Guide du candidat Socrates

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1 48(67,216)5(48(00(17326((6685/( &2175$7,167,787,211(/(5$6086, 6RXUFHVG LQIRUPDWLRQ,, 4XHVWLRQVG RUGUHJpQpUDOUHODWLYHVDX&RQWUDW,QVWLWXWLRQQHO $VSHFWVJpQpUDX[ 1RXYHDX[SD\VSDUWLFLSDQWV (YDOXDWLRQHWVpOHFWLRQ 3UpSDUDWLRQOLQJXLVWLTXH,,, 4XHVWLRQVFRQFHUQDQWODPLVHHQRHXYUHGDFWLYLWpV HWOHVDVSHFWVFRQWUDFWXHOV $VSHFWVJpQpUDX[ 5HPDUTXHVJpQpUDOHVVXUO RUJDQLVDWLRQGHODPRELOLWpGHVpWXGLDQWVHWGHV HQVHLJQDQWV 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVVXUO RUJDQLVDWLRQGHODPRELOLWp20 4XHVWLRQVUHODWLYHVjODPRELOLWpGHVpWXGLDQWVHQVHLJQDQWV 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVDX[YLVLWHVSUpSDUDWRLUHV39 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVjO (&76 'pyhorsshphqwhqfrppxqghsurjudpphvghfrxuv352*02'',66 3URJUDPPHVLQWHQVLIV,3,9 4XHVWLRQVG RUGUHILQDQFLHU $VSHFWVJpQpUDX[ )UDLVGHYR\DJHHWGHVpMRXU )UDLVDGPLQLVWUDWLIVJpQpUDX[

2 ,6RXUFHVG LQIRUPDWLRQ 6HUYHXU(8523$ 3DJH62&5$7(6 3DJH(5$ %$762&5$7(6/(21$5'2 -(81(66( rue de Trèves B 1040 Bruxelles De nombreux documents d information très utiles peuvent être consultés sur le serveur EUROPA de la Commission européenne. Les informations sont régulièrement mises à jour. Des copies papier sont disponibles sur demande auprès du Bureau d assistance technique SOCRATES, LEONARDO & Jeunesse. Guide du candidat Socrates Manuel de bonne pratique Aide-mémoire pour l élaboration de la déclaration de stratégie européenne Note supplémentaire sur la bonne pratique en vigueur pour la préparation des projets de développement de programmes de cours Questions fréquemment posées sur le Contrat institutionnel Principaux motifs de rejet des activités institutionnelles 2002/2003 Instructions pour remplir les formulaires de candidature SOCRATES/ERASMUS (comprenant un modèle d accord bilatéral) Guide de l utilisateur ECTS et coordonnées des conseillers ECTS nationaux Répertoire des projets ERASMUS approuvés de 1997 à 2000 Répertoire des Projets de réseaux thématiques approuvés Des informations relatives aux activités ERASMUS (contrats institutionnels et Projets de réseaux thématiques) sont disponibles auprès du Bureau d assistance technique (BAT) SOCRATES, LEONARDO & JEUNESSE. Pour toute question concernant les bourses de mobilité d étudiants et d'enseignants, il convient de s adresser aux Agences nationales Socrates/Erasmus. 6LWHZHE%$7 $JHQFHVQDWLRQDOHV62&5$7(6(5$ %DVHGHGRQQpHV257(/,86FRQVDFUpHj O HQVHLJQHPHQWVXSpULHXU Le site web du BAT, qui est mis à jour chaque semaine, contient un grand nombre d'informations concernant le suivi et la gestion administrative des Contrats institutionnels. Les coordonnées des différentes Agences nationales SOCRATES/ERASMUS sont disponibles sur le serveur EUROPA. La base de données ORTELIUS destinée aux établissements d enseignement supérieur fournit des informations sur les universités, leurs structures et leurs programmes ; elle permet également l accès à d autres bases de données et informations relatives aux différents systèmes d enseignement supérieur des Etats membres.

3 ,,4XHVWLRQVG RUGUHJpQpUDOUHODWLYHVDX&RQWUDW,QVWLWXWLRQQHO 9(8,//(=127(5V LOYRXVSODvWTXHGHVTXHVWLRQVIUpTXHPPHQWSRVpHVUHODWLYHVDX[QRXYHDX[SURFpGXUHVGH FDQGLGDWXUH62&5$7(6(5$6086GDWHOLPLWHGHVRXPLVVLRQQRYHPEUHVHUDGLVSRQLEOHVpSDUpPHQW VXUOHVLWHZHEGX%$7 &RPPHQWFRQWDFWHUOHGpSDUWHPHQW(5$6086,&DX %$7HWjTXLDGUHVVHUGHVTXHVWLRQV" &DQGLGDWXUHjXQ&RQWUDWLQVWLWXWLRQQHO Veuillez contacter la KRWOLQH et les adresses s générales du dépt ERASMUS/IC : /HV TXHVWLRQV UHODWLYHV j OD FDQGLGDWXUH HW DX FRQWUDW VRQW j DGUHVVHUj Tel: +32 (0) ou 45 erasmus_applications@socleoyouth.be erasmus_contracts@socleoyouth.be Fax.+32 (0) /HVTXHVWLRQVUHODWLYHVDX5DSSRUWILQDOVRQWjDGUHVVHUj Tel: +32 (0) ou 68 erasmus_finalreports@socleoyouth.be Fax.+32 (0) (VWLO SRVVLEOH G LQFOXUH GHV QRXYHDX[ SDUWHQDLUHV GDQVOHVDFWLYLWpVGHPRELOLWp20SHQGDQWODSpULRGH FRQWUDFWXHOOH" 'RLWRQFRQFOXUHGHQRXYHDX[DFFRUGVGHSDUWHQDULDW FKDTXHDQQpH" 4XH SHXWRQ IDLUH VL OpWDEOLVVHPHQW SDUWHQDLUH QH UHVSHFWH SDV OHQJDJHPHQW SULV GDQV ODFFRUG GH SDUWHQDULDW" OUI, Dans le cadre des activités OM, un partenaire sera considéré comme éligible si le partenaire a conclu un accord bilatérale avec le bénéficiaire. Des accords bilatéraux peuvent être conclus tout au long de la période contractuelle à condition qu ils soient signés avant la mise en oeuvre des activités de mobilité. Le bénéficiaire est tenu d informer l agence nationale des changements encourus (OM/SM ou OM/TS). (Voir point 7.2.a de la convention financière).. Une fois qu un accord est conclu entre deux établissements ou plus, il suffit de le mettre à jour chaque année afin de prendre en compte les changements survenus en ce qui concerne le type ou le nombre des activités concernées. Même si le chef d établissement peut habiliter toute personne de son université à signer les accords en son nom, il convient d insister sur le fait que FH GRFXPHQW HQJDJH IRUPHOOHPHQW OHV pwdeolvvhphqwvvljqdwdluhvo XQHQYHUVO DXWUH. Le "modèle d accord bilatéral" annexé aux formulaires d instructions ou aux documents d instructions SOCRATES/ERASMUS disponible sur le serveur EUROPA et sur le site Internet du BAT, peut être utilisé afin d éviter une multiplicité des différents types d accords. Même si la signature d'accords de partenariat représente une obligation pour tous les établissements participants impliqués dans le CI, le contenu, la durée, etc. de ce type de contrat relèvent de la seule responsabilité de l'établissement signataire. C'est pourquoi c'est ce dernier et non la Commission qui doit veiller à ce que les conditions soient respectées par les deux parties. Si certains problèmes ne peuvent être résolus, il revient alors à la Commission de décider des mesures à prendre, conformément aux conditions prévues dans le contrat signé avec les établissements concernés.

