INTRODUCTION. Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 2

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2 INTRODUCTION Cette Boîte à outils de relations publiques vous fournira tout ce dont vous avez besoin pour partager ce que votre nouveau club ou votre club existant réalise dans votre ville locale. Vous informerez votre ville au sujet de Kiwanis et des activités du club. Vous serez le porte-parole de Kiwanis en faisant la promotion des événements spéciaux. Vous aurez également pour mission de raconter l histoire globale de Kiwanis International ainsi que l impact que nous exerçons sur les villes du monde entier. Vous contribuerez également à la prise de conscience du public au sujet de la marque Kiwanis. N oubliez pas, toutes les communications externes sont estampillées Kiwanis. Cela vous permet de faire passer un message simple et facile à comprendre! Nous avons conçu cette boîte à outils afin de vous faciliter la tâche autant que possible. Les clubs trouveront des ressources pour faire la publicité des étapes particulières : la cérémonie de la charte, le premier événement de collecte de fonds, le premier projet de service et la première opération de recrutement de membres. Ces ressources serviront également à susciter une prise de conscience concernant le nouveau club Kiwanis et sa mission. Les clubs existants trouveront des ressources pour faire la publicité des projets de service et des opérations de collecte de fonds afin de susciter la prise de conscience au sujet de votre club et de sa mission. La participation enthousiaste des clubs au niveau local sera la clé de votre réussite. Nous vous encourageons à vous approprier ces ressources pour les adapter à votre club. N hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d aide, de retours d information et de conseils au cours de votre action. Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 2

3 TABLE DES MATIÈRES Pour commencer Comment créer une liste média Relations médias Formation à l interview Suivi de publications Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 3

4 POUR COMMENCER Votre «boîte» RP personnelle : Personne ne connaît Kiwanis mieux que vous! La boîte à outils numérique ci-jointe vous aidera à transformer ce savoir en relations avec les médias d information. Vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour parler le mieux possible de Kiwanis à vos médias locaux. N oubliez pas, plus vous attirez l attention, plus vous partagerez l'histoire de Kiwanis avec votre ville et plus vous attirerez de nouveaux membres potentiels. Pensez à étudier les différents outils de la boîte et à personnaliser les documents en fonction de votre club et de votre ville. Vous trouverez les documents suivants : Formation aux relations publiques 1. Comment créer une liste média Pour faire circuler l information, vous devez établir une liste des médias locaux. Avant de commencer la diffusion, vous devez déterminer ceux à qui il faut envoyer ces documents. C est la première étape pour obtenir une bonne couverture. 2. Relations médias 101 Ce document vous présentera les meilleurs moyens d approcher les médias et vous donnera des conseils pour que votre idée et votre reportage se distinguent. 3. Formation aux interviews Ce document vous aidera à préparer les interviews en face à face et au téléphone avec les médias et vous fournira des astuces à utiliser avant, pendant et après l interview. 4. Suivre les publications Ce document vous aidera à repérer toutes les publications obtenues et il vous fournit des informations sur la manière de les partager avec l équipe de relations publiques de Kiwanis International. 5. Site Internet Rendez-vous sur pour obtenir des outils supplémentaires. Par exemple, Oles modèles répertoriés ci-dessous, le logo Kiwanis et des directives sur l utilisation de la marque. Modèles et outils 1. Alerte médias : Cette alerte média vous aidera à informer vos médias locaux au sujet des événements spéciaux, comme la cérémonie de remise de la charte ou le premier projet de service. Envoyez les une à deux semaines avant l événement. 2. Publications dans la presse : Cette publication dans la presse constitue un formidable moyen de faire parler de votre nouveau club et de ses futures actions pour la ville locale. Vous verrez que nous avons facilité les choses pour que vous puissiez la personnaliser avec vos informations : il vous suffit de remplir les zones surlignées. Nous avons également prévu un emplacement pour inclure une citation d un membre du club. Les clubs existants peuvent également utiliser ce modèle pour annoncer une nouvelle action du club ou un nouveau projet particulier. 3. Juste les faits : Ce document peut être envoyé aux médias avec votre article. Il s agit d une présentation rapide de Kiwanis International. >>Section suivante: Comment créer une liste médias Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 4

