici, on retrouve principalement le rouge vif, symbole d une personnalité directive et assertive. Ces personnalités extraverties et très énergiques sont particulièrement actives, sans cesse en mouvement, positives, assertives et très réalistes. Elles vont droit au but et sont orientées résultat. Leur style personnel est fortement tourné vers la gestion et la maîtrise des situations, ce qui se manifeste par la nature directe de leurs relations avec les autres. MOTIVATOR INSPIRATOR Le rouge vif est la couleur dominante de l énergie personnelle de 48 % des top managers, suivi par le jaune vif (32 %), le vert pâle (12 %) et le bleu clair (8 %). Un manager et un management assistant sur deux ont donc des personnalités totalement opposées. Cela ne pose aucun problème en soi. Si la relation est réelle, ils sont en effet très complémentaires. Il convient donc de mettre au maximum cette complémentarité à profit dans les relations professionnelles, afin que les différences ne soient pas source d irritation.

4 BLEU FRAIS ROUGE ARD VERT CALME Suiveurs et décideurs JAUNE BRI Détermination Contrôle du résultat Discipline Respect des normes Connaissances techniques Capacité d analyse OBSERVATEUR REFORMATEUR DIRECTEUR Orientation/ résultats Prise de décision Confiance en soi MOTIVATEUR Dynamisme Enthousiasme Esprit positif COORDINATEUR Capacités d organisation Respect des délais Gestion du temps INSPIRATEUR Capacité de Persuasion Créativité Capacités relationnelles Capacité d écoute Loyauté Esprit d équipe SUPPORTEUR CONSEILLER Adaptabilité Aide à autrui, Partage d idées Insights a cherché à savoir quel type de personnalité spécifique revenait le plus souvent chez les management assistants vert pâle et chez les décideurs rouge vif. Tout comme pour les énergies de personnalité, il n y a pas de type meilleur ou moins bon. Le fait que quelqu un ne soit pas destiné à une certaine fonction dépend surtout de ses compétences et de son expérience et dans une moindre mesure de son type de personnalité. Insights a constaté qu un type de personnalité était dominant dans la fonction de management assistant et de manager. Chez les management assistants, on retrouve principalement le type du «suiveur». Les Chez les management assistants on retrouve plutôt le type du suiveur, tandis que les managers sont les décideurs suiveurs sont des gens attachants, accommodants et équilibrés, qui entretiennent de bonnes relations avec leur entourage. Ils adoptent une attitude discrète et posée, sont attentionnés, patients et toujours prêts à aider, à conseiller et à aider ceux qu ils considèrent comme leurs amis. Ils construisent des relations solides avec un groupe restreint de collègues. Le suiveur s efforce de préserver ce qui lui est familier et ce qui est prévisible. Il est très compétent pour les tâches spécialisées. Il cherche constamment la considération d autrui et s acclimate plutôt lentement au changement. Si l on veut modifier son mode de travail sans faire baisser son niveau de prestation, il est préférable de fixer des conditions précises. Chez les managers, on retrouve surtout le type du «décideur». Les décideurs sont énergiques, exigeants, prompts à la décision et souvent très individualistes. Ils vont de l avant et adoptent une attitude compétitrice pour atteindre leurs objectifs. Face aux problèmes, ils se montrent logiques, pragmatiques et dynamiques. Ils entretiennent parfois des relations difficiles avec les autres, car il leur arrive d user d intimidation. Si leurs exigences ne sont pas satisfaites, ils peuvent agir de manière très catégorique et éprouvent des difficultés à se mettre à la place des autres.

