ASSEMBLEE GENERALE. Procès verbal de la séance du 26 mars 2008 (approuvé par l Assemblée générale du 26 mars 2009)

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1 ASSEMBLEE GENERALE Procès verbal de la séance du 26 mars 2008 (approuvé par l Assemblée générale du 26 mars 2009) Les représentants des membres actifs de l association «Réseau ONCOLOR», dûment convoqués, se sont réunis le 26 mars 2008, salle 132, au Centre Alexis Vautrin, de 17 h 30 à 20 h 00, sous la présidence du Dr Yves KESSLER. Une feuille de présence est émargée en début de séance. Les décisions sont prises sont prises à main levée à la majorité absolue des membres présents ou représentés détenteurs d un droit de vote. L attribution des voix délibératives est fonction des activités spécifiques des institutions membres (chirurgie, radiothérapie, chimiothérapie, plateau technique d imagerie) : Site Hautement Spécialisé (SHS) : 1 à 4 voix par établissement Site Spécialisé (SSP) : 2 voix chacun Membres associés : 1 voix chacun Organisations professionnelles : 1 voix chacune Mutuelles santé : 1 voix chacune Usagers : 1 voix chacun 1. Approbation du compte rendu de la séance du 26 mars 2007 Le compte rendu de l Assemblée générale du 26 mars 2007 ne suscitant aucune observation est adopté à l'unanimité des membres actifs présents ou représentés. 2. Rapport moral L Assemblée générale est invitée à entendre, discuter et approuver le rapport moral présenté par le Dr Yves KESSLER, président de l association. " Une année s est écoulée depuis la dernière Assemblée générale et je vais pouvoir affirmer que, pour tous les collaborateurs permanents ou occasionnels du réseau, le temps a passé très vite compte tenu du travail accompli. Evoquons tout d abord les actions qui concernent la pluridisciplinarité. - L élaboration et la révision des référentiels se poursuivent. Rappelez-vous que nous avons d ailleurs dépassé dans ce cadre les frontières de notre région Lorraine. Deux séminaires consacrés aux cancers digestifs et aux cancers du sein ont été organisés en collaboration intense avec l Alsace et la Franche-Comté. Un autre séminaire va se dérouler dans quelques jours, consacré à la neuro-oncologie. Il implique les cinq régions du Grand Est. Vous savez d ailleurs que ces cinq régions sont regroupées depuis peu en une véritable fédération. J ai le plaisir et l honneur d être le président pour cette année Un travail sur les référentiels des soins de support va mettre en commun les réflexions d ONCOLOR et d ONCORA début avril. Enfin, les cancers urologiques ont fait l objet d une importante réunion associant ONCOLOR, l AFU et le CLU. AG du 26 mars Page 1

2 - Concernant les RCP, l utilisation du Système d Aide à l Organisation des Comités de Concertation Pluridisciplinaires (SAOCCP) se généralise. Il en est de même de la Web-conférence qui va permettre d éviter aux médecins des déplacements chronophages tout en respectant les exigences rigoureuses d une véritable pluridisciplinarité selon les critères de qualité fixés par ONCOLOR depuis longtemps. Notre système SAOCCP intéresse les autres régions et sa réputation dépasse même nos frontières puisque nous allons le présenter au Grand Duché du Luxembourg début avril sur invitation du Ministre de la Santé. - Bien entendu des actions d évaluation ont débuté pour vérifier la qualité des référentiels, la rigueur de leur application et les réunions de concertation pluridisciplinaire. - De nombreuses activités de formation sont à rappeler : la formation des infirmier(e)s hospitalières, la formation des pharmaciens et des préparateurs en pharmacie, la plate-forme OncoTICE présenté fin 2007 à l INCa. - Envers les malades : il faut insister sur la qualité du travail effectuée par notre équipe, labellisée pour généraliser le dispositif d annonce. La mise en place des IRCa se fait plus lentement. L organisation de la chimiothérapie à domicile est en cours. - La recherche n est pas oubliée puisque une équipe de trois techniciens de recherche clinique est en train de se mettre en place. - Notre réseau continue a être impliqué dans l écriture de l avenant cancérologie du SROS III en particulier en ce qui concerne la définition et la mise en place du Pôle régional de cancérologie. - Encore une fois, merci à toutes celles et tous ceux qui, par leur engagement, permettent de telles réalisations que nous envient beaucoup d autres régions. ". Le Dr Yves KESSLER remercie l assemblée de son attention. Le rapport moral présenté à l Assemblée générale est adopté à l unanimité par les membres actifs présents ou représentés. 3. Situation financière du réseau en Rapport du trésorier Les «comptes financiers 2007» comportent trois parties : bilan, compte de résultat et annexe légale. En l'absence de M. Rémi BOUVIER, Trésorier de l'association, Sabine THEOBALD, cadre administratif du réseau, procède, à partir d'états synthétiques, à une lecture simplifiée du bilan, du compte de résultat, du compte de résultat de l activité du réseau en tant que dispensateur de formation et du suivi des fonds dédiés relatifs à l'exercice M. KESSLER, président d ONCOLOR, demande aux représentants du aux représentants légaux des membres actifs de délibérer et d arrêter ces comptes (cf. annexe 1) Rapports du commissaire aux comptes M. ZIRAH, commissaire aux comptes, est invité à donner lecture des rapports, général et spécifique, relatif à l exercice clos le 31 décembre Celui-ci porte sur le contrôle des comptes annuels de l association, les vérifications spécifiques et les informations prévues par la loi. M. ZIRAH certifie que les comptes annuels sont réguliers et sincères. Le rapport du commissaire aux comptes peut être retiré, sur simple demande écrite, au secrétariat ONCOLOR Approbation des comptes, quitus et affectation du résultat Les membres actifs présents ou représentés à l Assemblée générale, après avoir pris connaissance du rapport de gestion du conseil d administration et des rapports du Commissaire aux comptes, approuvent les comptes AG du 26 mars Page 2

