Support de documentation sur le logiciel Potentiel Humain Nouveautés Version N

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1 Support de documentation sur le logiciel Potentiel Humain Version N

2 La rédaction des supports de documentation de Potentiel Humain adopte une mise en forme uniforme. Afin de permettre une meilleure lecture, compréhension, d un support de formation, il est recommandé (mais pas nécessaire) de prendre connaissance (si ce n est déjà effectué) du document intitulé «Nomenclature et Définitions». Publication : 2013 Copyright Ce document a été élaboré par la société SCEPIA et son contenu reste la propriété intellectuelle de la société SCEPIA. En conséquence, toute reproduction et diffusion sans l'accord préalable de la société SCEPIA est strictement interdite. Les contrevenants s'exposent à des poursuites sévères par les organismes et tribunaux compétents suivant les lois en vigueur sur les droits à la propriété intellectuelle. L'utilisateur a cependant le droit d'effectuer des citations pourvu qu'elles soient courtes et marquées comme telles par l'usage de guillemets ainsi que l'indication claire de la source.

3 SOMMAIRE Avant propos Préparation et parametrage... 3 Nouvelle gestion des rubriques... 7 fiches Salariés Notes... Support documentation PH Version

4 Avant propos Le logiciel Potentiel Humain Version N propose un certain nombre de fonctions supplémentaires; La liaison Paie / Norme DADSU V08 a été revue en profondeur pour une DADSU plus fine dans le paramétrage et le contrôle et plus simple à valider en fin d année A la première connexion de PH en Version N, les référentiels «codes DADSU» sont automatiquement intégrés à votre base de données et les paramètres DADSU 2013 automatiquement initialisés, initialisation qui se fait en s'appuyant sur vos fichiers DADSU2012. Ces modifications n impactent pas le traitement de la gestion de la paie, cependant vous serez bientôt sollicités par nos services via un questionnaire DADSU qui permettra de planifier rapidement l'intervention DADSU Le calcul de la paie s est renforcé et vérifie désormais la présence d un «code population» dans chaque profil de paie utilisé dans la période, ainsi que les zones IBAN et BIC en erreur (zones vides) pour chaque salarié traité. Les réglementations liées au système HOPAYRA (comptabilité Publique) et norme SEPA (comptabilité commerciale) ont été prises en compte et vous permettront de gérer vos virements de salaires. Nous vous invitons à consulter le support spécialement conçu par l équipe Support de SCEPIA pour ce traitement particulier, vous avez aussi la possibilité de vous faire assister sur cette mise en place par notre équipe (prestation de 2H sur RDV). La présente documentation propose un tour d horizon des modifications de L IHM (interface Homme/Machine) liées à cette version Support documentation PH Version

5 Préparation et parametrage : 1. MODIFICATION DES PROFILS L installation de la version a automatiquement associé un «code population» à chaque profil de paie. Il est recommandé de vérifier ces codes et d éventuellement compléter le(s) profil(s) qui n aurai(en)t pu faire l objet d une association automatique. Passer par le menu > Paie / Fichiers / Profils. Il faut remplir pour l ensemble des profils de paie crées en 2013 uniquement le code population en choisissant dans la liste déroulante comme ci dessous : NB : Les codes population et les codes nature de contrats affectés automatiquement à vos profils de paie l ont été à partir des éléments de votre DADSU Il est vivement conseillé de les vérifier et les modifier le cas échéant. Petit récapitulatif de l usage des codes selon norme DADSU. Le code population 10 concerne les contrats de droit privé et les détachés sur un contrat de droit privé cotisant à la CNRACL. Le code population 14 est réservé aux détachés sur un contrat de droit privé ne cotisant pas à la CNRACL (détachés cotisant à une pension civile de l état ou détachés dans un autre organisme ne cotisant pas à la CNRACL dans leur collectivité d origine). Le code population 40 est réservé aux titulaires de la FPT. Le code population 43 est affecté aux non titulaires de la FPT de droit public et cotisant à l IRCANTEC. Le code 999 est réservé à des profils ne devant pas être déclarés dans la DADSU : administrateurs, régularisation annuelle taxe sur salaires, Ces profils n ont aucune cotisation sur l année ni net fiscal à déclarer. Support documentation PH Version

