CN 16 Liste spéciale. Envois avec valeur déclarée. Instructions pour compléter la formule

Transcription

1 CN 16 Liste spéciale. Envois avec valeur déclarée Instructions pour compléter la formule Version: 1.05 Date: Modèle de formule de l UPU valide à partir du:

2 2 1. Règles générales Une liste spéciale CN 16 est établie pour chaque récipient ou paquet intérieur (également appelé «sac intérieur»). La formule papier est généralement placée dans le récipient ou le paquet intérieur. La liste spéciale peut être utilisée par l opérateur désigné de destination pour vérifier le nombre d envois avec valeur déclarée. Le remplissage de la formule doit suivre les règles de typographie suivantes: Pour rendre plus claire la présentation de contenu dynamique, il est fortement recommandé d utiliser une police différente de celle employée pour le texte statique (en-têtes, descriptifs, etc.) et de la mettre en gras. Sauf indication contraire, les chiffres contenus dans les cellules sont alignés à droite. Le séparateur décimal est une virgule (,) lorsque le modèle est en français et un point (.) lorsque le modèle est en anglais. Sauf indication contraire, les nombres ne comportent pas de zéro initial. Si aucune valeur n est disponible ou si la valeur est égale à zéro, la cellule reste vierge. Lorsqu un nombre est composé de quatre chiffres ou plus, il convient de séparer les milliers par une espace (p. ex ,6). Lorsque la représentation d un nombre inclut des décimales, celles-ci doivent être écrites. Par exemple, avec le format utilisé par défaut (arrondi à la première décimale) pour exprimer un poids de 31 kilogrammes, le poids indiqué est 31,0. Le modèle de formule CN 16 prévoit assez d espace pour signaler 22 envois. Si plus de 22 envois se trouvent dans le récipient ou paquet intérieur, il convient d appliquer la démarche suivante: Si la formule est remplie à la main de manière intégrale ou partielle (p. ex. à l aide d un tableur), le chiffre «1» doit être inscrit dans la partie 20 (numéro de page v. modèle numéroté à la page suivante). Une feuille supplémentaire du même modèle est utilisée, et le chiffre «2» est écrit dans la partie 20 (numéro de page) de celle-ci, qui est alors complétée, et ainsi de suite. Une fois que l ensemble des feuilles ont été complétées pour la combinaison en question, elles doivent être comptées. Le total obtenu est ensuite marqué sur chaque page dans la partie 21 (nombre total de pages). Le nombre total d envois doit englober le contenu de chaque page et être indiqué uniquement sur la première page. Lorsque la formule est complétée à l aide d un système informatique, la démarche est la même. Le modèle peut être adapté de manière à faire apparaître les totaux et les signatures sur la dernière page uniquement; la taille de l en-tête peut aussi être réduite sur les pages supplémentaires. 2. Modèle avec parties numérotées La page ci-après présente le modèle de formule CN 16. Des balises numérotées indiquent les parties devant être complétées et pour lesquelles des instructions sont données.

3

4 3. Instructions pour compléter les parties numérotées 4 Le tableau ci-après reprend les numéros correspondant aux parties du modèle présenté précédemment. Il permet de connaître les titres et les instructions correspondant à chacun de ces numéros. Partie Rubrique Instructions 1 En-tête Toutes les cellules sont remplies de manière similaire à celles de la formule CN 31, sauf dans la partie 4 (v. ci-après). 2 Expéditeur (opérateur) 3 Destination (opérateur) Les instructions sont répétées ci-après. Code et nom de l opérateur désigné qui établit le bulletin. Le code, composé de trois caractères, est repris de la liste de codes 206 de l UPU. Le nom est repris de la liste de codes 206 de l UPU. Il s agit du nom long de 35 caractères ou, si celui-ci ne rentre pas, de celui long de 12 caractères. Le code et le nom doivent être séparés par la combinaison «espace-tiretespace». Code et nom de l opérateur désigné destinataire. Les instructions données pour la partie 2 sont également applicables ici. 4 Liste spéciale n o Numéro séquentiel attribué à chaque liste spéciale CN 16 dans la dépêche. Identification de la dépêche 5 BE d origine et code CTCI 6 BE de destination et code CTCI 7 Catégorie Texte: Les parties 5 à 10 servent à indiquer chaque élément de l identifiant de la dépêche, dans le même ordre que pour l identifiant S8. Pour chaque partie, la cellule contiendra deux informations (une à chaque ligne): Ligne supérieure: description. Ligne inférieure: code. Cette présentation facilite la lecture puisque chaque code est clairement visible et précédé d un texte d explication. Texte: nom du centre de traitement du courrier international à 12 caractères du bureau d échange d origine (repris de la liste de codes 108 de l UPU). Code: code du centre de traitement du courrier international à six caractères du bureau d échange d origine (repris de la liste de codes 108 de l UPU). Texte: nom du centre de traitement du courrier international à 12 caractères du bureau d échange de destination (repris de la liste de codes 108 de l UPU). Code: code du centre de traitement du courrier international à six caractères du bureau d échange de destination (repris de la liste de codes 108 de l UPU). Catégorie A: «Air prio». Catégorie B: «S.A.L.». Catégorie C: «Surface». Catégorie D: «Surface prio». Code: code de catégorie à un caractère repris de la liste de codes 115 de l UPU.