3 de l exercice clos le 31 décembre 2007, donnent quitus entier et sans réserve aux administrateurs pour leur gestion et affectent le résultat 2007 au fonctionnement du réseau. 4. Orientations budgétaires 2008 Le budget prévisionnel 2008 est présenté en séance. Les fonds alloués en 2008 au réseau par l ARH (655 K ) s inscrivent dans le cadre du second protocole d accord ARH / ONCOLOR triennal qui expire le 31/12/08. Un financement FIQCS est reconduit pour trois ans à compter de Les ressources correspondantes (421 K ) et leur affectation sur les grands postes d emploi sont exposées. Les autres ressources identifiées proviennent principalement des subventions reçues en réponse à des appels à projets (INCa / DCC (SAOCCP) ; Conseil régional / projet Télésanté-LorrConf), des prestations proposées par l organisme de formation, des cotisations des membres actifs ainsi que des reprises sur les fonds dédiés. Les orientations budgétaires présentées à l Assemblée générale sont adoptées à l unanimité par les membres actifs présents ou représentés. 5. Fixation des cotisations 2008 des membres actifs La cotisation annuelle est proportionnelle au nombre de voix attribué à chacun des membres en fonction des activités spécifiques réalisées en leur sein (chirurgie, radiothérapie, chimiothérapie, plateau technique d imagerie) : Collège 1 - Site Hautement Spécialisé (SHS) : 1 à 4 voix par établissement - Site Spécialisé (SSP) : 2 voix chacun Collège 2 - Membres associés : 1 voix chacun Collège 3 - Organisations professionnelles : 1 voix chacune Collège 4 - Mutuelles santé : 1 voix chacune Collège 5 - Usagers : 1 voix chacun Il est proposé de maintenir le montant des cotisations de 2007 en 2008 : 457 par voix attribuée pour les collèges 1 à par voix attribuée pour les collèges 3 à 4 18 par voix attribuée pour le collège 5 Le montant des cotisations 2008 est accepté à l'unanimité des membres actifs présents ou représentés à l Assemblée générale. 6. Activités du réseau en Les misions et le rôle du RRC La Circulaire du 25 sept 2007 relative aux réseaux régionaux de cancérologie (RRC) précise les missions et le rôle de ces réseaux. - Promotion et amélioration de la qualité - Promotion d outils de communication communs - Aide à la formation et à l information des professionnels de santé - Information des patients et de leurs proches - Recueil des données d activités régionales en cancérologie et évaluation de spratiques - Coordination des acteurs régionaux AG du 26 mars Page 3

4 6.2. Organisation régionale de la cancérologie en Lorraine Le Dr Y. Kessler, président d ONCOLOR, est mandaté par l ARH, en tant que chef de projet du volet SROS cancérologie, en lien avec le correspondant ARH (Dr E. Piquet) pour assurer l animation des différents groupes de réflexion. La préparation de l avenant du SROS 3, volet cancérologie, a commencé début Plusieurs réunions ont eu lieu depuis, 2 réunions du COPIL SROS en 2007, 3 réunions des Conférences de Territoires Sanitaires (2 Sud, 1 Nord), des réunions régulières avec le chef de projet volet SROS cancérologie et l ARH. Les principaux thèmes abordés sont les réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP), les centres de coordination en cancérologie (3C) et le pôle régional de cancérologie. Les autres missions confiées au réseau par l ARH concernent l organisation régionale de la chimiothérapie à domicile, l organisation régionale de l oncogériatrie, l élaboration d un PPS commun régional, la démarche qualité dans les RCP et leur informatisation. Publication des décrets et arrêté relatifs aux autorisations des établissements pour les traitements du cancer - MARS 2007 : ECHEANCES DUREE MINIMALE / MAXIMALE CALENDRIER Publication du décret - mars 2007 Publication des SROS révisés entre 6 mois et 18 mois après le décret Au plus tôt : septembre 2007 Au plus tard : septembre 2008 Ouverture des périodes de dépôt des dossiers Clôture des périodes de dépôt des dossiers entre 1 et 2 mois après publication du SROS Au plus tôt : octobre 2007 Au plus tard : novembre 2008 entre 2 et 6 mois Au plus tôt : décembre 2007 Au plus tard : mai 2009 Décisions des ARH Entre 4 et 6 mois Au plus tôt : avril 2008 Au plus tard : novembre 2009 Conformité générale (Seuils et autres conditions) 18 mois après autorisation Au plus tôt : octobre 2009 Au plus tard : mai 2011 Conformité spécifique au centre de radiothérapie dérogatoire 36 mois après autorisation Au plus tôt : avril 2011 Au plus tard : novembre Activités 2007 et programme de travail Un panorama des activités menées au sein du réseau en 2007 est présenté par le Dr Isabelle KLEIN. Le programme d actions est commenté par le Dr Ivan KRAKOWSKI Référentiels - 55 groupes de travail lorrains activités en 2007 / 87 au total professionnels de santé impliqués / 333 au total - 31 référentiels actualisés dans les 24 mois (digestif, sein, peau, appareil locomoteur, hématologie, thorax, soins de support) - 1 séminaire interactif interrégional en cancérologie mammaire à Strasbourg en collaboration avec le RRC d Alsace CAROL : 169 congressistes, publication d une version web des référentiels et édition d un opuscule de poche - 1 réunion interrégionale en cancérologie digestive à Vittel en collaboration avec les RRC d Alsace CAROL et de Franche-Comté ONCOLIE : publication d une version web des référentiels et édition d un opuscule de poche AG du 26 mars Page 4

