Manuel de formation: Maîtrisez. QuickBooks. Michel R. Malo, ConseillerPro et Formateur Certifié

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1 Manuel de formation: Maîtrisez QuickBooks Vo l u m e 1 Michel R. Malo, ConseillerPro et Formateur Certifié

2 Formation : Maîtrisez QuickBooks Volume 1 DROITS D AUTEUR Tous droits réservés. Imprimé au Canada. Aucune section de cet ouvrage ne peut être reproduite, mémorisée dans un système central ou transmise de quelque manière que ce soit ou par quelque procédé, électronique, mécanique, photocopie, enregistrement ou autre, sans la permission écrite de Michel R. Malo. MARQUES DE COMMERCE Intuit, QuickBooks, QuickBooks Pro, Entrevue EasyStep et QuickZoom sont des marques de commerce de Intuit Inc. enregistrées au Canada et/ou aux États-unis et dans d autres pays. Windows, Outlook, Word et Excel sont des marques de commerce de Microsoft Corporation. Toutes autres mentions de marques de commerce sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. POLITIQUE SUR LE DROIT À LA VIE PRIVÉE À aucun moment nous ne vendons ou distribuons nos listes de clients. Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels sur nos clients afin de les identifier, de communiquer avec eux, de protéger la Compagnie et nos clients contre les erreurs et les fraudes, pour comprendre quels produits et services nos clients désirent et pour donner de l information sur nos produits et services. AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ Ce manuel de formation est fourni sans aucune garantie. Tous les noms et renseignements comptables sont purement fictifs et aux fins de formation seulement. Copyright par Michel R. Malo Formation QB Rawdon, QC J0K 1S0 Téléphone : Télécopieur : mrmalo@formationqb.ca Volume 1 1

3 Table des matières CHAPITRE 1 BIENVENUE DANS LE MONDE QUICKBOOKS... 5 Pourquoi tenir des registres comptables?... 5 Installation... 6 Versions... 7 Les limites de QuickBooks Succès PME Pro et Premier... 8 Comment obtenir de l aide... 9 Centre d apprentissage QuickBooks... 9 Recherche d aide spécifique... 9 Comment Ressources de soutien CHAPITRE 2 COMMENCER À UTILISER QUICKBOOKS Entrevue EasyStep Renseignements sur votre compagnie Secteur d activité Statut juridique Mot de passe Création du fichier Personnalisation Date de début Compte bancaire Examiner les comptes de revenus et dépenses Entrée des données historiques Installation manuelle Comment naviguer dans QuickBooks Notions et termes importants de QuickBooks Listes Formulaires Registres Ce que vous voyez à l écran CHAPITRE 3 LA BASE LE PLAN COMPTABLE États financiers Bilan État des résultats Plan comptable Créer des comptes Sous-comptes Modifier un compte Modifier l ordre des comptes CHAPITRE 4 LES CENTRES QUICKBOOKS Centre clients Centre fournisseurs Centre employés Liste d autres noms Règles régissant les listes de noms Déplacer un nom de la Liste des autres noms vers une autre liste Déplacer plusieurs noms de la Liste d autres noms vers d autres listes Créer un client ou un fournisseur Information sur l adresse Information supplémentaire Information sur le paiement Projets Ajouter un projet Maîtrisez QuickBooks

4 Table des matières Information sur le projet CHAPITRE 5 TRAVAILLER AVEC VOS LISTES Ajout instantané Supprimer un nom Fusionner des noms Rendre un nom inactif Trier les listes Trier en utilisant les en-têtes des colonnes Restaurer l ordre initial après avoir effectué un tri Trier la liste manuellement Trier la liste automatiquement Imprimer une liste CHAPITRE 6 ARTICLES Comprendre les articles Comprendre les types d articles Créer vos articles Service Pièce hors stock Autres frais Sous-total Regrouper Rabais Rapports sur les articles Rapport des ventes selon l'article Rapports de rentabilité des articles CHAPITRE 7 VENTES Liste de modalités de paiement Avant la vente Créer une estimation La vente Facturer à partir d une estimation Facturer sans données préalables Envoyer les factures Imprimer les factures Imprimer des étiquettes Rapports de ventes CHAPITRE 8 ACTIVITES AU COMPTE CLIENTS Registre des clients Notes de crédit Recevoir des paiements Reçus de vente Faire les dépôts Frais financiers État de compte Rapports TRUCS RAPIDES DATES CHAPITRE 9 TAXE DE VENTE Configurer la TPS et la TVQ Configurer les préférences Configurer un organisme fiscal Volume 1 3

