PROCESSUS DE CERTIFICATION DE SYSTEME DE MANAGEMENT

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1 PROCESSUS DE CERTIFICATION DE SYSTEME DE MANAGEMENT ISO ISO/TS / IATF ISO ISO OHSAS UTAC CERAM Autodrome de Linas-Montlhéry BP MONTLHERY Cedex France Tél. : [00 33] Fax : [00 33] contact@utacceram.com SAS au capital TVA FR RCS EVRY : B Code NAF : 7120 B FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 1 sur 9

2 Mise à jour en fonction des référentiels en vigueur Le cycle de Certification Admission à la certification par un audit initial Evaluer la conformité des systèmes aux exigences des normes et l efficacité de la mise en œuvre Maintien de la certification par un audit de suivi Vérifier annuellement la continuité de la mise en œuvre Reconduction de la certification par un audit de renouvellement Réévaluer l ensemble de votre système tous les 3 ans La Certification Initiale 1. Du premier contact au contrat Connaître votre entreprise, votre organisation et établir une proposition adaptée à vos exigences Envoi d un Questionnaire d Identification Il précise le type de certification recherché, délimite le périmètre de certification. Evaluer si votre système de Management est prêt à être audité par la marque UTAC Etude de votre dossier Cette phase peut comprendre un audit de recevabilité sur site.cette prestation, optionnelle, réalisée au moins 3 mois avant l audit initial étape 1, optimise l efficacité de ce dernier en faisant un point objectif sur l état de préparation de votre entreprise Note : la durée de cet audit ne peut excéder 1/3 de la durée de l audit initial. Formaliser la nature et le coût de l'intervention Contrat et Proposition de prix Il fixe les obligations des 2 parties, les conditions financières, les clauses de durée, de résiliation, de confidentialité FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 2 sur 9

3 Si PAC non accepté Si absence de non-conformité 2. De la planification à la certification Planification de l'audit Nous validons ensemble les dates de réalisation de votre audit. Une équipe d auditeurs est nommée. Réalisation d une revue de préparation (étape1) La revue de préparation (étape 1) a pour but d'évaluer l'état de préparation de votre système de management. Elle peut avoir lieu dans vos locaux. NON Préparation adaptée? OUI Cette étude documentaire permet entre autres d établir et de confirmer le planning d audit sur site. Les résultats de l audit étape 1 peuvent entraîner le report ou l annulation de l audit étape 2. Si à l issus de l étape 1, des modifications significatives susceptibles d affecter le système de management interviennent, il y a une réalisation tout ou partie de l'étape 1. complémentaire Réalisation de l'audit (Étape 2) et proposition de certification Elaboration d un plan d actions correctives par l entreprise L équipe d audit analyse l ensemble du système de management et de son application en suivant généralement, le schéma suivant : - Réunion d ouverture - Visite rapide du site - en salle - terrain - Synthèses journalières - Délibération des auditeurs - Réunion de clôture Au terme de l'audit sur site, l'équipe fait une proposition de certification en fonction des constats réalisés. Un rapport vous est remis. Un audit complémentaire (vérification sur site) peut être demandé pour valider la correction d écarts majeurs. NON Etude et acceptation du PAC par le responsable d audit Vous transmettez un plan d actions correctives par rapport aux écarts formulés. Le délai des actions correctives ne doit pas dépasser 60 jours. Certification acceptée? Décision de certification Après acceptation de votre plan d'actions correctives par le responsable, votre dossier de certification est expertisé. OUI Emission de votre certificat Les experts sont issus du comité certification, composés de représentants de la Marque UTAC, des représentants des donneurs d ordre et des fournisseurs. Ils connaissent vos métiers.un droit de veto décide de la certification. FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 3 sur 9

4 Cycle d audit et de Certification Les règles de certification de l ISO (1) et IATF (2) Cycle d audit Date de fin de l audit initial sur site de Suivi 1 de Suivi 2 de re-certification (renouvellement Initial special special special special Actions correctives résolues? < 90 jours < 90 jours < 90 jours < 90 jours Date D1 D1+12 mois Avec la tolérance (1) 3 to + 2 mois (2) 3 to + 1 mois D1+24 mois Avec la tolérance (1) 3 to + 2 mois (2) 3 to + 1 mois D1+36 mois maximum Oui Non Date D2 D mois 1 jour Date d émission du certificat Courrier de confirmation Courrier de confirmation Date limite de validité du certificat Date de la décision de certification de l organisme de certification = date de certification Date limite de la décision de re-certification de l organisme de certification = date de re-certification Cycle de certification En cas de force majeure, si les délais ne peuvent être respectés, une demande de dérogation sera faite au service CAI. Ce dernier prendra les décisions sur la demande. FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 4 sur 9