5 - Séminaires interrégionaux Urologie, les 1 et 2 février 2008, Palais des Congrès de Nancy, en collaboration avec le CCAFU et le CLU Neuro-oncologie, le 28 mars 2008, Faculté de Pharmacie de Nancy, en collaboration avec les 4 autres RRC du Grand Est Soins de support, le 8 avril 2008, Palais des Congrès de Nancy, en collaboration avec le RRC de Rhône-Alphes ONCORA Digestif, les 10 et 11 octobre 2008, Palais des Congrès de Vittel, en collaboration avec les RRC d Alsace CAROL et de Franche-Comté ONCOLIE Sein, 1 er semestre 2009, Strasbourg, en collaboration avec le RRC d Alsace CAROL - En perspective avec les 5 RRC du Grand Est Thorax, Tumeurs osseuses et parties molles, Gynécologie - Rédaction ou actualisation régionale Hygiène, VADS, Peau, Appareil génital masculin, Glandes endocrines - Evaluation des pratiques Audits cliniques appliqués aux cancers du rectum Il convient de compléter les thésaurus des référentiels en incluant les données pharmaceutiques (réf. digestifs en cours). L actualisation des référentiels se fera, autant que de possible, à un rythme biannuel Réunions de concertation pluridisciplinaire (RCP) - 45 RCP : dossiers enregistrés (déclaratif) en 2007, 7158 en Maintenance de l annuaire, de l agenda et des coordonnées des RCP - Informatisation de la procédure RCP (SAOCCP) - Lancement de la webconférence - Démarche qualité : arrêté des modalités de visites sur site et valorisation EPP - Nouvelle version de la procédure de RCP (en cours de validation) - 1 séminaire sur les organisations en santé : état des lieux et perspectives. Retour d expériences sur les pratiques de la pluridisciplinarité dans le réseau (référentiels, RCP, outils collaboratifs). Retour d information sur les travaux de recherche sur les organisations en santé - Application de la nouvelle procédure - Informatisation des procédures RCP (SAOCCP) : enregistrement simple, enregistrement et discussion - Déploiement de la webconférence - Lancement et déploiement de la visioconférence - Mise en œuvre de la démarche qualité selon les modalités définies Dossier communicant en cancérologie (DCC) / Système d Aide à l Organisation des Réunions de Concertation Pluridisciplinaire (SAOCCP) - Déploiement de l outil et accompagnement des RCP auprès de 19 RCP (7 en 2006) sur 45 identifiées, 222 médecins utilisateurs (111 en 2006), enregistrements par mois (140 à fin 2006), 3282 dossiers enregistrés en 2007 (1002 en 2006). - Développement d une nouvelle version de SAOCCP (lot1) : nouvelle ergonomie, intégration de la fiche RCP de l INCa, développement d une fiche organe en hématologie, intégration d une fiche d enregistrement simple, historique d une RCP par patient, interfaçage expérimental autour de l étiquette patient avec un système d information hospitalier (SIH), en l occurrence celui du CAV. AG du 26 mars Page 5

6 - Intégration de la nouvelle version SAOCCP (lot1) (janvier 2008) - Développement de nouvelles fonctionnalités : interconnexion avec des SIH pour intégration des comptes rendus au dossier du patient, intégration du parcours personnalisé de soins, adaptation ergonomique en fonction des besoins - Développement des usages SAOCCP à d autres RCP - Veille et participation aux réflexions nationales et régionales en matière de système d information en santé Site Internet - Maintenance du site : 600 pages modifiées ou créées sur 1158 pages au total, 430 fichiers modifiés ou créés sur 2034 fichiers au total - Impact : 1760 visites par jour en 2007, +10% de visites en 2007, 642 inscrits dans l annuaire (accès partie privée) fin 2007 soit 8% de plus par rapport à Production de la version 2 du site intégrant de nouvelles rubriques dédiées à l Oncopédiatrie, au dispositif d annonce, la chimiothérapie à domicile et l oncogériatrie, donnant également un accès direct aux outils SAOCCP, LorrConf, Onco-TICE, ainsi qu à un annuaire régional des ressources en soins de support (CAOSP) Pharmacie - 56 pharmaciens répartis dans 27 UCPC participent au Groupe Qualité. Objectif : partage d expériences et actualisation des connaissances - Synthèse de l évaluation des logiciels de prescription de chimiothérapie - Synthèse des auto-évaluations des UCPC - Manuel régional d assurance qualité UCPC : état des lieux des procédures, rédaction en cours - Mise en place d un groupe interrégional thésaurus (digestifs) - Formations des pharmaciens et des préparateurs - DU pharmacie oncologique - Développement de la plate-forme de e-learning Onco-TICE - Finalisation des premiers thésaurus (digestifs) - Rendu individuel des auto-évaluations des UCPC - Rédaction du manuel régional d assurance qualité UCPC - Ouverture de la plate-forme e-learning Onco-TICE avec une 1 ère session destinée aux préparateurs en pharmacie en mai Réflexion sur une collaboration au niveau national - Initier une journée de formation continue adaptée aux nouveaux besoins des personnels des PUI - Réalisation d audits des UCPC Une réflexion est menée avec l un des groupes de travail de l Université Médicale Virtuelle Francophone, l objectif étant de voir quel positionnement peut avoir la plate-forme Onco-TICE avec l université Dispositif d annonce - Formation à l annonce des mauvaises nouvelles. Objectifs : connaître le dispositif d annonce, prendre conscience de la souffrance du malade, connaître les difficultés et les différentes composantes de l annonce côtés patients et professionnels de santé. Public : médecins et infirmier(e)s rattachés au CHU ou CAV. En 2006 et 2007, 113 médecins, cadres de santé et infirmier(e)s ont été formés. AG du 26 mars Page 6