4 /HV DFFRUGV GH SDUWHQDULDW SHXYHQWLOV rwuh FRQFOXV HQWUH GHX[ GpSDUWHPHQWV G pwdeolvvhphqwv GLVWLQFWV GpVLUDQW FRRSpUHU GDQV OH FDGUH G XQ &RQWUDW LQVWLWXWLRQQHO" /HV DFWLYLWpV GH FRRSpUDWLRQ PXOWLODWpUDOH IRQWHOOHV O REMHW G XQ VRXWLHQ ILQDQFLHU DX WLWUH GX &RQWUDW LQVWLWXWLRQQHO" /D PLVH HQ UpVHDX PXOWLODWpUDOH HVWHOOH WRXMRXUV SRVVLEOH" &RPPHQW REWHQLU OH FRGH (5$6086,' SRXU LQVWLWXWLRQV TXL Q RQW MDPDLV SDUWLFLSp GDQV (5$6086DXSDUDYDQW" 28,, pour autant que le chef d établissement approuve le contenu des accords. Le Contrat institutionnel concerne à la fois les activités de coopération bilatérale (mobilité des étudiants et du personnel enseignant) et multilatérale (Programmes intensifs, projets de développement de programmes de cours). En ce qui concerne l organisation de la mobilité, un soutien communautaire est accordé individuellement à chacune des universités partenaires prenant part aux activités de coopération multilatérale. Dans le cas des programmes intensifs (IP) et des projets de développement de programmes de cours (PROG, MOD, DISS), le financement est uniquement octroyé à l établissement coordonnateur qui distribuera les fonds aux partenaires du projet. La mise en réseau multilatérale est possible. A titre d exemple, dans le cas de la mobilité des étudiants (échange bilatéral), un groupe d universités peut décider de travailler ensemble et d utiliser les fonds alloués au titre de l organisation de la mobilité afin de couvrir une partie des frais de communication et de voyage. Par ailleurs, des synergies peuvent se créer entre les différentes activités. Les professeurs invités bénéficiant d un soutien accordé au titre de la mobilité du personnel enseignant peuvent, par exemple, profiter de leur visite non seulement pour enseigner dans l établissement d accueil, mais également pour mettre au point des activités en cours ou préparer des activités de coopération futures dans le cadre de l organisation de la mobilité, du développement des programmes de cours, des programmes intensifs, de l ECTS, ou de tout autre type d activité de coopération ERASMUS. Les institutions sont invitées à contacter leur instances/ministère nationaux ainsi que leur Agence nationale afin de demander leur approbation. Sur base de cette approbation le BAT attribue un code ERASMUS ID aux institutions éligibles. 4XHOVVRQWOHVQRXYHDX[SD\VSDUWLFLSDQWVpOLJLEOHVj XQ VRXWLHQ DX WLWUH GX FRQWUDW LQVWLWXWLRQQHO SRXU O DQQpHXQLYHUVLWDLUH" 'H QRXYHDX[ SD\V VHURQWLOVFRQFHUQpVSDUOHFRQWUDWLQVWLWXWLRQQHOSRXU O DQQpHXQLYHUVLWDLUH" 1RXYHDX[SD\VSDUWLFLSDQWV Pour l'année universitaire 2002/2003, tous les pays qui ont fait partie du Programme SOCRATES en 2001/2002 sont autorisés à participer aux activités prévues dans le cadre du contrat institutionnel 2002/2003. Les négociations sur la participation de la Turquie étant en cours au moment de la rédaction du présent document, une date finale pour sa participation ne peut être avancée pour l instant. Les universités désirant soumettre une proposition de Contrat institutionnel impliquant la participation d établissements turcs sont invitées à contacter leur Agence nationale ou le BAT, afin de disposer des informations les plus récentes sur cette question. 'HV IRQGV VXSSOpPHQWDLUHV VHURQWLOV GpEORTXpV DX[ ILQV GH OD SDUWLFLSDWLRQ GHV QRXYHDX[ SD\V DX SURJUDPPH" /HV SDUWLFLSDQWV DSSDUWHQDQW j FHV SD\VEpQpILFLHURQWLOVG XQHDLGHILQDQFLqUHGLIIpUHQWH SOXVLPSRUWDQWH" La participation au programme d'établissements et de citoyens d'etats non membres de l'ue est financée par la contribution propre de ces pays au budget SOCRATES. En principe, les participants de ces pays seront considérés de la même manière que les participants des Etats membres de l Union européenne. Il convient toutefois de noter que leurs activités de coopération et d'échange devront toujours impliquer au moins un établissement venant d'un Etat membre de l'ue.

5 (Q IRQFWLRQ GH TXHOV FULWqUHV OHV FDQGLGDWXUHV j XQ FRQWUDWLQVWLWXWLRQQHORQWHOOHVpWppYDOXpHV" (YDOXDWLRQHWVpOHFWLRQ Les critères de sélection applicables à l'année de candidature concernée sont énumérés dans le Guide du candidat SOCRATES. Les critères généraux sont les suivants : la qualité du projet, son caractère novateur, la diversité des partenariats, la cohérence de la proposition institutionnelle ainsi que l engagement de l établissement, l'évaluation des résultats de la mise en oeuvre des activités lors des années précédentes, etc. Voir également les questions spécifiques à chaque activité abordées ci-après. 'DQV TXHOOH PHVXUH OHV SULRULWpV pqrqfphv GDQV OD GpFODUDWLRQ GH VWUDWpJLH HXURSpHQQH LQIOXHQFHQWHOOHV O pydoxdwlrqhwodvpohfwlrqghvdfwlylwpv" 4XL HVW UHVSRQVDEOH GH OD VpOHFWLRQ GHV DFWLYLWpV LQVWLWXWLRQQHOOHVSURSRVpHV" 4XDQG OHV LQIRUPDWLRQV GpWDLOOpHV FRQFHUQDQW O H[SHUWLVHDFDGpPLTXHVHURQWHOOHVFRPPXQLTXpHVDX SURMHWV352*02'',66DQG,3UHMHWpV" /HV DFWLYLWpV SURSRVpHV GDQV OH FDGUH G XQ FRQWUDW LQVWLWXWLRQQHO SHXYHQWHOOHV rwuh QpJRFLpHV DYHF OD &RPPLVVLRQDYDQWODVLJQDWXUHGpILQLWLYHGXFRQWUDW" 3RXUTXHOOHUDLVRQVXQHFDQGLGDWXUH&,SRXUUDLWHOOH rwuhuhmhwphlqwpjudohphqwrxhqsduwlh" Les priorités doivent être établies avant la soumission de la candidature à un Contrat institutionnel. Toutes les activités proposées sont considérées comme répondant aux priorités des universités concernées. Seule une trop grande divergence entre la stratégie annoncée et les activités présentées aura une influence négative sur l évaluation et diminuera les chances de sélection du projet. La Commission européenne procède à la sélection conformément à la politique de sélection adoptée conjointement avec le Sous- Comité «Enseignement Supérieur» ainsi que le Comité Socrates au sein duquel chaque Etat membre est représenté ainsi que les autres pays participants. En ce qui concerne l évaluation du contenu et de l organisation des projets, la Commission requiert l avis de jurys d experts universitaires indépendants, ayant été proposés par les pays participant au programme et retenus par la Commission. Dans ce processus de sélection, la Commission est assistée par le Bureau d'assistance Technique SOCRATES, LEONARDO & JEUNESSE qui recrute chaque année des évaluateurs externes pour participer à l'exercice d'évaluation des formulaires de candidature et des rapports finaux. Pour plus d'informations sur les possibilités de recrutement, veuillez consulter le site Internet du BAT. Les institutions recevront cette information ensemble avec la convention financière après la finalisation de la sélection. Le Contrat institutionnel permet l octroi d une aide financière au titre des activités de coopération qu une université souhaite entreprendre avec ses partenaires et dont la réalisation ne doit pas dépendre exclusivement de l obtention d un soutien communautaire. Une fois leur convention financière signée, les établissements peuvent demander l autorisation d apporter des modifications à leur programme de travail initial ainsi qu aux règles d éligibilité particulières du contrat. Toute demande de modification doit être présentée à la Commission (par l intermédiaire du BAT), ou aux Agences nationales si elle concerne des activités de mobilité des étudiants et/ou des enseignants (se reporter à la partie spécifique ciaprès). Une liste avec les raisons de rejet les plus fréquentes est disponible sur les site web de la Commission et du BAT. Des informations plus détaillées rélatives aux raisons de rejet peuvent être obtenues par le BAT sur demande. Pour les critères d éligibilité et de sélection de manière générale, les institutions candidats sont invitées à consulter le Guide du candidat SOCRATES.

