Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation

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1 When you have to be right Business Software Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation Découvrez le quoi, le pourquoi et le comment des factures électroniques Livre blanc pour PME

2 2 1. L e-facturation : qu est-ce que c est? 2. Cinq raisons pour passer à l e-facturation 3. Déduction supplémentaire de 13,5% pour investissements digitaux 4. Un bon début, c est la moitié du chemin parcouru : les factures de vente électroniques 5. Économiser encore plus? Automatisez aussi vos factures d achat! 6. Mercurius : faire des affaires de manière digitale avec les pouvoirs publics 7. Les «Business software» de Wolters Kluwer passent à l e-facturation Liste des sources L e-facturation : c est le moment, c est l instant Une e-facture est un document que vous créez, envoyez, recevez, traitez et conservez de manière électronique mais aussi automatique. Sans opérations manuelles. Vous travaillez encore avec du papier ou des PDF? Dans ce cas, vous perdez en ce moment même de l argent et un temps précieux. Passez aussi vite que possible à une facturation électronique entièrement automatique. Vous n aurez plus besoin d imprimante, de papier et de timbres. De plus, vous direz définitivement adieu aux travaux manuels tels que photocopier, stocker et retaper. Avec pour résultat des frais de personnel réduits et moins d erreurs. Comment vous y mettre? Avec le livre blanc pratique de Wolters Kluwer. Vous y apprendrez les bases de l e-facturation. Vous découvrirez tous les avantages en termes financiers et d efficacité. Vous passerez rapidement à l e-facturation grâce à notre plan par étapes. À vos marques, prêts, partez!

3 3 Une e-facture est une facture qui est émise et reçue sous n importe quelle forme électronique. Depuis 2013, elle équivaut à sa variante papier. Il existe trois sortes de factures reconnues par la loi : la facture papier, digitale et électronique. Ce livre blanc se concentre sur l e-facturation pure sans opérations manuelles. Le client décide du format dans lequel il reçoit sa facture. L e-facturation : qu est-ce que c est? Facturer en quelques clics Il existe trois sortes de factures : Ce livre blanc se concentre sur le dernier type : l e-facture entièrement automatique. 1. la facture papier Car c est avec ce type de facture que votre 2. la facture digitale qui ne peut pas être gain sera le plus important. Que se passe-t-il traitée automatiquement, comme une avec le PDF que vous avez envoyé en pièce facture au format PDF jointe dans un ? 3. l e-facture entièrement automatique

4 Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation 4 La législation accepte cette facture comme facture digitale. Mais nous n en parlerons pas dans ce livre blanc. Parce que des opérations manuelles sont encore nécessaires, telles que l impression, la copie et le téléchargement de données. Qu est-ce qu une e-facture 1? Une facture que vous créez, envoyez, recevez, traitez et conservez de manière électronique mais aussi automatique. Les expéditeurs établissent des factures de vente électroniques à l aide de leur logiciel de facturation, et les envoient à leurs clients. Les destinataires, tels que les clients et les comptables, traitent les factures d achat électroniques automatiquement à l aide d une application, un logiciel de comptabilité par exemple. À quoi l e-facture doit-elle répondre? Authenticité : l identité de l expéditeur de la facture doit être connue. Acceptation par l acheteur : le destinataire doit accepter la facture au format électronique. De façon explicite? Non, si le client ne proteste pas lors de la réception de sa facture électronique, cela équivaut à une acceptation. Le paiement vaut aussi pour accord. Lisibilité : votre facture doit être visible et immédiatement lisible par les gens, exactement comme sur papier ou en PDF. Une e-facture a un format particulier, qui n est pas directement lisible par l être humain. C est pourquoi de nombreux programmes prévoient la transposition vers un fichier lisible, un PDF par exemple. Intégrité : le contenu de votre facture ne peut pas être différent. Sur votre e-facture, vous mentionnez les mêmes données que sur la facture papier : la date, le numéro de facture et le nom, l adresse et le numéro de TVA des deux parties. La nature des marchandises ou services, la quantité, le prix et le taux de TVA s y trouvent aussi. Votre facture est-elle rédigée dans les règles de l art? La loi 2 vous laisse le soin de prouver que vous êtes en ordre avec la réglementation : «L assujetti détermine lui-même la façon dont l authenticité de l origine, l intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont garanties.» Vous pouvez par exemple le faire en créant un lien clair entre la facture, le bon de commande et le paiement. Vous pouvez assurer l authenticité à l aide, entre autres, d une signature électronique avancée. Obligation de conservation pendant sept ans Vous êtes obligé(e) de garder vos factures pendant sept ans. Celles-ci peuvent être conservées sous format papier ou électronique, quel que soit le format original (papier ou électronique). Les e-factures peuvent être placées sur un serveur. Celui-ci ne doit pas se trouver en Belgique, mais doit être accessible depuis la Belgique. En savoir plus sur la législation? Rendez-vous sur 1, 2

