Les notices d'autorité dans le Sudoc Version :

Transcription

1

2 Table des matières 1. Introduction Types de notices et mode de gestion Identification des notices d autorité dans la base Sudoc Codes attribués aux différents types de notices d autorité Statuts des notices d autorités et signification Habilitations des professionnels sur notices d autorité Habilitations et contrôle de la qualité des données d autorités Richesse et complétude des notices d'autorité gérées de manière autonome Contenu minimum Contenu moyen Complétude des notices du corpus RAMEAU Circuit des propositions Rameau Rôles de chaque acteur du circuit Cas particuliers Cas des vedettes multiples Cas des vedettes-matières construites utilisant des subdivisions affranchies...11 ii

3 Chapitre 1. Introduction Dans le Sudoc, le catalogage des points d accès auteurs et sujets se fait sous contrôle en ligne de notices d autorité. L utilisation de notices d autorité a pour objectif de faciliter le travail de catalogage, de recherche bibliographique et de maintenance des données du système. Ces notices, selon leur type ou leur origine, ne sont pas toutes soumises au même traitement. Une notice d autorité est identifiée dans le Sudoc par : - un numéro PPN (zone 001) Les notices d'autorité dans le Sudoc - un identifiant pérenne (zone 003, à partir du 01/11/2014) 1

4 Chapitre 2. Types de notices et mode de gestion Usage Type d autorité Origine des notices Type de gestion Outils Autorité pour le catalogage FMeSH INSERM (traduction des Medical Subject Headings de la National Library of Medecine) Référentiel géré à l extérieur et indépendamment du Sudoc. Aucune création, aucune modification. Chargement annuel dans la base Sudoc RAMEAU BnF Aucune suppression, aucune modification. Les propositions de création de nouvelles vedettes font l objet d un circuit et de règles spécifiques en accord avec la BnF Chargements périodiques des notices de la BnF. Consultation à partir du site Rameau : [ Autres autorités Sudoc BnF Sudoc Créations et modifications par tout catalogueur selon les besoins du Sudoc. Récupération dans la base de production du Sudoc des notices BnF liées. (la gestion de ces autorités est dite «autonome») A partir de Novembre 2013, les notices d autorités d origine BnF contiennent une zone 033 <identifiant pérenne de la notice dans un autre système>, destinée à mentionner le code ARK Récupération des notices non liées dans la base d appui (versement bimensuel). Consultation à partir du site de la BnF : [ Notice de centre de ressources (RCR) Autorités du Répertoire des Centres de Ressources Notices de l ancien CCNPS Créations et modifications par tout Coordinateur ou responsable de CR selon les besoins. Les notices sont cataloguées directement dans le Sudoc. 2

5 Chapitre 3. Identification des notices d autorité dans la base Sudoc Dans la zone 008, on code au moyen de lettres et de chiffres les différentes notices d autorité, et leurs différents statuts Codes attribués aux différents types de notices d autorité Type de notice Ta Tb Td Tg Tl Tm Tp Tq Tu Tw Tz Nom de famille Collectivité/ Congrès Nom commun RAMEAU Nom géographique FmeSH Nom de marque Personne physique Auteur/titre Titre uniforme Notice de centre de ressources (RCR) Descripteur chronologique 3.2. Statuts des notices d autorités et signification Dans la base de production : Statut Notice Commentaire 3

6 1 Chargements de notices Bnf Ces notices sont peu fiables (environ notices) 2 Statut non attribué VALEUR NON UTILISEE 3 Proposition RAMEAU Notice RAMEAU provisoire créée dans le Sudoc 4 Statut non attribué VALEUR NON UTILISEE 5 Statut standard par défaut Notice crée ou mise à jour par un catalogueur 6 Notice créée ou mise à jour en ligne dans le Sudoc (hors proposition RAMEAU), validée par un Vcatalogueur, un coordinateur ou un administrateur 7 Notice créée ou mise à jour en ligne dans le Sudoc (hors proposition RAMEAU), validée par un coordinateur ou un administrateur 8 Notice RAMEAU Valeur attribuée par chargement Notice Fmesh Autres notice BnF (Tb, Tp, Tg, Tu, Tq dont la vedette 2XX contient au moins une sous-zone $x ou $z ), 9 Notice créée ou mise à jour en ligne dans le Sudoc, validée par un administrateur Dans la base d appui, on trouve tout type de notices d autorité, et tout type de statuts. Ces notices ne sont pas modifiables dans cette base : elles sont uniquement destinées à être importées dans la base de production, comme aide à la création. Dès lors, leur contenu et leur statut d origine peuvent être modifiés Habilitations des professionnels sur notices d autorité 4

