S ém ina ire E -A dm inis tra tion

Transcription

1 S ém ina ire E -A dm inis tra tion U n pro c es s us g lo ba l de dém a téria lis a tio n C a s de l A P A à do m ic ile (A llo c a tio n P ers o nna lis ée d a uto no m ie) 17 ja nvier 2011

2 C o ntex te (1/2) Faire face aux souhaits des élus et de la direction générale de disposer d outils d analyse, de projets de dématérialisation afin : De mesurer la performance externe qui regroupe les objectifs de la politique publique des processus opérationnels (objectifs métiers) budgétaire D optimiser d effectuer des ajustements, de dégager des marges de manoeuvre d optimiser la qualité et la réactivité des prises de décisions

3 C o ntex te (2/2) Faire face à l exigence grandissante des citoyens Les actions prévues ont-elles bien été conduites? Sont elles justifiées? Comment la collectivité rend son service accessible? Quel est l avancement du traitement de mes demandes de prestations? Quel est le catalogue de services de la collectivité? Puis je effectuer mes demandes quand je le souhaite? Faire face aux restrictions budgétaires

4 E njeux du C o ns eil G énéra l de la G iro nde Créer une plateforme de service public numérique agile, évolutive, mesurable alliant la production de services au terrain d expérimentation

5 O bjec tifs Mettre en œuvre de projets SI transversaux, satisfaisant les besoins collectifs : Mise en place d une plateforme collaborative de pilotage Mise en place d une plateforme d administration électronique Mise en place d une plateforme de GED et d archivage numérique

6 D ém a rc he g lo ba le Phase 1 : Mesure des politiques publiques Établir les matrices de déclinaison des objectifs/actions/indicateurs d analyse, par niveau de dialogue managérial de gestion (DGS-DGA, DGA-Directeurs ). Phase 1 Bis (en même temps) : Cartographies des processus Réalisation de la cartographie des processus,.descriptif des activités, identification des difficultés et risques (goulots d étranglements ). Analyse de l impact de la dématérialisation (ETP, gestion des pièces jointes, redistribution des tâches ) Identification des indicateurs de pilotage opérationnels : délais globaux et par phases, stocks globaux et par phase, flux (production/productivité) Phase 2 : Arbitrage des projets d évolution du SI Analyse multicritères qui prend en compte les besoins des Directions, des risques, de la quantification des processus, des politiques du CG Arbitrage, identification des projets par priorité avec planification

7 Avant la démat Cas de l APA à domicile Courri er S uivi Citoyen Instructi on Evaluati on Commissi on Interventi on Dossier papier Instructeur I O D A S : P ro g ic iel de g es tio n de l A c tio n IODAS SI CG33 Demande

8 Cas de l APA à domicile D em a nd e S uivi Portail Citoyen Instructi on Evaluati on Commissi on Interventi on Instructeur Étape 1 IODAS A A Etape 2... A Collecte des données Calcul des i ndi cateurs GED Archivage I O D A S : P ro g ic iel de g es tio n de l A c tio n Resti tuti on Analyste SI CG33 Citoyen Avec la démat

9 Portail collaboratif de pilotage Elus Dashboard Reporting Citoyen Cartographie Portail Collaboratif De pilotage Reporting Opérationnels Alertes Direction Générale

10 Exemples de restitutions Direction m étier I ndic a teurs m étiers A vec représ enta tion Opérationnel m étier

11 Exemples de restitutions I ndic a teurs de s uivi de proc es s us Contrôle De gestion Direction m étier Opérationnel m étier

12 Exemples de restitutions I ndic a teurs m étiers A vec représ enta tion c a rtog ra phique Direction Générale Elus Contrôle De gestion O bjec tifs s tra tég iques a vec indic a teurs c lés

13 D ém a téria lis a tio n des pro c es s us Objectif E-administration - Offrir au citoyen les possibilités de déposer en ligne sa demande d APA de suivre en ligne son instruction de déposer ses pièces justificatives dans un coffre fort - Du projet métier au projet transverse Fonctionnellement : mise en place d une espace personnel du citoyen - Un point d entrée unique, une vue unifiée et transverse de la Collectivité - Un catalogue de services personnalisé Techniquement : mise en place du socle de l administration électronique

