BIM en ligne Août 2014

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1 Août 2014

2 TABLE DES MATIÈRES Présentation... 1 Recherche d outils d évaluation... 2 Façon de retenir un outil d évaluation... 4 Réservation CNC... 5 Gestion des utilisateurs... 6 Propriétés d un compte d utilisateur... 7 Description des rôles... 9 Configuration de l organisme Envoi des courriels Façon de lier au portail Édu-groupe... 12

3 Présentation Le site Web permet aux utilisateurs des organismes abonnés à BIM-Formation générale des jeunes d accéder à des centaines d outils d évaluation pour le primaire et pour le secondaire. La navigation sur ce site s effectue à partir de la zone gauche de la fenêtre. Les liens «Organisme» et «Utilisateurs» sont toutefois réservés aux administrateurs. En tant qu administrateur, vous devez créer les comptes des utilisateurs (conseillers pédagogiques, enseignants, etc.) de votre commission scolaire. Le rôle (page 9) que vous octroierez à chaque utilisateur déterminera les outils d évaluation auxquels ce dernier aura accès de même que ses droits. 1

4 Recherche d outils d évaluation Afin de faciliter la navigation à travers les différents outils d évaluation, cinq modes de recherche sont offerts. Le résultat d une recherche s affiche toujours en dessous des filtres. La recherche offerte par défaut est la recherche par domaine d apprentissage. Elle permet de retrouver tous les outils d évaluation qui touchent le domaine d apprentissage choisi. Par exemple, si l on choisit «Français, langue d enseignement», la recherche procurera tous les outils d évaluation disciplinaires en «Français, langue d enseignement», ainsi que tous les outils d évaluation multidisciplinaires qui touchent cette discipline. 2

5 La recherche par compétence trouve tous les outils d évaluation qui font au moins référence à toutes les compétences choisies. Il est possible de sélectionner des compétences dans plusieurs domaines d apprentissage. Le nombre inscrit à côté des domaines d apprentissage rappelle le nombre de compétences sélectionnées dans ces domaines d apprentissage. Le bouton «Les dernières nouveautés» affiche la liste des derniers outils d évaluation qui ont été rendus disponibles. Tous les utilisateurs ont accès à cette liste. Le bouton «Outils d évaluation retenus par l organisme» affiche tous les outils d évaluation qui sont retenus par votre organisme et auxquels vous ne donnez donc pas accès aux lecteurs (page 4). Le bouton «Réservation CNC» permet une recherche dans les contenus qui sont réservés pour les évaluations de fin d année et pour les reprises pour l ensemble du Québec. Voir la page 5 pour les détails à ce sujet. Le bouton flux RSS qui se trouve dans le menu de gauche permet de s abonner à la liste des nouveautés à partir d un lecteur RSS. Vous pouvez consulter votre technicien en informatique pour savoir comment utiliser un lecteur RSS. Le flux RSS donne les mêmes résultats que le bouton «Les dernières nouveautés». 3

6 Façon de retenir un outil d évaluation À partir de la description d un outil d évaluation, vous pouvez choisir d en autoriser l accès aux lecteurs ou de le retenir. Les lecteurs peuvent voir la description des outils d évaluation retenus par leur organisme, mais ils n ont pas accès aux documents associés. Vous pouvez inscrire un commentaire ou une raison qui sera visible à tous les utilisateurs. Il est aussi possible d inscrire une note lors de la modification du statut de rétention. Cette note est visible uniquement à l administrateur et aux administrateurs délégués. En plus d être écrite dans les détails, la note de la dernière modification est visible aux administrateurs dans la recherche de contenus. Une nouvelle note devrait être inscrite à chaque modification du statut de rétention pour expliquer la raison la justifiant. Les utilisateurs qui ont le rôle de «Conseiller pédagogique» ont accès aux documents des outils d évaluation retenus. Lorsqu un nouvel outil d évaluation est rendu disponible par l équipe BIM, il est classé comme étant «En attente de distribution». Il restera en attente pour un certain nombre de jours, qui peut être modifié dans la configuration de l organisme (page 10). Les utilisateurs voient les outils d évaluation en attente de distribution comme s ils étaient retenus. Les utilisateurs sont informés par courriel lorsqu un outil d évaluation leur est rendu disponible. Les envois de courriels se font une fois par semaine (page 11). 4