5 Table des matières Configurer un article de taxe de vente Configurer les codes de taxes Configurer les taxes d une autre province Attribuer un code de taxe aux articles Attribuer un code de taxe aux clients et aux fournisseurs Attribuer un code de taxe aux comptes de dépenses Prix incluant les taxes Payer la TPS et la TVQ TRUCS RAPIDES CALCULATRICE CHAPITRE 10 FOURNISSEURS Première méthode Entrer une facture à payer Crédit fournisseur Payer une facture Imprimer le(s) chèque(s) Deuxième méthode Rédiger un chèque Transactions pour lesquelles vous utiliserez normalement un chèque Imprimer le(s) chèque(s) Rapports Comptes fournisseurs : sommaire Dépenses par fournisseur Rapport pour T4A CHAPITRE 11 ACTIVITES BANCAIRES Virement de fonds Carte de crédit Conciliation (Rapprochement) Conciliation bancaire Annuler ou supprimer un chèque? Rapports Chèques manquants Détail des dépôts Détail des chèques ANNEXE A SOLDES D OUVERTURE Méthode QuickBooks Comptes du bilan Comptes clients et fournisseurs Stocks Taxe de vente à payer (à recevoir) Corrections Solde bancaire Une meilleure méthode Écriture de journal général Compte clients Compte fournisseurs Stocks Maîtrisez QuickBooks

6 CHAPITRE 1 Bienvenue dans le monde QuickBooks CHAPITRE 1 Bienvenue dans le monde QuickBooks Nous désirons vous féliciter pour votre décision de prendre en mains votre tenue de livres. C est le meilleur investissement que vous puissiez faire dans votre entreprise. Pourquoi tenir des registres comptables? Une bonne tenue de livres vous renseigne sur la situation financière courante de votre entreprise. Une bonne tenue de livres vous procure les outils nécessaires pour gérer vos affaires et prendre de bonnes décisions. Une bonne tenue de livres vous permet de répondre aux exigences des divers paliers de gouvernement et de faire les versements appropriés à temps. Une bonne tenue de livres accroît les possibilités de survie d'une nouvelle entreprise et les probabilités pour une entreprise établie de rester en affaires et prospérer. Ce que vous apprendrez L installation de QuickBooks Les limites de QuickBooks Comment obtenir de l aide QuickBooks vous procurera tous ces bienfaits. QuickBooks est à la fois facile à utiliser et très puissant. En effet, tandis que vous faites vos factures ou payez vos comptes, QuickBooks travaille en arrière-plan pour créer une comptabilité en partie double. Ce genre de tenue de livres est très puissant puisqu il vous permet à tout moment de connaître la santé financière de votre entreprise. Plusieurs petites entreprises remettent leur paperasse à leur comptable une fois par année, aux trois mois ou chaque mois, pour faire préparer leur rapport de TPS/TVQ et leurs déclarations d impôt. En utilisant ces données, votre comptable établit un grand livre et produit des bilans. Si c est votre façon actuelle de fonctionner, tout cela changera avec QuickBooks. Votre comptable vous donnera maintenant des conseils fiscaux et vous aidera dans votre planification financière. QuickBooks s occupera d établir votre grand livre et produira des rapports à partir des données qu'il contient. Volume 1 5

7 CHAPITRE 1 Bienvenue dans le monde QuickBooks Installation L installation de QuickBooks est relativement simple. Vous devez premièrement déterminer le genre d installation dont vous avez besoin. Il y a deux types d installation possibles : o Mono-utilisateur (installation normale) o Multi-utilisateurs Cette installation offre deux options : Réseau sans serveur dédié un utilisateur sera l hôte multi-utilisateurs hébergeant le fichier de compagnie. Réseau avec serveur dédié où résidera le fichier de compagnie. Dans la version 2009, le Guide de mise à niveau contient tous les renseignements nécessaires pour effectuer l installation de QuickBooks 2009 pour un ou plusieurs utilisateurs, ainsi que pour la mise à niveau des versions 2007 et antérieures. Veuillez donc vous référer à ce guide joint à votre documentation. Si vous n avez pas ce guide vous pouvez le télécharger à l adresse suivante : 6 Maîtrisez QuickBooks

