COMPOSANTE DE GESTION : Mission : Existence et connaissance

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1 ÉCHANTILLON D UN PLAN D ACTION POUR UN CENTRE DE SOINS COMMUNAUTAIRE COMPOSANTE DE GESTION : Mission : Existence et connaissance Une déclaration de mission n a jamais été présentée jusqu à aujourd hui ; la plupart du ne la connaît pas ou ne la comprend pas. Cependant, la philosophie et l engagement qui sont à la base de la déclaration sont partagés par le. Une déclaration de mission a été définie et mise au point avec la participation du. 1. Présenter le projet de déclaration de mission lors des réunions du et rechercher la participation du 2. Présenter les idées du au conseil d administration 3. Traduire le projet de déclaration de mission dans la langue locale 4. Faire circuler ce projet de déclaration parmi les clients et rechercher leur participation 5. Retourner la déclaration avec toutes les contributions au conseil d administration pour qu il la finalise et l approuve 6. Imprimer, encadrer et afficher la déclaration de mission dans les salles d attente, les bureaux, etc. 7. Incorporer la déclaration dans l orientation et la formation en cours d emploi du Chefs d équipe LB MS RT RT Dépt. des communications Dépt. des 3/04 4/04 Activité Management Sciences for Health Outil de gestion et de viabilité organisationnelle 1

2 COMPOSANTE DE GESTION : Stratégie : Liens avec les clients potentiels Nous n avons pas de mécanisme officiel pour évaluer les besoins de la communauté (ex : idées des patients, enquêtes sur la satisfaction des clients, connaissance des concurrents). La dernière évaluation des besoins a été effectuée il y a 8 ans. Un mécanisme visant à évaluer la satisfaction des clients est utilisé. Une boîte à commentaires est placée dans chaque salle d attente et dans chaque salle d examen médical. 1. Effectuer une enquête sur les patients 2. Former un membre du conseil d administration et 3 volontaires pour gérer l enquête 1. Installer les boîtes 2. Préparer un formulaire pré imprimé pour les commentaires et suggestions en anglais et en français : «Que faisons-nous bien?» «Que pouvons-nous améliorer?» 3. Placer un tableau d affichage au-dessus de la boîte à commentaires avec un avis disant : «Ces changements ont été faits grâce à vos commentaires.» Afficher des avis des changements effectués sur le tableau d affichage. Acquérir un formulaire d enquête auprès de CRAN : 100 dollars E-U par trimestre 4 boîtes Impression des formulaires Bulletin d affichage ST MP, Comité d ACQ MP MP Comité d ACQ 4/04 7/04 10/04 Tous les mois Outil de gestion et de viabilité organisationnelle 2

3 Nous n avons pas de brochure décrivant tous nos services. Brochure mise au point 4. Vider régulièrement les boîtes à commentaires, examiner les commentaires lors des réunions d ACQ, répondre aux commentaires de façon adéquate. 5. Mettre le tableau d affichage à jour. 6. Examiner la situation à la fin de la période d essai de 3 mois. 1. Former un comité pour élaborer un projet de brochure 2. Examiner les avantages et les inconvénients d un approvisionnement à l extérieur Coût de mise au point et d impression MP, Comité d ACQ ST, comité à identifier Activité 5/04 Les membres du comité doivent être identifiés et la première réunion organisée d ici le 28/0 Brochure imprimée d ici 6/04 Outil de gestion et de viabilité organisationnelle 3

4 COMPOSANTE DE GESTION : Structure : Rôles et responsabilités (Les opinions des membres du diffèrent selon leur rôles et postes dans l organisation.) Il n existe pas de descriptions de postes pour la plupart d entre eux et celles qui existent ne reflètent pas toujours ce qu ils font. Les membres du ne sont pas sûrs du rôle des autres membres et ne savent pas où aller pour obtenir des renseignements, de l aide ou un appui lorsqu ils sont préoccupés. Des rôles changeants sont un problème lorsque l autorité, la responsabilité et la reconnaissance font défaut. Un organigramme, des intitulés et des descriptions de postes sont mis à jour et disponibles pour tout le 1. Examiner et tirer au clair l organigramme existant (cela inclut l identification des membres de l équipe de direction) 2. Diffuser et afficher l organigramme révisé avec les noms des personnes affectées aux postes 3. Rassembler les descriptions actuelles de poste des cadres supérieurs et des superviseurs 4. Identifier les lacunes en comparant l organigramme aux descriptions de poste 5. Réviser les descriptions actuelles de poste et en rédiger de nouvelles si besoin est ST et cadres supérieurs ST TM TM, Dépt. des TM, Dépt. des 15/ 1/ 6/04 10/04 Outil de gestion et de viabilité organisationnelle 4

5 COMPOSANTE DE GESTION : Systèmes : Développement des Il n y a pas suffisamment de pour remplir les fonctions de. Les programmes sont en pleine expansion sans suffisamment d embauche. Il n y a pas de programme pour un recrutement systématique et pour la fidélisation du si ce n est pour le clinique. Les décisions d embauche sont parfois prises au coup par coup. Perception d une rotation élevée du, en particulier parmi les assistants médicaux. Un manuel des politiques et procédures n existe pas ; les politiques sont souvent arbitraires et contradictoires d un département à un autre. Il existe des contradictions au niveau de l encadrement, en particulier en ce qui concerne les mesures correctives. Il n existe pas de système de informatisé. Un assistant de supplémentaire a été embauché. Un appui administratif pour les est affecté pour remplir uniquement des fonctions de. Le groupe de formulation de politiques en matière de (un sous-groupe du Comité d ACQ) met au point un manuel de politiques et procédures. Une formation des cadres a lieu tous les mois. 1. Mettre au point les rôles, responsabilités et l éventail de salaires pour l assistant des 2. Mettre au point le budget des 3. Organiser les entretiens avec les candidats et l embauche 1. Embaucher un(e) secrétaire de direction pour le directeur, à temps plein ou à temps partiel selon les besoins. 2. Définir le rôle de l employé de bureau pour les 3. Fournir une formation si besoin est 1. Former le groupe lors de la réunion d ACQ en février Bureau Ordinateur, autre équipement de bureau 1. Commencer en janvier CL, LB, JR CL, PH CL, LB, JR 3/04 TM, JE 4/04 TM, CL TM, nouveau membre du des 10/04 (pour visite d habilitation), activité Outil de gestion et de viabilité organisationnelle 5

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