PRÉSENCE PLANNING RH STANDARDISEZ ET SÉCURISEZ LA COLLECTE DU TEMPS DE TRAVAIL DES SALARIÉS OPTIMISEZ VOS RESSOURCES ET ANTICIPEZ VOS PLANNINGS

Transcription

1 PLANNING RH PRÉSENCE STANDARDISEZ ET SÉCURISEZ LA COLLECTE DU TEMPS DE TRAVAIL DES SALARIÉS OPTIMISEZ VOS RESSOURCES ET ANTICIPEZ VOS PLANNINGS RESPONSABILISEZ SALARIÉS ET MANAGERS DANS LE SUIVI DE LEUR TEMPS DE TRAVAIL FIABILISEZ LE CALCUL DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES EN AUTOMATISANT LE CALCUL VISUALISEZ EN TEMPS RÉEL LE COÛT DES SALAIRES ET DE L ABSENTÉISME SUBI Application Présence 1

2 LES ATOUTS DE L APPLICATION PRÉSENCE ILS ONT CHOISI L APPLICATION PRÉSENCE DE NIBELIS UNE APPLICATION TOTALEMENT INTÉGRÉE À LA PAIE UNE FIABILISATION DU PROCESSUS DE COLLECTE DU TEMPS DE TRAVAIL UNE ACTUALISATION EN TEMPS RÉEL DES PLANNINGS D ÉQUIPE UNE MEILLEURE MAÎTRISE DU CONTINGENT D HEURES SUPPLÉMENTAIRES UN PARTAGE OPTIMISÉ DE L INFORMATION ENTRE LES MANAGERS ET LA DRH 200 salariés LAURENT FERRERI Responsable Ressources Humaines L application Présence nous permet de valoriser simplement les heures supplémentaires réalisées par nos collaborateurs du site parisien. Leur intégration automatique en Paie représente pour nous un gain de temps significatif. Tout-à-fait satisfaits des bénéfices apportés par cette application, nous souhaitons la déployer sur nos trois autres sociétés, soumises à des accords d aménagement du temps de travail différents et à des plannings d activité complexes. CHIFFRES CLÉS 2

3 POURQUOI CHOISIR L APPLICATION PRÉSENCE DE NIBELIS? 1 UNE APPLICATION TOTALEMENT INTÉGRÉE À LA PAIE L application Présence, a l instar de toutes les applications RH de Nibelis, est totalement intégrée à la Paie Nibelis. Aucun traitement de bascule ou de ressaisie des données salariés n est nécessaire. La Paie est actualisée instantanément. Une optimisation des traitements et une fia - bilité totale des données garanties par la sai - sie unique des informations et la gestion centralisée de tous les flux de données. 2 UNE FIABILISATION DU PROCESSUS DE COLLECTE DU TEMPS DE TRAVAIL Grâce à l application Présence de Nibelis, le processus de collecte du temps de travail des collaborateurs est optimisé. Réalisé par pointage «virtuel» en temps réel, par saisie a posteriori, ou encore badgeuse, il permet un suivi précis du temps de présence des salariés dans l entreprise. Les données sont 100 % fiables et les plannings totalement à jour. Vous supprimez toute opération de régularisation grâce à l optimisation de vos circuits internes et à la fiabilisation de vos données. 3 UNE ACTUALISATION EN TEMPS RÉEL DES PLANNINGS D ÉQUIPE Les managers disposent du calendrier de présence de leurs collaborateurs actualisé en temps réel. Les plannings intègrent également les absences subies enregistrées pour chaque salarié. Le pilotage de chaque service et de l activité globale de l entreprise sont ainsi optimisés. Disposant d une vue synthétique du temps de présence de leurs collaborateurs, les managers optimisent la planification de l activité de leurs services. 4 UNE MEILLEURE MAÎTRISE DU CONTINGENT D HEURES SUPPLÉMENTAIRES Le suivi des heures réalisées par rapport aux heures théoriques est facilité et les écarts sont instantanément calculés. Basculées automatiquement dans la Paie, les données saisies dans l application Présence génèrent automatiquement les cumuls d heures travaillées. Le calcul des compensations octroyées en cas d heures supplémentaires est pré-paramétré et déclenché automatiquement. Les bulletins sont justes, sans ressaisies supplémentaires. Les salariés sont satisfaits de l exactitude de leurs bulletins et les Directeurs Financiers maîtrisent avec précision les fluctuations de la masse salariale. 5 UN PARTAGE OPTIMISÉ DE L INFORMATION ENTRE LES MANAGERS ET LA DRH Directeurs de Ressources Humaines et managers partagent des tableaux de suivi des temps communs et actualisés en temps réel. Les interactions et reportings sont facilités. La DRH dispose en permanence des indicateurs essentiels nécessaires à l anticipation des fluctuations d effectifs. Elle peut ainsi y pallier et définir efficacement la politique RH de l entreprise. AVEC L APPLICATION PRÉSENCE DE NIBELIS PRODUISEZ FACILEMENT VOS DÉCOMPTES INDIVIDUELS DE DURÉE DU TEMPS DE TRAVAIL Chaque employeur a l obligation d établir un décompte individuel de la durée du temps de travail pour ses salariés ne relevant pas de l horaire collectif. Ce décompte doit être tenu à disposition de l inspecteur du travail pendant un an, ainsi qu à celle des agents de contrôle de l Urssaf en cas d accomplissement d heures supplémentaires ouvrant droit à la déduction forfaitaire de cotisations patronales de sécurité sociale. Application Présence 3