6 'H TXHOOH IDoRQ OH SURJUDPPH 62&5$7(6 DVVXUHWLO OD SURPRWLRQ GH O DSSUHQWLVVDJH GHV ODQJXHV" 3UpSDUDWLRQOLQJXLVWLTXH 'DQVOHFDGUHGXFRQWUDWLQVWLWXWLRQQHO Le soutien accordé au titre de l organisation de la mobilité peut contribuer à la couverture d une partie des frais liés à la préparation linguistique des étudiants mobiles entrants et/ou sortants. Les frais relatifs aux cours de langues destinés aux personnels universitaires et administratifs participant à des activités de coopération institutionnelles peuvent être couverts par la subvention octroyée au titre du Contrat institutionnel en tant que frais administratifs. Un financement pour les bourses de mobilité spéciales et les bourses pour organiser les «cours intensifs de préparation linguistique» pour les étudiants sélectionnés qui souhaitent étudier dans un pays où l on parle une «des langues les moins diffusées et les moins enseignées» est disponible via les Agences nationales. Pour de plus amples informations, vous pouvez vous adresser à votre Agence nationale. /,1*8$ est un volet du programme SOCRATES. Les universités peuvent tirer profit des matériels didactiques pour l apprentissage et l enseignement des langues ainsi que des possibilités de formation linguistique pour leurs enseignants et/ou étudiants en langues. Des informations plus détaillées sont disponibles à la page SOCRATES sur le serveur EUROPA, auprès des Agences nationales, ainsi que du Bureau d assistance technique SOCRATES, LEONARDO et JEUNESSE. Les universités sont invitées à coopérer, au niveau local ou régional, avec d autres établissements d enseignement supérieur ou avec des organismes publics ou privés, afin de disposer d équipements destinés à l apprentissage des langues. &HUWDLQHV XQLYHUVLWpV LPSODQWpHV GDQV GHV SD\V GRQW OHV ODQJXHV VRQW OHV PRLQV GLIIXVpHV HW OHV PRLQV HQVHLJQpHV GLVSHQVHQW GHV FRXUV HQ DQJODLV DILQG DWWLUHUOHVpWXGLDQWVpWUDQJHUV&HODSRVHWLO XQ SUREOqPH GDQV OH FDGUH GX SURJUDPPH 62&5$7(6" Il appartient aux universités elles-mêmes de déterminer la langue dans laquelle leurs cours sont dispensés. La fréquence d utilisation de la langue d enseignement locale par les étudiants étrangers dépendra du niveau des compétences qu ils auront déjà acquises dans cette langue, de la durée du séjour et de la discipline concernée. Le programme SOCRATES veille, par différents moyens, à encourager la diversité en ce qui concerne l apprentissage des langues et l intégration des étudiants étrangers dans la vie universitaire locale. De nombreuses universités proposent des programmes mixtes, combinant à la fois des cours en anglais et des cours dispensés dans la langue d enseignement locale. Les universités sont encouragées à offrir aux étudiants visiteurs des cours destinés à leur permettre de maîtriser la langue locale.

7 ,,,4XHVWLRQVFRQFHUQDQWODPLVHHQRHXYUHGHVDFWLYLWpV &RPPHQW OHV IXWXUV EpQpILFLDLUHV GH VXEYHQWLRQV SHXYHQWLOV REWHQLU GHV LQIRUPDWLRQV VXU OHV GLVSRVLWLRQVFRQWUDFWXHOOHVHWILQDQFLqUHV" $VSHFWVJpQpUDX[ La convention financière du contrat institutionnel 2002/2003 et tous les documents annexes peuvent être téléchargés à partir du serveur EUROPA ou du site Internet du BAT (voir la section I du présent document). 4XHO QLYHDX GH ILQDQFHPHQW SHXWRQ HVFRPSWHU HQ " 4XHOV IUDLV SHXYHQW rwuh FRXYHUWV SDU OHV IRQGV LQVWLWXWLRQQHOV" 4XHVLJQLILH ILQDQFHPHQWFRPSOpPHQWDLUHª" 4XHIDLUHVLOHPRQWDQWGHO DLGHILQDQFLqUHDFFRUGpH j XQH DFWLYLWp SDUWLFXOLqUH HVW LQIpULHXU DX PRQWDQW GXILQDQFHPHQWHVFRPSWp"(VWLODORUVSRVVLEOHGHQH PHWWUHHQ XYUHTX XQHVHXOHSDUWLHGXSURJUDPPH SURSRVpGDQVODFDQGLGDWXUH" Le niveau de financement dépend des fonds budgétaires disponibles, du nombre de propositions institutionnelles de qualité, ainsi que de la politique de sélection qui sera adoptée après consultation du Comité SOCRATES et du Sous-Comité «Enseignement Supérieur». Le montant PR\HQ des subventions allouées en 2002/2003 à chaque type d activité est indiqué ci-dessous: OM : 98,2 EUR en moyenne par personne mobile potentielle ECTS : EUR en moyenne (une allocation supplémentaire de EUR a été octroyée aux établissements qui recevront en 2002/2003 la visite de conseillers ECTS) IP : EUR en moyenne PROG : EUR pour le coordonnateur et EUR pour chaque partenaire (bourse moyenne : EUR) MOD : EUR pour le coordonnateur et EUR pour chaque partenaire (bourse moyenne : EUR) DISS : EUR en moyenne par projet en fonction du type d activités de diffusion et/ou de mise en œuvre demandé. L aide accordée par SOCRATES au titre du contrat institutionnel ne couvre TX XQH SDUWLH des frais poljleohv (voyages, réunions, communications, etc.) devant être engagés en vue de réaliser les activités DSSURXYpHV. L Annexe 1 de la Convention financière du contrat institutionnel 2002/2003 (pouvant être téléchargée à partir du serveur EUROPA ou du site Internet du BAT) fournit tous les détails concernant les différents types de frais, ainsi que les critères d éligibilité applicables à chaque activité concernée. Le financement communautaire ne peut, par définition, couvrir qu une partie seulement des frais inhérents au contrat institutionnel et doit, par conséquent, être complété par d autres fonds. Ce financement complémentaire peut provenir de sources très diverses, à l intérieur ou à l extérieur de l université, comme les fonds d autres programmes communautaires/institutionnels, des fonds nationaux ou régionaux, ou encore des fonds publics ou privés. Les sources de financement complémentaire doivent être mentionnées, uniquement à des fins d'information, dans le rapport financier faisant partie du Rapport final. Comme il a déjà été indiqué, la subvention SOCRATES couvre une partie de l ensemble des frais inhérents à une activité donnée. Ainsi les universités doivent s efforcer de trouver d autres sources de financement, afin de satisfaire autant que possible les objectifs quantitatifs et qualitatifs énoncés dans la candidature.