5 COMMENT CRÉER UNE LISTE MÉDIA Pour faire «circuler l info» sur Kiwaniset pour faire connaître ce projet sur votre marché local, vous devez commencer par créer ce qu on appelle une liste média. 1. Créer votre liste média de la même manière que votre réseau professionnel. Les relations sont le meilleur point de départ pour diffuser votre reportage. Consacrez quelques minutes à passer en revue vos connaissances. Avez-vous des contacts dans les journaux ou les stations de radio/tv locaux? Connaissez-vous quelqu un susceptible d en avoir? Si oui, ces contacts pourront vous ouvrir des portes. Et même si, lorsque vous les appelez, ils vous disent que ce ne sont pas eux qui s occupent de ces questions, ils ont en général la gentillesse de vous renvoyer vers la bonne personne. 2. Commencez par identifier les médias susceptibles d être intéressés par votre reportage et listez-les. Considérez les médias suivants présents dans votre ville et dans un rayon d environ 50 kilomètres en fonction de la taille de votre ville. Pour les petites villes, vous devrez peut-être élargir le rayon. PRESSE ÉCRITE (magazines and journaux) : Quel est le plus important journal de la ville? Est-ce que votre ville/quartier dispose également d un petit journal? Et pourquoi pas un magazine urbain ou régional qui s intéresse à ce que les gens font dans votre ville? Tâchez de vous focaliser sur les principaux médias présents dans la ville de votre club ainsi que sur les publications de quartier les plus proches du club. TV : Quelles sont les principales chaînes de TV de votre ville? Disposent-elles d émissions matinales ou de la mi-journée qui parlent des événements marquants de votre ville?savezvous si l un de vos présentateurs favoris est spécialisé dans les domaines de la santé, de l action philanthropique ou du service et serait donc plus susceptible de s intéresser à votre reportage? RADIO : La participation de votre club peut être une formidable opportunité d interview pour la matinale d une émission de radio. Quelle est la radio la plus connue de votre ville? Pensez-vous qu elle pourrait diffuser un reportage comme le vôtre, sur la santé, l action philanthropique ou les services? Quelles sont les émissions que vous écoutez le matin? (Il est toujours bon d avoir un contact direct et de lui faire savoir que vous êtes un fervent auditeur de son émission et que vous avez bien compris le format de celle-ci.) 3. Lorsque vous avez identifié les médias les plus susceptibles de s intéresser à votre reportage, consultez leur site Internet pour obtenir leurs coordonnées. De nombreuses stations listent les coordonnées de la salle de rédaction, du secrétaire de rédaction ou des journalistes. Chercher les adresses et les numéros de téléphone pour étoffer votre liste. 4. Identifiez précisément les coordonnées de votre contact pour chaque média. Les coordonnées de votre contact porteront des titres différents selon le type de média : PRESSE ÉCRITE (magazines et journaux) : secrétaires de rédaction de magazines régionaux, secrétaires de rédaction des pages santé ou philanthropie. Dans les petits journaux, demandez le nom, le numéro de téléphone et l adresse du chef de rédaction ou du secrétaire de rédaction des pages spéciales. TV : directeur de l information ainsi que les producteurs des émissions matinales, de la mijournée et/ou des émissions débats. Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 5

