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2 TÂCHES DES BÉNÉVOLES COMITÉ ORGANISATEUR Pour bien planifier et pour que la Super vente-débarras ÉCOLOGIQUE se déroule bien, nous tentons de former un comité organisateur qui fonctionnera très bien et qui sera bien appuyé. Présentement, nous aimerions combler les postes suivants : RÔLES DE DIRECTION AU SEIN DU COMITÉ ORGANISATEUR À noter : des réunions d équipe auront lieu chaque semaine d avril au début de juin. Co-président(e)s Gestionnaires sur place Coordination générale du comité organisateur et de l événement Responsabilité de faire rapport régulièrement au comité directeur d Écologie Ottawa et au comité des activités Personne(s)-ressource(s) primaire(s) pour l événement Premier lien entre le comité organisateur et le personnel d Écologie Ottawa Porte-parole clés pour l événement Responsable des détails financiers de l événement Responsable du rapport de l événement final Calendrier : d avril jusqu à la mi-juin; des réunions d avril au début juin; 28 mai, de 5 h 30 à 20 h, 29 mai au 30 mai, de 10 h à 18 h, 31 mai, de 12 h à 16 h Engagement : plus de 100 heures Gestion générale le jour du triage et le jour de l événement Organiser les bénévoles principaux pour voir à ce que tout fonctionne bien Détenir la décision finale sur place, si nécessaire Responsable d être le premier arrivé et le dernier à partir le jour du triage et le jour de l événement Calendrier : d avril jusqu à la mi-juin; des réunions d avril au début juin; 28 mai, de 5 h 30 à 20 h

3 Coordonnateurs/Coordonnatrices des communications (y compris les médias, sensibilisation, et promotion) Réception des dons et coordonnateurs/coordonnatrices du transport Redistribution des dons et coordonnateurs/coordonnatrices du transport Promouvoir l événement régulièrement et visiblement dans les mises à jour de la base de données d Écologie Ottawa au cours des mois et des semaines précédant l événement. Élaborer et distribuer du matériel d information à la base de données et aux membres des médias Coordonner les entrevues aux médias et les requêtes concernant l événement Promouvoir l événement lors d activités auxquelles Écologie Ottawa participe et identifier d autres occasions de promouvoir l événement Intégrer les messages concernant l événement dans d autres dans d autres possibilités de promotion (i.e. sollicitation, équipes de sensibilisation, etc.) Promouvoir l événement sur le site web d Écologie Ottawa et sur les médias sociaux, y compris la création d une page web dédiée à l événement sur le site web d Écologie Ottawa Promouvoir l événement sur des sites web externes, des blogues, des calendriers communautaires et à des organismes intéressés de partout à travers la ville S assurer que le site web, les documents d information, les communiqués de presse, etc. sont aussi disponibles en français Communiquer avec les personnes intéressées, les organismes et avec les médias Coordonner la photographie et si possible, la vidéographie pour l événement et l afficher sur le site web d Écologie Ottawa et sur les médias sociaux immédiatement après l événement 28 mai, de 6 h à 20 h Coordination générale des dons d articles à vendre lors de l événement Coordonnées des personnes et des groupes intéressés à donner des articles à vendre Coordonnées des chauffeurs bénévoles 23 mai, de 15 h à 18 h, 24 mai au 26 mai, de 18 h à 21 h, 27 mai, de 10 h à 21 h, 28 mai, de 6 h à 20 h Coordination des dons après l événement et transport des articles non vendus à des organismes locaux méritoires Coordonnées des chauffeurs bénévoles 28 mai, de 6 h à 20 h, 29 mai au 30 mai, de 10 h à 18 h, 31 mai, de 12 h à 16 h