7 Ces habilitations peuvent être modulées par type de notice (Tp, Tb, etc.) dans la table des habilitations. Type d'utilisateur dédoublonnage Statut maximal en création/mise à jour Statuts des notices modifiables par l'utilisateur Le principe du "v-statut" s'applique si la valeur est celle figurant entre [ ] Catalogueurs NON 6 1, 3, 5, [6] (login de type CA et CB) Correspondant Autorités OUI 7 1, 3, 5, 6, [7] (login de type TA) Coordinateurs NON 7 1, 3, 5, 6, [7] (login de type XX) Administrateurs (ABES) OUI 9 1, 3, 5, 6, 7, [9] 5

8 Chapitre 4. Habilitations et contrôle de la qualité des données d autorités Le Coordinateur local et plus encore le Correspondant Autorités sont dotés d habilitations plus élevées. Le Correspondant Autorités notamment est habilité à intervenir sur les zones 0XX d identification des entités et à fusionner des notices d autorités (hors Rameau et FMeSH). Il reçoit et traite les doublons détectés par son équipe de catalogage. Cette opération est documentée dans le manuel «Dédoublonnage»dans la partie dédiée aux notices d autorités : 6

9 Chapitre 5. Richesse et complétude des notices d'autorité gérées de manière autonome Hormis la zone vedette, aucune zone du format n est rendue obligatoire par les normes. Seules existent des recommandations proposées par l IFLA en vue de l échange des notices d autorités. Toutefois, pour des raisons de gestion des fichiers, un certain nombre de données codées sont requises dans le Sudoc. Elles sont précisées dans les documents spécifiques aux règles de chaque type de données d'autorité. Des valeurs par défaut sont prévues dans la plupart des cas (valeurs le plus fréquemment utilisées). Deux niveaux de contenu pour le catalogage peuvent être distingués Contenu minimum Les notices d'autorité dans le Sudoc Contenu minimum requis pour la validation et l utilisation des notices : Zone 2XX : vedette telle que requise par la norme concernée. Les informations proviennent de l'ouvrage catalogué ; Zone 810 : zone de sources citant de préférence un ouvrage de référence reconnu, à défaut l ouvrage catalogué qui a servi à établir la notice ; Zones de données codées 0XX et 1XX. Parmi ces données codées, la zone Identifiant pérenne de la notice dans un autre système - permet d inclure notamment le code ARK, identifiant utilisé à la BnF. Il est important d enlever la 033 lorsqu on copie une notice d autorité pour «s en inspirer» Contenu moyen Contenu moyen souhaité pour le Sudoc : Zone 2XX : vedette telle que requise par la norme concernée. Les informations proviennent de l'ouvrage catalogué ; Zone 4XX : forme(s) d'exclusion de la vedette : elles permettent la réorientation automatique des requêtes vers les formes retenues ; Zone 5XX : toutes zones de liens vers d'autres notices d'autorités pertinentes ; Zone 3XX : toutes zones de notes pertinentes en vue d'un bon usage de la notice dans le Sudoc ; pour les notices d autorité «personnes physiques», la mention des données dites «personnelles» est conditionnée par leur fonction bibliographique et le contexte bibliographique dans lequel elles prennent 7

10 place. Les données dites «sensibles» n ont, elles, pas lieu de figurer dans les notices (coordonnées, religion, etc ) ; Zone 810 : zone de sources citant de préférence un ouvrage de référence reconnu, à défaut l ouvrage catalogué qui a servi à établir la notice ; Toutes zones de données codées pertinentes pour le type d'autorité catalogué. Le supplément d'informations d'une telle notice par rapport au contenu "minimal" doit permettre de lever toute ambiguïté sur la nature de l'entité décrite et donc de faciliter le choix, pour un catalogueur, d'utiliser ou non la vedette de cette notice comme point d'accès. 8

