Manuel d utilisation. de la nouvelle version du programme Catalyse

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1 Manuel d utilisation de la nouvelle version du programme Catalyse Version 0.0- Mars 2017

2 Table des matières 1. Introduction sur la nouvelle version Catalyse Demander la création d un compte Catalyse... 3 a. Accéder au formulaire de demande de création de compte... 3 b. Processus de la création de compte... 4 Faculté SV... 4 Hors faculté SV Prérequis d utilisation... 5 a. Navigateurs internet recommandés... 5 b. Version de navigateur supportée... 6 c. Fonds Accred... 6 d. Centre de coût SciQuest... 6 e. Validateur par défaut... 7 f. Rappel sur les articles soumis à autorisation Passer une commande pour des articles SciQuest... 8 a. Accéder à SciQuest ERM... 8 b. Rechercher votre article... 8 c. Ajouter l article au panier... 9 d. Terminer le processus de création du panier SciQuest ERM... 9 e. Renseigner son fonds f. Soumettre sa demande d achat pour validation g. Valider sa demande d achat selon le registre des signatures h. Générer la commande i. Envoyer la commande au fournisseur Passer une commande pour un article hors catalogue (sourcing) Autres fonctions disponibles a. Contacter le fournisseur b. Validation en masse des commandes c. Annuler une demande d achats d. Annuler une commande

3 1. Introduction sur la nouvelle version Catalyse Catalyse est un programme EPFL qui vous permet de passer des commandes pour des produits biologiques et chimiques et consommables de laboratoire à destination de l ensemble des laboratoires de la faculté Sciences de la Vie. Catalyse est composée de deux applications : - Ivalua : le point d entrée pour l utilisateur et gère le processus de commande. - SciQuest ERM : l outil regroupant l ensemble des catalogues de produits biologiques et chimiques et consommables de laboratoire pour lesquels vous pouvez passer commande. Avec le déploiement du 21 mars, seule l utilisation de l application Ivalua évolue. L application SciQuest ERM elle ne change pas mais vous fera gagner en confort d utilisation. 2. Demander la création d un compte Catalyse a. Accéder au formulaire de demande de création de compte Si vous ne disposez pas de compte Catalyse, vous pouvez en faire la demande simplement via un formulaire à renseigner. Le formulaire se trouve sur le Portail Sésame, onglet «Catalyse». Attention vous devez avoir des accès au portail Sésame pour pouvoir y accéder. Si vous ne disposez pas d accès au Portail Sesame, rendez-vous sur le site Catalyse et consultez la première question de la FAQ. 3

4 b. Processus de la création de compte Faculté SV Le processus de demande de création de compte Catalyse pour les utilisateurs issus de la faculté SV est le suivant : 1. Le demandeur accède au formulaire de création de compte via le Portail Sésame ou le site Catalyse et clique sur le formulaire correspondant à la faculté SV. Cf. paragraphe précédent 2. Le demandeur remplit les champs et clique sur le bouton «Send» pour envoyer le formulaire 3. La demande est envoyée automatiquement au responsable finance désigné : Sophie Viscolo 4. Le responsable finance reçoit la demande par et la contrôle 5. Si la demande est approuvée par le responsable finance, il transfère simplement le mail à catalyse.support@epfl.ch Si la demande est refusée, le responsable finance envoie un mail au demandeur pour lui indiquer le refus 6. Un ticket est ouvert dès réception de la demande au Support Catalyse qui créé le compte Catalyse et le communique au demandeur. Hors faculté SV Le processus de demande de création de compte Catalyse pour les utilisateurs ne faisant pas partie de la faculté SV mais tout de même autorisés à passer commande auprès du magasin SV est le suivant : 4

