INSCRIPTION DES CONCURRENTS VIA LE WEB FFS

Transcription

1 INSCRIPTION DES CONCURRENTS VIA LE WEB FFS J ai le logiciel de course FFSSKI : Je souhaite créer un compte page 1 Je souhaite déposer une course page 3 Je souhaite inscrire des coureurs page 5 Je n ai pas le logiciel de course FFSSKI : Je souhaite créer un compte page 6 Je souhaite inscrire des coureurs page 7

2 UTILISATION DU WEB-FFS SUR FFSSKI (Dépôt des épreuves et inscription des concurrents) 1 Création d un compte depuis FFSSKI : A partir de la page d accueil du logiciel de course FFSSKI soit vous cliquez sur : - Le bandeau du haut sur cet icône «idendification Web» - Le bandeau du bas sur «Aucune identification WEB» puis sur «Connexion WEB FFS» - Le menu général FFS ««idendification Web» La fenêtre suivante apparaîtra. XXX@XX.XX Le message suivant apparaitra : Saisir votre puis cliquer sur «Créer ou Modifier un Compte». Votre compte une fois activé sera associé à une clé (code à chiffre lié au poste) qui apparaitra sur cette fenêtre lors de votre 1 ère connexion. Vous n aurez donc pas besoin de renseigner le mot de passe pour vous connecter si vous êtes sur le poste où vous avez créé votre compte. Si vous souhaitez vous connecter au WEB FFS (via FFSSKI) depuis un autre poste avec votre identifiant ( ) vous devrez réactiver votre compte en cliquant sur «Créer ou Modifier un Compte» Une nouvelle clé sera associée à votre compte. A faire de même quand vous reviendrez sur votre poste afin de réassocier votre 1 ère clé à votre compte NB : La clé (liée au poste), est associée à votre (identifiant) elle vous sera demandée en tant que mot de passe si vous souhaitez effectuer des inscriptions depuis internet. NE PAS FERMER FFSSKI SANS AVOIR CONFIRME L ACTIVATION DE VOTRE COMPTE. XXX@XX.XX Modèle du mail que vous allez recevoir dont l objet sera «Confirmation du compte pour les Inscriptions aux Courses FFS» : Pour activer votre compte vous cliquez sur le lien présent dans le corps du mail et une page internet va s ouvrir. Veuillez renseigner tous les champs qui vous sont demandés. Voir page suivante : Fiche de renseignement «Confirmation du Compte»

3 2 Concernant le choix du club on vous demandera de saisir les premières lettres du «NOM COURT» de votre club et de le sélectionner parmi la liste des clubs qui vous sont proposés. Cliquer sur «Confirmation» votre compte a été validé. IMPORTANT : Revenez sur le logiciel de course (fenêtre «Identification FFS») puis cliquez sur «Connexion» xxx@xx.xx xxxxxxxxx La clé liée à votre poste s est affichée. Conservez là avec vous elle vous sera demandée si vous souhaitez effectuer des inscriptions via un autre outil qui a un accès internet. Si votre suivi du numéro du club auquel vous êtes associé apparaît en pied de page vous êtes connecté au WEB FFS. XXX@XX.XX (xxxxx) NB : Par défaut votre compte a été associé au profil «CLUB» et au club renseigné lors de la création. Vous pourrez déposer des courses sur le WEB F.F.S en tant qu organisateur et/ou inscrire des coureurs, du club auquel vous êtes associé. Dans le cas contraire on vous indiquera que vos droits sont insuffisants.

