2. Créer la structure de classement et ouvrir les dossiers

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1 Guide de gestin des dcuments et des archives pur les cmmunes valaisannes Versin Créer la structure de classement et uvrir les dssiers Pur puvir retruver les dcuments et cmprendre les activités dnt ils témignent, il faut les rdnner dans une structure de classement, dnt l unité fndamentale est le dssier. En plus de faciliter leur cmpréhensin, la réunin de dcuments dans un dssier permet de cntrôler plus aisément leurs délais de cnservatin, le suivi de leurs déplacements ainsi que leur utilisatin Etablir un plan de classement des dssiers Créer le plan de classement Afin de gérer crrectement les dcuments et les dssiers qui les cntiennent, le premier réflexe est d établir une structure permettant de les classer : c'est le plan de classement. Ce dernier est structuré hiérarchiquement en séries 1. Il reflète les activités de la cmmune et, de fait, les différents ensembles de dcuments prduits et reçus par l'administratin cmmunale dans l'exercice de ses tâches. Exemple de structure de plan de classement : 1 Sécurité publique > Série 1.6 Feu > Sus-série Plice du feu, chargés de sécurité > Sus-sus-série Sapeurs-pmpiers > Sus-sus-série 2 Pur élabrer un plan de classement prpre à chaque administratin cmmunale, ce guide furnit un mdèle de départ sus la frme du cadre de classement. Ce dernier prpse une structure générale, frtement inspirée du Mdèle cmptable harmnisé (MCH1) bien cnnu dans les cmmunes. 1 La série, respectivement la sus-série, est un ensemble rganique de dcuments u de dssiers maintenus grupés parce qu ils se rapprtent à une même fnctin u activité, u parce qu ils revêtent une même frme. Chapitre 2 page 1

2 Guide de gestin des dcuments et des archives pur les cmmunes valaisannes Versin 1.1 Le cadre de classement dit être adapté et cmplété afin de créer un plan de classement prpre à chaque administratin, en fnctin de sa cmplexité et de ses besins. Ainsi, certaines administratins n utilisernt pas tutes les rubriques prpsées, alrs que d autres devrnt en ajuter de nuvelles. Afin de cller au plus près à la réalité et de créer un plan de classement exhaustif et fiable, deux apprches cmplémentaires snt nécessaires : Relever, de manière systématique, l ensemble des dssiers existant au sein de l administratin à l aide de la liste de recensement de la prductin dcumentaire prpsée dans ce guide, en n ubliant pas les dssiers électrniques, afin d avir une vue d ensemble des dssiers traités au sein de la cmmune. Analyser et décrire les prcessus de travail en vérifiant les infrmatins directement avec les cllabrateurs cncernés. Les infrmatins relevées peuvent ensuite être cnsignées dans des prcédures de gestin des dcuments (vir chapitre 3) qui cmplètent le plan de classement Valider et réviser le plan de classement Une fis établi, le plan de classement dit être validé par l autrité cmmunale, puis diffusé auprès de tus les cllabrateurs afin de servir de référence pur la cnstitutin de leurs dssiers. Pur les dssiers électrniques, l arbrescence est cnstruite à l identique sur le disque partagé u dans les utils électrniques cmmuns afin que tut le mnde puisse y dépser ses dcuments. Une fis validé, il ne dit nrmalement pas être mdifié, mais dit être péridiquement révisé pur faire face aux éventuelles mdificatins dans l rganisatin, dans les attributins de la cmmune u dans les mdes de travail des cllabrateurs. Pur ce faire, une persnne respnsable de la mise à jur du plan dit être nmmée afin d'éviter les dévelppements nn cntrôlés de la structure, ce qui est particulièrement imprtant dans le cas d'une arbrescence infrmatique. L'étape suivante cnsiste à ajuter, sur la structure de classement, des règles de cnservatin des dssiers, pur créer un référentiel de classement et de gestin, cmme présenté en détail dans le chapitre 4. Dans la pratique, il est suvent plus judicieux de créer le référentiel directement après avir validé le plan de classement; les règles snt ainsi fixées et cnnues de tus dès l uverture des dssiers Cnstituer des dssiers Le dssier est le regrupement lgique de l ensemble des dcuments et des dnnées prduits u reçus dans la cnduite d une activité u le traitement d une affaire. Intégrer des dcuments dans un dssier permet de : lier les dcuments relatifs à une même affaire, de srte à en avir une visin cmplète et fiable ; les intégrer dans un plan de classement pur les retruver plus facilement ; gérer efficacement leur stckage et leur éliminatin, en attribuant des durées de cnservatin aux dssiers ; rendre le savir explicite : en intégrant les dcuments aux dssiers dnt l existence et l emplacement snt cnnus, n permet le remplacement d un cllabrateur en cas de besin. L uverture d un dssier cïncide avec le début d une affaire, sa clôture avec sn terme. Au curs de cette affaire, des dcuments snt prduits u reçus, puis versés au dssier. Chapitre 2 page 2

3 Guide de gestin des dcuments et des archives pur les cmmunes valaisannes Versin 1.1 Par exemple, dans le cas du traitement d une demande de renseignement, le prcessus de cnstitutin du dssier purrait être mdélisé cmme suit : Fig Exemple de cnstitutin d un dssier Lrsqu un dssier cntient de nmbreux dcuments, il peut être nécessaire de créer des subdivisins. Celles-ci snt de deux types et reflètent sit une subdivisin lgique (par partie de l affaire, par sujet, par année, etc.), sit une subdivisin physique (seln la taille u le nmbre de dcuments). On parle dans le premier cas de «sus-dssiers» et dans le secnd de «vlumes». Par exemple, le dssier persnnel d un cllabrateur peut cmprendre plusieurs sus-dssiers : Dssier papier : Dssier électrnique : Fig. 2.2 Sus-dssiers à l intérieur du dssier persnnel d un cllabrateur X Chapitre 2 page 3