5 5 Partie Rubrique Instructions 8 Sous-classe Texte: vide. 9 Année Texte: vide. 10 Dépêche n o Texte: vide. Code: code de sous-classe à deux caractères repris de la liste de codes 117 de l UPU. Code: dernier chiffre de l année de la date de la dépêche. Code: numéro de série à quatre chiffres de la dépêche complété à gauche par des zéros si nécessaire. 11 Date Date de la dépêche, au format aaaa-mm-jj. 12 Nombre total d envois avec valeur déclarée 13 Tableau: liste des envois 14 Identification de l envoi Il s agit de la date locale à laquelle la dépêche a été finalisée. Correspond au nombre total d envois listés individuellement dans la formule. Comme indiqué sous 1 (Règles générales), si la formule comprend plusieurs pages, ce total doit englober le contenu de chaque page et être indiqué uniquement sur la première page. Ce tableau comprend la liste des envois à valeur déclarée (une ligne par envoi). Si la formule est complétée à l aide d un système informatique, les envois devraient être classés en fonction de leur identifiant. Sinon, aucun classement n est nécessaire. L identifiant de l envoi est habituellement un identifiant S10 composé de 13 caractères devant être inscrit en utilisant des espaces de manière à le rendre lisible: AA NNN NNN NNN AA. 15 Origine Code ISO à deux caractères du pays d origine de l envoi, à indiquer uniquement s il diffère du pays du bureau d origine de la dépêche. En d autres termes, cette partie ne doit être remplie que pour les envois ne provenant pas du pays d origine de la dépêche. 16 Destination Code ISO à deux caractères du pays de destination de l envoi, à indiquer uniquement s il diffère du pays du bureau de destination de la dépêche. Cette partie est laissée vierge pour les envois retournés, sauf s ils sont retournés en transit à découvert. En d autres termes, cette partie ne doit être remplie que pour les envois expédiés en transit à découvert devant être acheminés vers leur destination finale par l opérateur désigné destinataire de la dépêche. 17 Valeur déclarée La valeur déclarée de l envoi est donnée en DTS et arrondie à la deuxième décimale. 18 Observations Conformément au Règlement de la poste aux lettres, le texte ci-après est indiqué dans la colonne «Observations», selon le cas: «Remboursement» ou «Remb» pour les envois contre remboursement avec valeur déclarée. «Exprès» pour les envois exprès avec valeur déclarée. Il est également fortement recommandé d indiquer les informations ci-après: «Retour» pour les envois retournés avec, si possible, le motif du retour. «A découvert» pour les envois expédiés à découvert (c est-à-dire lorsque le pays de destination finale de l envoi diffère du pays de destination de la dépêche).

6 6 Partie Rubrique Instructions 19 Signature Signature de la personne qui a complété la formule. Si la formule est générée par un système informatique, la signature peut être remplacée par le nom de l auteur ou par toute information permettant de l identifier. 20 Page Page en cours. La première page doit porter le numéro «1». Lorsque la formule ne compte qu une page, cette partie peut être laissée vierge. Il est important de choisir une police et une taille de police qui permettent une lecture claire des nombres comptant jusqu à deux chiffres. 21 Page / Nombre total de pages de la formule. Lorsque la formule ne compte qu une page, cette partie peut être laissée vierge. Il est important de choisir une police et une taille de police qui permettent une lecture claire des nombres comptant jusqu à deux chiffres. 4. Exemple de formule complétée Une formule complétée avec des données fictives est donnée ci-après. Elle propose plusieurs possibilités correspondant aux instructions.

7 7 DKA Post Danmark A/S AUA Australian Postal Corporation 2 COPENHAGEN DKCPHA SYDNEY AUSYDA Air prio A UN VA DK 12,34 VA DK CK 43,21 A découvert VB GL VB DK VB DK GL 15,15 26,26 37,37 VB DK 12,34 Retour (non réclamé) VB AU AU 43,21 VB DK VB DK VC DK 23,32 112,20 8,00 Remb PO#