4 LES BÉNÉFICES CLÉS DE L APPLICATION PRÉSENCE DE NIBELIS LES SALARIÉS APPRÉCIENT La saisie rapide de leurs temps de présence sur une interface intuitive. Le pointage physique ou virtuel ou la saisie a posteriori en fonction des profils définis par le Gestionnaire de Paie. Le récapitulatif des horaires réels et théoriques. POINTAGE DU TEMPS DE TRAVAIL Pointage physique ou virtuel, rapide et facile Récapitulatif des horaires pointés et théoriques Visualisation graphique 4

5 LES MANAGERS APPRÉCIENT L affichage du planning d équipe journalier, hebdomadaire ou mensuel, permettant de visualiser facilement les temps de présence pour un meilleur pilotage de l activité. La possibilité de saisir les heures de présence à la place des salariés, de corriger les anomalies de pointage individuellement ou en masse et de valider les heures saisies. Le suivi des indicateurs de présentéisme et d absentéisme. SUIVI DES TEMPS DES SALARIÉS DE SON ÉQUIPE Sélection du ou des salarié(s) à afficher Validation de l horaire théorique Modification de l horaire réel LES GESTIONNAIRES DE PAIE APPRÉCIENT L optimisation du processus de collecte du temps de travail des collaborateurs et l intégration automatique des temps de présence dans la Paie. La fiabilisation des données grâce au calcul automatisé des heures supplémentaires et des compensations octroyées. La facilité de contrôle du temps de travail, du cumul des heures travaillées et du contingent d heures supplémentaires. SUIVI DES TEMPS DES COLLABORATEURS Personnalisation de la liste des salariés à afficher Affichage de l horaire individuel total (contractuel et réel) Exportation au format Excel Application Présence 5