5 Les opposés s attirent Les Energies des 4 Couleurs Insights dans un bon jour Les Energies des 4 Couleurs Insights dans un mauvais jour BLEU FRAIS Prudent Précis Réfléchi Interrogateur Formel Analytique Compétitif Exigeant Déterminé Volontaire Avisé Leader ROUGE ARDENT BLEU FRAIS Rasoir Indécis Suspicieux Froid Réservé Agressif Inquisiteur Dirigiste Autoritaire Intolérant ROUGE ARDENT VERT CALME Attentionné Encourageant Aimant partager Patient Complaisant Détendu Sociable Dynamique Démonstratif Enthousiaste Persuasif Expressif JAUNE BRILLANT VERT CALME Docile Mielleux Pesant Dépendant Entêté Nerveux Agité Indiscret Extravagant Impulsif JAUNE BRILLANT MOTIVATEUR INSPIRATEUR Le management assistant «typique» est donc l opposé du manager «typique». Et, comme le dit le dicton, les opposés s attirent. Cette opposition peut devenir très problématique lorsque les deux parties ne reconnaissent et n acceptent pas leurs différences de personnalité. Au contraire, lorsque les managers et les management assistants accordent leurs comportements opposés, ils peuvent collaborer très efficacement. Aussi importe-t-il de reconnaître les caractéristiques des personnalités et de s y adapter. OBSERVATEUR REFORMATEUR DIRECTEUR MOTIVATEUR INSPIRATEUR Ainsi, dans leurs bons jours, la majorité des managers présentant ce profil seront énergiques, exigeants, déterminés, dynamiques et résolus, tandis que leurs secrétaires seront attentives, accommodantes, calmes, détendues et patientes. Le contraire arrive aussi, mais seulement de manière très sporadique. Lorsque donc ce même manager a passé une moins bonne journée et veut évacuer son stress, il peut devenir agressif, autoritaire, exagérément dominant et intolérant. La personnalité des management assistants qui est apparue comme la norme au fil de cette étude va envoyer des signaux de stress qui s exprimeront par de la soumission, de la passivité, de l inertie, de l obéissance et de l entêtement. COORDINATEUR SUPPORTEUR CONSEILLER Comme le dit le dicton, les opposés s attirent

6 Apprendre à reconnaître les signaux de stress La meilleure réponse au stress 100% 90% 80% 70% 60% 50% Total Belgium The Netherlands France Germany Czech Republic Ireland United Kingdom 40% 30% 20% 10% 0% Open,honest communication Manageable staff workloads Providing monetary rewards for exceptional performance Recognition programmes Unexpected rewards, such as gift certificates or tickets to a sporting event Providing additional days off Holding team - building events or meetings None of the above Les management assistants éprouvent beaucoup de stress et sont capables de le gérer efficacement. Selon une étude menée par OfficeTeam, 2 management assistants sur 3 estiment qu une communication transparente avec leur manager constitue la meilleure arme pour lutter contre le stress. Lorsque les deux parties connaissent mal leurs personnalités mutuelles, elles interprètent les signaux de stress de façon erronée et ne peuvent aboutir à aucune communication efficace. Chaque personnalité est plus ou moins sensible à certaines causes de stress et envoie des signaux différents lorsqu elle y est confrontée. Qui dit causes différentes, dit aussi conséquences différentes et solutions différentes. Les causes de stress: Manque de préparation Dévalorisation Perte de contrôle Exclusion HELDER ZACHT GR

7 Apprenez à reconnaître les signaux des suiveurs et des décideurs Les signaux Suiveurs CAUSES DU STRESS : Traitement impersonnel ou injuste Violation de ses valeurs Changements brutaux ou délais trop serrés Les signaux Décideurs CAUSES DU STRESS : Absence d objectifs Indécision N a pas le contrôle SIGNAUX DE STRESS : Devient silencieux, se renferme, blessé Critique, détaché et résistant Têtu et trop prudent REMEDES : S entretenir avec lui pour restaurer la confiance Faire preuve de compréhension Reporter la tâche à un autre jour SIGNAUX DE STRESS : Devient agressif Impatient Irritable, exigeant REMEDES : Lui donner les moyens d agir rapidement Prendre des décisions Lui redonner le contrôle Les management assistants peuvent, eux aussi, anticiper le stress de leur manager. Il est souvent lié à une sensation de perte de contrôle, au fait de ne pas arriver à prendre une décision ou de ne plus y voir clair. Face à une telle situation, le manager stressé manifestera de l impatience et de l irritation. Il deviendra injustement autoritaire et agressif. La réaction habituelle des secrétaires à la personnalité de suiveuses sera de demander au manager comment il se sent et de s impliquer personnellement. Et c est précisément la dernière chose dont le manager a besoin à cet instant. Au contraire, il veut être aidé dans sa propre «langue» avec des faits, des chiffres, des actions concrètes et une communication efficace. Les secrétaires devraient donc réagir en prenant rapidement certaines décisions ou en veillant à prévoir un «temps mort» afin que leur manager puisse reprendre la situation en main. Les analyses d Insights et d OfficeTeam montrent que cette sorte de stress négatif est parfaitement évitable si l on apprend à parler la «langue» de l autre et ainsi à mieux contrôler le stress plutôt que de le renforcer. Tenir compte de la personnalité de chacun permet une plus grande efficacité et une plus grande loyauté dans le chef des management assistants et une relation de travail plus agréable avec le manager. Leurs relations professionnelles s en trouvent renforcées, leur collaboration est plus efficace et mène à de meilleurs résultats.

