«Le Salon Indépendant de la Copropriété» 6 ème édition du salon de l ARC et de l UNARC. Le conseil syndical et la préparation de l assemblée générale

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1 «Le Salon Indépendant de la Copropriété» Le conseil syndical et la préparation de l assemblée générale

2 INTRODUCTION Lapréparationdel AGestunmomentclédanslavied une copropriété.quecesoitpourfairele bilandelagestionde l année écoulée mais également afin de préparer au mieux les échéances à venir pour le Syndicat Des Copropriétaires. Sans une bonne préparation par le conseil syndical, il pourrait y avoir des conséquences préjudiciables pour le SDC. 2

3 LES ETAPES POUR BIEN PREPARER VOTRE AG Contrôle des comptes intermédiaire ( 1 fois par trimestre) Suivi des dépenses et de la gestion courante, contrats d entretien, nouveau contrat de syndic etc. (14-1) Travaux 14-2 recherche devis et élaboration d un cahier des charges pour les appels d offres et négociation Contrôle des comptes annuel (2 à 3 mois avant l AG) Finalisation du contrôle des comptes et élaboration du budget pour approbation en AG Affiner et arrêter les devis, marchés et contrats à mettre à l ordre du jour pour l AG Élaboration de l ordre du jours (1 mois et demi avant l AG) Récupérer les résolutions des copropriétaires et préparer les résolutions avec les pièces à joindre à la convocation Élaborer l ordre du jour et vérifier le contenu de la convocation avant l envoi définitif Envoi de la convocation d AG Prévenir les copropriétaires de la date de consultation des comptes (définie par l AG), mobiliser les copropriétaires pour qu ils assistent à l AG et à défaut récupérer les pouvoirs et les donner au président de séance lors de l AG Tenue de l AG 3

4 les outils législatifs : Ce que prévoit la Loi pour vous aider à mieux préparer l AG: Vous pouvez prendre connaissance et avoir copie, à votre demande, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. Vous devez être associés à l élaboration du budget prévisionnel L ordre du jour doit être fait en concertation avec vous, c est une obligation Le syndic doit obligatoirement vous consulter en cas de travaux d urgence(sans décision d AG). Vous devez être obligatoirement consultés par le syndic (concernant les sommes pour lesquelles l assemblée générale a fixé le seuil de consultation obligatoire du CS). Vous pouvez obtenir un mandat précis par l assemblée générale pour choisir uneentreprise,unarchitecte,unavocat (art25). 4

5 En cas de carence du syndic, vous pouvez mettre en demeure celui-ci par lettre RARde convoquerune AG. En cas de refus ou de silence,«d empêchement», le président du conseil syndical est habilité à convoquer l assemblée générale. Vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne (physique ou morale) de votre choix (par exemple un auditeur pour le contrôle des comptes annuel). Le conseil syndical rend compte à l'assemblée, chaque année, de l'exécution de sa mission lors de l AG, c est obligatoire. En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical. 5

6 lesoutilslégislatifs:l AGdeAàZ Dans tout syndicat de copropriété, il est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale des copropriétaires. Le délai minimum de convocation est de 21 jours mais votre règlement de copropriété peut imposer un délai plus important (ex.30 jours) ; dans ce cas, il faut respecter votre règlement de copropriété. La loi prévoit que les copropriétaires devront transmettre leurs résolutions écrites au syndic (avant l élaboration de l ordre du jour). Néanmoins, nous conseillons à tous les copropriétaires de se mettre en relation avec le conseil syndical afin d être certain que votre question sera prise en compte dans le cadre de l élaboration de l OJ. L assemblée générale ne peut pas délibérer sur une résolution non inscrite à l ordre du jour(sauf s il s agit d un point d information). L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. 6

7 Lespréalables:Lesdocumentsàvérifieretàjoindreàlaconvocationd AG Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour (article 11 du décret du 17 mars1967): I.-Pourlavaliditédeladécision: - L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général -Leprojetdubudgetprésentéaveclecomparatifdudernierbudget - Les conditions essentielles des contrats proposés, un devis ou un marché -Leoulesprojetsdecontratdusyndic -Etc. II.-Pour l'information des copropriétaires : Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires - L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération -AvisduCSquandlaconsultationestobligatoireouaétédécidéenAG? - Le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical, - Le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire -Etc. 7

8 Les conseils pratiques pour la préparation de l AG Les contrôles des comptes intermédiaires pour : Alléger le contrôle de compte annuel, être réactif en cas de carence ou d erreurs (fournisseurs, syndic et copropriétaires débiteurs ) Prévoir un délai pour les modifications ou rectifications (par le syndic) suite au contrôle des comptes annuel. De même pour l élaboration du budget (attention aux surestimations ou aux régularisations des charges). Vérifier les échéances des contrats pour les mettre en concurrence. Pour une véritable mise en concurrence, prévoir un temps raisonnable pour analyser le contenu des contrats (proposés par les fournisseurs ou prestataires), c est à dire bien avant la préparation de l ordre du jour(faire un cahier des charges pour comparer). De même, concernant les devis, contrats et marchés lors de votes de travaux (faire un cahier des charges pour comparer les offres). 8

9 Le quitus n est pas prévu dans la Loi du 10/07/1965, il faut absolument le retirer de l ordredujourafindepréservervosintérêtsetceuxdusdc (àdéfautvotezcontre). Informez les copropriétaires de la préparation d AG (pour les résolutions à mettre à l OJ avant sa validation). Faire une séance de travail ouverte aux copropriétaires. Lors du contrôle des comptes, rejetez toutes dépenses engagées par le syndic sans vous avoir consulté préalablement (vérifiez le seuil de consultation obligatoire du CS). Faites appel aux compétences et aux expériences des copropriétaires pour vous assister dans le cadre de votre fonction et de la préparation d AG (copropriétaire plombier = vérification des factures de plomberie, etc.) 9

10 La mobilisation des copropriétaires Conseil syndical, mobilisez les copropriétaires en les associant à la préparation de l AG. Mobilisez les copropriétaires pour assister à l AG à défaut faites la chasse aux pouvoirs! N oubliezpasquelesyndicn apasledroitdedétenirdespouvoirs,récupérerlesafin queleprésidentdeséancepuisselesdistribuerlejourdel AG. N hésitez pas à faire une réunion préalable à l AG avec l ensemble des copropriétaires (sans le syndic) afin d aborder des thématiques complexes (tel que degrostravaux afindenepasperdredutempslejourdel AG.) 10

11 Les conseils pratiques en cas de changement de syndic Préavisde3mois: Lesyndicnepeutrenonceràsonmandatsansunpréavis de3mois Bien préparer en amont ce changement : Analyse du contrat, négociation des honoraires, préparation des résolutions. Prévoir des résolutions spécifiques en cas de changement délicat (exemple article 18-2). Faites vous assister par un spécialiste de l ARC si vous souhaitez vous-même convoquer une AG (conformément à l article 8 du décret du 17 mars 1967) afin d éviter toutes contestations Si vous souhaitez passer en syndic bénévole, il faudra bien préparer votre AG au préalable, il sera préférable de vous faire assister par un spécialiste de l ARC afin d éviter toutes contestations. Nouveauté ALUR : Nouveauté ALUR :Mise en concurrence du syndic par le CS à chaque fin de mandat 11

12 Pour aller plus loin 12

13 Questions / Réponses Echanges avec les participants Merci pour votre participation et bon salon!!!! 13

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