Admission sur la liste des fournisseurs de prestations notariales en ligne du portail PME

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1 Département fédéral de l économie DFE Secrétariat d Etat à l économie SECO Direction de la promotion économique Politique PME Référence : /144 Traité par : wch Berne, le 10 juillet 2012 Admission sur la liste des fournisseurs de prestations notariales en ligne du portail PME Pour pouvoir figurer sur la liste des fournisseurs de prestations notariales en ligne du portail PME du Secrétariat d Etat à l économie (SECO), des critères minimaux doivent être remplis, notamment en matière d interopérabilité, d intégration et de soutien des processus de création d'entreprises au moyen d applications et de modules appropriés. Par la déclaration ci-après, le fournisseur de prestations notariales demandant à figurer sur la liste du portail PME atteste que les critères d admission exigés sont remplis. Si des modifications ultérieures devaient toucher ces critères, il est tenu de déclarer spontanément les modifications en question, afin que le SECO puisse vérifier si les critères sont toujours remplis. Secrétariat d Etat à l économie SECO Secrétariat d Etat à l économie SECO Christian Weber Holzikofenweg 36, 3003 Berne /2005/00655 \ COO

2 Déclaration du requérant Le requérant soussigné atteste que les critères suivants sont intégralement remplis dès la remise de la demande d inscription de ses prestations en ligne sur le guichet pour la création d entreprises du portail PME du SECO. Si les critères ci-après ne sont pas tous intégralement remplis, la demande du requérant ne pourra pas être acceptée ou son inscription pourra être retirée a posteriori. Veuillez cocher ce qui convient : Critère Exigences Remplie Non 1. Stratégie de cyberadministration 1.1. Exigence concernant les critères minimaux d'accessibilité et d interopérabilité relatifs au processus de création Le service en ligne est disponible sur le web L offre privée en ligne s inscrit directement dans l objectif et le mandat de prestations de la plateforme d encouragement (création d entreprises, p. ex.) et y contribue L offre privée en ligne apporte une fonctionnalité supplémentaire, qui n était pas encore couverte par la plateforme d encouragement L offre privée en ligne satisfait au moins au niveau de conformité AA des WCAG Seul un lien direct vers le service privé est admis ; il n est pas permis d ajouter un lien vers la page d accueil du prestataire. La procédure électronique est lancée directement (un seul clic suffit). 1 Les WCAG sont en cours de révision ; la version 2.0 devrait bientôt être publiée. Cf. (état au ) /224 \ COO /9

3 Critère Exigences Remplie Non 2. Protection des données 2.1. Le prestataire a fait figurer, à un emplacement facile d accès et bien visible de son site internet, une déclaration relative à la protection des données rédigée en termes clairs (dans une des quatre langues nationales) et répondant aux exigences minimales du Guide du traitement des données personnelles dans le secteur privé édité par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence La déclaration relative à la protection des données doit comporter une date de validité et un numéro de version univoque et pouvoir être imprimée intégralement en tout temps La déclaration relative à la protection des données doit obligatoirement indiquer le nom de la personne qui est responsable du contrôle et de la surveillance des données recueillies au moment de l accès à la page («préposé à la protection des données» désigné nommément) La déclaration relative à la protection des données doit renseigner expressément le client sur les points suivants : liste des données personnelles ou à caractère personnel qui sont recueillies et enregistrées ; emplacement où ces données sont enregistrées ; fins auxquelles le prestataire privé en ligne traite et utilise ces données ; indication des données éventuellement transmises à des tiers (internes ou externes), sous quelle forme et à quelles fins ; droit du client à retirer en tout temps et gratuitement son consentement à l utilisation de ses données ; indication si le client dispose d un droit d obtenir gratuitement des renseigne- 2 Disponible à l adresse suivante : (état au ) /224 \ COO /9

4 ments sur ses données personnelles. Critère Exigences Remplie Non 3. Sécurité 3.1. Le prestataire privé en ligne doit prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles requises pour empêcher les tiers non autorisés d accéder aux données enregistrées sur les clients. Il doit remettre une synthèse signée de sa politique de sécurité ou de celle de son fournisseur internet Les données personnelles ou à caractère personnel ne doivent être transmises (lors de transactions en ligne) que sous forme cryptée ( Le prestataire privé en ligne doit indiquer, à un emplacement approprié, les normes de sécurité des données qu il applique dans les procédures de paiement électronique Le prestataire privé en ligne doit préciser au client, à un emplacement approprié, s il fait usage de cookies (même si ce sont des cookies de session). Le client doit être informé expressément de la fonction des cookies Si le prestataire privé en ligne n exploite pas lui-même son offre autrement dit s il en confie l exploitation à un tiers, il doit produire un contrat dans lequel ledit tiers s engage également à respecter, d une part, l ensemble des dispositions relatives à la protection et à la sécurité des données et, d autre part, les critères énoncés dans la présente liste de contrôle Les locaux commerciaux et la salle de serveurs contenant l infrastructure informatique du prestataire privé doivent être protégés contre toute intrusion non autorisée Des sauvegardes régulières des données pertinentes relatives aux clients sont effectuées. Le système correspond à l état actuel de la technique Les systèmes et les données sont protégés par un pare-feu correspondant à l état actuel de la technique et opérationnel /224 \ COO /9