8 Séminaire «Annoncer la couleur» pour les management assistants Sur invitation d OfficeTeam et d Insights, une dizaine de management assistants ont participé à un séminaire consacré à leur personnalité. Lors de ce passionnant séminaire, ils ont appris à mieux se connaître, à mieux connaître les autres et à développer et appliquer des stratégies de communication interpersonnelles. Ce séminaire a prouvé que les management assistants étaient principalement des suiveurs, et leurs managers, généralement des décideurs. Il ressort d un certain nombre d affirmations des management assistants que les deux types de personnalités sont particulièrement complémentaires. «Mon manager établit les projets et je les exécute à la lettre» «Je mets de l ordre et de la structure dans le travail de mon manager, créatif et moins précis» «Nous avons d excellents rapports car nous nous consultons régulièrement et avons beaucoup de respect l un pour l autre» «Nous avons mis un peu de temps à nous connaître, mais notre bonne communication a donné lieu à un esprit de confiance mutuelle et une collaboration efficace» «Il est parfois inconstant et moi très ponctuel, nous nous complétons parfaitement» «Mon manager ne tarit pas de grandes idées que je me charge de concrétiser» Les participants s accordaient à dire qu ils étaient désormais mieux armés pour lutter contre le stress et les conflits, car ils avaient appris à parler la «langue de la personnalité» de l autre. 10 conseils pour créer une relation d efficacité avec votre secrétaire Ces conseils sont basés sur les constatations des management assistants. On remarque clairement que les management assistants ont besoin de contacts personnalisés et humains, ce qui leur permet d effectuer leurs tâches de manière optimale. Si les managers consacrent 5 % de leur temps aux contacts personnalisés avec leurs assistant(e)s, les 95 % de contacts professionnels restants seront utilisés de manière plus efficace et moins stressante. 1. Lâchez la pression de temps en temps. 2. Faites preuve de chaleur et d empathie. 3. Soutenez votre management assistant. 4. Gardez des rapports détendus. 5. Sachez être diplomate. 6. Concentrez-vous davantage sur l efficacité et moins sur la rapidité. 7. Voyez plus loin que le résultat à court terme. 8. Évitez de toujours montrer votre côté gagneur. 9. Renforcez l esprit d équipe. 10. Osez être informel.

9 OfficeTeam en Insights OfficeTeam OfficeTeam est une division spécialisée du groupe américain Robert Half International Inc. Le groupe est leader du marché dans le domaine des intérimaires spécialisés et est coté à la Bourse de New York. Depuis sa création, OfficeTeam est le spécialiste des fonctions temporaires qualifiées pour les métiers de l administration et du secrétariat. Avec plus de 300 agences en Amérique du Nord, en Europe et en Australie, OfficeTeam dispose d un large réseau international. En Belgique, OfficeTeam est implanté à Anvers, Bruxelles, Charleroi, Gand, Grand-Bigard, Liège, Roulers, Wavre & Zaventem Insights Insights Benelux est une des principales sociétés de conseil dans le domaine de l efficacité humaine. Dans le cadre de l étude sur la personnalité typique du management assistant, Insights fait appel au profil Discovery, qui permet de dégager des informations détaillées sur la personnalité d une personne. Le profil décrit notamment les points forts et les points faibles, les taches aveugles et les qualités d une personne en tant que membre d une équipe. Le profil Insights est produit sur la base des réponses à 25 questions d un questionnaire en ligne. Le modèle repose sur la théorie de la personnalité de Carl Gustav Jung. La combinaison des informations clés issues des Profils Discovery individuels dans une roue Insights et dans des graphiques de personnalité donne un aperçu pratique de l étalement des personnalités dans une base de données plus importante et les caractéristiques d une catégorie professionnelle. Sur la base de ces profils, Insights propose des formations, des séminaires et un coaching afin d optimiser la collaboration au sein des équipes. En Belgique, quelque 100 professionnels HR utilisent le système Insights. L agence Insights pour la Belgique est établie à Bruxelles.