L archivage des courriels : Mode d emploi

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1 L archivage des courriels : Mode d emploi Fiche pratique établie par Eloïse Perroud-Manser, assistant de conservation, sous la direction de Julien Mathieu, attaché de conservation mise à jour : mai 2017 Archives communales et communautaires 10 rue Farnerie BP VALENCE Cedex Tel :

2 Cadre réglementaire La valeur probante 1 des courriels Considéré comme archives dès sa création, le courriel électronique peut-être opposable dans le cadre de procédures contentieuses 2. Cependant, pour que la valeur juridique soit avérée plusieurs conditions sont à remplir : - l archivage des mails doit s effectuer dans un format ouvert afin de le rendre intelligible par un juge, - l auteur du document doit être clairement identifié pour garantir la compétence juridique, - la validité de la signature électronique doit être assurée (si existante), - le document est établi et conservé dans des conditions optimales afin de garantir son intégrité 3. - L horodatage 4 des messages est conservé 5. Pour rappel : un courriel imprimé n a aucune valeur juridique. Seul le document électronique natif prime devant un juge. La protection de la vie privée L obligation de conservation des documents par une collectivité, tant sur support papier qu électronique, est encadrée par la législation. Cinq principes doivent donc impérativement être respectés : - La transparence : toute personne doit être informée du déploiement d un système d archivage. - La finalité : les courriels sont conservés, selon la législation des archives, pour leur valeur probante et administrative puis, le cas échéant, pour leur valeur historique (mémoire de la collectivité). - La proportionnalité : seuls certains courriels sont archivés définitivement. - La sécurité et la confidentialité : les demandes d accès aux données doivent être motivées. - Le droit d accès et de modification : toute personne a le droit de connaitre ce qui est conservé à son sujet et de corriger toute information erronée, voire de supprimer des informations illégitimes. 1 Document dont la validité et le caractère opposable en droit sont prouvés et reconnus. 2 Cf. article 1316 du Code civil modifié par l article 1 de la loi du 13 mars Applicable en droit pénal, administratif, commercial et partiellement en droit civil. 3 Le document n a subi aucune altération ou modification. 4 Opérations consistant à associer une date et une heure à un événement. 5 La loi n rappelle la nécessité de dater les échanges entre les administrations et les administrés et entre les administrations elles-mêmes. 2

3 Méthodologie Utilisation courante de la messagerie Le courrier électronique rédigé ou reçu dans l exercice de ses fonctions, est considéré dès sa rédaction ou réception comme une archive. Il est donc important de respecter certaines règles au moment de l élaboration d un mail : - optimiser l usage de sa messagerie électronique en : o vérifiant qu il n existe pas d autre mode de communication plus adapté en cas de fort besoin de traçabilité ; o évitant les échanges multiples de messages électroniques (mails «ping-pong»), o transférant un mail uniquement en cas d absolue nécessité ou d autorisation de l expéditeur original. - sélectionner son (ses) destinataire(s) en : o identifiant les destinataires principaux, o utilisant la fonction «Copie conforme» (Cc) uniquement pour informer. Les destinataires secondaires qui reçoivent le message à titre d information ne doivent pas y répondre. - remplir convenablement les champs d identification du message en indiquant systématiquement : o les noms et prénoms du destinataire dans l adresse électronique, o le nom, prénom et fonction de l expéditeur, o l objet du message, o une mention claire dans l en-tête du corps du message précisant la nature du contenu : pour information, pour avis, pour suite à donner, urgent, communication. - contrôler le contenu du message en : o précisant, dans le corps du message, et non dans la pièce jointe, l essentiel de l information. Le texte doit être exploitable et compréhensible par d autres personnes que le destinataire d origine, o n abordant qu une question dans un message, o limitant la taille du message à une page d écran. - contrôler l ajout des pièces jointes en envoyant des fichiers dans un format que l expéditeur pourra utiliser. Responsabilité Chaque expéditeur / destinataire de courriel est responsable du tri, du classement et de la conservation des informations contenues dans sa messagerie électronique. Chaque mail doit être évalué afin de déterminer la pertinence de son contenu. 3