7 Réservation CNC La section «Réservation CNC» contient des outils d évaluation qui sont réservés pour les évaluations de fin d année et les reprises, pour l ensemble du Québec. Ces contenus bénéficient d un statut de confidentialité et ne devraient pas être distribués aux enseignants. Les administrateurs et les administrateurs délégués, qui ont accès à ces outils d évaluation, devraient transmettre ces documents aux personnes qui ont besoin de les consulter en copie papier. Les outils d évaluation de la section «Réservation CNC» bénéficient d un statut de confidentialité pour une durée de deux à trois ans. Ces outils sont ensuite rendus disponibles par BIM et sont conséquemment classés comme étant «En attente de distribution» (page 4). 5

8 Gestion des utilisateurs Vous pouvez accéder à la page de la gestion des utilisateurs en cliquant sur le lien «Utilisateurs», qui se trouve dans la zone de gauche de la fenêtre. Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour créer un nouveau compte d utilisateur, ou sur l icône pour modifier un compte déjà existant. Par défaut, seuls les comptes d utilisateurs actifs sont affichés. Vous pouvez afficher les comptes inactifs en cliquant sur le bouton «Afficher les comptes d utilisateurs inactifs» qui se trouve à droite de l écran. Un compte doit être désactivé (avec l icône supprimé définitivement (avec l icône ). ) avant d être Les organismes qui utilisent le portail Édu-groupe ne devraient pas créer tous les codes d utilisateurs individuellement, mais plutôt utiliser le lien entre le portail et pour gérer les comptes d utilisateurs des enseignants et des conseillers pédagogiques (page 12). 6

9 Propriétés d un compte d utilisateur 7

10 Lors de la création d un compte d utilisateur, vous devez remplir tous les champs qui sont affichés. L adresse de courriel doit être unique. C est avec cette adresse que l utilisateur pourra s authentifier dans le système. Le rôle de l utilisateur détermine son type d accès. Le tableau de la page suivante montre sommairement les différents droits des utilisateurs selon leur rôle. Les lecteurs, les conseillers pédagogiques et les comptes partagés ont accès uniquement aux outils d évaluation des cycles cochés comme étant autorisés. Lors de la création d un compte d utilisateur, on peut choisir d envoyer un courriel au nouvel utilisateur pour l informer de son accès et de son mot de passe. Les utilisateurs ayant les rôles «Lecteur» ou «Conseiller pédagogique» peuvent choisir les cycles et les disciplines pour lesquels ils souhaitent être informés des nouveautés. 8

11 Description des rôles Administrateur Administrateur délégué Conseiller pédagogique Lecteur Compte partagé Accès aux documents des outils d évaluation de la section «Réservation CNC» Oui Non Accès aux descriptions des outils d évaluation de la section «Réservation CNC» Oui Non Accès aux documents des outils d évaluation autres que ceux de la section «Réservation CNC» Oui Seulement si le cycle est autorisé. Si le cycle est autorisé et si l outil n est pas retenu par l organisme. Accès aux descriptions des outils d évaluation autres que ceux de la section «Réservation CNC» Les descriptions des outils d évaluation qui ne font pas partie de la section «Réservation CNC» sont disponibles publiquement. Gestion de l organisme Oui Non Changer les corps d emploi qui ont accès à à partir du portail Édu-groupe. Sélectionner un nouvel administrateur principal pour l organisme. Contactez le soutien téléphonique de l équipe BIM au Contactez le soutien téléphonique de l équipe BIM au Création d administrateurs délégués Oui Non Création d autres comptes d utilisateurs Oui Non Nom visible à la page «Obtenir un mot de passe» Oui, en premier Oui Non Retenir des outils d évaluation Oui Non Consultation du commentaire à afficher aux utilisateurs ajouté à un outil d évaluation Oui Oui Oui Consultation des détails (nom, date et notes) de la dernière modification à la rétention d un outil d évaluation Oui Non Modification de son propre mot de passe Oui Oui Oui Non 9