7 - Formation des établissements à la mise en place du dispositif d annonce. Engagement à titre bénévole d une équipe référente (CHU/CAV). Programme : cadre général du dispositif, témoignages d infirmier(e)s, présentation et discussion des projets de mise en place du dispositif d annonce dans les établissements participants. Public : directeurs, chefs de services, d unités, cadres de santé. Animateurs : 1 médecin, 2 cadres de santé, IDE. 2 sessions ont été dispensées en 2007 auprès de 50 participants rattachés à une quinzaine d établissements différents. - Nouvelle session de la formation des établissements à la mise en place du dispositif d annonce, le 4 avril Création d un groupe régional «Annonce / PPS» intégrant le groupe CHU / CAV et ouvert aux professionnels de santé des autres établissements - Conception d un annuaire des IDE d annonce - Déploiement de la formation sur l annonce en région Formation - Formation spécialisée en cancérologie des infirmières hospitalières : 11 ème session, Nancy (CHU), 4 jours, 59 participants, 44 formateurs - Formation EFEC/ONCOLOR en soins infirmiers en cancérologie. Spécificité de la prise en charge de la personne malade : 3 ème session, Nancy (CAV), 3 jours, 36 participants - Formation des pharmaciens à la gestion d une UCPC : 6 ème session, Nancy (CAV), 4 jours ½, 5 participants, 6 formateurs. Certificat ONCOLOR : niveau spécialiste (0), maîtrise (4), application (0), non admis (1) - Formation des préparateurs en pharmacie à la manipulation et à l organisation du travail au sein d une UCPC : 7 ème session, Nancy (CAV), 4 jours ½, 12 participants, 6 formateurs. Certificat ONCOLOR : niveau maîtrise (3), application (8), non admis (1) - DU pharmacie oncologique (Faculté pharmacie / ONCOLOR) : 3 ème session, Nancy (Faculté pharmacie / CAV / CHU), 3 semaines de cours - Les régionales de cancérologie : réflexion pluridisciplinaire autour du patient : Nancy (Palais des Congrès), janvier Mise en place d un comité régional de coordination de la formation des IDE : CHU / CAV / CHR / Cl. Bernard / Gentilly - Refonte du programme et de l organisation de la formation spécialisée en cancérologie des infirmières hospitalières : 1 session annuelle, 5 jours (25, 26 mars et 2, 3, 4 avril 2008), Abbaye des Prémontrés à Pont-à-Mousson, 100 places, 54 intervenants régionaux. - Formation EFEC/ONCOLOR en soins infirmiers en cancérologie. Spécificité de la prise en charge de la personne malade : 4 ème session, Nancy (CAV), 3 jours, 14, 15 et 16 mai Formation des pharmaciens à la gestion d une UCPC : 7 ème session, Nancy (CAV), 4 jours ½, 10, 11, 17 et 18 mars ½ journée d évaluation - Passage des formations en mode e-learning via Onco-TICE pour les préparateurs en pharmacie en mai 2008 et prochainement pour les pharmaciens - DU pharmacie oncologique : 1 session annuelle, 3 semaines de cours : du 4 au 8 février, du 31 mars au 4 avril, du 26 au 30 mai Interface Ville / Hôpital - Conception et promotion d un modèle d organisation de l interface Ville / Hôpital et mise en place d un COPIL spécifique - Intégration du concept dans le SROS III (cancérologie) - Analyse des besoins des professionnels de santé AG du 26 mars Page 7