4 UTILISATION DU WEB FFS EN TANT QU ORGANISATEUR DE COURSES (depuis FFSSKI) 3 1- Mise à disposition de la course sur le WEB FFS par le club organisateur : (Le club renseigné dans le paramètre de votre épreuve doit être celui auquel votre compte utilisateur du WEB FFS est associé.) Le Club (organisateur) auquel vous êtes associé vous donne la possibilité de transférer vos épreuves se trouvant sur votre poste (FFSSKI base locale) dans la rubrique Inscriptions du Web FFS et ce, à la date de votre choix. Si vous souhaitez un accès plus étendu vous contacterez votre responsable du comité. Ces épreuves auront pour origine soit le calendrier (F7) soit une création manuelle sur la base locale. Interface Base Locale : Connectez vous au Web F.F.S. pour effectuer le transfert de la course. (1) Passage de la course sur le WEB FFS Sélectionnez l épreuve puis bouton droit de la souris cliquez sur «Copier Course locale vers Web F.F.S.» (1) Assurez-vous de la conformité des paramètres de la course et notamment de l ASSOCIER A LA DERNIERE LISTE DE POINTS EN VIGUEUR. Interface WEB F.F.S. : A ce stade en tant qu organisateur vous aurez accès aux onglets Suppression, Paramètres, Concurrents et Sortie. NB : La suppression d une épreuve ne sera possible que si la course est clôturée. Dans le cas contraire elle sera automatiquement retirée 72 heures après la date de l épreuve Veillez à la position de l indicateur d «information Inscription» : Décoché : la course est ouverte aux inscriptions des coureurs Coché : la course est fermée. Les inscriptions des coureurs ne seront plus possible.

5 4 Les Clubs extérieurs qui se connecteront au Web F.F.S. auront accès uniquement à l onglet «Concurrents». Ils pourront ainsi visualiser, inscrire et supprimer uniquement les coureurs de leur club tant que la course est ouverte. Inscription des Concurrents : (page suivante) 2- Prise en compte des inscriptions : Dés lors que les inscriptions seront closes (en général 48 h avant l épreuve) l organisateur cochera l indicateur d activation des inscriptions (Voir page précédente) afin qu il passe sur la position «Inscription Fermée». La course peut alors être transférée en base locale pour le traitement final : WEB F.F.S. Ce transfert s accompagne de la création d un nouveau numéro de course sur la base locale, il n y a pas effacement de la course «origine». Base locale Le traitement de cette nouvelle course se fait de façon traditionnelle, bien penser cependant à la mise à jour des données du paramètre de la course (entête,etc ) de la gestion des concurrents (vérification des licences en ligne, Outils (Mise à jour totale), etc.) 3 - Connaissance de l origine des actions effectuées sur le WEB F.F.S. : Il peut être necessaire de connaitre l origine des actions effectuées sur le WEB (inscriptions/suppressions de coureurs). Depuis le WEB F.F.S. dans la rubrique «Concurrents» de votre épreuve, sélectionnez un concurrent puis clic droit de la souris «Journal Inscription Individuel» (voir ci-après les informations que vous trouverez) Si vous sélectionnez «Journal Inscription Global» vous aurez le journal complet de toutes les actions effectuées. Fenêtre des concurrents : Journal d inscription individuel depuis le WEB F.F.S.