8 CHAPITRE 3 La base le plan comptable État des résultats L état des résultats indique le revenu et les dépenses de votre entreprise, ainsi que le profit ou la perte pour une période donnée. Le revenu constitue les sommes des ventes de l entreprise, que ce soient les ventes de produits ou de services. Normalement la liste des comptes de revenus devrait être assez limitée. Les dépenses constituent, pour la plupart des entreprises, la plus grande section des états financiers. Les dépenses incluent tous les frais encourus par l entreprise dans l exercice de ses activités. Dans le cas de la plupart des entreprises qui font l achat de produits pour la revente, vous trouverez une section de dépenses intitulée Coût des marchandises vendues. Dans ce cas il est courant d indiquer la marge brute, qui est la différence entre le revenu et le coût des marchandises vendues. Certaines dépenses sont communes à la majorité des entreprises, tandis que d autres auront des dépenses spécifiques à leur champ d activité. Plan comptable Le plan comptable, qu on appelle aussi la liste de comptes, est primordial. C est la première liste à constituer, puisque certaines autres listes exigeront de relier un compte à chaque item. En général, votre comptable préférera que vous numérotiez votre plan comptable. Si c est le cas, vous devrez activer les numéros de comptes dans QuickBooks : 1. Choisissez Édition Préférences 2. Sélectionnez l icône Comptabilité à gauche. 3. Cliquez l onglet Préférences de la compagnie. 4. Mettez un crochet dans la case Utiliser des numéros de comptes. 5. Cliquez OK. Servez-vous du tableau de la page suivante pour créer votre plan comptable. Nouveau pour 2009 QuickBooks attribuera des numéros de compte à cinq chiffres aux comptes créés par défaut lors de la sélection du secteur d activité dans l entrevue EasyStep. Vous pouvez utiliser jusqu à 7 chiffres pour vos numéros de comptes. Volume 1 21

9 CHAPITRE 6 Articles Rapports sur les articles Rapport des ventes selon l'article Choisissez dans la barre de tâches Rapports Ventes Ventes par article - sommaire. Rapports de rentabilité des articles Choisissez dans la barre de tâches Rapports Projets, heures et kilométrage Rentabilité de l article. Volume 1 37

10 CHAPITRE 11 Activités bancaires Annuler ou supprimer un chèque? Annulez un chèque si : - il a été imprimé sur un document ; - le document portant ce numéro a été détruit ou perdu et ne sera jamais encaissé par la banque. Supprimez un chèque si : - il n a jamais été imprimé sur un document. Pour annuler : 1. Affichez le chèque à annuler dans la fenêtre Faire des chèques. 2. Choisissez Édition Annuler chèque dans la barre de tâches. 3. Cliquez Enregistrer et fermer. Pour supprimer : 1. Affichez le chèque à supprimer dans la fenêtre Faire des chèques. 2. Choisissez Édition Supprimer Chèque dans la barre de tâches. 3. Cliquez OK dans la fenêtre Supprimer l opération. Volume 1 87

11 La façon rapide d'augmenter votre efficacité Manuel de formation: Maîtrisez QuickBooks Vo l u m e 2 Michel R. Malo, ConseillerPro et Formateur Certifié

12 Formation : Maîtrisez QuickBooks Volume 2 Droits d auteur Tous droits réservés. Imprimé au Canada. Aucune section de cet ouvrage ne peut être reproduite, mémorisée dans un système central ou transmise de quelque manière que ce soit ou par quelque procédé, électronique, mécanique, photocopie, enregistrement ou autre, sans la permission écrite de Michel R. Malo. Marques de commerce Intuit, QuickBooks, QuickBooks Pro, Entrevue EasyStep et QuickZoom sont des marques de commerce de Intuit Inc. enregistrées au Canada et/ou aux États-Unis et dans d autres pays. Windows, Outlook, Word et Excel sont des marques de commerce de Microsoft Corporation. Toutes autres mentions de marques de commerce sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Politique sur le droit à la vie privée À aucun moment nous ne vendons ou distribuons nos listes de clients. Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels sur nos clients afin de les identifier, de communiquer avec eux, de protéger la Compagnie et nos clients contre les erreurs et les fraudes, pour comprendre quels produits et services nos clients désirent et pour donner de l information sur nos produits et services. AVIS de non-responsabilité Ce manuel de formation est fourni sans aucune garantie. Tous les noms et renseignements comptables sont purement fictifs et pour fins de formation seulement. Copyright par Michel R. Malo Formation QB Rawdon, QC J0K 1S0 Téléphone : Télécopieur : mrmalo@formationqb.ca Volume 2 1