6 Chaque code population est associé à des natures de contrat. Il faut obligatoirement associer au moins un code nature pour chaque profil mais un code population peut avoir plusieurs types de natures de contrat. Par exemple : Pour un droit privé, il sera possible d avoir des contrats CDD ou CDI, mais également des natures de contrat aidé. Pour le contrat d avenir, 2 natures de contrat possibles : CDD et contrat avenir. NB : Les codes nature DP cadres sont réservés uniquement aux cotisants AGIRC ARRCO et ne concernant pas les cotisants IRCANTEC. 2. GESTION DES PERIODES D ACTIVITE Personnels / Fichiers / Dossiers Une des principales nouveautés réside dans la gestion des périodes d activité : il est désormais possible de créer chaque mois plusieurs périodes d activité pour chaque salarié en fonction des événements de paie : changement de pourcentage de temps de travail, entrée sortie en cours de mois. Les périodes affichées dans la fiche du salarié correspondent au mois de paie ouvert. Aucune opération n est nécessaire si le salarié ne connaît aucun changement par rapport au mois précédent, la dernière période d activité et tous les éléments rattachés sont dupliqués. En cas d entrée ou sortie sur le mois de paie en cours : Il faut obligatoirement passer par l onglet activité et renseigner les dates souhaitées dans les zones «périodes du au» puis cliquer sur le bouton «ajouter période» si création d un nouveau salarié, sinon sur «modifier période» en cas de départ. Les périodes d activité ne mettent pas à jour les dates figurant au dessus de la zone des périodes d activité, il est donc nécessaire de les re saisir en cas d entrée sortie sur la période. Support documentation PH Version

7 En cas de temps partiel sur le mois de paie en cours : Si le salarié change de % de temps de travail en cours de mois, il faudra effectuer les opérations suivantes : 1. Modifier d abord la 1 ère période en changeant les dates de début et de fin de période 2. Indiquer en code motif DADSU fin de période = 902 (changement de situation). Cliquer ensuite sur le bouton «modifier période». Dans notre exemple, ce salarié était à temps plein et passe à 80% le 17 mars 1 2 Pour cette période dans l onglet temps, le calcul de 16/30 est automatiquement indiqué. Support documentation PH Version

8 3. Créer une deuxième période d activité à 80% à compter du 17 mars. En cliquant sur 4. Modifier les dates de début et de fin dans la période, puis cliquer sur ajouter période. en cliquant sur 5. Indiquer en code motif début 901 et en code fin Dans l onglet temps, le prorata est calculé. Il faut modifier le code modalité du temps de travail pour indiquer temps partiel et entrer le % de temps dans la zone % temps partiel. Support documentation PH Version

9 Nouvelle gestion des rubriques La gestion des rubriques a été modifiée pour intégrer les notions DADSU et les rattachements au code statuts et code population. > Paie / Fichiers / Rubriques Onglet références : Chaque rubrique est désormais rattachée obligatoirement à un code statut à minima. 1 La version PH N a généré les statuts en fonction du code profil de paie sur lequel est rattachée la rubrique. Si aucun code statut n'est renseigné, ce message apparaît empêchant la validation de la rubrique. Un lien implicite est désormais créé sur la nature du code population et le statut de la rubrique à définir. Exemple : un code statut FPT ne pourra être affecté qu'à un salarié ayant un code population 40 FTP. Un salarié ayant un code population 10 salarié de droit privé ne pourra être lié qu'à une rubrique de type droit privé. Une rubrique peut être associée à la fois au statut de droit privé et FPT, on qualifiera cette rubrique de "mixte". Exemple : rubriques taxes sur les salaires, remboursement de frais, avantages en nature, titres restaurant... 1 Support documentation PH Version