5 Exemple de Certificat FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 5 sur 9

6 Si PAC non accepté Si absence de non-conformité Le maintien de la certification par un audit de suivi complémentaire & Plan d actions correctives Planification de l'audit Réalisation de l'audit de suivi Elaboration d un plan d actions correctives par l entreprise Les dates d'audit sont définies de préférence 3 mois avant le commencement de l'audit. Le planning détaillé est communiqué à l'entreprise environ 4 semaines au préalable. La durée (homme x jour) de l audit de suivi est déterminée selon les règles de l IATF et/ou de l IAF en fonction du référentiel de certification. Le plan d actions de l année précédente est passé en revue. Le rapport d audit vous est remis en fin d audit. NON Etude et acceptation du plan d action (PAC) par le responsable d audit PAC accepté Au terme de l'audit sur site, l'équipe fait une proposition de certification en fonction des constats réalisés. Un rapport vous est remis. Un audit complémentaire (vérification sur site) peut être demandé pour valider la correction d écarts majeurs. Proposition de maintien de certification Vous transmettez un plan d actions correctives par rapport aux écarts formulés Le délai des actions correctives ne doit pas dépasser 60 jours. OUI Maintien de la certification * Les durées des audits initiaux, de suivi ou de renouvellement sont formellement réglementées. Certaines majorations ou minorations peuvent êtres possibles pour des raisons spécifiques (certification groupe extension type d activité traduction ). * Dans certains cas, on peut avoir des évolutions de périmètre (ajout ou retrait de site) ou de nouveaux référentiels. Cela correspond à une évolution de contrat. FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 6 sur 9

7 La reconduction de la certification par un audit de renouvellement Le renouvellement de l équipe d audit est réalisé selon les règles en vigueur afin d apporter un nouveau regard sur votre système. La durée de l audit de renouvellement est en général équivalente aux 2/3 de celle d un audit initial. Tout comme pour l audit initial, un comité d experts examine le dossier à l issue de l audit sur site. Un nouveau certificat vous est transmis, renouvelé pour une période de trois ans. Attention, le délai de résolution des actions correctives ne doit pas être supérieur à la fin de validité de votre précédent certificat. Processus de décision Les différents cas possible dans le processus de décision de la certification sont : l octroi de la certification dans le cadre d une certification initiale, le refus de la certification, le maintien de la certification, le renouvellement de la certification, la suspension de la certification (voir onglet complément ci-dessous), le rétablissement de la certification (par exemple à la suite du processus de suspension du certificat), le retrait de la certification (voir onglet complément ci-dessous), l extension ou la réduction du périmètre de la certification. Publications Vous pouvez retrouver l ensemble des bénéficiaires des certificats UTAC sur notre site web : Une certification vivante Vous diversifiez vos activités, votre entreprise se transforme, les référentiels de certification évoluent, vous souhaitez une démarche d audits combiné, conjoint Nos équipes sont à votre écoute pour étudier avec vous l impact de toute modification et vous accompagner dans vos projets de certification. FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 7 sur 9

8 Compléments Suspension, retrait et annulation des certificats Suspension Retrait Annulation Dans quel cas? Sur décision du Comité en cas de : - non-respect par l entreprise des obligations mises à sa charge, - non-respect des échéances définies pour les audits de suivi, - non-conformité(s) relevée(s) lors de(s) l audit(s) sur plainte(s) du(des) client(s) du bénéficiaire, - non-conformité(s) relevée(s) lors de l audit faisant suite à la certification, - non-respect par le bénéficiaire, après avertissement de la marque UTAC, de l usage du certificat de la Marque UTAC, - changement affectant significativement l activité et le fonctionnement de l organisation, - recours formulé par un bénéficiaire de la certification, - arrêt momentané de l activité couverte par le certificat Sur décision du Comité technique à l issue de l échéance déterminée pour la suspension du certificat A la demande du bénéficiaire si l activité couverte par le certificat est abandonnée Conséquences Le bénéficiaire s engage à ne plus faire mention de la Marque UTAC La Marque UTAC retire le bénéficiaire de la liste des entreprises certifiées Recours En cas de contestation d une décision par le demandeur, le dossier est traité - en première instance par le service CAI (Certification, et Inspection), - en deuxième instance par le comité technique concerné, - en dernier recours par le président de la Marque UTAC Note : Le demandeur peut contacter l UTAC «Service Certification, s et Inspections» pour connaître la démarche à suivre et le déroulement du processus de recours. Emploi abusif des certificats L usage de la Marque UTAC doit être strictement limité aux documents relatifs au domaine d activité certifié (portée définie par le contrat) et dans la période de validité du certificat. La Marque UTAC Certification Système ne doit en aucun cas figurer sur un produit ou pouvoir être interprétée comme une conformité de produit (de fait il n est pas autorisé d apposer la Marque sur des rapports d essais). Obligations des bénéficiaires sur les réclamations de leurs clients A partir de la date de certification, l entreprise doit tenir à jour et à disposition de la Marque UTAC un relevé des réclamations et recours portant sur le Système Qualité ou Système de Management Environnemental certifié. Il est contrôlé lors des différents audits. Appel et/ou plainte des clients ou des parties prenantes L UTAC enregistre les appels et/ou plaintes de ses clients ou des parties prenantes et réalise les actions correctives appropriées selon les procédures internes en vigueurs. Note : Les clients ou les parties prenantes peuvent contacter l UTAC «Service Certification, s et Inspections» pour connaître le déroulement du processus. Confidentialité Cadre général : L UTAC s engage contractuellement à ne pas publier, divulguer ou utiliser les rapports d audits et les documentations transmises par l entreprise sauf avec son accord préalable. Cadre spécifique pour l ISO/TS16949 / IATF16949 : Le rapport d audit émis par l UTAC est géré selon les règles établis par l IATF et le système de management UTAC. FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 8 sur 9

9 Références : ISO/CEI : Exigences pour les organismes procédant à l audit et à la certification de systèmes de management. Règles IATF pour la reconnaissance des certificateurs tierce partie par l IATF. ISO : Lignes directrices pour l audit de la qualité et/ou de management environnemental. FI.CAI.PC1.013 rev. 08 PROCERT - Mise à jour 01/2017 Approbation : G. FOUGERE Page 9 sur 9