Projet de règlement grand-ducal déterminant le plan d insertion professionnelle des fonctionnaires stagiaires

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1 Projet de règlement grand-ducal déterminant le plan d insertion professionnelle des fonctionnaires stagiaires

2 Texte du projet de règlement grand-ducal Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau, Vu l article 2 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l Etat; Vu l avis de la Chambre des Fonctionnaires et Employés publics ; Notre Conseil d Etat entendu ; Sur le rapport de Notre Ministre déléguée à la Fonction publique et à la Réforme administrative et après délibération du Gouvernement en conseil ; Arrêtons: Art. 1er. Structure Le plan d insertion professionnelle prévu à l article 2 paragraphe 4 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l Etat comprend pour chaque stagiaire: 1. la désignation d un patron de stage, 2. la remise d un livret d accueil, 3. l établissement d un carnet de stage. Art. 2. Patron de stage I. Les administrations désignent parmi leurs fonctionnaires un patron de stage pour chaque fonctionnaire stagiaire nouvellement recruté. Le patron de stage est choisi parmi les fonctionnaires appartenant à la même catégorie de traitement que le stagiaire qu il est appelé à superviser. Toutefois, dans des cas exceptionnels à déterminer par le chef d administration, le patron de stage peut être désigné parmi les fonctionnaires d autres catégories de traitement. II. Le patron de stage est chargé de superviser le stagiaire pendant sa période de stage. Cette mission consiste notamment: à introduire le stagiaire dans sa nouvelle administration et à le familiariser avec son environnement administratif et avec le personnel en place, à initier le stagiaire dans ses fonctions et dans ses missions, à assister, à conseiller et à guider le stagiaire tout au long de sa période de stage, à apprécier les compétences professionnelles et personnelles du stagiaire conformément aux dispositions de l article 4bis de la loi modifiée du 16 avril

3 fixant le statut général des fonctionnaires de l Etat, le cas échéant, à superviser la formation pendant le stage du stagiaire à veiller à la préparation adéquate du stagiaire à l examen de fin de stage III. L Institut organise de façon régulière des formations continues à l attention des patrons de stage afin de les préparer et de les former aux fonctions d accompagnement et d encadrement des stagiaires. IV. L agent qui assure la fonction de patron de stage bénéficie d une indemnité spéciale dont le montant est fixé par le Gouvernement en conseil. Art. 3. Livret d accueil Les administrations mettent à disposition de chaque stagiaire au moment de son admission au stage un livret d accueil. Le livret d accueil comprend les informations suivantes: la législation en relation avec l administration, une description détaillée des missions incombant à l administration, un organigramme de l administration, une description précise des missions et des travaux qui incombent au stagiaire, une information détaillée sur l organisation administrative interne du service et sur les procédures d ordre interne à respecter ainsi que, le cas échéant, sur les règles de comportement et de communication élaborées par l administration face aux citoyens et aux usagers de l administration, une note sur l organisation du temps de travail et le contrôle des présences, sur la réglementation relative aux différents types de congés et, le cas échéant, sur le système des permanences à assurer, une note concernant l organisation de la formation pendant le stage et de l examen de fin de stage dans l administration. Art. 4. Carnet de stage I. Les administrations constituent pour chaque stagiaire un carnet de stage qui a pour objet de documenter l évolution du candidat au cours de sa période probatoire. Sont à insérer dans le carnet de stage tous les actes administratifs en relation avec la formation spéciale du stagiaire dans son administration d affectation et notamment: les notes et appréciations obtenues aux examens partiels de toutes les formations suivies par le stagiaire au cours de son stage ; les procès-verbaux et les résultats de l ensemble des examens passés par le stagiaire au cours de son stage ; les différentes appréciations professionnelles et personnelles du stagiaire établies conformément à l article 4bis de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l Etat ; en cas de formation à l Institut national d administration publique, le rapport de fin de formation établi par l Institut national d administration publique. 3

4 II. Le carnet de stage est tenu par le patron de stage qui doit le compléter au fur et à mesure de la progression du stagiaire dans sa période de stage avec toutes les pièces énumérées au paragraphe I ci-dessus. A la fin du stage, le patron de stage transmet le carnet de stage au service du personnel de l administration qui l insère dans le dossier personnel du stagiaire. Art. 5. Le présent règlement grand-ducal entre en vigueur le 1 er janvier 2015 et s applique aux stagiaires engagés après cette date. Art. 6. Notre Ministre déléguée à la Fonction publique et à la Réforme administrative est chargée de l exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial. 4