4 Coordonnateurs/Coordonnatrices des bénévoles Coordonnateurs/Coordonnatrices des commanditaires Coordonnateurs/Coordonnatrices préposé(e)s à la nourriture Recruter suffisamment de bénévoles pour combler tous les besoins de l événement Identifier et obtenir de l aide de divers groupes de bénévoles tels que des programmes de bénévolat d entreprises, fonctionnaires qui peuvent utiliser leur congé de bénévolat, Légions, Lions, etc. Premier lien auprès des bénévoles Coordonner avec les coordonnateurs/coordonnatrices des bénévoles d Écologie Coordonner et orienter les bénévoles avant, pendant et après l événement (à l exception des chauffeurs bénévoles) Répondre aux questions des bénévoles et répondre à leurs besoins durant l événement Remercier tous les bénévoles après l événement Signer les formulaires des bénévoles, si nécessaire 27 mai de 10 h à 21 h, 28 mai de 6 h à 20 h Compiler une liste des engagements applicables aux commanditaires et élaborer une stratégie pour les obtenir Responsable d obtenir tous les engagements des commanditaires, de manière raisonnable Coordonner tous les recruteurs bénévoles de commanditaires Communiquer activement avec les commanditaires potentiels (en ligne, par téléphone et en personne) et faire le suivi en conséquence Coordonner tous les dons et services reçus des commanditaires Remercier tous les commanditaires avant, pendant et après l événement 28 mai, de 6 h à 20 h Coordonner tous les aspects de la vente de pâtisseries et le BBQ végétarien avant et pendant l événement Personne-ressource clé pour les pâtissiers bénévoles Coordonner l achat et la cueillette de toute la nourriture et des fournitures nécessaires pour la vente de pâtisseries et le BBQ végétarien Gérer la table des pâtisseries et le BBQ végétarien (ainsi que les bénévoles et les matériaux) lors de l événement Coordonner la nourriture et les rafraîchissements pour les bénévoles lors de l événement et pendant la journée de triage Responsable de connaître et de promouvoir tous les ingrédients alimentaires pour les allergies, sensibilité et considérations nutritionnelles 28 mai, de 6 h à 20 h Engagement : plus de 25 heures

5 Coordonnateurs/Coordonnatrices au divertissement Coordonner toutes les activités additionnelles reliées au divertissement, y compris : DJ, des groupes de musiciens, des artistes de spectacles, leçons de hula hoop, peinture faciale pour les enfants, massothérapeutes, artistes au henné, etc. Élaborer un plan sur les divertissements et un horaire pour l événement Recruter et coordonner tous les amuseurs pour l événement Coordonnées de tous les bénévoles impliqués dans le divertissement Obtenir tous l équipement nécessaire (par ex. équipement audio visuel, etc.) 28 mai, de 6 h à 20 h Engagement : plus de 25 heures

6 TÂCHES DES BÉNÉVOLES Écologie Ottawa est à la recherche de bénévoles pour remplir les tâches suivantes, avant, pendant et après l événement : TÂCHES GÉNÉRALES DES BÉNÉVOLES : AVANT L ÉVÉNEMENT (jusqu au 28 mai) Recrutement de commanditaires Assister le coordonnateur/la coordonnatrice des commanditaires du comité organisateur pour atteindre les besoins en commandites de l événement Identifier les commanditaires potentiels à approcher Approcher les commanditaires potentiels (par courriel, téléphone et en personne) pour obtenir des biens, des services et du soutien pour l événement Faire le suivi avec les commanditaires potentiels (par courriel, téléphone et en personne) Coordonner et faire un rapport au coordonnateur/à la coordonnatrice des commanditaires du comité organisateur Calendrier : avril à mai Engagement : plus de 2 heures Chauffeurs Ramasser des articles donnés par les particuliers et les organismes de la ville qui sont incapables de nous les apporter Déposer les articles donnés au site où a lieu l'événement Être en contact avec le coordonnateur/la coordonnatrice des dons et du transport du comité organisateur EN PRIME : vous pouvez acheter les articles de votre choix avant qu ils soient disponibles au grand public! Calendrier : 23 au 28 mai Engagement : plus de 2 heures, doit avoir accès à un véhicule Triage des dons Trier les articles donnés selon les types d articles Plier les vêtements Faire des affiches pour les différentes sections Fixer des prix pour certains items donnés Vous aurez peut-être à soulever des poids plus ou moins pesants EN PRIME : vous pouvez acheter les articles de votre choix avant qu ils soient disponibles au grand public! Calendrier : 23 mai, de 15 h à 18 h, 24 au 26 mai, de 18 h à 21 h, 27 mai de 10 h à 21 h Engagement : plus de 2 heures Boulangers/Pâtissiers Préparer des pâtisseries faites maison pour la vente de pâtisseries Calendrier : 26 au 28 mai Engagement : le temps nécessaire pour cuire quelque chose de succulent! Promotions Assister le comité organisateur pour promouvoir l événement et trouver des façons d obtenir le soutien du public et de les impliquer Aider à passer le mot dans votre famille, parmi vos ami(e)s, collègues, voisin(e)s et concitoyen(ne)s en utilisant divers moyens (p. ex., sites web, média social, les affiches, en personne, etc.) Calendrier : avril au 27 mai Engagement : plus de 2 heures