5 3.9. Les systèmes et les données bénéficient d une protection antivirus correspondant à l état actuel de la technique et opérationnelle La surveillance du système est assurée ; elle correspond à l état actuel de la technique et est opérationnelle. Les éventuels problèmes sont signalés automatiquement par le système et peuvent, dans un délai maximal de deux heures, être identifiés et faire l objet d un traitement initial Les données recueillies sur les clients lors de transactions en ligne et enregistrées dans les systèmes du prestataire ne sont pas accessibles à des tiers non autorisés. Le prestataire privé en ligne tient à jour et transmet un document relatif aux autorisations (concept des autorisations) dans lequel figurent les noms de toutes les personnes ayant des droits d accès (collaborateurs internes et personnes externes) et leurs droits d utilisation respectifs. Critère Exigences Remplie Non 4. Crédibilité 4.1. Sur chaque page internet de l offre privée en ligne figurent la date de la mise en ligne des informations et celle de la dernière mise à jour Sur chaque page internet de l offre privée en ligne figurent au moins les indications suivantes relatives à l identité du prestataire : nom ou raison sociale du prestataire ; forme juridique du prestataire ; adresse postale complète ; numéro de téléphone ; le cas échéant, numéro de fax ; le cas échéant, adresse électronique ; le cas échéant, numéro du registre du commerce ; le cas échéant, numéro de TVA ; si l activité du prestataire requiert une autorisation ou un agrément, indication /224 \ COO /9

6 de l autorité de surveillance compétente ; heures auxquelles le prestataire est joignable (à faire figurer sous les coordonnées) L offre privée en ligne doit être disponible dans au moins une des quatre langues nationales Les coûts éventuels découlant du service proposé doivent être différenciés selon les critères ci-après : prix du service ; TVA ; frais accessoires éventuels ; prix total (à faire figurer à la fin) ; prix indiqués au moins en francs suisses Des informations claires et compréhensibles doivent être fournies sur les caractéristiques principales du service proposé Le prestataire privé en ligne doit indiquer les moyens de paiement acceptés au moins dans ses conditions générales, avant la validation de la commande Le prestataire doit garantir au client le for au domicile de celui-ci Les conditions générales éventuelles du prestataire en ligne doivent comporter au moins un numéro de version univoque et une date de validité, et pouvoir être imprimées en tout temps Les conditions générales éventuelles du prestataire en ligne doivent, avant la validation de la commande pouvoir être confirmées expressément comme lues et acceptées au moyen d un bouton d acceptation (confirmation par clic) Le client doit disposer d un champ textuel vide pour pouvoir fournir des compléments d information Le client ne doit pas être contraint d effectuer une inscription permanente sur le site internet avant la conclusion du contrat ou la validation de la commande /224 \ COO /9

7 4.12. Le prestataire privé en ligne est tenu de confirmer sans délai par courriel la réception de toute déclaration contractuelle effectuée par le client Le prestataire privé en ligne qui prend une commande doit envoyer une confirmation écrite ou électronique de la réception de la commande. Cette confirmation doit comporter au moins les éléments suivants : étendue de la prestation ; date et heure de la commande ; délai de livraison ou de fourniture de la prestation ; date de la conclusion du contrat ; référence aux conditions générales éventuellement acceptées du prestataire privé en ligne, avec indication de la date et de la version ; identité et adresse du prestataire privé en ligne Les bannières publicitaires de tiers et les informations publicitaires du prestataire privé en ligne ne sont pas admises. Seul le service en ligne doit être exécuté. Critère Exigences Remplie Non 5. Disponibilité 5.1. Niveau de performance : l application du prestataire privé en ligne présente généralement le temps de réaction usuel (jusqu à 3 secondes) une fois la transaction lancée L offre privée en ligne est disponible 24 heures sur Le prestataire privé en ligne doit donner au client la possibilité de le contacter par téléphone, fax, courriel ou SMS Le prestataire privé en ligne doit être joignable par téléphone les jours ouvrables (au lieu où se trouvent ses locaux) aux heures de bureau locales (service d assistance technique) /224 \ COO /9

8 Le client doit être mis en contact avec un collaborateur, pas avec un répondeur téléphonique. Le prestataire privé en ligne doit garantir que les frais de communication sont facturés au tarif local. L usage de numéros surtaxés est interdit. Le SECO ou le service chargé par le SECO de l examen des critères d admission peut exiger du requérant soussigné qu il fournisse la preuve du respect des critères d admission déclarés par lui dans la déclaration. Le requérant soussigné prend note du fait que les prestataires privés en ligne admis sont indiqués par ordre alphabétique dans le portail PME du SECO. Le cas échéant, c est le nom de l étude qui est déterminant. Le requérant soussigné avisera spontanément le SECO par écrit de toute modification ayant trait aux critères d admission déclarés comme remplis, dans un délai de 30 jours à compter de la modification. Le requérant prend note du fait que, en cas de non-respect de l obligation de déclarer, le SECO est habilité à retirer, temporairement ou définitivement, le nom du requérant de la liste des fournisseurs de prestations notariales en ligne du portail PME /224 \ COO /9

9 Coordonnées de l étude de notaire Nom de l étude Rue et n o Complément NPA et localité (canton) Téléphone Fax Courriel URL Marché/Territoire Canton(s) : Toute la Suisse Le requérant Lieu et date : Nom : Signature : Veuillez envoyer ce formulaire rempli par courrier électronique à admin@kmu.admin.ch, au format PDF et muni de votre signature électronique (SuisseID), ou par courrier postal à l adresse ci-dessous : Secrétariat d Etat à l économie SECO DSKU, portail PME Holzikofenweg Berne /224 \ COO /9