5 5 Peu ou pas d expérience en matière d e-factures? En voici tous les avantages : vous gagnez du temps, vous réduisez vos coûts et vous avez plus de chances d être payé(e) rapidement. Il y aussi moins de risques d erreur et vous construisez votre image. Cinq raisons pour passer à l e-facturation Facture de vente : vous épargnez 3,24 euros par pièce, vous envoyez votre facture à votre client sans perte de temps et vous en suivez le paiement de près grâce à votre logiciel. Facture d achat : vous épargnez 5,77 euros par pièce, vous traitez vos factures d achat de manière infaillible et vous envoyez le tout numériquement à votre (expert-)comptable. Vous épargnez des frais Épargnez 3,24 euros par facture envoyée : la facture papier que vous adressez par la poste revient à facture reçue 3 : votre facture Économisez 5,77 euros par 4,44 euros. Si vous envoyez la même facture en tant papier coûte 8,04 euros, votre que pièce jointe à un , vous payez 2,02 euros. PDF en annexe 7,68 euros et Une facture entièrement électronique ne coûte que votre facture électronique 1,20 euro. Vous épargnez sur le papier, l impression, 2,27 euros. C est l économie sur l enveloppe et le timbre. Et cela prend moins de les frais de personnel qui fait ici temps pour créer la facture, l envoyer et l archiver. pencher la balance. 3

6 Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation 6 Vous travaillez plus rapidement Dans votre logiciel de facturation : vous créez vos factures en quelques clics à l aide de votre logiciel. Vous n avez donc besoin ni de papier, ni d imprimante, ni de timbre. Envoi immédiat : vous envoyez le document directement au client, sans perdre de temps avec la poste. Archivage digital pratique : vous avez à nouveau besoin d un document quelques semaines plus tard? À l aide d un motclé, vous le retrouvez directement dans votre logiciel. Adieu les recherches interminables dans les cartons et les boîtes! Traitement super rapide de vos factures d achat : aujourd hui, vous recevez vos factures par différents canaux : poste, , en ligne via Zoomit ou Doccle. Vous devez donc vous connecter, scanner, retaper, Avec pour conséquence de gros risques d erreurs. Et l e-facturation? Dans ce cas, vous recevez, contrôlez et conservez vos factures en un seul endroit central et ce de manière automatique. Un énorme gain de temps et d efficacité! Envoi numérique au (expert-)comptable : les factures doivent aller chez votre (expert-)comptable? Vous lui envoyez tout numériquement sans retard et sans les chipotages du papier. Vous recevez le paiement plus rapidement À réception plus rapide, paiement plus rapide : votre facture arrive électroniquement directement au destinataire. Avec bien souvent un paiement plus rapide à la clé. Vous suivez vos factures de près : vous voyez l aperçu des factures payées et impayées. Vous savez donc à quel moment qui a besoin d un rappel amical ou d une sévère sommation de payer. Vous travaillez mieux Votre logiciel est infaillible : le programme lit votre facture d achat automatiquement, et compare les données avec d autres documents comme le devis et le bon de commande. Pas de double paiement, pas d informations manquantes ni de montants inexacts. Zéro erreur? Quel gain de temps! Une erreur dans votre facture de vente? Une note de crédit ralentit tout le processus de paiement. Votre logiciel crée automatiquement des factures impeccables, sans erreurs humaines. Résultat, vous voyez plus vite la couleur de votre argent. Vous améliorez votre image Le digital, c est la nouvelle normalité. De plus en plus de factures sont traitées électroniquement. Par les pouvoirs publics, vos fournisseurs et vos clients. Parce que c est moins cher, plus rapide et plus efficace. Faites donc le pas maintenant et mettez en valeur la modernité de votre entreprise et son regard tourné vers l avenir. Soyez durable. Moins de papier et moins de frais de transport représentent un plus pour l environnement.