13 Table des matières CHAPITRE 1 Inventaire Pro 5 Créer vos articles en stocks 6 Pièces en stock 6 Le bon de commande 7 La réception des articles 8 La réception de la facture à payer 9 La prise et l'ajustement de l inventaire 10 Les changements de prix 11 Niveaux de prix 12 Créer un niveau de prix fixe 12 Utiliser les niveaux de prix 13 Liste d immobilisations 14 Achat d immobilisations 15 CHAPITRE 2 Inventaire Premier 16 Créer un bulletin de vente 16 Produire un bon de commande à partir d un bulletin de vente 16 Facturer à partir d un bulletin de vente 17 Icône disponibilité 19 L'assemblage des produits 20 Quand utiliser articles Regrouper et quand utiliser Assemblage de stock? 23 Créer un niveau de prix par article 24 Unités de mesure 25 Configurer les unités de mesure simple 26 Configurer les unités de mesure complexe 27 CHAPITRE 3 Suivi des heures, coûts et kilométrage 30 Préférences 30 Suivi des heures travaillées 32 Payer les heures travaillées à un sous-traitant 34 Suivi des coûts 35 Suivi des coûts 36 Dépenses 36 Article 36 Suivi du kilométrage 37 Facturer les heures, les coûts et le kilométrage 38 Rapport 38 Facturation 39 Rapports de rentabilité 43 CHAPITRE 4 Classes 44 Activer la fonction Suivi des classes 44 Créer vos classes 45 Utiliser les classes 46 CHAPITRE 5 Rapports 48 Centre de rapports 48 Rapport éclair 49 Registre 49 Formulaire 49 2 Maîtrisez QuickBooks

14 Table des matières Liste 50 Rapports des soldes impayés 50 Détail (QuickZoom) 51 Modifier les rapports 51 À l aide des boutons 51 À l aide de la souris 54 Mémoriser un rapport 55 Générer un rapport mémorisé 55 Liste des rapports mémorisés 56 Créer un groupe de rapports mémorisés 56 Pour ajouter des rapports à votre groupe : 57 Exporter et importer des rapports mémorisés 58 Exporter un rapport vers Excel 59 CHAPITRE 6 Multi-utilisateur et sécurité 61 Configurer la fonction multi-utilisateur 61 Configurer un administrateur et des utilisateurs 61 Utiliser la fonction multi-utilisateur 63 Date de clôture 64 Piste de vérification 65 CHAPITRE 7 Fonctions utilitaires 66 Sauvegarde 66 Sauvegarde manuelle 66 Sauvegarde planifiée 69 Restaurer une sauvegarde 71 Copie Portable 72 Importer et exporter 74 Exporter des listes 74 Importer des listes 75 Importer des listes d Excel 76 Mise à jour de QuickBooks 78 Pour configurer la mise à jour automatiquement 78 Pour télécharger une mise à jour 79 CHAPITRE 8 Procédures de fin d année 80 Renseignements de fin d année à remettre au comptable 80 Si votre comptable possède QuickBooks 80 Si votre comptable ne possède pas QuickBooks 85 Fermeture des livres 88 CHAPITRE 9 Personnaliser QuickBooks 89 Préférences 89 Personnaliser la barre d icônes 90 Ajouter une fenêtre à la barre d icônes 90 Champs personnalisés 91 Personnaliser les modèles de formulaires 93 Nouvelle facture à l écran 97 Nouvelle facture imprimée 97 CHAPITRE 10 Votre temps est précieux 98 Rechercher 98 Volume 2 3