4 Tri Afin de limiter la saturation des boites mails, il est indispensable d effectuer un tri des messages au «fil de l eau». Pour cela, une distinction doit être faite entre les messages à valeur administrative, juridique, financière ou historique, et ceux à valeur informelle, personnelle ou dont l intérêt du contenu est limité dans le temps. Type de courriel Conseils Courriels produits ou reçus dans le cadre d activités professionnelles et ayant une valeur administrative, juridique, financière ou historique attestée. Courriels informationnels à usage interne. A conserver. Intérêt limité dans le temps. A détruire une fois l information diffusée obsolète. Le service diffuseur est chargé de la conservation. Courriels officieux, personnels, les brouillons, les spams. A détruire par l utilisateur de la messagerie. Classement Après tri, les mails à conserver (ainsi que leurs pièces jointes) sont classés, en fonction du plan de classement élaboré au sein de chaque direction. Le classement des dossiers est basé sur l organisation des activités des producteurs de mails (Cf. Fiches pratiques : «Elaboration d un plan de classement électronique» et «Nommage des fichiers électroniques»). Conservation Les courriels accompagnés de leurs pièces jointes et liens éventuels doivent impérativement être archivés ensemble et dans leur forme originale, c'est-à-dire électronique. L objectif est de garantir la bonne conservation des métadonnées contextuelles suivantes : - identifiant unique du courriel, - nom et adresse de l expéditeur (A, Cc, Cci), - date et heure de l envoi, - nom et adresse de chaque destinataire, - date et heure de réception, - nombre de pièces jointes. Impression papier L impression des s sous format papier n est pas une solution optimale En effet, elle limite le nombre d informations qui doivent obligatoirement être conservées (plus particulièrement les métadonnées contextuelles). 4

5 Sur messagerie La création de dossiers au sein même de la messagerie électronique ne peut être qu une solution temporaire. Plusieurs contraintes sont rattachées à ce mode de conservation : - durabilité et pérennité de l information conservée dans des logiciels de messageries électroniques propriétaires non garanties : pertes possibles en cas de changements de versions ou d obsolescence dans le temps du logiciel d origine. - accessibilité de l information limitée chaque utilisateur gère individuellement sa boite électronique (accès restreints). - saturation rapide des espaces de stockage compte tenu du volume de mails échangés et des dossiers d archives créés au sein même du logiciel de messagerie. Sur serveur En attendant le déploiement d un outil de Gestion Electronique des Documents (GED) et d un Système d Archivage Electronique (SAE) au sein de la collectivité (prévu courant 2016), la conservation des mails et documents rattachés, doit s effectuer sur le serveur «://L» en fonction du plan de classement élaboré pour chaque direction. Cette solution permet de centraliser les messages dans un espace dédié à la conservation des données et offre de meilleures garanties en matière de sécurité, d accessibilité et de durabilité de l information. Format d enregistrement Il est recommandé d enregistrer les courriels et les pièces jointes séparément afin de les rendre plus facilement identifiables et réutilisables. Leur enregistrement doit s effectuer dans des formats d archivage pérennes. Type de document 6 Formats recommandés Format possible Document texte XML TXT, SGML, HTML, RTF, PDF Base de données XML CSV Image PNG, JPEG GIF Audio MP3, MPEG-2 WAV Vidéo MPEG-4 DV Dessin (CAO) DXF DXCGM, STEPF 6 Tableau issu de : Association des archivistes français, Abrégé d archivistique Principes et pratiques du métier d archiviste, Paris,

6 Annexe 1 : Réglementation en matière d archivage électronique Législation européenne Législation nationale article 8 de la Convention européenne des droits de l homme relatif au respect de la vie privée ; directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques). Lois et décrets Loi n du 3 janvier 1979 relative aux archives, modifiée par la loi du 15 juillet Loi n du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la Loi du 6 août Loi n du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique. Code du patrimoine partie législative et réglementaire du livre II sur les archives. Code civil articles , du code civil relatifs à la valeur juridique du courrier électronique. Code pénal article sur l atteinte à la vie privée articles à sur la valeur juridique du courrier électronique Service interministériel des archives de France Note d information DITN/RES/2009/007 «Directives pour la gestion et l archivage numérique des s». Equipe-projet VITAM, L archivage des messageries électroniques : preuves de concept VITAM (Version 1.2), 31 octobre Equipe-projet VITAM, Vade-mecum Elaborer une charte courriels et l inscrire dans une stratégie d archivage, janvier Norme technique Z Spécifications relatives à la conception et à l exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. (Version internationale : ISO : 2012). 6

7 Annexe 2 : Schéma d identification des messages électroniques à conserver Réception/Envoi du courriel Ce courriel concerne-t-il mon activité? L ai-je créé? L ai-je reçu pour information? Ai-je du entreprendre une action? Explique-t-il, documente-t-il ou justifie-t-il une action ou une décision? Elimination du courriel Archivage du courriel 7