6 LA GESTION DE LA PRÉSENCE PAR NIBELIS UN WORKFLOW OPTIMISÉ POUR UNE JUSTE RÉMUNÉRATION DES SALARIÉS Bulletin de Paie Automatiquement actualisé avec les heures supplémentaires effectuées et/ou le repos compensateur octroyé Valide et transfère en Paie le temps de présence effectif des salariés LE GESTIONNAIRE DE PAIE Définit les horaires théoriques des salariés Crée un planning hebdomadaire par type d emploi 4 1 Associe chaque salarié à un profil de planning APPLICATION PRÉSENCE LE MANAGER 3 2 LE SALARIÉ Valide ou non les horaires du salarié Badge ou saisit son temps de présence PRODUCTIVITÉ FIABILITÉ EFFICACITÉ Rentabilisez votre organisation et gagnez du temps Réduisez le temps consacré aux tâches administratives et impliquez les managers dans la politique RH de l entreprise. Simplifiez le processus de suivi des plannings et évitez les saisies multiples. Responsabilisez les salariés en leur offrant la maîtrise de leurs plannings partagés. Limitez les risques d erreur de saisie ou de calcul Optimisez le processus de saisie et le workflow de validation, et supprimez ainsi les régularisations. Automatisez les calculs des compensations octroyées en cas d heures supplémentaires effectuées. Gérez vos plannings d activité sur une base de données fiable. Suivez précisément l annualisation des temps de travail des équipes et les compteurs afférents. Optimisez la planification des ressources Partagez les plannings de présence actualisés en temps réel. Simplifiez la planification de l activité de chacun des services. Optimisez la gestion de la masse salariale grâce à des outils de planification automatisés. 6

7 LES PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS DE L APPLICATION PRÉSENCE DE NIBELIS SIMPLIFIEZ LE PROCESSUS DE SUIVI DES TEMPS Affichage de l horaire théorique et de l horaire pointé Calendrier de présence hebdomadaire et mensuel par salarié Modification des heures a posteriori Acceptation des heures saisies à la journée ou en masse Paramétrage des anomalies de badgage OPTIMISEZ LE CALCUL DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES Choix des types d absence pris en compte dans le calcul des heures supplémentaires Jours fériés chômés inclus dans le calcul des heures supplémentaires Respect des contraintes légales du temps de travail (repos hebdomadaire, entre deux plages de travail,...) Etat des heures régularisées Bascule instantanée des heures travaillées dans la Paie COLLECTEZ ET CONTRÔLEZ EFFICACEMENT LE TEMPS DE TRAVAIL DE VOS COLLABORATEURS Recueil des temps par «pointage virtuel», ou badgeuse et déclaration des heures Horaires effectifs enregistrés par validation de l horaire théorique Déclaration de jours travaillés pour les cadres au forfait Saisie des présences exceptionnelles Workflows de validation et s de notification APPLICATION PRÉSENCE PERSONNALISEZ L APPLICATION EN FONCTION DES RÈGLES EN VIGUEUR DANS VOTRE ENTREPRISE Profils de plannings hebdomadaires, mensuels avec semaines alternées Durée et amplitude maximales de travail Date de fin de saisie des heures, date de fin de décompte des heures supplémentaires / complémentaires Gestion de l annualisation et paramétrage de la modulation Personnalisation de tableaux de bord et de comptes rendus individuels de présence Application Présence 7

8 UNE SUITE SIRH MODULAIRE ADAPTÉE À VOS BESOINS Véritables compléments à la Solution Paie, les différentes applications proposées par Nibelis constituent un SIRH performant et fonctionnel couvrant tous les domaines de la gestion du personnel et des Ressources Humaines. Ces applications relient salariés, managers et gestionnaires de paie au travers de systèmes de workflows collaboratifs. Elles sont regroupées en quatre grandes familles : Talents Planning RH Pilotage Portail RH Talents Planning RH Paie Pilotage Portail RH Formation Compétences & Évaluations Recrutement Absences Présence Activité Administration du personnel Paie Déclaratifs Rapports légaux Simulation budgétaire Décisionnel Gestion Administrative Manager Données personnelles Notes de frais VOTRE SIRH CLOUD suivez-nous sur : Siège Social 157, rue Anatole France Levallois-Perret Tel Agence Nord 6, rue Jean Roisin Lille Tel Agence Sud-Est 40, avenue Pompidou Lyon Tel Agence Ouest 11, allée Duquesne Nantes Tel Agence Sud-Ouest 298, Allée du Lac Labège Tel