7 7 Les pouvoirs publics belges prennent de nombreuses mesures pour soutenir les entrepreneurs dans leur transformation digitale. Profitez maintenant d un avantage financier offert par le gouvernement fédéral : une déduction pour investissement unique de 13,5% sur le bénéfice imposable 4. La déduction unique pour investissement s élève à 13,5%. Les petites sociétés et les entreprises individuelles sont concernées. Il s agit d investissements en actifs fixes sur une période de trois ans. Une déduction supplémentaire de 13,5% pour les investisse ments digitaux Pour les systèmes de paiement et de facturation et la protection de l ICT Vous investissez en actifs fixes numériques pour un système de paiement et de facturation? Vous profitez d un avantage fiscal. 4 finances.belgium.be/fr/entreprises/impot_des_societes/avantages_fiscaux/deduction_pour_investissement

8 Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation 8 Vous déduisez une seule fois 13,5% du montant investi du bénéfice imposable. Il s agit d un logiciel ou de matériel pour la facturation, la signature ou l archivage électronique, et de systèmes qui facilitent les paiements électroniques. Les investissements pour protéger l ICT sont aussi concernés. Vous amortissez l investissement sur trois ans. Depuis l année fiscale 2016 La déduction supplémentaire pour investissements digitaux est d application depuis l année fiscale Seules les petites sociétés et les entreprises individuelles sont concernées. Le gouvernement fédéral veut ainsi davantage soutenir les indépendants et les PME dans leur transformation digitale. Mention spéciale sur votre facture Les pouvoirs publics belges soutiennent les entrepreneurs et les PME dans leur transformation digitale. Votre fournisseur de logiciel doit mentionner sur sa facture la déduction pour investissement. Les investissements font partie d une plus grosse facture avec des postes qui ne sont pas concernés par l avantage? Vous ne pouvez alors prendre en compte que le montant des actifs fixes mentionnés séparément. Vous devez garder cette facture à disposition du SPF Finances. En savoir plus? Surfez sur deduction_pour_investissement

9 9 Préparez votre logiciel à l e-facturation. Tenez vos collègues au courant. Informez vos clients. Un bon début, c est la moitié du chemin parcouru : les factures de vente électroniques Discutez avec votre comptable de la manière de lui livrer vos factures de vente. 1. Vérifiez votre logiciel Pour envoyer des factures électroniques, votre logiciel a peut-être besoin d une mise à jour. Contactez votre fournisseur de logiciel. 2. Initiez vos collaborateurs Veillez à ce que tous vos collègues connaissent sur le bout des doigts la nouvelle manière de travailler ainsi que les avantages de l e-facturation.

10 Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation Tenez vos clients au courant Informez vos clients de votre passage à la facturation électronique. Et faites référence à ce livre blanc pour plus d informations. Demandez à votre client sous quel format il souhaite recevoir à pré- sent sa facture : encore sur papier, en PDF via , au format électronique via , directement de votre propre logiciel vers son logiciel. Car c est lui qui a le dernier mot. Indiquez aussi sur tous vos devis et bons de commande que vous préférez envoyer vos factures électroniquement. 4. Convainquez votre (expert-)comptable externe Vous avez un (expert-)comptable externe? Envoyez vos factures de vente à l avance chez lui au format électronique. Il télécharge ainsi les factures directement dans son logiciel de comptabilité. Son logiciel de comptabilité est prêt à recevoir des e-factures? C est encore plus facile! Vous laissez alors le logiciel faire tout le travail sans opération manuelle ni passage par une mailbox. Comment passer du papier à l électronique? Suivez nos quatre étapes pour un changement rapide.

11 11 Présentez-vous comme pouvant recevoir des e-factures. Demandez à vos fournisseurs de ne vous envoyer que des e-factures. Créez une adresse séparée pour vos factures d achat. Économiser encore plus? Automatisez aussi vos factures d achat! 1. Prenez contact avec votre fournisseur de logiciel Votre logiciel est adapté pour recevoir des e-factures? Dans ce cas, votre fournisseur de logiciel vous enregistre dans une sorte de bottin européen pour e-factures, Peppol. Vos fournisseurs sont ainsi automatiquement avertis qu à partir de maintenant, vous pouvez recevoir des factures électroniques.