8 8QHVHXOHSHUVRQQHGRLWHOOHVLJQHUjODIRLVOHFRQWUDW HW O HQVHPEOH GHV GRFXPHQWV \ DIIpUHQWV" 'HX[ RX SOXVLHXUV SHUVRQQHV GH O XQLYHUVLWp VRQW SDUIRLV KDELOLWpHVjDJLUHQWDQWTXHUHSUpVHQWDQWVOpJDX[GH O pwdeolvvhphqw 4XHOOHVDFWLYLWpVSHXYHQWrWUHPLVHVHQ XYUHDXGHOj GHODSpULRGHFRQWUDFWXHOOH"$TXHOOHVFRQGLWLRQV" 4XH GRLW IDLUH O XQLYHUVLWp V LO V DYqUH TXH OHV DFWLYLWpVGHPRELOLWpGHVpWXGLDQWVHWGHVHQVHLJQDQWV QH FRQFHUQHQW TXH GHV pwxgldqwv RX GHV HQVHLJQDQWV HQWUDQWV" (VWLOSRVVLEOHG DSSRUWHUGHVPRGLILFDWLRQV DX SODQ GHWUDYDLORULJLQDO" Les documents contractuels et financiers relatifs aux activités institutionnelles doivent être approuvés par l établissement et signés par l un de ses membres légalement habilité à le représenter et à engager sa responsabilité. Cette personne est le plus souvent le chef d établissement, mais elle peut aussi bien être le viceprésident de l université, le directeur financier, le secrétaire de l'université, etc. Dans le but de faciliter le traitement administratif des documents contractuels et financiers effectué par la Commission, il importe que le nom, le titre et le cachet officiel du signataire des documents apparaissent clairement. Pour l'année universitaire 2002/2003, toutes les dépenses couvertes par la subvention SOCRATES doivent avoir été encourues avant le 01/07/2002. Toutefois, pour autant que les dépenses aient bien été engagées (c est à dire prévues et identifiées avec précision dans le système officiel de gestion comptable) avant le 01/07/2002, la mise en œuvre des activités peut avoir lieu jusqu au 30/09/2002. La subvention octroyée au titre de l organisation de la mobilité vise à couvrir les dépenses afférentes aux tâches organisationnelles découlant des activités de mobilité des étudiants sortants et entrants et des enseignants sortants. Le montant de cette subvention est calculé en fonction du nombre d étudiants et d'enseignants sortants, en tenant compte des résultats précédents et d un certain degré de réciprocité dans les échanges. Dans le cas exceptionnel où aucun étudiant ne pourrait être envoyé à l étranger au cours d une période contractuelle donnée, l université peut tout de même utiliser une partie de l aide reçue aux fins de la couverture des frais inhérents à : l'information/la préparation de futurs étudiants ou enseignants sortants et l'accueil des étudiants visiteurs. Les activités ayant été approuvées doivent être mises en œuvre conformément au programme de travail initial figurant dans la candidature. Toute demande de modification concernant ce programme initial doit être soumise au BAT qui l examinera avant de donner son accord préalable.

9 5HPDUTXHVJpQpUDOHVVXUO RUJDQLVDWLRQGHODPRELOLWpGHVpWXGLDQWVHWGHVHQVHLJQDQWV20 Les activités de mobilité des étudiants et des enseignants mises en œuvre par chaque établissement d enseignement supérieur dans le cadre de SOCRATES/ERASMUS doivent reposer sur les projets de mobilité approuvés au sein du Contrat institutionnel. Si les établissements ne peuvent réaliser l ensemble des activités de mobilité des étudiants et des enseignants prévues dans le contrat, ils doivent veiller à ce que les activités réellement entreprises soient conformes à la répartition des domaines d études, des pays d accueil et des établissements partenaires, telle qu elle est indiquée dans le Contrat institutionnel. Les universités doivent également s assurer que l octroi des bourses au titre de l Action 2 réponde aux priorités définies dans le Plan d action national pour la mobilité que les Agences nationales ont envoyé aux établissements. 0RGLILFDWLRQVGHVDFWLYLWpVGHPRELOLWpSUpYXHV Il convient de noter que, à la suite des modifications apportées dans la gestion des activités de mobilité ERASMUS dans la seconde phase du Programme SOCRATES, de nombreuses demandes de modification préalablement adressées à la Commission (par l'intermédiaire du BAT) doivent dorénavant être adressées directement à votre Agence nationale qui prendra en charge leur traitement. Dans tous les cas, il convient de continuer à satisfaire aux critères d éligibilité des étudiants, des enseignants et des établissements, établis dans le Guide du candidat. 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVVXUO RUJDQLVDWLRQGHODPRELOLWp20 4XH IDLUH VL XQLTXHPHQW GH OD PRELOLWp HQWUQDQWH pwxgldqwvhwhqvhljqdqwvhvwdwwhqgxh" La subvention OM est allouée afin de couvrir des frais liés aux étudiants et/ou enseignants entrants et sortants. La subvention OM est calculée en fonction du nombre de d étudiants et d enseignants envoyés dans le passé. Si, dans des circonstances excpetionelles, aucune mobilité sortante ne pourra être réalisée en dedans une période contractuelle, l université a la possibilité d utiliser une certaine partie des fonds alloués afin de couvrir des frais liés à : L information et la préparation de futures étudiants/enseignants sortants L acceuil d étudiants/enseignants entrants. /HV DLGHV RFWUR\pHV SRXU ORUJDQLVDWLRQ GH OD PRELOLWp SHXYHQWHOOHV rwuh XWLOLVpHV SRXU FRXYULU OH FR W GH OD SUpSDUDWLRQ OLQJXLVWLTXH GHV pwxgldqwv TXL SDUWLURQW j OpWUDQJHU ORUV GH ODQQpH XQLYHUVLWDLUHVXLYDQWH" /D VpOHFWLRQ GHV DFWLYLWpV HIIHFWXpH SDU OD &RPPLVVLRQ HXURSpHQQH SHXWHOOH HQWUDvQHU GHV PRGLILFDWLRQV GHVIOX[ G pwxgldqwvg HQVHLJQDQWV SUpYXVSDUOHVXQLYHUVLWpV" 28, La Commission n effectue aucune sélection en ce qui concerne les flux individuels. S agissant des échanges des étudiants, les Agences nationales encouragent cependant leurs universités à accorder une attention particulière aux disciplines et aux pays étrangers dans lesquels leur pays est sous-représenté. La sous-représentation est évaluée en examinant la population estudiantine dans un domaine d études donné. A cette fin, l Agence nationale publie un Plan d action national pour l octroi des bourses de mobilité SOCRATES/ERASMUS, qui tient compte de l ensemble des conditions nationales et régionales particulières. Ce plan est envoyé aux universités participant aux activités de mobilité. ([HPSOH : d une manière générale, si la population estudiantine d un pays compte 20% d étudiants en droit, 20% environ des étudiants SOCRATES/ERASMUS devraient alors être des étudiants en droit. Néanmoins, des raisons valables, soit négatives (obstacles à la mobilité tels que la rigidité des programmes d études), soit positives (autres modalités de mobilité) peuvent justifier une dérogation à ce principe. De même, dans une discipline donnée, certains pays d accueil