7 TÂCHES GÉNÉRALES DES BÉNÉVOLES : LE JOUR DE L ÉVÉNEMENT (28 mai) Installation Installer des tables, des tentes, des bâches, des étalages, la vente de pâtisseries et le BBQ Transporter les articles de la zone d entreposage à la zone de vente Organiser les articles dans chaque section Vous aurez peut-être à soulever des poids plus ou moins pesants Calendrier : 28 mai, de 6 h à 9 h (certaines installations seront faites le 27 mai de 10 h à 21 h) Engagement : de 2 à 4 heures Bénévoles à tout faire Trier les articles, répondre aux questions des clients, négocier les prix, vendre des objets et percevoir l argent dans un plusieurs secteurs : o vêtements o meubles / grands objets o articles électroniques o articles de cuisine o articles pour enfant o articles de sport o items variés Calendrier : 28 mai, 6 h à 18 h Vente de pâtisseries/bbq Amuseurs Photographes et vidéographes Engagement : de 2 à 12 heures Répondre aux questions des clients, vendre des objets et percevoir l argent Prendre les commandes de BBQ et préparer la nourriture Calendrier : 28 mai, 6 h à 16 h Engagement : de 2 à 10 heures Des DJ Des musiciens Des artistes de spectacle Des adeptes du hula hoop Peinture faciale pour enfant Tout autre genre de divertissement Tous les profits provenant des spectacles devront être versés à la Super ventedébarras ÉCOLOGIQUE du Glebe EN PRIME : A/V sera fourni par l évènement Calendrier : 28 mai, de 8 h à 16 h Engagement : de 1 à 8 heures Prendre des photos et/ou produire une vidéo de l événement Fournir le contenu à Écologie Ottawa en temps opportun après l événement Calendrier : 28 mai, 6 h à 16 h Engagement : de 2 à 10 heures, avoir ses propres appareils et de l expertise en photographie et en vidéographie

8 Massothérapeutes autorisé(e)s Table d information d Écologie Ottawa Surveillance des déchets Apporter et installer la ou les table(s) de massage portatives Donner des massages et verser tous les profits à la vente Calendrier : 28 mai, de 8 h à 16 h Engagement : de 2 à 8 heures, nécessite votre permis de massothérapeute et votre table de massage portative Assurer une présence à la table d information d Écologie Ottawa lors de l événement Distribuer du matériel d Écologie Ottawa aux personnes intéressées Répondre aux questions concernant Écologie Ottawa, ses programmes, ses projets et ses enjeux Calendrier : 28 mai, de 6 à 16 h Engagement : de 2 à 10 heures, avoir une bonne connaissance d Écologie Ottawa Surveiller les déchets émanant de l événement et s assurer qu ils sont triés convenablement (recyclage, bac vert, ordures, etc.) Calendrier : 28 mai, de 8 h à 16 h Engagement : de 2 à 10 heures TÂCHES GÉNÉRALES DES BÉNÉVOLES : APRÈS L ÉVÉNEMENT (28 mai en soirée jusqu au 31 mai) Nettoyage du site et démontage Distribution des articles non vendus et chauffeurs Aider à nettoyer le site après l événement pour le souper le 28 mai EN PRIME : vous pouvez prendre n importe quels articles non vendus gratuitement! Calendrier : 28 mai, de 16 à 20 h, 29 mai au 30 mai, de 10 h à 18 h, 31 mai, de 12 h à 16 h Engagement : de 2 à 4 heures Organiser et/ou apporter les articles non vendus aux organismes locaux qui auront été identifiés par le comité organisateur Être en liaison avec le coordonnateur ou la coordonnatrices des dons et du transport du comité organisateur pour le souper le 28 mai EN PRIME : vous pouvez prendre n importe quels articles non vendus gratuitement! Calendrier : 28 mai, de 16 à 20 h, 29 mai au 30 mai, de 10 h à 18 h, 31 mai, de 12 h à 16 h Engagement : de 1 à 4 heures, préférable d avoir accès à un véhicule