6 RADIO : directeur de l information, producteur des matinales et/ou des émissions débats de la radio. Méfiez-vous des stations de radio qui pratiquent volontiers un humour provocateur ; elles pourraient ne pas traiter vos informations avec le sérieux requis. En général, les radios d information ou de débat sont plus réceptives aux lancements de projets parce qu elles disposent de plus de temps pour les reportages qui ne sont pas forcément d actualité ou qui n ont pas un caractère sensationnel. EN LIGNE : En fonction du type de ressource en ligne que vous sollicitez, le contact peut varier. S il s agit d un site dirigé par une seule personne, vous n avez qu une option, mais si vous ciblez des sites d information en ligne, vous devrez rechercher la personne qui couvre les nouvelles de la ville ou les sujets liés à la santé. Remarque : Ne prenez pas contact avec le service publicité pour proposer une idée de reportage. 5. Si vous n êtes pas en mesure de trouver l adresse ou le numéro de téléphone d un journaliste en particulier au moyen du site Internet, téléphonez directement. Demandez au standardiste ou au contact de la salle de rédaction le nom de la personne en chargée de la santé, de l action philanthropique ou des services. Conservez un historique de toutes les personnes auxquelles vous avez parlé, et veillez à ne pas faire d erreurs sur les noms, s, adresses postales et numéros de téléphone. 6. Comprendre les différents «délais de traitement» lorsque vous distribuez des communiqués ou des informations aux personnes de votre liste. Les quotidiens, les hebdomadaires, les radios et les chaînes de télévision exigent en général un délai de deux à trois semaines. Les magazines préfèrent généralement avoir les informations quelques mois à l avance. Donc ne vous attendez pas à une couverture immédiate. La plupart des magazines urbains ont leurs propres délais de publication, le plus simple est donc de leur téléphoner et de leur demander ce qu il en est pour un reportage. Les télévisions locales et les directeurs de l information préfèrent en général être avertis seulement une semaine ou quelques jours à l avance. Les sources en ligne peuvent publier les articles très vite, envoyez-leur donc les informations quelques jours ou une semaine à l avance. Félicitations, vous avez créé une formidable liste média! Il est maintenant temps de préparer les informations que vous allez envoyer à toutes les personnes de votre liste >>Section suivante: Relations médias Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 6

7 RELATIONS MÉDIA Nous vous sommes reconnaissants des actions que vous entreprenez pour attirer l attention sur votre club Kiwanis.Toute opportunité médiatique permettant d attirer l attention sur Kiwanis et votre club créera des opportunités de recruter de nouveaux adhérents! Lorsque vous aurez créé votre liste média, présentez votre événement afin de susciter une prise de conscience du public. Veillez à utiliser les modèles personnalisables. En prenant l exemple de l ouverture d un nouveau club voici comment : Annonce de nouveau club : rédiger puis distribuer un article de presse annonçant le nouveau club. Cérémonie de remise de la charte : rédiger puis distribuer un avis aux médias. Premier événement de collecte de fonds : rédiger puis distribuer un avis aux médias avant l événement. Utiliser ce communiqué de presse pour récapituler la réussite de l événement. Premier projet de service : rédiger puis distribuer un avis aux médias avant l événement. Utiliser ce communiqué de presse pour récapituler la réussite de l événement. Recrutement de nouveaux membres : rédiger puis distribuer un avis aux médias. Assurez-vous d envoyer vos documents aux médias par et d effectuer un suivi téléphonique auprès de vos contacts pour les encourager à faire circuler l information. Une check-list pas à pas 1. Remplissez les espaces et personnalisez votre communiqué de presse ou l avis aux médias. Nous vous avons fourni un très bon modèle de communiqué qui contient tous les détails sur Kiwanis. Il vous suffit de compléter les espaces avec les informations spécifiques à votre club (les actions dans la ville, les événements que vous organisez, vos coordonnées, etc.) et vous voilà prêt à commencer! Souvenez-vous : plus votre reportage sera localisé, plus il intéressera les médias. 2. Distribuez votre communiqué de presse personnalisé ou votre avis aux médias à votre liste média. L envoi d s est probablement le moyen le plus efficace et le moins cher pour envoyer des informations. N envoyez pas le communiqué en pièce jointe, mais faites un copier-coller et insérez-le dans le corps de votre , puis ajoutez la fiche de synthèse en pièce jointe. Songez à une formule accrocheuse pour l objet afin que l ne se perde pas aux oubliettes. Soyez bref, allez à l essentiel, mettez en avant le côté local du reportage, et soyez créatif. 3. Après avoir distribué vos documents, c est le moment d assurer le suivi téléphonique qui permettra de promouvoir votre reportage auprès de vos contacts médias. Si vous envoyez les informations par mail, vous pouvez démarrer le suivi téléphonique dès le lendemain et relancer au cours des semaines suivantes. 4. Lorsque vous téléphonez à vos contacts, souvenez-vous de trois choses : Les journalistes, les secrétaires de rédaction et les producteurs travaillent presque toujours contre la montre, donc soyez brefs et allez à l essentiel. Le meilleur moment pour joindre les journalistes de la presse écrite est en général avant 15h 00 (sauf pour les journaux Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 7