10 pourraient attirer plus d étudiants par rapport au nombre de places disponibles dans le pays hôte. Dans tous les cas, les déséquilibres entre disciplines et destinations doivent être examinés au niveau local, national et européen. En présence de déséquilibres trop importants, les Agences nationales pourraient demander aux universités d accorder une attention particulière à certaines disciplines ou à certaines destinations. Cette attention particulière restera néanmoins en conformité avec le projet de mobilité initial de l université. Il n est pas question que les universités entreprennent des activités de mobilité d étudiants dans des disciplines ou des pays d accueil ne figurant pas dans leur projet. /HV VRPPHV DOORXpHV SRXU ORUJDQLVDWLRQ GH OD PRELOLWpSHXYHQWHOOHVrWUHXWLOLVpHVSRXUILQDQFHUOD PLVHjMRXUHWODSURGXFWLRQGHGRFXPHQWV(&76" $ TXL XQH XQLYHUVLWp GRLWHOOH V DGUHVVHU SRXU REWHQLU GHV UpSRQVHV DX[ TXHVWLRQV TX HOOH VH SRVH VXUO 20" 28,. La bourse accordée pour l'organisation de la mobilité peut être utilisée pour la production, la traduction et la diffusion du matériel de formation et d'informations en rapport direct avec ECTS. Les questions relatives à l utilisation des fonds accordés au titre de O $FWLRQ pour l organisation d une activité de PRELOLWp GHV pwxgldqwv HQVHLJQDQWV et à la réalisation des actions spécifiques prévues dans le cadre de cette activité (à savoir la sélection, la préparation et le suivi des étudiants ; la publication de matériels didactiques ; etc.), doivent être adressées au Bureau d assistance technique. Les questions concernant l utilisation des bourses d étudiants / d'enseignants octroyées au titre de O$FWLRQ ou la mise en oeuvre des activités individuelles de mobilité des étudiants / enseignants doivent être adressées à l Agence nationale concernée.

11 4XHVWLRQVUHODWLYHVjODPRELOLWpGHVpWXGLDQWVHWGXSHUVRQQHOHQVHLJQDQW &RPPHLODpWpLQGLTXpSOXVKDXWHWSDUUDSSRUWjODSSURFKHVXLYLHORUVGHVDQQpHVSUpFpGHQWHVLOFRQYLHQWGHQRWHU TXH 7RXWHVOHVTXHVWLRQVUHODWLYHVjODPLVHHQRHXYUHGHVDFWLYLWpVGHPRELOLWpGHV pwxgldqwvhqvhljqdqwv GRLYHQWrWUHDGUHVVpHVjYRWUH$JHQFHQDWLRQDOH &HVTXHVWLRQVSHXYHQWSRUWHUVXU ODGMRQFWLRQGHQRXYHDX[SDUWHQDLUHV GHVPRGLILFDWLRQVUHODWLYHVjODGHVWLQDWLRQ GHVPRGLILFDWLRQVUHODWLYHVDXQRPEUHjOLGHQWLILFDWLRQRXDXVWDWXWGHSHUVRQQHVLPSOLTXpHVGDQVOHVIOX[GH PRELOLWp GHVPRGLILFDWLRQVUHODWLYHVjODGXUpH GHVPRGLILFDWLRQVUHODWLYHVjODGLVFLSOLQH 'HSOXVDPSOHVLQIRUPDWLRQVVXUOHVSRVVLELOLWpVG HIIHFWXHUGHWHOOHVPRGLILFDWLRQVVRQWGLVSRQLEOHVGDQVODFRQYHQWLRQ ILQDQFLqUH UHODWLYH j O$FWLRQ VLJQpH SDU YRWUH pwdeolvvhphqw HW YRWUH $JHQFH 1DWLRQDOH DLQVL TXH WRXV OHV DXWUHV GRFXPHQWVTXLDFFRPSDJQHQWFHWWHFRQYHQWLRQ 4XHOV IDFWHXUV GpWHUPLQHQW OH QRPEUH WRWDO GH ERXUVHVG pwxgldqwvrxghqvhljqdqwvdffrugphvjxq SD\VSDUWLFLSDQW" (QIRQFWLRQGHTXHOVFULWqUHVOHV$JHQFHVQDWLRQDOHV UpSDUWLVVHQWHOOHVHQWUHOHVGLIIpUHQWHV XQLYHUVLWpV OH PRQWDQWWRWDOGHVIRQGVDOORXpVjOHXUSD\V" En vertu de la Décision instituant le programme SOCRATES, les facteurs déterminant le nombre total de bourses d'étudiant ou d'enseignant accordées à un pays participant sont, pour chaque pays: le nombre total d étudiants inscrits dans les établissements d'enseignement supérieur, le nombre total de jeunes âgés de 18 à 25 ans, le nombre total de diplômés de l'enseignement supérieur, la différence du coût de la vie, la situation géographique du pays et un facteur de correction maximal de 5% (afin d encourager une participation équilibrée des différents pays et de prendre en compte d éventuels besoins spécifiques). Les Agences nationales répartissent le nombre total de bourses allouées à leur pays conformément au Plan d action national pour l octroi des bourses de mobilité d étudiants et d'enseignants SOCRATES/ERASMUS, approuvé par la Commission européenne sur la base des directives adoptées après consultation du Sous- Comité SOCRATES «Enseignement Supérieur». Ce Plan d action national fait partie de l accord contractuel conclu entre chacune des Agences nationales et la Commission européenne relatif au budget consacré aux bourses de mobilité d étudiants / d'enseignants. 'DQV OH FDV R OH QRPEUH SUpYX G pwxgldqwvg HQVHLJQDQWV VRUWDQWV QH SHXW rwuh DWWHLQW O XQLYHUVLWp HVWHOOH WHQXH GH FRQVHUYHU OH QRPEUH GH SODFHV SUpYX SRXU OHV pwxgldqwvhqvhljqdqwvhqwudqwv" &KDTXH pfkdqjh GRLWLO rwuh ULJRXUHXVHPHQW UpFLSURTXH" OUI Pas nécessairement. La réciprocité de l échange entre deux universités partenaires est souhaitable, mais l absence de réciprocité pour une activité donnée (par exemple, activité de mobilité des étudiants) peut être compensée par un échange dans le cadre d une autre activité (par exemple, mobilité du personnel enseignant).

12 (VWLO SRVVLEOH GHIIHFWXHU GHV YLVLWHV SUpSDUDWRLUHV PrPH VL HOOHV QH ILJXUHQW SOXV DX WLWUH G DFWLYLWp VpSDUpHDXVHLQGXFRQWUDWLQVWLWXWLRQQHO" 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVDX[YLVLWHVSUpSDUDWRLUHV39 28, Dans le cadre du Contrat Institutionnel approuvé, l'organisation bénéficiaire a le droit d'utiliser une partie de sa bourse pour effectuer des activités préparatoires. Pour plus de détails sur cette question, veuillez consulter la Section II.2 de l'annexe I de la Convention Financière 2002/2003. (VWLO SRVVLEOH G RUJDQLVHU XQH YLVLWH SUpSDUDWRLUH GDQVXQpWDEOLVVHPHQWDYHFOHTXHOG DXWUHVDFWLYLWpV GHFRRSpUDWLRQVRQWSUpYXHV" 28,. Pour autant que la visite concerne des départements ou des facultés n effectuant avec votre établissement aucune activité de coopération financée par ERASMUS au cours de l année universitaire concernée. 4XHOVDVSHFWVGHO (&76SHXYHQWIDLUHO REMHWG XQ VRXWLHQ ILQDQFLHU DX WLWUH GX FRQWUDW LQVWLWXWLRQQHO 62&5$7(6" 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVjO (&76 L aide financière accordée par SOCRATES vise à couvrir une partie des coûts d LQWURGXFWLRQ de l ECTS dans une université. Les activités relatives à cette introduction comprennent la participation à des séminaires de formation, l affectation des crédits aux programmes d études concernés, la publication des dossiers d information, ainsi que l élaboration des contrats d étude et des relevés de notes. /DPLVHjMRXU des outils de l ECTS est considérée comme une activité entrant dans le cadre de l organisation de la mobilité. &RPPHQW OD TXDOLWp GH O LQWURGXFWLRQ HW GH OD PLVH HQRHXYUHGHO (&76HVWHOOHVXLYLH" 4XHOHVWOHU{OHGHVFRQVHLOOHUV(&76TXLHIIHFWXHQW GHVYLVLWHVGDQVOHVXQLYHUVLWpV" 7RXV OHV pwdeolvvhphqwv SRVDQW OHXU FDQGLGDWXUH SHXYHQWLOVUHFHYRLUXQHYLVLWHG XQFRQVHLOOHU" La plus grande part du suivi est assurée par les universités ellesmêmes, qui échangent leurs dossiers d information, les contrats d étude et les relevés de notes. Par ailleurs, les universités font un compte-rendu sur l introduction et la mise en oeuvre de l'ects au sein de leur université, dans les parties consacrées à l ECTS et à l organisation de la mobilité figurant dans leur Rapport final annuel sur l utilisation de la subvention SOCRATES. En outre, la Commission effectue des audits sur l utilisation des fonds alloués, et fait appel à des conseillers ECTS qui se rendront dans certaines universités qui mettent en oeuvre ce système. Un service d assistance téléphonique gratuit est en mesure de répondre à toute question concernant la mise en œuvre et l utilisation des outils et des dispositifs de l ECTS. Les renseignements relatifs à ce service d assistance ainsi qu à l ensemble des dispositifs de l ECTS sont disponibles sur le serveur EUROPA à l adresse suivante : Le rôle des conseillers ECTS se rendant dans les universités est d'aider les universités concernées à améliorer l utilisation du système ECTS pour la mobilité de leurs étudiants et les activités avec leurs partenaires. Ces visites permettent également de procéder à une évaluation globale de la mise en oeuvre de l'ects dans les établissements européens et d'aider à améliorer les outils et guides de formation et d'information des universités. Seuls les établissements qui ont déjà utilisé l ECTS pendant au moins deux années académiques dans le cadre de leurs programmes de mobilité des étudiants peuvent solliciter une aide financière pour une visite.