8 - Recensement des ressources régionales en matière de soins de support : construction d un annuaire 478 structures identifiées, diffusion web format «Google map» - Promotion des bonnes pratiques et mise à jour des référentiels de soins de support : référentiels dyspnée et nutrition actualisés en Actions de promotion vers les professionnels de santé libéraux - Diffusion web au format «Google map» de l annuaire régional des ressources en soins de support, accessible sur Contenu : établissements de soins (structures douleur, USP, EMSP, lits identifiés en soins palliatifs, SSR, psycho-oncologie, nutrition, odontologie, pharmacies, services sociaux, ressources de bien-être, associations d usagers) ; structures de soins de proximité (HAD, SSIAD, réseaux de soins palliatifs) ; structures d information et de soutien (associations, IRCa, ERI, ordres professionnels) ; structures d aide à domicile (portage repas, ménages, gardes d enfants, courses ) et fournisseurs de prothèses mammaires et capillaires - Séminaire de mise à jour des référentiels soins de support en collaboration avec ONCORA Nancy, le 8 avril Déclinaison opérationnelle de la coordination hôpital ville : aller plus loin dans l organisation à mettre en place au niveau des hôpitaux (Equipes mobiles) et impliquer autrement les libéraux, préciser l intervention des organisations présentes au niveau de l interface : centre 15, HAD, réseaux de santé., expérimentation d outils collaboratifs : prise en charge coordonnée Ville Hôpital, projet de recherche sur l organisation - Organisation régionale de la chimiothérapie à domicile dans le cadre du réseau ONCOLOR en l absence de réseaux territoriaux (de soins) de cancérologie en Lorraine. Elaboration d une charte sur l organisation de la chimiothérapie à domicile et établissement de convention entre établissement et professionnels libéraux, tenue d un cahier de liaison par patient, mise en place de formations, réalisation d un annuaire des professionnels de santé Patients - Déploiement des lieux d Information-Rencontre-Cancer «IRCa» : projet mené en partenariat avec les établissements volontaires, des associations de malades et la Mutuelle Prévadiès. 11 IRCa sont ouverts. La formation des bénévoles est assurée par les comités départementaux de la Ligue contre le Cancer. Résultat : faible activité - Finalisation et diffusion d un guide pratique du cancer en Lorraine édité à exemplaires dont diffusés sur la région auprès des médecins, pharmaciens hospitaliers et d officine, infirmières libérales, SSIAD, HAD, réseaux de santé, associations, ERI, IRCa, établissements de santé, tutelles Taux de satisfaction selon enquête : 89 % de satisfaction. - Promotion des IRCa : état de lieux et pistes d amélioration - Guide pratique du cancer en Lorraine : nouvelle édition V2, réunion du GT, retour d information V1, sommaire, répartition de la charge rédactionnelle, planning, recherche de financement - Mise en place du programme personnalisé de soins en lien avec le dispositif d annonce : élaboration d un PPS minimum commun, promotion, diffusion régionale, informatisation Procédures et évaluation - Procédures qualité des organisations o Référentiels (étude d impact, audits rectum/epp) o RCP (procédure d organisation, visites/epp) o UCPC (auto-évaluation) o Oncopédiatrie (charte, audits) o Chimiothérapie à domicile (charte, modèle de convention, recueil de données d activité) AG du 26 mars Page 8

9 - Evaluation quantitative et qualitative des actions du réseau o Référentiels (quantitatif) o RCP (quantitatif) o Dispositif d annonce (quantitatif) o Formations (quantitatif et qualitatif)) o IRCa (quantitatif) - Evaluation des pratiques o Audits de dossiers pour l étude de l application des référentiels des cancers du rectum : établissements et praticiens volontaires, tous les dossiers seront inclus, étude avant (2004) après (2006) la mise en place du Séminaire de Vittel, EPP - état des pratiques, écarts/référentiel, axes d amélioration - Audits organisationnels o RCP : visites sur sites, application de la nouvelle procédure et organisation mise en place (critères qualité), difficultés rencontrées, pistes d amélioration. EPP : RCP du public en partenariat avec EVALOR et RCP privées en lien avec URML o UCPC : finalisation du manuel d assurance qualité UCPC, grille d audits, visite de 27 UCPC o Oncopédiatrie : charte Oncopédiatrie, grille d audits, visites dans les 11 établissements lorrains «sites associés» (+ 3 hors Lorraine?) Evaluation du RRC Article 4 Circulaire DHOS/CNAMTS/INCa du 25/09/07 - Labellisation des RRC conduite par l INCa (On ne parle plus aujourd hui de labellisation mais d une procédure de reconnaissance des RRC) - Adéquation au référentiel annexé à la circulaire du 25 sept Convention tripartite INCa/MRS/RRC aboutissant à une décision de financement - Objectif : appuyer et développer la dynamique d amélioration de la qualité des pratiques en cancérologie dans les régions Article 5 Circulaire DHOS/CNAMTS/INCa du 25/09/07 - Évaluation interne o Rapport d activité annuel (activités réalisées, résultats de l autoévaluation, bilan financier) établit par les RRC - Évaluation externe o Organisée par les ARH et les URCAM sur la base d indicateurs d évaluation, tels que l organisation et le fonctionnement du RRC, en particulier l impact sur son environnement, la participation et l intégration des acteurs (professionnels), l impact du réseau sur les pratiques professionnelles, le nombre de référentiels d organes validés et diffusés, le nombre de dossiers enregistrés en RCP 7. Focus sur les projets 7.1. LorrConf (Télésanté) - Webconférence Projet sur 2 ans qui consiste à optimiser le fonctionnement des RCP en facilitant les échanges à distance via des outils NTIC (webconférences en année 1 et visioconférences en année 2). Projet mené en collaboration avec le GCS Télésanté Lorraine. AG du 26 mars Page 9