14 E -a dm inis tra tio n : le choix d une solution libre, La plateforme Cap Demat Plateforme née en 2004 sous l impulsion du CG 95 Une trentaine de collectivités dans le Val D Oise, autant en dehors + DGCL Maroc Au niveau CG, CG77 pour les bourses scolaires, CG95, CG93, CG38 en cours de mise en oeuvre Progiciel Libre => Communauté à mettre en place ainsi que mutualisation des développements. Issu de travaux avec l ADAE, validée par la CNIL, certification règles accessibilité, intégration prochaine à Mon Service Public Convention signée avec une dizaine de collectivités utilisatrices (MOA partagée)

15 E -a dm inis tra tio n : les fonctionnalités Cap Demat Renforcer la relation de la Collectivité avec ses usagers - Accès aux téléservices en ligne proposés par la collectivité Possibilité d effectuer le suivi des demandes déposées Mise à disposition d un espace «Compte personnel» avec «Coffre fort électronique» Dématérialisation totale, partielle ou dossier papier : au choix de l usager Doter la collectivité d une plateforme transversale de gestion des demandes - Vérification de complétude et validation par les agents des demandes déposées par les usagers Génération automatique des courriers, courriels, d échanges avec les usagers (pièces justificatives manquantes, notification de réception, ) Plateforme ouverte vers la transmission des demandes aux outils métiers Statistique

16 U rba nis a tio n du S I : mutualisation de Cap Démat Portail Partenaires : fonctionnalités identiques au portail Citoyens DématériaIisation interne des processus : plateforme de demandes agents - Formulaires de demandes : Cap Démat - Instruction des demandes (gestion de workflow) : Bonita

17 E s pa c e pers o nnel du c ito yen : la création du compte

18 E s pa c e pers o nnel du c ito yen : le coffre fort électronique

19 E s pa c e pers o nnel du c ito yen : la demande d APA en ligne

20 E s pa c e pers o nnel du c ito yen : le suivi en ligne de l instruction de la demande d APA

21 Citoyen D em a nde S uivi Portail Citoyen Instruction Evaluation Com m ission Intervention In structeu r GED Arch ivage L action entreprise avec la DGA chargée du domaine social : un groupe de travail tripartite (directions personnes âgées / moyens et services, Archives départementales, DSI) pour l archivage papier ET électronique L étude de l application IODAS : Accompagnement du papier : déclenchement de l archivage intermédiaire des dossiers papier clos Relevé des dossiers papier préarchivés ou archivés Archivage des données électroniques : Moyen d accès aux dossiers papier Substitution au papier qui disparaît avec la dématérialisation Prise en compte des besoins de l archivage intermédiaire et historique Elargissement des données du profil APA du SEDA paru en 2007 et accroissement de la DUA IO DAS S I CG 33 E -a dm inis tra tio n et a rc hiva g e élec tro nique: le c a s de l A P A

22 E -a dm inis tra tio n et a rc hiva g e élec tro nique: le c a s de l A P A réflex io n s ur les s o lutio ns D em a S uivi nde Portail Citoyen Instruction Evaluation Com m ission Intervention - IO DAS In structeu r - - Faut-il archiver la GED si l ensemble des données sont saisies dans IODAS? En cas d archivage, synchronisation du versement avec celui des métadonnées issues de IODAS GED - Archivage sur plate-forme - Arch ivage Intégration dans la base métiers des AD si accompagnement papier Ou plate forme d archivage électronique si données uniques A l issue de la DUA, archivage définitif DUA supérieure à 3 ans, besoins forts de gestion comptable des indûs Base de préarchivage hors base prod à l étude dans GT de l éditeur GFI avec intégration du SEDA et déclaration CNIL S I CG 33 Citoyen

23 L a rc hiva g e élec tro nique : éta t de la réflex io n a u C G 33 Elaboration du Schéma directeur de l administration électronique : programme «Cycle de vie de l information numérique» (Archives départementales / DSI) un des domaines socles du SDAE Rédaction d un document «Politique d archivage électronique du CG» (Archives départementales) soumis à validations multiples Projet de plate-forme d archivage électronique avec recherche de mutualisation : concertation préalable, à l initiative du Conseil général, des professionnels informaticiens et archivistes du Conseil régional, de la CUB, des villes de Bordeaux et de Pessac, auxquels se joint le Syndicat mixte Gironde numérique L a rc hiva g e élec tro nique et l ea dm inis tra tio n : c o nc ilier des enjeux pa rfo is c o ntra dic to ires Droit à l oubli Oubli des droits (archives intermédiaires) Perte de mémoire (archives définitives)