15 Table des matières Boutons Précédent/Suivant 98 Bouton Rechercher 98 Historique 99 Recherche simple/avancée 100 Recherche par registre 101 Pour gagner du temps 102 Rappeler automatiquement la dernière opération pour un nom donné 102 Aide-mémoire 102 Opérations mémorisées 103 CHAPITRE 11 Cas spéciaux 107 Petite caisse 107 Chèques sans provision 109 Créer les articles (à faire une seule fois) 109 Utiliser les articles 111 Mauvaises créances 113 Créer un article (à faire une seule fois) 113 Utiliser l article 113 Compte à compte 115 ANNEXE A Planification budgétaire 118 Créer un budget 118 Supprimer un budget 120 Rajuster les montants 120 Rapports 121 Aperçu du budget 121 Performance budgétaire 122 Graphique budgétaire 122 ANNEXE B Multidevise 123 Activer la multidevise 123 Liste de devises 124 Créer ou modifier les devises 124 Télécharger les taux de change 124 Touche directe 124 Calculatrice de devise 125 Créer des clients/fournisseurs étrangers 125 Prix des articles en devise étrangère 126 Comptes du Plan comptable en devise étrangères 126 Opérations en devises étrangères 127 Facture 127 Recevoir un paiement 128 Gain ou perte de change sur opération 128 Facture à payer 129 Payer des factures 129 Registre 130 Rapports 131 Gains et pertes réalisés 131 Gains et pertes non réalisés Maîtrisez QuickBooks

16 CHAPITRE 1 Inventaire Pro CHAPITRE 1 Inventaire Pro Pour beaucoup d entreprises, la gestion des stocks est une source de frustrations et un casse-tête. QuickBooks vous aidera à garder le contrôle de votre inventaire. Ce chapitre examine en détail la procédure complète de l inventaire dans la version SuccèsPME Pro. Avant de pouvoir utiliser les fonctions d inventaire, vous devrez activer les fonctions d inventaire et de commande d achats. 1. Choisissez Édition Préférences 2. Sélectionnez l icône Articles et Stocks à gauche. 3. Cliquez l onglet Préférences de la compagnie. 4. Mettez un crochet dans la case La gestion des stocks les bons de commande est activée. 5. Faites le choix des autres options désirées. Ce que vous apprendrez Articles en stock Bon de commande Réception des articles Prise d inventaire Niveaux de prix Immobilisations Votre page d Accueil reflètera l activation de la gestion des stocks : Volume 2 5

17 CHAPITRE 1 Inventaire Pro Créer vos articles en stocks Pour vous aider à automatiser le calcul du prix de vente de vos articles en stock, vous pouvez définir un pourcentage de majoration par défaut dans les Préférences. 1. Choisissez Édition Préférences dans la barre de tâches. 2. Sélectionnez l icône Ventes et clients et l onglet Préférences de la compagnie. 3. Indiquez une valeur dans le champ Pourcentage de majoration implicite. Pièces en stock 6 Maîtrisez QuickBooks

18 CHAPITRE 2 Inventaire Premier Configurer les unités de mesure complexe 1. Ouvrez la liste d articles en choisissant Liste Liste d articles de la barre de tâches. 2. Sélectionnez un article de la liste. 3. Cliquez le bouton Article au bas de la liste et choisissez Modifier un article ou Nouveau. 4. De la liste déroulante UM choisissez Ajouter nouveau pour configurer l unité de mesure. 5. Sélectionnez un type d unité de mesure et cliquez Suivant. 6. Sélectionnez une unité de base et cliquez Suivant. Volume 2 27

19 CHAPITRE 5 Rapports Liste des rapports mémorisés 1. Choisissez Rapports Rapports mémorisés Liste de rapports mémorisés dans la barre de tâches ou cliquez le lien Liste des rapports mémorisés dans un des Navigateurs. 2. Cliquez deux fois sur le rapport que vous désirez générer ou cliquez le bouton Affichage... au bas de la liste. Créer un groupe de rapports mémorisés 1. Cliquez sur le bouton Rapport mémorisé au bas de la liste des rapports mémorisés. 2. Choisissez Nouveau groupe dans le menu. 3. Entrez un nom unique pour votre nouveau groupe. 4. Cliquez OK. Conseil pratique Si vous êtes plusieurs personnes qui utilisent QuickBooks, pensez à créer un groupe de rapports mémorisés pour chaque personne. Ceci permet à chacun de garder ses rapports dans un groupe distinct pour les retrouver rapidement. 56 Maîtrisez QuickBooks

20 CHAPITRE 11 Cas spéciaux Chèques sans provision Si un client vous fait parvenir un chèque qui s avère être sans provision, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs affectant votre comptabilité : Réduire votre compte de banque du montant du chèque sans provision. Comptabiliser les frais que votre banque vous impose. Envoyer un document à votre client pour lui indiquer le montant du chèque sans provision ainsi que les frais que vous lui imposez. Créer les articles (à faire une seule fois) Vous devez créer quatre articles : Un article pour réduire votre compte bancaire et augmenter votre compte client : Un article pour comptabiliser les frais imposés par votre banque. Volume 2 109