10 Année 1 La webconférence - Communication vidéo/voix avec fourniture d équipements : caméra grand-angle et micro de groupe pour les RCP, web caméra et micro casque pour les utilisateurs individuels à distance - Partage de PACS ou de CD-Rom d images médicales à distance : présentation d images numériques, prise de contrôle à distance possible, applicable à toute application informatique - Partage de tout document informatique - Enregistrement de réunions possible Réalisations Aspects techniques : acquisition d un serveur dédié, d une solution logiciel «Adobe Connect», identification d un nom de domaine et obtention du certificat LorrConf, choix des équipements individuels (webcam et micro) et de salles (caméra, micros, vidéoprojecteur), réalisation d un guide d utilisation et mise en place de formations didactiques, réalisation de tests et mise en production de l outil en situation réelle. - Aspects organisationnels : réalisation et diffusion d un dossier de lancement auprès des 26 établissements participant intégrant les procédures de déroulement du projet et d acquisition des matériels. - Poursuite du développement de la web-conférence o Au niveau des 26 établissements participant : commande, livraison et installation des kits salles à hauteur d un kit par établissement, identification d un référent technique par établissement, formation à l utilisation du système et accompagnement. Le financement des kits salles est supporté pour moitié par le Conseil régional à hauteur de 1000, pour moitié par les établissements. o Au niveau des utilisateurs distants : 300 kits individuels seront délivrés en échange d un contrat d engagement. Pré-requis pour les utilisateurs : disposer d un débit internet d au moins 4 Méga, participer à la saisine ou au fonctionnement d une RCP, s engager à participer à l évaluation de l outil. Le financement des kits individuels est supporté pour moitié par le conseil régional, pour moitié par le réseau ONCOLOR. Année 2 La visioconférence : partage du son et de l image en haute définition Equipement des salles de RCP d outils de visioconférence dans 14 établissements participant à hauteur d un kit visio par établissement, modernisation des outils existants dans 12 établissements participant à hauteur d un kit visio par établissement, identification d un référent technique par établissement, formation à l utilisation du système et accompagnement. AG du 26 mars Page 10

11 7.2. Audits cliniques appliqués aux cancers du rectum Dans un souci d amélioration continue de la qualité et pour valoriser le travail collaboratif accompli autour des référentiels, le réseau développera courant 2008 un projet intitulé «étude de l impact sur les pratiques des mesures d implémentation des référentiels ONCOLOR grâce à un audit clinique : cas des cancers du rectum» sous la coordination du Pr Thierry CONROY. L objectif principal est d évaluer les pratiques collectives en cancérologie en Lorraine. Les objectifs opérationnels consistent à : o évaluer la qualité de la prise en charge des patients atteints des cancers du rectum (non métastatiques) en Lorraine, o rechercher les facteurs influençant l application ou non des référentiels, o proposer des actions d amélioration pour favoriser l implémentation des référentiels dans les pratiques individuelles et collectives. La méthodologie repose sur : - une enquête multicentrique sur la base du volontariat - un audit clinique de type «avant / après» le séminaire de mise à jour des référentiels «digestifs» d octobre L étude concerne tous les cas des cancers du rectum non métastatiques diagnostiqués en 2004 (avant la mise en place du 1 er séminaire) et 2007 (après). - l exhaustivité du recueil (estimation de 375 dossiers / an). Pour chaque dossier, les données seront recueillies par un ARC à partir des archives médicales de l établissement grâce aux codes PMSI et à l aide d une grille comportant des critères clés de qualité au regard du référentiel L étude a reçu l aval du CCTIRS (Comité Consultatif sur le Traitement de l Information en matière de Recherche dans le domaine de la Santé). La CNIL doit également se prononcer sachant qu une dérogation à l obligation d information des patients est demandée. La saisie et l exploitation des données seront réalisées par Oncolor. Les résultats seront agrégés dans une vision globale au niveau du réseau et seront communiqués de façon anonyme. Par ailleurs, chaque établissement participant recevra ses propres résultats afin qu il puisse les valoriser, par exemple dans le cadre de la certification. Cette étude pourra contribuer à la validation de l EPP des médecins participants. L association EVALOR (Evaluation en santé en Lorraine), organisme agréé pour l EPP par la HAS, pourrait apporter son soutien dans cette démarche. Les prochaines étapes de ce projet consistent à : - identifier les établissements volontaires par le biais d un appel à adhésion au projet (mai 2008) - présenter le projet lors d une réunion régionale de lancement (novembre 2008) - recueillir l accord des professionnels de santé concernés et élargir le groupe de travail «rectum» pour intégrer la notion d EPP à travers la contribution des professionnels de santé au recueil de données et aux propositions et à la mise en œuvre d actions d amélioration - établir une note d information type destinée aux patients - procéder au recueil de données sur le terrain (ARC/médecin) - effectuer la saisie et l exploitation des données (Oncolor) - analyser les résultats et rechercher des pistes d amélioration (groupe EPP rectum) - présenter les résultats globaux et anonymes lors d une réunion régionale - déterminer la mise en œuvre d actions d amélioration - prévoir une réunion de clôture du projet Quelles retombées peut-on attendre de ce projet? - une meilleure connaissance des modalités de prise en charge des cancers du rectum en Lorraine - une connaissance de la qualité des pratiques collectives - une meilleure connaissance de la problématique d implémentation des référentiels dans les pratiques - une amélioration de la stratégie de production et de diffusion des référentiels au sein du réseau - la valorisation de la participation des médecins à travers l acquisition de crédits d EPP AG du 26 mars Page 11