5 Exposé des motifs Dans le contexte d une refonte en profondeur de certains principes de base du statut général des fonctionnaires de l Etat et de leur régime de traitement, les dispositions concernant le stage ont été redéfinies au niveau du statut général des fonctionnaires. L objectif de ces mesures consiste à permettre un suivi plus rigoureux du stagiaire, à pouvoir veiller au développement de ses compétences par une insertion professionnelle systématique et à faciliter pour les administrations le recours à une révocation de stage par l introduction d un système d appréciation périodique. L article 2 réformé du statut général des fonctionnaires de l Etat introduit en faveur du stagiaire la mise en place d un dispositif d accompagnement pendant toute la période de stage sous forme d un plan d insertion professionnelle. Ce plan a pour objet de faciliter le processus d intégration administrative et personnelle du stagiaire dans sa nouvelle administration tout en lui conférant la formation et les connaissances de base indispensables pour bien exercer sa mission. Il doit être établi par les administrations et doit obligatoirement prévoir pour chaque stagiaire: la mise à disposition d un patron de stage qui a pour mission d initier et d encadrer le stagiaire dans son administration et qui doit veiller à son appréciation périodique ; la remise d un livret d accueil qui permet au stagiaire de s orienter dans son administration et de pouvoir se familiariser avec son nouvel environnement ; l élaboration d un carnet de stage qui permet d accompagner le stagiaire tout au long de sa période de stage et qui renseigne sur sa performance, son comportement, son assiduité, sa capacité professionnelle et intellectuelle d une manière détaillée. Cette nouvelle disposition reprend et généralise en fait ce qui avait été prévu déjà par la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique en faveur des stagiaires des carrières supérieures administratives, de la carrière du rédacteur et de la carrière de l expéditionnaire. Le nouveau dispositif en place permet de suivre de très près l évolution du stagiaire pendant sa période de stage, de mesurer sa progression et de développer ses compétences au fur et à mesure de l évolution de son stage. Il est accompagné par ailleurs d une mesure complémentaire visant à évaluer la progression du stagiaire. Soulignons toutefois que dans la mesure où le rôle et les missions impartis au patron de stage sont importants et exigent un engagement particulièrement soutenu de la part de l agent qui aura à jouer ce rôle et compte tenu du fait que cette fonction est une fonction accessoire qui vient s ajouter aux fonctions principales, il est prévu d accorder au patron une indemnité spéciale dont le montant est à fixer par le Gouvernement en conseil. Cette mesure pourra également contribuer à encourager les fonctionnaires à assumer ce rôle auprès des nouveaux collaborateurs. Le présent règlement détermine les modalités de la mise en œuvre du plan d insertion professionnelle. Pour des explications détaillées relatives aux mesures d exécution prévues, il est renvoyé au commentaire des articles respectifs. 5

6 Le présent règlement grand-ducal n est pas accompagné d une fiche financière, dans la mesure où les dispositions y inscrites ne génèrent pas de dépenses supplémentaires à charge du budget de l Etat. 6

7 Commentaire des articles Ad article 1er L article 1 rappelle encore une fois les trois grandes composantes du plan d insertion professionnelle que sont le patron de stage, le livret d accueil et le carnet de stage. Ad article 2 L article 2 impose aux administrations de désigner pour chaque stagiaire nouvellement recruté un patron de stage. Il définit par ailleurs le rôle et les missions du patron de stage. Le patron de stage aura à remplir une mission délicate, et partant il devra être choisi avec soin parmi les fonctionnaires de l administration. En effet, le patron de stage doit se prévaloir d un certain nombre de qualités. Il doit être sociable et communicatif et doit pouvoir faire le premier pas vers le nouveau collaborateur, il doit pouvoir gagner la confiance du stagiaire en se montrant à la fois compétent, discret et disponible, il doit pouvoir se prévaloir de solides compétences professionnelles et d un engagement exemplaire susceptible d influencer le stagiaire et il doit être au fait de l ensemble du processus administratif de son administration. Pour des raisons psychologiques évidentes il s impose de choisir le patron de stage dans la catégorie de traitement à laquelle appartient le stagiaire à superviser. Néanmoins, le texte proposé prévoit la possibilité pour le chef d administration de conférer la mission de patron de stage à un fonctionnaire d une autre catégorie de traitement notamment dans le cas où le stagiaire constitue le seul agent d une catégorie de traitement. Le patron de stage aura pour mission non seulement d accompagner, de conseiller et de guider le stagiaire tout au long de sa période de stage, mais d apprécier aussi l évolution du stagiaire tant dans l exercice de ses fonctions que dans sa progression dans la formation professionnelle. A cet effet, il devra procéder à la fin de chaque année de stage du stagiaire à une appréciation professionnelle du stagiaire conformément à l article 4bis de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l Etat. Relevons encore que ces appréciations n ont pas d effet sur les différents examens de fin de stage à passer par le stagiaire. Dans la mesure où le rôle et les missions impartis au patron de stage sont importants et exigent un engagement particulièrement soutenu de la part de l agent qui aura à jouer ce rôle et compte tenu du fait que cette fonction est une fonction accessoire qui vient s ajouter aux fonctions principales, il est prévu d accorder au patron une indemnité spéciale dont le montant est à fixer par le Gouvernement en conseil. Ad article 3 Le présent article règle l élaboration du livret d accueil.

8 Ce livret d accueil est un instrument qui permet au stagiaire de se procurer une vue d ensemble sur le déroulement de son stage et sur sa formation pendant le stage. Il lui fournit également l occasion de mieux s orienter dans l édifice complexe que constitue l administration publique et de se familiariser avec son nouvel environnement. Par le fait de présenter d une manière précise et détaillée à la fois le champ d action de l administration et les missions qui incombent au stagiaire dans le cadre de cette administration, le livret d accueil s efforce de sécuriser et de motiver le stagiaire en lui indiquant clairement à la fois la nature de son travail et l objectif de ce travail. Par ailleurs, le livret d accueil devrait faciliter l insertion du stagiaire dans son administration en le familiarisant d emblée avec un certain nombre de procédures d organisation internes dans le domaine administratif et social spécifiques pour l administration dont il fait partie. Ad article 4 L article 4 détermine les modalités d organisation du carnet de stage. Le carnet de stage renseigne toutes les pièces ayant trait à la performance du stagiaire tout au long de son stage. Sont donc concernés la formation générale à l INAP, la formation spéciale dans l administration d attache et les résultats de ces formations et examens à passer tout comme les différentes appréciations professionnelles du stagiaire établies conformément à l article 4bis de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l Etat. Le patron de stage doit veiller à ce que le dossier soit complété au fur et à mesure du déroulement de la période probatoire du stagiaire. A la fin du stage, le carnet de stage est transféré par le patron de stage au service du personnel pour être joint au dossier personnel du stagiaire. 8