PROCEDURE DE GESTION DE LA CAISSE

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1 PROCEDURE DE GESTION DE LA CAISSE ECOPOL

2 KERLOG Sommaire Sommaire...2 I. Introduction...3 II. Présentation de l'interface... 3 III. Solde Consultation du solde Consultation du stock de Fermeture de...6 IV. Mouvement de caisse Créer un mouvement de caisse Modifier un mouvement de caisse...9 V. Organisation sur une journée...9 VI. Rapports... 9 Annexe1: Paramètrage des articles...11

3 I. Introduction La fonctionnalité «Gestion de», vous permet d'enregistrer vos mouvements de caisse (dépenses ou recettes), de consulter le solde actuel de de consulter le stock de la veille (dernier solde) ou de votre dernière fermeture de caisse de fermer votre caisse (chaque soir) II. Présentation de l'interface Cette interface se compose de 3 parties: 1. Solde 2. Mouvements de caisse 3. Liste des mouvements de caisse Chacune de ces parties seront présentées et détaillées ci-dessous.

4 III. Solde 3.1. Consultation du solde La partie «Solde» vous permet de consulter: -votre solde actuel: «Solde actuel» qui correspond au dernier enregistrement (dernière fermeture de caisse) auquel seront ajoutés ou soustraits les mouvements de caisse et les achats aux particuliers. -votre solde lors de la dernière fermeture de caisse «Solde au» Consultation du stock de Ce document vous sera utile le matin pour contrôler le nombre de pièces et de billets présents la veille dans votre caisse (fond de caisse et réserve) au moment de la fermeture de. Pour cela cliquez sur La fenêtre présentée page suivante s'ouvre. La date de la dernière fermeture de caisse est affichée en haut du document. Vous pouvez ainsi consulter le nombre de pièces et de billets présents, lors de la dernière fermeture de caisse, dans: -le fond de caisse -la réserve

5 Les totaux suivants sont affichés en bas du document: -fond de caisse -réserve de caisse -fermeture de caisse Note: Les données présentes dans ce document ne sont pas modifiables.

6 3.3. Fermeture de Nous vous conseillons de fermer le soir. En effet, après sa fermeture, aucun autre mouvement et bon d'achat ne pourra être enregistré pour ce jour. Pour fermer cliquez sur «Fermeture de». La fenêtre qui s'ouvre ensuite vous permet de renseigner les quantités de billets et de pièces présents dans votre fond de caisse et votre réserve. En saisissant le nombre de billets et de pièces, les totaux: fond de caisse, réserve de caisse, fermeture de caisse sont mis à jour automatiquement.

7 Une fois les quantités rentrées, validez votre solde en cliquant sur «Valider». Vous pouvez à tout moment annuler votre opération de fermeture de en cliquant sur «Annuler». IV. Mouvement de caisse Cette fonctionnalité vous permettra de renseigner l'ensemble des mouvements de caisse réalisés dans une journée, que ce soit: -des dépenses (ex: dépenses courantes, péage, restaurant,..) -des recettes (ex: alimentation de par la banque) Vous devrez donc créer et paramètrer des articles correspondant à vos dépenses et recettes courantes telles que: -alimentation de la banque -restaurant -péage -vente de métaux Pour réaliser le paramètrage, se référer à l'annexe Créer un mouvement de caisse Pour créer un mouvement de caisse,cliquez sur «Créer». Vous devrez par la suite renseigner: l'article le libellé. Ce champ reprend par défaut l'article. Cependant, vous pouvez le modifier et y inscrire des commentaires sur votre mouvement sans créer un nombre important d'articles supplémentaires. le type de mouvement (recette, dépense) le montant (en ) la date Une fois les champs renseignés, cliquez sur «Valider».

8 A tout moment, vous pouvez annuler votre saisie en cliquant sur «Annuler». Les mouvements créés seront ensuite répertoriés au niveau de la «Liste des mouvements de caisse». Dans ce tableau sont rappelés la description, le libellé, la date, le montant et la nature du mouvement (recette ou dépense). Note 1: Les achats aux particuliers en espèce issus d'ecopol seront automatiquement transférés dans la gestion de. Note 2: Les mouvements correspondant à des ventes en espèce, issus du module Entrées/Sorties ne sont pas pris en compte dans la gestion de pour le moment. Il est donc nécessaire de les ressaisir dans les mouvements de caisse.

9 4.2. Modifier un mouvement de caisse Après avoir saisi un mouvement, vous pouvez le modifier en sélectionnant le mouvement en question puis en cliquant sur «Modifier». L'ensemble des champs renseignés lors de la création du mouvement peuvent être modifiés (article, type de mouvement, montant, date). V. Organisation sur une journée L'organisation de la gestion de sur une journée est présentée ci-dessous à titre indicatif. Le matin: vérification de la quantité de billets et de pièces présents dans le fond de caisse et la réserve grâce au «Stock de». Tout au long de la journée: Les achats aux particuliers saisis dans Ecopol viendront agrémenter les mouvements de au niveau de la «Gestion de». Vous enregistrerez les autres mouvements de caisse (dépenses et recettes). Le soir: fermez en renseignant le nombre de billets et de pièces présents dans votre fond de caisse et votre réserve. VI. Rapports Deux «Rapports» concernent et sa gestion. - «Etat de par période». Après avoir saisi la date de début et la date de fin de la période que vous souhaitez consulter, ce rapport vous permet de consulter la date et le montant du solde de après sa fermeture.

10 - «Mouvement de par période». Après avoir saisi la date de début et la date de fin de la période que vous souhaitez consulter, ce rapport vous permet de consulter les montants, les articles, et la date des mouvements enregistrés pour cette période.

11 Annexe1: Paramètrage des articles Pour réaliser cette création d'articles, vous devez aller dans «Paramètrage» «Articles». Cliquez sur «Ajouter» puis remplissez les champs suivants (au minimum): Code article Libellé article