12 7.3. Equipe Mobile de Recherche Clinique (EMRC) Activité 2007 Le réseau ONCOLOR, en tant que promoteur, a déposé un dossier de réponse à l appel à projets de l INCa du 8 nov 2006 pour la mise en place d une EMRC en Lorraine. L objectif du projet est d assurer un plus grand nombre d inclusions dans les essais cliniques en cancérologie, d apporter une aide aux investigateurs et de promouvoir en priorité les essais cliniques académiques du registre de l INCa. Ce projet, retenu par l INCa, est mené sous la coordination régionale du Pr T. Conroy. 11 établissements de santé y participent : CHR de Metz-Thionville, Hôpital Clinique Claude Bernard, Hôpital Belle-Isle, Hôpital Saint-André, Hôpital Sainte-Blandine, l Association ORACLE (Polyclinique Gentilly, Clinique Louis Pasteur, Polyclinique Majorelle), CH de Briey, CH Jean Monnet, CH de Saint-Dié. Le CAV est identifié comme gestionnaire des fonds. Un budget de 126 K a été alloué par l INCa pour le recrutement de 3 TRC auquel s ajoute le soutien de trois comités départementaux de La Ligue contre le Cancer au financement des équipements (ordinateurs et téléphones portables). Les structures d accueil des 3 TRC s engagent à mettre à disposition un bureau d accueil et à prendre en charge les frais de déplacements des TRC (année 1). Le réseau coordonne la mise en place du dispositif. Objectifs à atteindre : inclure 300 patients par an, transmettre un rapport d activité annuelle à l INCa. Un comité de pilotage a été constitué avec des représentants des directions hospitalières et des spécialistes médicaux de la région. Il définit l organisation du projet et assure sa déclinaison régionale. Afin d obtenir un plus grand nombre d inclusions, l activité sera concentrée dans un premier temps sur 6 localisations tumorales les plus fréquentes avec pour chacune un responsable médical : tumeurs digestives - Pr CONROY ; tumeurs urologiques - Dr ACHILLE ; cancer du sein - Dr LUPORSI ; cancers gynécologiques - Dr BECUWE ; cancers bronchiques -Dr PAILLOT ; tumeurs hématologiques de l adulte - Dr CHRISTIAN. Les responsables de localisation sont intégrés au comité de pilotage du projet. Le rôle des responsables de localisation a été défini comme suit : - améliorer la communication dans la région autour des protocoles de recherche clinique - Mettre tout en œuvre pour augmenter les inclusions dans les essais cliniques dans leur domaine d activité - Assurer les liens avec les associations régionales et les groupes de recherche correspondants - Participer si nécessaire à la formation des investigateurs - Valider les kits d inclusions fournis - Etre l interlocuteur privilégié des TRC - Intégrer les synopsis des études de phase II dans le référentiel Oncolor correspondant - Sensibiliser les investigateurs potentiels à la recherche clinique - Diffuser les documents d information émanant des groupes de recherche - Choisir les protocoles du registre de l INCa à lancer dans la région Lorraine - Planifier le lancement de ces essais thérapeutiques en région Lorraine - Préparer un diaporama présentant les essais thérapeutiques à présenter lors des RCP et autres réunions régionales Les fonctions des TRC sont : - d aider à la mise en place des essais - d assurer le lien avec le promoteur - de créer les outils de travail utiles à chaque essai - de participer activement au repérage des patients - de sensibiliser les investigateurs sur les essais - d aider à l inclusion des patients - de faciliter la réalisation des essais - d aider les investigateurs au remplissage des cahiers d observation - de contribuer à la notification des éléments indésirables graves AG du 26 mars Page 12

13 - d assurer le suivi et la clôture des essais - de produire un rapport de leur activité Programme 2008 Le recrutement des 3 TRC sera opéré par le CAV, le CHR de Metz-Thionville et le CHU de Nancy. Chaque TRC sera affecté sur deux des six localisations retenues pour l ensemble de la région Lorraine. Le comité de pilotage avec l aide des TRC procèdera au recensement et aux choix les protocoles à lancer dans la région lorraine, à l identification des investigateurs potentiels, au recueil des besoins en formation et à la promotion du dispositif au niveau des RCP et des réunions de CME des établissements participants qui le sollicitent. Une réunion régionale de lancement du projet EMRC aura lieu le 12 juin 2008 (reportée au 09 sept 2008) au CAV. Son objectif : présentation du projet et de l équipe, du portefeuille des essais cliniques, des bonnes pratiques cliniques et identification des futurs investigateurs. L évaluation du dispositif par l INCa repose sur les critères suivants : - Clarté de l organisation locale - Potentiel de recrutement : 100 patients / an / ETP - Possibilité d accueil et d encadrement des équipes - Engagement des acteurs régionaux - Caractère structurant pour la recherche clinique des projets inter-établissements - Production d un rapport d activité annuel contenant un compte d emploi des fonds alloués 8. Informations et questions diverses Le Pr Sommelet souligne qu il serait intéressant que la Lorraine puisse mutualiser ses moyens autour de deux thérapeutiques : cancérologie et onco-pédiatrie. Concernant l organisation de l Interface Ville / Hôpital, les médecins généralistes ne sont pas suffisamment formés en cancérologie ce qui crée un manque de confiance de la part des patients. L utilisation des outils de web-conférence au domicile du patient en liaison avec les équipes hospitalières pourrait peut être répondre à certains besoins. 9. Date de la prochaine Assemblée générale La prochaine Assemblée générale aura lieu le 26 mars 2009, de 17 30h à 20 h, amphithéâtre de la Maternité Régionale A. Pinard, à Nancy. La séance est levée à 20 h. Le Secrétaire Dr Ivan KRAKOWSKI Le Président Dr Yves KESSLER AG du 26 mars Page 13

14 Bilan Actif Passif au 31/12/2007 BILAN - ACTIF Exercice au 31/12/ /12/06 Valeur brute Amortiss. Valeur nette Valeur nette BILAN - PASSIF 31/12/ /12/2006 Immobilisations Fonds associatifs Concessions et droits similaires Report à nouveau Matériel bureau et informatique Résultat de l'exercice Autres créances Clients Subvention équipement Compte courant CAV pour Oncolor Cotisations Débiteurs divers Fonds dédiés/subv. fonctionnement Autres créances (Détails sur tableau des fonds dédiés) Produits à recevoir Provisions indem.retraite Trésorerie Autres dettes Valeurs mobilières de placement Agios Compte courant Caisse d'épargne Fournisseurs Livret A Caisse d'épargne Dettes sociales Compte courant Crédit Mutuel Charges à payer Frs - avances et acomptes Autres dettes Chèques à encaisser Intérêts courus à recevoir Charges constatées d'avance TOTAL ACTIF TOTAL PASSIF Annexe 1 du procès verbal de l Assemblée générale du 26 mars 2008