12 Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation 12 Aujourd hui, vous recevez vos factures d achat de différentes manières. Sur papier, via , en ligne Il faut donc beaucoup de discipline pour vérifier tous ces documents, les payer et les conserver en un seul et même endroit pour éventuellement ensuite les confier à votre (expert-) comptable. Il est bien plus simple de tout gérer électroniquement. Invitez donc aussi vos fournisseurs à franchir le pas du digital. 2. Convainquez vos fournisseurs Demandez à vos fournisseurs de ne vous envoyer désormais que des factures électroniques. Pour que votre logiciel les traite automatiquement. Votre fournisseur ne dispose pas encore du programme approprié? Envoyer ses factures en PDF, c est déjà un bon début pour diminuer la montagne de papier. 3. Déterminez avec votre (expert-)comptable la manière de lui livrer vos factures d achat. Vous conservez toutes vos factures d achat en digital? Leur traitement est alors plus simple pour votre (expert-)comptable. Envoyez-lui les factures d achat via ou conservez-les en ligne dans un dossier commun. Conseil : vous pouvez scanner facilement les tickets d achat avec votre scanner ou votre smartphone.

13 13 Les entités flamandes reçoivent des e-factures depuis janvier Au niveau fédéral, c est le cas depuis janvier Vous rentrez un marché public des autorités fédérales ou flamandes? Elles vous demanderont d envoyer votre facture de manière digitale via la plate-forme Mercurius. Comment cela se passe-t-il précisément? Mercurius : faire des affaires de manière digitale avec les pouvoirs publics Un seul système pour de nombreux fournisseurs Les entreprises qui envoient une e-facture à une autorité belge le font désormais via Mercurius 5. Une plate-forme publique qui centralise toutes les factures destinées aux pouvoirs publics sous un seul format de fichier. 5

14 Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation 14 Les pouvoirs publics collaborent avec des dizaines de fournisseurs. Des connexions sont donc nécessaires entre le système financier de chaque fournisseur et tous les systèmes de l ensemble des services publics. Cela signifie des tas de programmes, de formats et d accords différents. Une tâche impossible! Les autorités ont donc lancé une seule plate-forme centrale pour toutes les factures électroniques. Via le portail fournisseurs ou avec une connexion directe Vous travaillez en tant que PME mais de temps à autre avec les pouvoirs publics, et vous n avez pas encore de logiciel d e-facturation? Dans ce cas, vous pouvez utiliser le portail fournisseurs, accessible à l aide de votre carte d identité électronique. L inconvénient est que vous devez établir votre facture deux fois. Une fois sur la plateforme, une deuxième fois dans votre propre logiciel de facturation. Vous collaborez déjà pour toutes vos factures avec un fournisseur de service intermédiaire comme Wolters Kluwer? Dans ce cas, votre logiciel est directement relié à Mercurius, et votre facture est traitée de manière tout à fait automatique.

15 15 Wolters Kluwer Business software passe à l e-facturation Wolters Kluwer se lance à fond afin de préparer ses programmes de facturation et de comptabilité à l e-facturation entièrement automatique. Pour vous permettre de gagner du temps, réduire les risques d erreurs et économiser des frais. Vous travaillez déjà avec nos programmes de comptabilité et de facturation? Vous verrez apparaître prochainement les mises à jour pour passer à l e-facturation.

16 Gagnez du temps et de l argent avec l e-facturation 16 En savoir plus au sujet de l e-facturation? Envie de facturer plus vite, avec davantage d efficacité et moins cher? Contactez Wolters Kluwer et trouvez de l inspiration sur les sites suivants : Site du gouvernement fédéral consacré à l e-facturation : Site du gouvernement flamand consacré à l e-facturation : Site du Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties : instrumenten/e-factureren Rapport sur la facturation électronique : calcul des économies relatives aux coûts administratifs grâce à la facturation électronique en 2015 (mars 2016) : be/files/explorer/rapport_facturation_electronique_ bureaudemesure_2013.pdf Note au Gouvernement Flamand sur l introduction de la facturation électronique dans les services du gouvernement flamand et les institutions flamandes (12 juillet 2013) : documenten/overheidsopdrachten/e-procurement/e- Invoicing_nota_VR.pdf Indicateur Voka 39 sur l e-facturation (mars 2016) : maart2016_hr_pages.pdf L e-facturation pour les entreprises de l Electronic Commerce Platform Nederland : EFactureren-voor-ondernemingen v21.pdf Site de Forum for the Future: Site de la Vlaams Agentschap Innoveren & Ondernemen:

17 Wolters Kluwer Ragheno Business Park Motstraat 30 BE-2800 Mechelen Surfez sur pour plus d informations. Tél software.be@wolterskluwer.com When you have to be right