13 (VWLO SRVVLEOH GXWLOLVHU O DLGH DOORXpH SRXU OD YLVLWH GH FRQVHLOOHUV (&76 j GDXWUHV ILQV FHVWjGLUH SRXU SDUWLFLSHU j GHV VHVVLRQV GLQIRUPDWLRQ (&76" 3RXU TXHOOH SpULRGH PD[LPDO HVWLO SRVVLEOH GH GHPDQGHU XQ VRXWLHQ ILQDQFLHU SRXU (&76 DQV DXWRWDORXDQVSRXUFKDTXHGRPDLQHG pwxgh" 4XHOVVRQWOHVpWDEOLVVHPHQWVTXLXWLOLVHQWO (&76" 4XH IDLUH VL XQ GH QRV SDUWHQDLUHV UHIXVH GH UHFRQQDvWUH SOHLQHPHQW OD SpULRGH G pwxghv VXLYLH SDUXQpWXGLDQWGDQVQRWUHpWDEOLVVHPHQW" /H V\VWqPH (&76 HVWLO DSSOLFDEOH j XQ pfkdqjh XQLTXHPHQW VL OHV GHX[ XQLYHUVLWpV SDUWHQDLUHV XWLOLVHQWOHV\VWqPH" Même si l'aide allouée pour la visite de conseillers ECTS devrait être utilisée principalement à cette fin, les règles actuelles concernant le transfert de l'aide à d'autres activités approuvées sont également applicables pour ce type d'aide (pour de plus amples détails, veuillez vous référer à la section 1.2. de l'annexe 1 de la convention financière). Un établissement peut demander un soutien financier pour ECTS pour max 3 ans pour chaque domaine d études enseigné. Les universités bénéficiant d un soutien financier aux fins de O LQWURGXFWLRQ de l ECTS sont énumérées dans le &RPSHQGLXPGHV FRQWUDWV LQVWLWXWLRQQHOV (UDVPXV disponible aux pages susmentionnées du serveur EUROPA. Il est rappelé que l utilisation de l ECTS n est pas nécessairement liée à l octroi d une subvention SOCRATES. La reconnaissance académique totale de la période d'études suivie à l'étranger est une condition nécessaire d'éligibilité pour participer à la mobilité Erasmus. Par conséquent, ce type de situation doit être immédiatement communiqué à la Commission (via le BAT) qui décidera des mesures à prendre conformément aux conditions spécifiées dans la Convention Financière signée avec l'établissement concerné. 28, Si l un des partenaires n utilise pas le système, l ECTS ne peut être appliqué dans sa totalité. En tout état de cause, tel qu il est clairement indiqué dans le*xlghgxfdqglgdw, les deux universités sont tenues de garantir une reconnaissance académique réciproque complète. 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVVXUOHGpYHORSSHPHQWGHSURJUDPPHVGHFRXUVFRQMRLQWV352*02' ',66 (VWLO SRVVLEOH GXWLOLVHU ODLGH DOORXpH SRXU 352* RX 02' DILQ G DVVXUHU OD PLVH HQ RHXYUH GHV UpVXOWDWV REWHQXV DX FRXUV GH OD SKDVH GH GpYHORSSHPHQW GH FHV SURJUDPPHV GH FRXUV HQWUH OHVXQLYHUVLWpVSDUWHQDLUHV" L'aide allouée pour le CD ne peut être utilisée que pour couvrir des coûts dans la phase de développement. Les coûts de diffusion / mise en oeuvre des résultats seront financés par des aides DISS spécialement destinées à ce type d'activité. Toutefois, l'aide accordée à l'organisation de la mobilité peut être utilisée si l activité a) entre dans la catégorie pertinente de dépenses éligibles, par exemple, la production, la traduction ou la diffusion du matériel pédagogique et d information et b) est directement liée aux activités de mobilité. 6L XQ RX SOXVLHXUV SDUWHQDLUHV QH VRQW SDV PHQWLRQQpV GDQV OD FDQGLGDWXUH LQLWLDOH HVWLO SRVVLEOHGHOHVDMRXWHUGDQVOHFRXUDQWGHODQQpH" Toutefois, si ces partenaires le souhaitent, ils peuvent participer à leur propres frais, sans que leurs dépenses soient couvertes par l'aide.