10 Onglet comptabilité/ caisse : Pas de modification sur ces paramètres de rubriques, l'imputation doit être renseignée ainsi que le code de caisse si nécessaire. Onglet assiettes : Les assiettes déterminent le rattachement d'une rubrique à une cotisation et à un taux. Une rubrique peut être rattachée à une ou plusieurs assiettes voir aucune. On peut en déduire si la rubrique est de type privé, FPT ou mixte. Rappel : la détermination d'une assiette peut se faire à partir de l assiette 33, les 32 premières sont réservées à SCEPIA et non modifiables. Exemple : Pour une rubrique de cotisation avec un code calcul 50, on peut aisément déterminer son type en visualisant l assiette présente sur l onglet référence : ainsi une rubrique «sécu totalité» rattachée à l assiette SS fonctionnaire sera de statut FPT. En cas de rattachement à SS générale, il s agira d une rubrique de statut «privé». Support documentation PH Version

11 Les rubriques obligatoirement rattachées au statut FPT sont : 1- Les rubriques soumises aux assiettes SS Fonctionnaire - CNRACL - ATIACL - Traitement indiciaire - Base RAFP - Cotisation RAFP 2 - Les rubriques avec code calcul 50 rattachées aux assiettes SS Fonctionnaire - CNRACL - ATIACL - Traitement indiciaire - Base RAFP - Cotisation RAFP Les rubriques obligatoirement rattachées au statut Privé sont : 1 - Les rubriques soumises aux assiettes SS Générale IRCANTEC 2 - Les rubriques avec code calcul 50 rattachées aux assiettes SS Générale IRCANTEC Les autres cas seront des rubriques par principe dites «mixtes» utilisées pour les deux statuts. Onglet profil de paie : Les rubriques de paie sont rattachées à des profils de paie, il existe désormais un contrôle sur ce choix. Si une rubrique est déterminée FPT elle ne peut être rattachée à un profil de paie "droit privé" et vis versa, pas de blocage pour le choix d'une rubrique mixte. Le message suivant s'affiche en cas de rattachement impossible. Support documentation PH Version

12 Dans notre exemple : la rubrique 1 «Traitement de base Tit» a un statut FPT Elle ne peut donc pas être associée à un profil CDI ou CDD. Support documentation PH Version

13 Onglet références code DADSU : La plupart des rubriques de paie sont associées à un code nature DADSU pour les déclarations annuelles. Elles peuvent être déclarables dans plusieurs zones et pourront ainsi avoir un lien avec plusieurs natures et / ou plusieurs données à déclarer (montant salarial, montant patronal, indice ). Dans notre exemple : la RAFP apparaîtra dans un onglet DADSU dédié avec une récupération des montants salariaux et patronaux, mais sera également prise en compte dans le calcul du montant du fonds de compensation. Pour les rubriques de sécurité sociale, c est la base qui doit être déclarée. Ainsi lorsque vous avez plusieurs rubriques de sécurité sociale calculées sur la totalité de la rémunération, mais avec des taux et des natures différentes, il convient d en récupérer une seule dans la DADSU, sinon la même base serait prise en compte plusieurs fois (cumul de la base autant de fois qu elle est associée au code DADSU). Par exemple, la base Sécu régime général se retrouve sur la rubrique de cotisation «maladie», mais également sur la cotisation «accident du travail», «versement de transport». Il faudra donc associer uniquement une de ces rubriques au code nature DADSU de la façon suivante : Nature=URSSAF, Donnée = Base, Libellé = Totalité droit privé. Certaines rubriques telles que les cotisations CDG, CNFPT, fonds 1% solidarité, forfait social, indemnités journalières ne sont pas à déclarer dans la DADSU. Ces rubriques auront donc l option «sans code DADSU déclarable» cochée dans l onglet «code DADSU». Support documentation PH Version