15 Compte de résultat au 31/12/2007 LES PRODUITS Les produits en % DOTATION ARH DE LORRAINE Charges de personnel Amortissement Référentiels Fonctionnement DOTATION DRDR Charges de personnel Chargés de projets - Etablissements 0 0 Système d'information Chargés de projets - Libéraux Fonctionnement DOTATION DISPOSITIF D'ANNONCE COTISATIONS 3% DRDR 26% FORMATION 2% SUBVENTIONS 12% REPRISES / FONDS DEDIES 4% AUTRES RESSOURCES 8% ARH 45% COTISATIONS DES MEMBRES Sites Hautement Spécialisés Sites Spécialisés Membres Associés Collèges 3 à ORGANISME DE FORMATION ARH 656 Les produits en K SUBVENTIONS DCC - INCa FNADT - Préfecture Télésanté- Conseil régional Etude référentiels - Conseil régional Assises - CR / INCa / Gd Nancy Guide - Ligue DRDR 376 SUBVENTIONS AUTRES RESSOURCES REPRISE SUR FONDS DEDIES DCC - INCa Télésanté - complément COTISATIONS FORMATION 178 FONDS DEDIES 114 AUTRES RESSOURCES Dons, libéralités Produits des activités annexes Produits financiers & exceptionnels Transfert de charges Annexe 1 du procès verbal de l Assemblée générale du 26 mars 2008

16 Compte de résultat au 31/12/2007 LES CHARGES FONCTIONNEMENT Les charges en % ACHATS Fournitures entretien & petit équipement 488 Fournitures formation Fournitures bureau Fournitures informatique Frais de photocopies AMORT & PROVISIONS 4% FONDS DEDIES 12% SERVICES EXTERIEURS Locations immobilières Primes d'assurances Etudes et recherches Colloques, séminaires Services extérieurs divers AUTRES CHARGES ET SERVICES EXTERIEURS Honoraires d'intermédiaires Déplacements, missions et réceptions Frais postaux et télécommunications Services extérieurs divers Publicité, publications, relations publiques Services bancaires Autres charges d'exploitation et financières AUTRES CHARGES DE GESTION COURANTE Redevances/concessions, brevets Divers 457 PERSONNEL 67% FONCTIONNEMENT 17% CHARGES FINANCIERES & EXCEPTIONNELLES Les charges en K CHARGES DE PERSONNEL MASSE SALARIALE Personnel médical Personnel non médical Personnel extérieur non médical Charges sociales et taxe sur les salaires Personnel 599 ACHATS D'ETUDES Etudes chargés de projets Etudes dispositif d'annonce Achats d'études et prestations DOTATIONS AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS Sur immobilisations Pour risques et charges Fonctionnement 153 Amort. Prov. 32 Fonds dédiés 109 ENGAGEMENTS A REALISER S/ SUBV. ATTRIBUEES Télésanté - Conseil régional Télésanté - complément INCa - DCC Annexe 1 du procès verbal de l Assemblée générale du 26 mars 2008

17 Compte de résultat simplifié de l activité de formation au 31/12/2007 LES CHARGES 2007 LES PRODUITS 2007 Achats stockés 251 Prestations formation Achat fournitures, services extérieurs Déplacements - réceptions Documentation ouvrages 244 Secrétariat formation Quote part frais structure Total charges Total produits Déficit Tableau de suivi des fonds dédiés Montant initial Fonds à engager au début de l'exercice (compte 194) Utilisation en cours de l'exercice (compte 7894) Engagements à réaliser/nouvelles ressources affectées (compte 6894) Fonds restants à engager en fin d'exercice (compte 194) Complément Télésanté , , , ,27 Conseil Régional - Télésanté , ,72 INCa - DCC , , , ,44 Personnel médical , ,00 TOTAL GENERAL , , , ,43 Télésanté (appel à projets Télésanté en Lorraine - Conseil régional) renommé LorrConf : optimiser le fonctionnement des réunions de concertation pluridisciplinaire en facilitant les échanges à distance entre professionnels de santé concernés par le fonctionnement ou la saisine des RCP par des outils de web-conférences et de visioconférences. Projet sur deux ans ( ). Coût total Conseil régional : montant de la dépense subventionnable Subvention allouée : par convention du 25 janvier er versement le 24/04/07. Dépenses engagées en ,28. Ressources affectées en fonds dédiés au 31/12/ ,72. Complément Télésanté : dépenses engagées sur ,37. Fonds restants en fin d'exercice ,27 Dossier Communicant en Cancérologie (appel à projets de l'inca sur la mise en place du DCC au sein des réseaux régionaux de cancérologie). Montant du projet Convention du 11/06/06. Subvention allouée er versement le 02/10/06. Dépenses engagées en ,07. 2ème versement le 23/10/07. Dépenses engagées en ,49. Fonds restants en fin d'exercice ,44. Personnel médical : renforcement de l'équipe permanente de coordination du réseau Annexe 1 du procès verbal de l Assemblée générale du 26 mars 2008