14 'DQV OH FDGUH GHV,3 352* 02' HW ',66 XQ pwdeolvvhphqw SDUWHQDLUH TXH O RQ DXUDLW RXEOLp GH PHQWLRQQHU GDQV OD FRQYHQWLRQ ILQDQFLqUH SHXWLO rwuhuhfrqqxxowpulhxuhphqwfrpphxqsduwhqdluhj SDUWHQWLqUHHWEpQpILFLHUG XQVRXWLHQILQDQFLHU" 4XHOOHV LQIRUPDWLRQV OHV pwdeolvvhphqwv FRRUGRQQDWHXU HW SDUWHQDLUHV GRLYHQWLOV IRXUQLU GDQVOHXUUDSSRUWILQDOUHVSHFWLI" Si cette omission résulte d une erreur de saisie des données de la part du Bureau d assistance technique au cours de la procédure de sélection, elle sera alors corrigée à l aide d une note rectificative reconnaissant le partenaire comme un membre officiel du partenariat, et stipulant qu un financement complémentaire lui sera effectivement accordé au titre de l activité concernée. Si l omission est imputable au coordonnateur ou à son partenaire, aucune rectification n est possible. Toutefois, si l ensemble des partenaires inscrits consent à accueillir un nouveau partenaire, ce dernier pourra tout de même participer au projet, après accord de la Commission (par l intermédiaire du BAT) ; mais il ne recevra aucun financement complémentaire. Pour pouvoir participer pleinement au projet et bénéficier de la part de l aide financière qui lui revient, l établissement partenaire devra être mentionné dans le formulaire de candidature à un renouvellement. Dans le Rapport final, seul l établissement coordonnateur doit donner une description exhaustive des activités mises en œuvre par l ensemble des établissements partenaires. Il doit également confirmer la participation de chacun des partenaires éligibles qui ont reçu, dans le cadre de leur propre contrat institutionnel, une aide pour leur implication dans le projet. (QFHTXLFRQFHUQHWRXWHVOHVDFWLYLWpV,3HW &' OD VXEYHQWLRQ HVWHQWLqUHPHQWDOORXpHjOpWDEOLVVHPHQWFRRUGRQQDWHXUFHVWFHW pwdeolvvhphqwtxlgrlwuhpsoluohudssruwvxuvrqxwlolvdwlrq 4XHVWLRQVVSpFLILTXHVUHODWLYHVDXSURJUDPPHVLQWHQVLIV,3 4XHOHVWOHUDSSRUWRSWLPDOHQVHLJQDQWVpWXGLDQWV" Le jugement appartient aux universités. En moyenne, dans les programmes intensifs approuvés, le rapport est de l ordre d 1 enseignant pour 4 étudiants. Pour être éligible, un programme intensif doit réunir au moins 10 étudiants venant de l étranger. /D GXUpH PLQLPDOH GH MRXUV DSSOLFDEOH DX[,3 SHXWHOOHLQFOXUHOHVMRXUVFRQVDFUpVDX[UpXQLRQVGH SUpSDUDWLRQ DX SURJUDPPH VRFLDO H[FXUVLRQV QRQ OLpHVj,3HWRXDXYR\DJH" /HV pwxgldqwv SURYHQDQW G pwdeolvvhphqwv TXL QH VRQW SDV SDUWHQDLUHV GX SURJUDPPH LQWHQVLI SHXYHQWLOVEpQpILFLHUG XQILQDQFHPHQW" La durée minimale de 10 jours s applique au programme à proprement parler, et ne saurait comprendre ni les travaux préparatoires, ni le programme social en dehors du cadre du programme intensif, ni le voyage. Seuls les frais de déplacement, de logement et de séjour des étudiants des établissements partenaires peuvent être couverts par l aide communautaire.

15 /RUVTX XQ SURJUDPPH LQWHQVLI D OLHX HQ GHX[ HQGURLWVGLIIpUHQWVHWjGHX[GDWHVGLIIpUHQWHVTXHO OLHXHWTXHOOHGDWHIDXWLODORUVPHQWLRQQHU" (VWLO SRVVLEOH GH FKDQJHU G pwdeolvvhphqw FRRUGRQQDWHXU GDQV OH FDGUH G XQ SURJUDPPH LQWHQVLI" 4XH IDXWLO IDLUH HQ FDV GH FKDQJHPHQW GX OLHX GX SURJUDPPHLQWHQVLI" L université doit mentionner le lieu principal et la date la plus importante du programme dans les parties appropriées du formulaire de candidature, et si nécessaire, mentionner les autres lieux et les autres dates dans l espace réservé à la description du projet. Bien que les fonctions de coordination puissent être assumées par toute université participant au projet, seul l établissement coordonnateur demeure pleinement responsable de l utilisation de la subvention octroyée au titre des programmes intensifs, et ce pendant toute la durée de la période contractuelle. Le transfert des responsabilités de coordination ne peut s effectuer qu au cours du renouvellement du contrat. Le changement de lieu est permis, même sans autorisation au préablable par la Commission, mais il doit être dûment justifié dans le Rapport final et toutes les autres critères d éligibilité sont à respecter. Le projet sera ensuite évalué sur base de critère au niveau du Rapport final.

16 /RUVTX XQH DFWLYLWp Q HVW SDV PLVH HQ XYUH HVWLO SRVVLEOHGHWUDQVIpUHUjXQHDXWUHDFWLYLWpRX GDQV OH FDV GH',66 GX PRQWDQW LQGLFDWLI GHV IRQGVDFFRUGpV",94XHVWLRQVG RUGUHILQDQFLHU $VSHFWVJpQpUDX[ Le transfert n est autorisé que si l activité est mise en œuvre. 6L O HQVHPEOH GHV DFWLYLWpV GH PRELOLWp G pwxgldqwv RX G HQVHLJQDQWV SUpYXHV GDQV OD FDQGLGDWXUH LQLWLDOHQ HVWSDVPLVHQ XYUHO pwdeolvvhphqwgrlw LOQpFHVVDLUHPHQWUHYHUVHUXQHSDUWLH RX OD WRWDOLWp GHVDVXEYHQWLRQjOD&RPPLVVLRQHXURSpHQQH" /DFKDW GH PDWpULHO GH IRUPDWLRQ OLYUHV &' 5206HWFHVWLOpOLJLEOH" /HV IUDLV OLpV DX[ DFTXLVLWLRQV GH PDWpULHO LQIRUPDWLTXH HW G ptxlshphqw SHXYHQWLOV rwuh FRXYHUWVSDUODVXEYHQWLRQDOORXpH" 6RQWOHVIUDLVG H[SHUWVTXLQHVRQWSDVGLUHFWHPHQW HPSOR\pV SDU O XQ GHV pwdeolvvhphqwv SDUWLFLSDQWV poljleohgdqvxqsurmhw352*02'" 4XHOOHV VRQW OHV UqJOHV SUpYXHV HQ FH TXL FRQFHUQH OHV IUDLV EDQFDLUHV HW OHV WDX[ GLQWpUrW VXU OD VXEYHQWLRQDOORXpH" Dans la mesure où l université, dans son rapport final, peut apporter la preuve qu un nombre raisonnable d activités, compte tenu des moyens financiers disponibles, ont effectivement pu être réalisées, et que les dépenses encourues répondent aux critères d éligibilité applicables à l activité concernée, aucun remboursement ne sera exigé. Néanmoins, le niveau de mise en œuvre des activités s avérera un élément décisif lors de l examen de la candidature à un renouvellement. En outre, le taux de mise en œuvre sera également pris en compte lors du calcul de toute subvention future éventuelle, alors que les résultats obtenus par le passé restent un élément primordial dans ce calcul. 28, A condition que l'achat soit en rapport direct avec le développement et/ou la mise en oeuvre d'une activité approuvée et qu'il ne s'agisse pas de matériel qui aurait été acheté de toute manière par l'organisation bénéficiaire pour des besoins n'ayant aucun rapport avec le contrat institutionnel. 28, A condition que l'achat soit en rapport direct avec le développement et/ou la mise en oeuvre d'une activité approuvée et qu'il porte soit sur l'utilisation de méthodes d'éducation ouvertes et à distance soit sur l'utilisation de nouvelles méthodes de communication et d'information. Il convient de noter que si cette acquisition est réalisée dans le cadre d IP ou de CD (en ce compris DISS), les frais correspondants doivent d'abord être autorisés par tous les établissements partenaires. Les frais de déplacement, de logement et de subsistance sont éligibles XQLTXHPHQW GDQV XQ SURMHW,3 pour des spécialistes étrangers qui ne sont pas directement employés par l un des établissements participants, pour autant que ces spécialistes soient citoyens ou considérés comme résidents permanents dans un pays éligible ; leur participation ait été mentionnée formellement dans la candidature originale ou formellement approuvée par la Commission (ou le Bureau) ; leur participation soit porteuse d avantages manifestes et tangibles pour l activité IP ; les frais de logement et de séjour ne dépassent pas les plafonds du tableau du point I.2.a de l annexe I de la convention financière. Les frais bancaires résultant de l'ouverture et de la gestion d'un compte réservé aux activités institutionnelles approuvées sont éligibles et sont à reprendre sous la rubrique 'frais divers' du rapport financier dans le Rapport final. Les frais engagés pour l'ouverture d'une ligne de crédit, un découvert ou une caution bancaire QH VRQW SDV poljleohv GDQV TXHOTXH FLUFRQVWDQFHTXHFHVRLW. Tout intérêt obtenu sur le compte réservé aux activités institutionnelles approuvées peut être considéré comme un bonus