12 Configuration de l organisme La configuration de l organisme regroupe quelques options de gestion auxquelles seul l administrateur principal de l organisme a accès, ainsi qu une zone prévue pour écrire un texte qui permet d indiquer aux utilisateurs comment obtenir de l aide en cas de besoin. Lorsque de nouveaux outils d évaluation sont rendus disponibles, ils demeurent «En attente de distribution» pendant le nombre de jours inscrit sous «Délai de distribution». Après ce délai, si le choix de retenir les outils d évaluation n a pas été fait, les outils d évaluation deviennent accessibles automatiquement aux lecteurs. Si vous pensez ne jamais vouloir retenir d outils d évaluation, vous pouvez inscrire «0» à cet endroit afin que les utilisateurs de votre organisme ayant le rôle de lecteurs puissent avoir accès aux nouveautés dès qu elles sont rendues disponibles par l équipe BIM. Notez que le délai de distribution est le nombre de jours que l administrateur choisit pour se permettre de retenir les outils d évaluation ou d autoriser la diffusion aux enseignants (page 4). Les administrateurs peuvent en tout temps changer le statut d un outil d évaluation en attente de distribution pour le rendre disponible immédiatement, ou le retenir jusqu à nouvel ordre. Si aucun administrateur ne prend la décision de retenir un outil d évaluation, le délai de distribution détermine le moment où ce dernier sera rendu disponible aux lecteurs. Les boutons «Autoriser l accès à tous les outils d évaluation maintenant» et «Retenir tous les outils d évaluation maintenant» ont effet sur les outils d évaluation déjà existants. Vous pouvez les utiliser pour annuler toutes les retenues ou, au contraire, pour retenir tous les outils. 10

13 Envoi des courriels Des courriels sont envoyés aux utilisateurs pour annoncer les nouveautés sur. Chaque utilisateur est informé des nouveaux outils d évaluation auxquels il a accès au cours de la fin de semaine suivant la diffusion, selon son rôle, ses cycles autorisés et ses préférences. Outil d évaluation diffusé dans la section «Réservation CNC» Administrateur Administrateur délégué Conseiller pédagogique Lecteur Compte partagé Diffusion initiale par l équipe BIM dans la section «Réservation CNC» Retrait du statut de confidentialité «Réservation CNC» par l équipe BIM 1 Retrait du statut de rétention par l organisme 2 1 Outil d évaluation qui n est pas diffusé dans la section «Réservation CNC» Administrateur Administrateur délégué Conseiller pédagogique Lecteur Compte partagé Diffusion initiale par l équipe BIM 1 Retrait du statut de rétention par l organisme Si le cycle de l outil d évaluation est autorisé à l utilisateur, et selon ses préférences. 2. Si le délai de diffusion est de «0» ou de quelques jours, il est probable que les lecteurs reçoivent le courriel annonçant les nouveautés au même moment que les administrateurs. 11

14 Façon de lier au portail Édu-groupe Les organismes qui sont abonnés au portail Édu-groupe peuvent ajouter, dans les espaces personnels de leurs enseignants, un signet vers. L adresse à utiliser pour ce signet est présentée dans la page de configuration de l organisme. Un enseignant qui utilise ce lien sera automatiquement authentifié à son entrée sur le site. Si le compte n existait pas déjà, il sera automatiquement créé en tant que «Lecteur», et permettra un accès soit aux contenus du primaire, soit aux contenus du secondaire. Si un conseiller pédagogique utilise ce lien, son compte sera créé avec le rôle de «Conseiller pédagogique», ce qui lui donnera accès aux contenus autorisés par ce rôle (page 9). Il est aussi possible d utiliser dans le portail le fil RSS de l organisme, qui permet d afficher les nouveautés auxquelles les utilisateurs ont accès. Si votre organisme a accès au portail Édu-groupe et que vous n avez pas la section «Lier avec le portail Édu-groupe» dans la page de configuration de votre organisme, ou si l adresse de votre portail est incorrecte, veuillez communiquer avec le soutien téléphonique de l équipe BIM, au

15 5100, rue Sherbrooke Est 3 e étage, bureau 300 Montréal (Québec) H1V 3R9 Téléphone : Télécopie : Courriel : bim@grics.ca 2