11 Chapitre 6. Complétude des notices du corpus RAMEAU La modification ou la suppression d une notice d autorité Rameau n est pas possible directement dans le Sudoc. Un catalogueur a toutefois la possibilité de demander la création de nouveaux termes si un besoin non pris en compte par le référentiel Rameau s impose. Il existe, pour ce faire, un circuit de création des propositions Rameau Circuit des propositions Rameau Les étapes à respecter : 1. Inscription préalable du correspondant Autorités auprès de la BNF et de l ABES 2. Création par le catalogueur de la proposition dans le Sudoc (notice Td3) 3. Signalement par le catalogueur de cette création au correspondant Autorités 4. Création par le correspondant Autorités de la proposition dans le Fichier National des Propositions Rameau (FNPR) et notification dans ce fichier du PPN de la notice Td3 5. Ajout par le correspondant Autorités d une note provisoire, en zone 830 de la notice Td3 : «Proposition saisie dans le fichier national des propositions RAMEAU le [JJ-MM-AAAA] sous le numéro [numéro attribué par le FNPR]. En attente de validation par la Bibliothèque nationale de France» 6. Examen de la proposition par le Bureau National des Autorités Matières de la BnF 6a. La proposition est acceptée par la Bibliothèque nationale de France. Une notice RAMEAU reprenant la proposition est créée. A la mise à jour suivante, cette notice est fournie au Sudoc. La présence du 035 [ppn de la proposition] permet d'écraser automatiquement la proposition par sa version validée. 6b. La proposition est refusée par la Bibliothèque nationale de France. Chaque refus, signalé directement au correspondant Autorités par le Bureau National des Autorités Matières via le FNPR, est accompagné d'explications et de suggestions d'indexation pour le document à l'origine de la proposition. Le correspondant autorités est responsable dans le Sudoc de la réindexation du document et de la suppression de la proposition refusée. RECOMMANDATIONS : Les notices d'autorité dans le Sudoc Afin d obtenir la validation d'un maximum de propositions par la Bibliothèque nationale de France, l'abes préconise de réaliser les vérifications suivantes avant toute saisie de proposition RAMEAU dans le FNPR : la proposition porte-t-elle bien sur un nom commun (ou un nom géographique suivi de dates) à l'exclusion de tout autre type de notice? 9

12 la vedette proposée ne peut-elle pas être exprimée librement ou autrement, avec le vocabulaire RAMEAU existant (Tête de vedette + subdivision affranchie, etc.)? la proposition n'existe-t-elle pas déjà dans le Fichier national des propositions RAMEAU proposée par une autre bibliothèque? 6.2. Rôles de chaque acteur du circuit Le correspondant Autorités/Rameau : Chaque bibliothèque membre du Sudoc nomme au moins 1 correspondant responsable de la saisie des propositions RAMEAU. Celui-ci doit être inscrit dans le Fichier National de Propositions Rameau (FNPR) et auprès dans la liste Coraut de l ABES. Le circuit interne des propositions RAMEAU au sein d'une bibliothèque est laissé à l'entière responsabilité des établissements. Les principales tâches du correspondant sont : vérification du bien-fondé de la proposition ; saisie de la proposition dans le FNPR ; envoi au Bureau des Autorités Matières des justificatifs nécessaires ; renseignement du champ 830 de la notice provisoire du Sudoc ; réindexation dans le Sudoc du document et suppression de la notice provisoire si celle-ci est refusée par le Bureau National RAMEAU. Si la proposition a servi à indexer plusieurs documents : réindexation des différents documents, dans la mesure du possible. En cas de difficulté, signalement à l'abes du ppn de la proposition refusée ; coordination globale, suivi et vérification en lien avec les catalogueurs locaux, la BnF et l ABES pour toute question concernant les autorités Rameau. Les catalogueurs/indexeurs : création dans le Sudoc de notices proposition Rameau (Td3) ; signalement des créations au correspondant autorités/rameau local dans les meilleurs délais ; indexation de l ouvrage (création du lien 6XX avec la notice provisoire). Le Bureau National des Autorités Matières : valide ou refuse la proposition. 10

13 L ABES : assure le suivi et la vérification des créations pour le Sudoc : l'abes extrait mensuellement une liste des propositions créées dans le Sudoc et signale à chaque correspondant autorités/rameau les propositions de sa bibliothèque ; assure le chargement régulier des nouvelles notices RAMEAU Cas particuliers Cas des vedettes multiples On rassemble sous l appellation «vedettes multiples» : les vedettes complétées par un adjectif qualificatif de civilisation, ethnique, de langue, de nationalité ou géographique, de périodisation, de religion, de style ; les subdivisions affranchies multiples ; les distributions instrumentales ou vocales suivies d un qualificatif précisant la distribution. Exemples : Mythologie aztèque Dictionnaires anglais Contribution à [ ] Quintettes (flûte, harpe, violon, alto, violoncelle) Ce type de vedette doit bien figurer comme proposition dans le Sudoc (Td3, au moment de sa création) et, depuis avril 2011, doit être saisie dans le Fichier national des propositions RAMEAU. Il faut donc appliquer désormais le circuit décrit des propositions Rameau décrit précédemment Cas des vedettes-matières construites utilisant des subdivisions affranchies Ce type de vedette ne fait pas l objet de proposition (ni dans le Sudoc, ni dans le Fichier national des propositions RAMEAU), elles sont construites et utilisées librement à partir de la liste d autorités Rameau et du Guide d indexation. Exemple : Etudiants -- Loisirs 11