4 Guide de gestin des dcuments et des archives pur les cmmunes valaisannes Versin 1.1 Les vlumes, quant à eux, permettent simplement une meilleure maniabilité du dssier. On décide de leur taille en fnctin des cntenants utilisés (furres, classeurs, etc.), seln la quantité ptimale de dcuments qu ils peuvent héberger. Ces subdivisins physiques snt utilisées pur les dssiers papier. Dans ce cas, c est la taille maximale des furres (x cm) qui définit les différents vlumes au sein du dssier. Certains dssiers, par exemple ceux des relatins avec des partenaires extérieurs, dcumentent une activité cntinue. On peut les subdiviser en vlumes : Fig. 2.3 Vlumes à l intérieur du dssier des relatins avec une assciatin X 2.3. Créer et uvrir des dssiers L uverture des dssiers (u des sus-dssiers et vlumes) dit se faire seln les besins prpres aux affaires et activités cncernées. Seln l rganisatin de l administratin cmmunale, cette respnsabilité peut être plus u mins centralisée et cntrôlée, mais, dans tus les cas, des règles minimales divent être fixées afin de : tujurs respecter la structure, la numértatin et la nmenclature du plan de classement lrs de la créatin d un nuveau dssier, sus-dssier u vlume ; définir au mieux les respnsabilités de l uverture et de la tenue des dssiers, en les frmalisant, par exemple, dans des prcédures de gestin des dcuments. Ces règles snt d autant plus imprtantes dans le cas des arbrescences électrniques, dans lesquelles la créatin, la mdificatin et la suppressin de dssiers snt très simples. Afin de cntrôler cela, n peut aussi intrduire des blcages techniques pur la créatin, la mdificatin u la suppressin de dssiers et limiter ces pssibilités à certains utilisateurs uniquement. Lrs de l uverture des dssiers, il est également imprtant que certaines infrmatins sient cnsignées afin d en faciliter la gestin future : le numér de classement du dssier (issu du plan de classement), puvant être cmplété au besin par un numér de dssier qui individualise chaque dssier au sein d'une série ; l'intitulé, résumant le cntenu de manière claire ; les dates extrêmes, cmplétées lrs de la clôture du dssier ; au besin, la mentin du créateur du dssier (unité u dicastère). Chapitre 2 page 4

5 Guide de gestin des dcuments et des archives pur les cmmunes valaisannes Versin 1.1 Pur les dssiers papier, ces infrmatins snt ntées directement sur une étiquette standard à créer au mment de l uverture et adaptée à l ensemble du matériel utilisé (classeurs, dssiers suspendus, etc.). Pur les dssiers électrniques, les mêmes règles de nmmage snt appliquées et les infrmatins nécessaires peuvent être cnsignées sus frme de «métadnnées». Métadnnées Les métadnnées snt des infrmatins relatives à un dssier, à un dcument u à une dnnée, qui renseignent sur sn cntenu, sa structure et sn cntexte. Elles snt essentielles à la gestin électrnique des dcuments. Les métadnnées peuvent être : descriptives : elles servent à décrire le dcument et sn cntenu (ex. : nm de l auteur, date de créatin, intitulé, etc.) ; techniques : elles servent à décrire les caractéristiques techniques du dcument (ex. : frmat de fichier, taille, versin du lgiciel, etc.) ; administratives : elles servent à renseigner sur l utilisatin administrative du dcument (ex. : drits d accès, durée de cnservatin, srt final, etc.). Assciées au dssier u au dcument au mment de sa créatin, certaines métadnnées administratives cntiennent des cnsignes cncernant sa gestin future (par exemple, sn éliminatin u sn archivage). Une fis le dssier u le dcument en questin éliminé u archivé, c est également sus frme de métadnnées qu une trace de ces actins peut être cnservée. Il faut nn seulement «capturer» u enregistrer les métadnnées en même temps que les dcuments, au mment de leur intégratin dans un dssier, mais aussi maintenir le lien qui les unit tut au lng du cycle de vie pur puvir garantir l authenticité, la fiabilité, l intégrité et l explitabilité des dcuments. A nter que la gestin des dcuments papier repse également sur l enregistrement de métadnnées, mais de manière manuelle (par exemple sur l étiquette d un dssier), alrs que l infrmatique permet d autmatiser en grande partie leur réclte et leur traitement Organiser le suivi des dssiers Seln la manière de travailler de l'administratin, il peut être utile de dévelpper des utils permettant de suivre le traitement des dssiers. La cmplexité de tels utils peut être plus u mins grande, allant de simples listes remplies manuellement à des systèmes de suivi électrniques largement autmatisés. Le suivi peut également être centralisé en un seul pint (par exemple le secrétariat cmmunal) u prpre à chaque dicastère u unité. Dans le cas ù l n suhaiterait établir un util de ce type, l'exemple de registre des dssiers prpsé dans ce guide furnit un mdèle très simple de ce à qui purrait ressembler un système bâti à l aide d un tableur. Indépendamment de sa frme, ce mdèle prpse des métadnnées descriptives et administratives qui snt utiles afin de cncevir et de paramétrer n imprte quel util de suivi papier u électrnique. Chapitre 2 page 5

6 Guide de gestin des dcuments et des archives pur les cmmunes valaisannes Versin 1.1 Dcuments-ressurces Cadre de classement Exemple de registre des dssiers Liste de recensement de la prductin dcumentaire Mdèle de prcédure de gestin des dcuments Mdèle de référentiel de classement et de gestin Chapitre 2 page 6