Questions / Réponses Présentation du logiciel spaiectacle

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1 Questions / Réponses Présentation du logiciel spaiectacle Date : 21 novembre 2013 Bonjour, Vous trouverez ci-dessous des réponses synthétiques aux questions que vous nous avez posées durant le webinaire Présentation spaiectacle (version 5.3) de novembre Nous avons reclassé ces questions par thématiques et synthétisé questions et réponses pour que la lecture vous en soit plus agréable. Nous espérons qu elles compléteront de manière efficiente la présentation que vous avez pu voir. L équipe de GHS 1

2 1. Saisies et paramétrage des éléments de paies Dans spaiectacle, vous trouverez une liste des rubriques de paies : ce sont les éléments de rémunérations (soumis ou non soumis à cotisations) qui permettent de «faire» la paie. Le logiciel est livré avec un certain nombre de rubriques. Il est possible d en créer d autres. Q : Comment fait-on pour la gestion des absences? CP / Maladie? R : Des rubriques préparamétrées existent à la création de votre fichier de paie. Vous pouvez ensuite en créer d'autres (seul, avec un formateur ou avec l aide de la maintenance) pour répondre aux problématiques spécifiques que vous pourriez rencontrer. Il est possible de créer des rubriques contenant des calculs automatiques ou des rubriques en «saisie manuelle». Quelques exemples de rubriques préparamétrées : Détails d une absence heure avec calcul automatique (onglet principal et onglet particularités) : 2

3 Q : Gestion des tickets restaurant? R : Là encore, deux rubriques existent : 3

4 L une applique une valeur par défaut. L autre s appuie sur un chiffre clés à mettre à jour à chaque changement de valeur. On aurait pu créer les deux sur les chiffres clés, ou les deux en valeur par défaut ou les deux en «montant à saisir manuellement» Tout est possible. Pour renseigner le nombre de tickets au moment de la paie : - on peut le saisir manuellement dans les fiches de paies, - on peut l avoir préparamétré dans la fiche contrat si ce nombre est constant, - on peut importer un fichier excel qui mettra à jour automatiquement nos X paies. Q : Est il possible de gérer les défraiements? R : Bien entendu. Sur le même principe que les tickets restaurant, ils existent déjà deux rubriques préparamétrées (Défraiement soumis et non soumis) et il est possible d en créer autant que nécessaire, en saisie manuel, avec des valeurs par défaut et/ou appuyées sur des chiffres clés personnalisables. 2. Paramétrage des retenues et mise à jour lors de changements législatifs (changement de taux, du smic, etc.) Dans spaiectacle, vous êtes responsable de votre paramétrage. Aucune mise à jour ne modifiera vos taux. Des courriers privilèges vous informent de tous les changements législatifs et vous accompagnent pas à pas pour les réaliser dans le logiciel. La maintenance est là en cas de doutes/problèmes. Q : Comment se passent les mises a jour des taux s il y a un changement au niveau national? Comment mettre à jour les taux en début d année? R : Vous recevez le courrier privilège vous informant de ces changements. Voici un exemple de courrier envoyé à nos clients dès que la législation sur la majoration de 11,5% du FNAL et du versement transport (quand caisse de congés payés) a été connue : 4

5 ( ) ( ) 5

6 Q : Les alertes sur les taux de cotisations ne sont-ils valables que dans le cas ou nous avons souscrit un contrat de maintenance? R : Oui. Le contrat Privilège comprend plusieurs services : 3. La comptabilité Q : Avec quels logiciels de comptabilité spaiectacle est-il compatible? R : Avec un grand nombre, tant en comptabilité privée que publique ; cette liste s enrichissant sans cesse : 6

7 Q : Je travaille en comptabilité publique (Civil net finance), ma trésorerie a besoin d un état au format XML et impose des virements SEPA Compte de dépôts au Trésor au format XML? R : spaiectacle est compatible Civil Net Finances et permet de sortir état et virements SEPA au format XML: Q : Est-il possible de gérer une comptabilité analytique avec spaiectacle? R : Oui, cela est tout à fait possible. Il est même possible d affecter plusieurs analytiques à une même paie. Par contre, spaiectacle ne permet de gérer directement (hors retraitement dans Excel) qu un seul niveau d analytique. Voici la phase de création d un analytique : Le compte analytique est une zone alphanumérique de 20 caractères maximum. Les analytiques peuvent être reliés à un numéro d objet (option totalement facultative) qui permet de renseigner automatiquement le numéro d objet lorsque l on affecte cet analytique à la paie ou à la fiche-contrat. 7