17 pour le projet et donc être utilisé pour la mise en oeuvre d'une activité approuvée. Cette utilisation doit respecter les règles d'éligibilité pour l'utilisation de l'aide. Les intérêts qui ne sont pas utilisés au terme de la période contractuelle doivent être remboursés à la Commission au moment de la remise du Rapport Final. 3RXUTXHOOHVUDLVRQVQ DYRQVQRXVSDVUHoXOHPrPH PRQWDQWTXHFHOXLPHQWLRQQpGDQVQRWUHFRQYHQWLRQ ILQDQFLqUH HQ FDV GH VXEYHQWLRQ VXSpULHXUH j (85" 6XLYDQWTXHOOHVPRGDOLWpVOHFRRUGLQDWHXUGHSURMHW 352*02'',66,3 YDWLO GLVWULEXHU OD VXEYHQWLRQ62&5$7(6(5$6086DOORXpH" (VWLO SRVVLEOH GLPSXWHU j ODQQpH XQLYHUVLWDLUH VXLYDQWHOHPRQWDQWGHODLGHTXLQDSDV pwp XWLOLVp SHQGDQWODSpULRGHFRQWUDFWXHOOH" Les institutions ne reçoivent qu un premier paiement de 90% de la subvention allouée si celle-ci est supérieur à EUR. Le montant restant est payé après soumission et approbation du Rapport final comme stipulé dans la convention financière (cf. Section 6.3 de la convention financière). Le coordinateur (bénéficiaire) a toute la responsibilité en ce qui concerne l utilisation de la subvention SOCRATES/ERASMUS allouée au titre de la convention financière. L établissement coordinateur est tenu d utiliser la subvention allouée en parfaite intelligence et en accord total avec les autres établissements du partenariat. L'aide allouée ne peut être utilisée que pendant la période contractuelle et ne peut en aucun cas être utilisée après cette date. Le montant de l'aide qui n'a pas été utilisé doit être remboursé à la Commission. 4XHOOHV IDFWXUHV O pwdeolvvhphqw EpQpILFLDLUH GRLWLO IRXUQLURXFRQVHUYHUDX[ILQVGX5DSSRUWILQDO" )UDLVGHYR\DJHHWGHVpMRXU 1 - Les frais de voyage entre l université bénéficiaire et le lieu de l activité prévue dans le projet sont calculés sur une base réelle à partir du moyen de transport le plus économique. Par conséquent, l université bénéficiaire doit conserver les titres de transport, ainsi que toute autre facture concernant chaque type de voyage mentionné dans le rapport final, pendant au moins 5 ans après la période contractuelle. 2 - En ce qui concerne les frais de séjour, les règles applicables varient en fonction des principes propres à chaque université bénéficiaire pour ce type de frais : remboursement sur la base des factures produites, ou bien versement d une indemnité journalière. Indépendamment de la méthode choisie, le montant des dépenses quotidiennes ne doit pas excéder le montant maximal établi pour chaque pays participant et mentionné à l Annexe I de la Convention financière. En cas de versement d une indemnité journalière, elle sera égale au montant de l indemnité journalière appliquée dans l établissement bénéficiaire, tout en étant plafonnée au montant maximum établi pour chaque pays participant mentionné à l Annexe I de la Convention financière.

18 /HVIUDLVGHSHUVRQQHOVRQWLOVpOLJLEOHV" 3HXWRQ GpSHQVHU VRXV OD UXEULTXH IUDLV DGPLQLVWUDWLIVª GX PRQWDQW DOORXp j O DFWLYLWp HQTXHVWLRQRXGXPRQWDQWWRWDODOORXpDX&, &RQFHUQDQWOHVDFWLYLWpVGHPRELOLWpOHVIUDLVOLpVDX YHUVHPHQWGHVDODLUHVDX[HQVHLJQDQWVGLVSHQVDQWGHV FRXUV GH ODQJXHV DX[ pwxgldqwv YLVLWHXUV VRQWLOV poljleohvgdqvohfdguhgx&rqwudwlqvwlwxwlrqqho" 8QH SDUWLH GH OD VXEYHQWLRQ REWHQXH SHXWHOOH rwuh XWLOLVpH DX[ ILQV GH OD SDUWLFLSDWLRQ GH SHUVRQQHV GH O XQLYHUVLWpjGHVFRXUVRXjGHVVpPLQDLUHVGRQWOHV VXMHWVWKqPHVFRQFHUQHQWOHFRQWUDWLQVWLWXWLRQQHO" )UDLVDGPLQLVWUDWLIVJpQpUDX[ En principe et pour toutes les activités institutionnelles, OHVVDODLUHV SD\pV DX SHUVRQQHO QRUPDOHPHQW HPSOR\p SDU OpWDEOLVVHPHQW EpQpILFLDLUH GDQV OH FDGUH GH OHXU FRQWUDW GHPSORL UpJXOLHU QH SHXYHQW MDPDLV rwuh UHPERXUVpV j OpWDEOLVVHPHQW DYHF OD VXEYHQWLRQDOORXpHSRXUOHVDFWLYLWpVDSSURXYpHV. Les frais de personnel ne peuvent être considérés comme des frais éligibles pouvant être couverts par la subvention institutionnelle que s'ils correspondent à: un contrat supplémentaire conclu (ou un certificat officiel indiquant de manière précise le nombre d heure supplémentaires effectuées) avec un membre du personnel normalement employé par l'organisation bénéficiaire pour effectuer des tâches spécifiques et clairement circonscrites qui sont directement et exclusivement liées à une activité institutionnelle approuvée; ce contrat supplémentaire peut prendre la forme d'heures supplémentaires à condition que le travail soit clairement décrit dans le contrat concerné; du personnel qui a été spécifiquement et exclusivement recruté par le bénéficiaire pour la mise en oeuvre et la gestion d'activités institutionnelles approuvées ; des services fournis ou des tâches effectuées par des organisations externes pour la mise en oeuvre d'activités institutionnelles clairement spécifiées. Quelles que soient les circonstances, remarquons que les frais de personnel liés à des tâches administratives ou techniques effectuées par du personnel directement employé par le bénéficiaire doivent être justifiés dans les frais administratifs généraux qui ne peuvent en aucun cas dépasser 20% de la subvention allouée. Cependant, si ces tâches sont confiées à une organisation externe, elles peuvent être comprises dans la rubrique à laquelle la tâche correspond. Enfin, remarquons que les frais de personnel liés à des activités de traduction ou de préparation linguistique peuvent être repris dans la rubrique correspondante du rapport financier même si ces tâches sont effectuées par du personnel directement employé par le Bénéficiaire mais à condition qu'ils respectent les principes énoncés ci-dessus. Pour de plus amples détails, veuillez consulter la Section 1.2 de l'annexe I de la Convention Financière. Les règles relatives à l utilisation et la gestion financière de la subvention SOCRATES/ERASMUS stipulent que 20% de la subvention totale allouée au CI peuvent utilisés afin de couvrir des frais administratifs. Si le professeur de langues est un enseignant de l établissement d origine ou d accueil, son salaire ne peut être considéré comme un coût éligible. Si le professeur de langues a été spécialement recruté pour dispenser les cours de langues concernés ou pour effectuer des heures supplémentaires clairement identifiées à de telles fins, le salaire versé est considéré comme étant une dépense éligible. Comme nous l'avons souligné plus haut, ces frais seront justifiés dans la rubrique 'information, sélection, préparation, etc." du rapport financier. Les dépenses éligibles dans le cadre du contrat institutionnel concernent uniquement la mise en œuvre des activités de coopération approuvées, telles qu elles ont été décrites par le candidat dans le formulaire de candidature initial.