8 du soir). Les journalistes de télévision et les directeurs de l information sont en général disponibles pour discuter d idées de reportages entre 10h00 et 14h00. Ne demandez pas : «Avez-vous reçu les documents que je vous ai envoyés?». Les journalistes détestent cette question. Essayez plutôt : «Je vous ai fait parvenir des informations il y a quelques jours. Si cela vous intéresse, je me ferai un plaisir de vous fournir davantage de précisions.» Soyez prêt à parler de votre reportage. Lorsque vous êtes au téléphone avec vos contacts média, c est le moment idéal pour leur donner des précisions sur les événements ou collectes de fonds que vous organisez. 5. Pensez toujours à ce que veulent véritablement les médias (intéresser leurs lecteurs/audience) lorsque vous leur présentez votre reportage. De manière générale, les médias adorent les reportages locaux : ce qui arrive aux habitants de leur ville, comment cela s intègre à la tendance nationale, quel est l impact sur les autres habitants de la ville, etc. C est ainsi que votre histoire aura le plus d écho. Si vous ne deviez vous souvenir que de trois choses, ce serait : pensez local, pensez local, pensez local. De plus, les points à mettre en valeur varient selon le type de média. Par exemple, les émissions d information télévisées sont surtout sensibles au visuel, donc assurez-vous de leur envoyer aussi du matériel vidéo. Les stations de radio seront plus réceptives aux interviews en face à face, n oubliez donc pas de leur signaler que vous accepterez volontiers une interview en studio ou en direct au téléphone. La presse écrite veut en général un maximum de détails et de statistiques pour confirmer la véracité de votre reportage. Elle apprécie aussi les documents visuels. 6. Sachez qu il vous faudra parfois renvoyer les informations. Dans les salles de rédaction, le rythme est souvent trépidant, donc ne soyez pas surpris si votre contact vous dit avoir égaré le communiqué de presse ou si les documents ont été dirigés vers le mauvais service. Soyez prêt à envoyer un autre exemplaire. 7. Respectez les délais. Même si vos contacts possèdent déjà le communiqué de presse, ils peuvent avoir besoin de matériel supplémentaire ou de vous interviewer pour réaliser un reportage plus long. Répondez systématiquement aux appels téléphoniques et aux demandes en temps voulu. La plupart des journaux ont des dates de publication spécifiques et des délais impératifs. 8. Si le média vous répond, soyez prêt. Lisez et relisez les points essentiels de votre message. Souvenez- vous que les relations médias ressemblent beaucoup aux relations commerciales. Vous devrez peut-être parler à de nombreuses personnes avant de conclure une seule et unique affaire. Un reportage local donne l opportunité à des milliers de gens d en savoir plus sur votre club Kiwanis. >>Section suivante: Formations à l interview Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 8

9 FORMATION À L INTERVIEW Si un reporter ou un chef de rédaction d un média local est intéressé par un reportage sur Kiwanis, il ou elle souhaitera peut-être réaliser une interview avec vous, soit en face à face, soit au téléphone. Les interviews sont une opportunité idéale pour partager vos messages avec le public et pour les inviter à agir. Assurez-vous d être bien préparé. Souvenez-vous que vous aidez à faire connaître une fantastique initiative mondiale! Avant l interview 1. Obtenez autant d informations que possible sur le type d interview. La plupart des journalistes vous diront ce qu ils attendent de l article et ce qu ils vous demanderont sur votre projet. 2. Maîtrisez les messages clés. Mieux vous connaissez les messages que vous souhaitez transmettre, plus votre témoignage sera fluide. N apprenez pas un texte par cœur, mais utilisez vos propres mots. Entraînez-vous à répondre aux questions dans un endroit calme chez vous ou même devant un miroir. Plus vous verbaliserez vos messages clés, plus vous vous sentirez à l aise lorsque le temps sera venu de répondre aux questions. 3. Préparez-vous en répétant avec des amis ou des collègues. Cela peut sembler idiot, répéter vous permettra de répondre plus facilement aux questions en utilisant les points essentiels du message. Au cours de l interview 1. Suivez le rythme. Si l interview sera diffusée à la télévision ou à la radio, renseignez-vous pour savoir si elle sera en direct ou enregistrée. Les interviews en direct ont en général une durée de deux à trois minutes et ne nécessitent pas de montage. Une interview enregistrée durera plutôt entre cinq et dix minutes, car le journaliste aura le temps de la monter avant de la diffuser. 2. Considérez l interview comme une conversation avec un nouvel ami potentiel, mais soyez attentif au fait que le journaliste est à la recherche d une histoire intéressante. Ne dites rien que vous ne vouliez pas voir imprimé ou diffusé. Ceci dit, détendez-vous. Les journalistes savent pertinemment que vous êtes un bénévole qui fait la promotion d une œuvre de bienfaisance et il se peut même qu ils souhaitent vous aider à diffuser votre message. 3. Souvenez-vous, les médias aiment les histoires racontées de manière personnelle. Pensez à l impact qu a exercé votre club sur votre ville ou partagez l histoire d une personne qui vous a inspiré. Ponctuez votre histoire avec les messages clés. Votre témoignage sera plus efficace si vous l illustrez avec quelques exemples de vos expériences personnelles. 4. Détendez-vous et soyez-vous même. Il est inutile de faire semblant de posséder des informations ou une expertise si ce n est pas le cas. Si vous ne connaissez pas la réponse, contentez-vous de le dire. Après l interview 1. Demander au journaliste s il y a des faits ou d autres informations dont il aurait besoin pour compléter le reportage. Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 9