8 Q : Si nous n'avons pas le logiciel de comptabilité compatible avec spaiectacle ; pouvonsnous quand même transmettre les informations nécessaires à l'expert-comptable? R : Oui. Vous pouvez éditer vos écritures comptables en papier, en format pdf ou les exporter en fichier texte. De plus, certains logiciels de comptabilité acceptent les formats d autres logiciels. Si vous êtes dans ce cas, n hésitez pas à nous contacter. Q : Peut-on paramétrer les comptes du plan comptable avant un transfert en comptabilité sur Ciel-compta et comment faire? R : Oui, cela est bien sûr possible. On retrouve les comptes comptables à différents endroits du logiciel. Tout est modifiable par l utilisateur. 4. Divers Q : Comment est géré l historique des salaires et les renégociations de salaires? R : L historique des salaires n est pas stocké dans le logiciel (si ce n est, bien entendu dans les paies). Lorsqu un salarié est augmenté, on peut mettre à jour sa fiche-contrat sans que cela n'affecte les paies déjà faites. Les nouvelles informations serviront dans les paies à venir. Q : Y-a-t-il la possibilité d'éditer un calendrier ou un suivi des congés payés? R : Il est possible de sortir des états rapides (paramétrables par l utilisateur) pour faire un point sur les congés. Par contre, pour le moment, aucun état préparamétré n existe dans spaiectacle. Nous espérons développer cette fonctionnalité à court terme. Q : Est-il possible d archiver des salariés? des numéros d'objet? Par exemple, si j ai employé un intermittent il y a plus de 10 ans, reste-t-il en machine ou est-il possible de l'archiver pour désencombrer les listes? R : Deux fonctionnalités de spaiectacle répondent à cette problématique : l inactivation et l archivage d exercice. L inactivation (d analytiques, de numéros d objets, de rubriques de paies, de sociétés pour les versions multi-sociétés, de modèles de courriers) permet de garder en machine les éléments concernés sans qu ils vous soient proposés à la saisie ou sans que vous soyez obligés de les afficher dans une liste. L archivage d exercices permet quant à lui de créer un fichier d archives d un certains nombre d exercices : on peut par exemple décider de «supprimer» de son fichier les exercices et tous les éléments liés à ces exercices (retenues, analytiques, salariés, etc.). Ainsi un salarié n ayant plus travailler chez vous depuis 2011 pourra disparaître (si vous le décidez) de votre fichier lors de l archivage des exercices Q : Pouvez-vous faire un point sur les sauvegardes? R : spaiectacle génère une sauvegarde à chaque fois que vous quittez le logiciel ou à la demande. Cette sauvegarde s'enregistre à côté du fichier de paie (qu'il soit en local ou sur un serveur). Ces sauvegardes sont des fichiers très légers qui permettent au besoin de restaurer un fichier de paie à l identique de celui qui a été sauvegardé. Vous pouvez ensuite "sauvegarder ces sauvegardes" sur un support externe (disque dur, clés USB, CD ROM ) ou en ligne (cloud par exemple). 8

9 Q : Peut-on faire un seul bulletin de paye (mensuel) avec plusieurs dates non consécutives? R : Cela est tout à fait possible mais cela suppose qu il n y ait qu une seule fiche contrat pour ces dates. Par exemple, si un salarié travaille le 1, les et le 28 du mois, trois possibilités techniques s ouvrent à vous : - soit vous lui créé une seule fiche-contrat du 1 au seule paie 1 seule AEM - soit vous lui créé une seule fiche contrat du 1 au paies mais 1 seule AEM (dans la mesure où il n y a qu un seul contrat) - soit vous lui créer 3 fiches-contrats (1-1 ; ; 28-28), 3 paies et 3 AEM En résumé, il n est pas possible de sortir plusieurs AEM pour un seul contrat (sauf dans le cas particulier des contrats à cheval sur plusieurs mois qui génèrent une AEM initiale et des AEM complémentaires). Q : Peut on personnaliser les contrats avec notre logo par exemple? R : Oui, cela est possible. 5. Devenir utilisateur de spaiectacle : les premiers pas. Q : Pourriez-vous nous communiquer les pré-requis techniques pour ce logiciel? R : Vous les trouverez sur notre site spaiectacle.com dans l'espace client / téléchargement à l adresse suivante : A noter : Windows 8 vient de mettre à disposition de ses utilisateurs une mise à jour gratuite intitulée 8.1. Cette mise à jour créer des problèmes d impression dans spaiectacle. Ce problème sera réglé dès le mois de décembre. Q : A l'installation, y-a-t-il la possibilité d'obtenir une aide pour le paramétrage des caisses, des établissements, des profils, etc.? R:. spaiectacle est livré avec un paramétrage standard. Avant de faire vos toutes premières paies, il convient de personnaliser les paramètres en fonction de votre structure (taux d accident du travail, numéros d affiliation aux caisses...). Le contrat Privilège, vous permet d accéder à l espace clients sur Vous y trouverez : - Le courrier "Personnalisation du paramétrage" qui vous guidera pas à pas dans les manipulations nécessaires. - Les «fiches solutions», «l aide en ligne», «la foire aux questions «Vous disposez ensuite de l assistance du service Maintenance qui vous aidera dans vos paramétrages et répondra à toutes les questions que vous vous posez. Enfin, GHS est un centre de formation agréé. Nous pouvons étudier ensemble la mise en place d une formation pour vous permettre d optimiser l installation du logiciel. 9

10 Q : Actuellement utilisatrice de Ciel-paye, auriez-vous un conseil quant à la date d'un éventuel transfert sur spaiectacle : fin d'exercice ou autre? R : Il est évident que la période de fin d année est idéale pour changer de logiciel de paie dans l optique de démarrer ses paies 2014 directement dans spaiectacle Pour autant, un changement en cours d année est toujours envisageable. Q : Utilisant actuellement Ciel-paye, est il possible de récupérer la liste des salariés déjà présent mon logiciel actuel et les incorporer dans spaiectacle? R : Pour exporter/importer vos salariés depuis un autre logiciel, il suffit que ce logiciel vous permette de les exporter en format texte ou tableur. En général, il suffit d un retraitement des informations dans un tableur (type Excel) pour pouvoir les réimporter facilement dans spaiectacle. 10

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