14 Les références des codes DADSU liés aux rubriques sont éditables par rubrique et par nature. Support documentation PH Version

15 fiches Salariés : Plusieurs changements ont été opérés au niveau du dossier dans la présentation des onglets et certaines fonctions ont été rajoutées. Onglet Affectations : La partie affectation a été allégée et se cantonne dorénavant à la gestion des postes et des services. La partie relative à l emploi et à la carrière a été déplacée au niveau de l onglet activité afin d assurer une meilleure cohérence des données utilisées dans la DADSU. Cet onglet retrace l'historique des affectations et les échéances de visite médicale. Onglet Activité : Une des principales nouveautés réside en la gestion des périodes d activité : il est désormais possible de créer chaque mois plusieurs périodes d activité pour chaque salarié en fonction des événements de paie : changement de pourcentage de temps de travail, entrée sortie en cours de mois, (Cf. : chapitre 1 de cette documentation) Il y a maintenant un calcul automatique des heures travaillées (1) en relation avec le calendrier du salarié. Ce dernier doit donc être alimenté correctement (avec les jours non travaillés pour un salarié à temps partiel) afin que le calcul des heures soit correct. Support documentation PH Version

16 (1) Onglet activité / emploi : Un code population est affecté à une catégorie de personnel précise. Ainsi un salarié ayant un code population 40 ne peut être affecté qu à une catégorie de personnel FPT, sinon un message d incohérence apparaît. Support documentation PH Version

17 Emploi en clair : un contrôle de cette zone a été mis en place, il est obligatoire de le renseigner. Il est exigé par la DADSU Le code INSEE emploi est une zone également obligatoire pour la DADSU, à sélectionner dans la table des référentiels PCS. Onglet activité / code régime : Les trois notions de rattachement aux risques maladie, AT ou vieillesse, sont automatiquement prises en compte en fonction du code population et du statut du salarié ou de l'agent. La modification est à l'initiative de l'utilisateur en cas de rattachement au régime extension Alsace Lorraine. (1) Onglet activité / carrières : 1 La fiche carrière est désormais rattachée à l onglet FPT, cet onglet est grisé en cas de statut privé. L'ensemble de l'avancement et de la carrière d'un fonctionnaire est suivi avec cet outil. Support documentation PH Version

18 Les éléments nécessaires pour la DADSU 2013 sont présents dans les onglets «Position statutaire» et «Détachement» le cas échéant. Pour un salarié de droit privé, l onglet spécial "droit privé" comporte les éléments suivants : La section prud homale de rattachement a été intégrée dans cet onglet en plus des autres éléments. Support documentation PH Version

19 Onglet contrat de droit privé : La gestion des types de contrats a été rajoutée par rapport aux contraintes de la préparation DADSU à venir. Onglet PAIE : Le profil de paie a été déplacé et se retrouve maintenant dans cet onglet «Paie». Onglet Emploi Le code population du salarié est affiché à titre d information sur cet onglet et correspond à celui qui se trouve dans le profil associé au salarié. Les éléments relatifs à l emploi en clair et au code PCS découlent des éléments saisis dans les périodes d activité. Support documentation PH Version

20 Onglet Temps Il résulte des éléments saisis dans les périodes d activité. Il est possible à ce niveau d apporter des modifications si vous souhaitez indiquer une fraction d heures à la place d une fraction de temps en trentième ou en pourcentage. Support documentation PH Version

21 Onglet Références bancaires : Cet onglet s'est enrichi des données de la norme SEPA, vous pourrez saisir les références IBAN BIC dès que vous aurez choisi l'option passage norme SEPA dans le paramétrage de la paie (voir par ailleurs documentation passage SEPA /HOPAYRA). Les autres onglets du fichier personnel n'ont pas subi de modification, ils fonctionnent selon les principes des versions précédentes de PH. Notes. Support documentation PH Version