10 2. Demander au journaliste quand le reportage sera publié/diffusé ou demander une estimation. 3. Prenez des notes dans votre tête sur la manière dont l interview s est déroulée et sur ce que vous feriez différemment la prochaine fois. 4. Félicitez-vous pour votre belle prestation! Astuces/conseils supplémentaires pour les interviews télévisées Maîtrisez votre sujet et n hésitez pas à vous répéter. Basez-vous sur vos messages clés. Les réponses les plus courtes sont les meilleures. Arrêtez de parler lorsque vous avez exprimé ce que vous aviez à dire. Il ne s agit pas d une confrontation. Gardez le sourire, vous aurez l air plus enthousiaste. N interrompez pas le/la journaliste. Ne commencez votre réponse que lorsqu il ou elle a terminé. Faites des phrases complètes. Évitez le jargon et les acronymes. Parlez aussi simplement que possible. Ne répétez pas les négations. Si on vous demande par exemple : «Vous n êtes pas étranger?» Ne répondez pas : «Non, je ne suis pas étranger.» Mais préférez : «En fait, je suis de Cleveland.» Ayez les mains libres, ouvertes et souples. Conservez votre gestuelle habituelle. Préparez votre réponse si l on vous demande : «Voulez-vous ajouter autre chose?» Votre réponse devra récapituler tous les points clés de votre message. Faites comme si la caméra filmait non stop. Résistez à la tentation de vous pencher vers le micro. La télévision est un moyen de communication proche des gens. Parlez en termes personnels, racontez des anecdotes. Utilisez des comparaisons pour illustrer votre propos. N hésitez pas à raconter «votre histoire». Le langage du corps est important à la télévision. Entraînez-vous devant un miroir. Les gens se souviendront plus de l impression que vous leur avez faite que de ce que vous leur avez dit. Mentionnez les coordonnées de votre contact et le site Internet où les gens peuvent obtenir de plus amples informations. Et n oubliez pas : tout est filmé. >>Section suivante: Suivi de publications Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 10

11 SUIVI DE PUBLICATIONS Il est important de surveiller les médias d information (chaînes de télévision, journaux) pour tout ce qui concerne la couverture de Kiwanis International. Si vous obtenez une interview ou une publication, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous en adresser un exemplaire. Envoyez-le à pr@kiwanis.org. Cela nous aidera à suivre la réussite de notre travail! Conseils pour repérer les publications/diffusions Après votre interview, demander au journaliste si il ou elle sait à quel moment le reportage sera publié ou diffusé. 1. Surveillez le site Internet du média. En général, il vous suffit de chercher un terme spécifique sur le site pour y trouver les articles qui s y rapportent. Il est possible que le reportage soit publié ou diffusé, mais qu il ne soit pas mis en ligne. Il est donc important de garder un contact avec le journaliste pour avoir le plus d informations possibles sur la date de diffusion ou de publication. 2. Après avoir terminé une interview ou obtenu une publication, veuillez envoyer les informations suivantes à pr@kiwanis.org : Date Publication Journaliste Ville Votre nom Votre club local Kiwanis Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs 11