6 INSCRIPTION DES CONCURRENTS VIA LE WEB FFS depuis FFSSKI 5 Toutes les activités FFS et FIS sont ouvertes aux inscriptions via le WEB FFS. Ces inscriptions seront dépendantes du «profil» qui vous a été attribué lors de la création de votre compte. Vous pourrez inscrire et ne seront visibles que les coureurs du club auquel vous êtes associé. Si vous souhaitez un accès plus étendu vous contacterez votre responsable régional. Tant que la course n a pas été clôturée par l organisateur vous pourrez ajouter et/ou supprimer des coureurs Profil «CLUB» : Le titulaire d un compte profil CLUB dûment autorisé, ne pourra inscrire que les coureurs de son propre Club, une tentative infructueuse provoquera l affichage suivant : 1 Inscription individuelle des concurrents sur le WEB FFS Vous n êtes pas organisateur de la course vous aurez uniquement accès à l onglet «Concurrents». Dans la fenêtre des «Concurrents» vous pourrez inscrire et ne seront visibles que les coureurs du club auquel vous êtes associé. L inscription des concurrents de différentes origines s effectue de la même manière et avec les mêmes données que vous pouvez trouver sur la base locale du logiciel de course FFSSKI (fichier des licenciés «FFS» déposé tous les vendredis et internationaux mis à jour à partir de la dernière liste en vigueur). La vérification des licences fédérales en ligne est à faire régulièrement à partir de la fenêtre des concurrents. 2 Inscrire une liste de coureurs de la base locale vers une course du WEB F.F.S Les concurrents pourront être inscrits individuellement ou en bloc par transfert d une liste de coureurs préalablement crée et/ou provenant d une épreuve de la base locale. Noter le numéro de la course présente sur le WEB F.F.S, il vous sera demandé pour transférer les coureurs. Sélectionner les coureurs de votre base locale, clic droit de la souris «Transfert des concurrents vers le WEB F.F.S.». NB : Une alerte signalera les inscriptions existantes sur une autre épreuve à la même date Si vous n arrivez pas à inscrire des coureurs soit l organisateur a clôturé la course soit il n a pas associé de liste de points à la compétition.

7 6 UTILISATION DU WEB-FFS DEPUIS INTERNET (Inscription des concurrents à une épreuve) Cet accès internet a été mis en place afin de permettre à un responsable de club ou de comité qui n a pas accès à FFSSKI ou qui ne possède pas le logiciel de course FFSSKI d inscrire des coureurs à une épreuve depuis n importe quel outil possédant un accès internet. Cet utilisateur pourra inscrire uniquement les coureurs de son club sauf autorisation spéciale. IMPORTANT : Les inscriptions depuis internet sont limitées. Il ne sera possible d inscrire que des coureurs présents au fichier des licenciés (code = «FFS» pour les courses fédérales, «FIS» pour les courses internationales alpines, «ISB» pour les courses internationales Snowboard, etc). Création du compte : Vous avez créé un compte depuis FFSSKI les codes d accès seront les mêmes (votre et votre clé qui fait office de mot de passe) dans le cas contraire il faudra demander à votre responsable régional (Président du BTR) de vous créer un compte. Une fois votre compte créé vous vous rendrez à l adresse suivante où il vous sera demandé votre et votre mot de passe ou clé : Adresse d accès internet à l inscription des concurrents : Une fois connectée vous pourrez choisir parmi les courses déposées par les organisateurs celle pour laquelle vous souhaitez inscrire des concurrents en cliquant sur le Numéro de la course. Colonne «état» : Le symbole est vert la course est ouverte, cliquer sur le numéro de la course pour accéder à la fiche d inscription. Le symbole représente un cadenas les inscriptions sont clôturées.

8 7 FICHE D INSCRIPTION DES CONCURRENTS depuis Internet : Ces inscriptions seront dépendantes du «profil» qui vous a été attribué lors de la création de votre compte. Vous pourrez inscrire et ne seront visibles que les coureurs du club auquel vous êtes associé Si vous souhaitez un accès plus étendu vous contacterez votre responsable du comité. Origine : Seuls les coureurs licenciés présents dans le fichier des coureurs dont le code est «FFS» pour les épreuves fédérales ou «FIS» pour les épreuves internationales alpines, etc, peuvent être inscrits. La recherche du licencié est possible à partir du nom (1) ou du numéro du licencié présent au fichier des licenciés «FFS» déposé tous les vendredis ou internationaux mis à jour à partir de la dernière liste en vigueur. (1) Recherche à partir des 1 er caractères du nom «RIC» ou du nom et prénom : exemple : «RIC,PA» Cliquez sur le nom proposé dans le menu déroulant puis «Ajouter» le coureur sera enregistré dans la liste des participants. Tant que l organisateur n a pas clôturé la course vous pourrez ajouter et/ou supprimer des coureurs.