5 1. Le demandeur accède au formulaire de création de compte via le Portail Sésame ou le site Catalyse et clique sur le formulaire correspondant aux demandes hors facultés SV. Cf. paragraphe 2. a. 2. Le demandeur remplit les champs et clique sur le bouton «Send» pour envoyer le formulaire. 3. La demande est envoyée automatiquement au support Catalyse qui renvoit la demande vers le responsable d unité associé au demandeur. 4. Le responsable d unité reçoit la demande par et la contrôle 5. Si la demande est approuvée par le responsable d unité, il transfère simplement le mail à catalyse.support@epfl.ch Si la demande est refusée, le responsable d unité envoie un mail au demandeur pour lui indiquer le refus. 3. Prérequis d utilisation a. Navigateurs internet recommandés Afin de faciliter votre navigation dans la nouvelle version du programme Catalyse, nous vous conseillons d utiliser les navigateurs internet suivants : - Google Chrome - Internet Explorer - Safari Vous pouvez également utiliser le navigateur internet Mozilla Firefox. Pour cela, il vous faudra autoriser les fenêtres pop-up pour le site en question. Concrètement, lorsque vous utilisez Catalyse pour la première fois, Mozilla Firefox vous demandera si vous souhaitez autoriser les fenêtres pop-up sur le site, cliquez «Toujours autoriser». 5

6 b. Version de navigateur supportée Pour éviter tout désagrément pendant le passage de commandes d achats, vérifiez que vous êtes bien sur l un des navigateurs internet suivants : Système d exploitation Windows 7 Windows 8 Windows 10 Windows 10 Mac OSX Navigateur supporté Internet Explorer (IE) 11 Firefox dernière version mise à jour automatique Chrome dernière version mise à jour automatique Edge Firefox dernière version mise à jour automatique Safari dernière version mise à jour automatique c. Fonds Accred Avant de passer une commande dans la nouvelle version Catalyse, vous devez vous assurer d être accrédité sur le fonds de votre laboratoire (registre des signatures EPFL) et d avoir les droits nécessaires : droit à 0CHF, 5 000CHF ou CHF. Un droit à 0CHF vous permet de faire un panier d achats et de le soumettre à approbation à une personne de votre laboratoire ayant un droit supérieur au votre (ex : CHF ou CHF). Un droit à 5 000CHF vous permet de faire un panier d achats d un montant maximum à CHF. Si votre panier d achats dépasse les CHF, il sera soumis à validation à une personne de votre laboratoire ayant des droits supérieurs (50 000CHF). Un droit à CHF vous permet de faire un panier d achats d un montant maximum à CHF. Pour obtenir une accréditation Accred et un droit du registre des signatures EPFL, vous devez vous adresser à votre gestionnaire d unité. Sans cette accréditation et ce droit du registre des signatures il vous sera impossible de passer une commande dans Catalyse. d. Centre de coût SciQuest Lorsque vous réaliserez votre premier panier d achat dans SciQuest, vérifiez que le centre de coût affiché est bien celui de votre laboratoire. 6

7 e. Validateur par défaut Lorsque votre demande d achats devra être validée, une notification sera envoyée à toutes les personnes de votre laboratoire ayant des droits suffisants. Afin de ne pas polluer inutilement l ensemble de vos collaborateurs, nous vous recommandons vivement de renseigner dans vos préférences utilisateurs un validateur par défaut. Ce validateur doit être accrédité sur les même fonds que vous et avoir un droit du registre des signatures supérieur aux vôtres. Pour renseigner un validateur par défaut, cliquez sur votre nom en haut à gauche de l écran d accueil, cliquez ensuite sur «My account» puis renseigner le nom de votre validateur dans le champ «Person to notify» et cliquez sur «Save». f. Rappel sur les articles soumis à autorisation Dans Catalyse, certains articles biologiques ou chimiques sont soumis à autorisation, c est le DSPS qui est chargé de contrôler l achat de ce type d article. Si l article commandé fait partie d une liste de régulation, vous devrez saisir un code d autorisation dans le bloc «Safety Data». Lorsque vous devrez saisir ce code, un message d alerte vous indiquera de renseigner ce champ. Pour obtenir un code d autorisation, vous devez contacter le DSPS. Un code personnel vous sera attribué sur une durée limitée, ce code ne sera valable que pour une molécule identifiée. 7

8 4. Passer une commande pour des articles SciQuest a. Accéder à SciQuest ERM Pour créer votre panier d achat, connectez-vous à Catalyse via le lien suivant : et cliquez sur l icône de la page d accueil indiquée ci-dessous : b. Rechercher votre article Cliquer sur le bouton «Source Search» présent sur la page d accueil cf. capture d écran ci-dessus. Renseignez ensuite dans la barre de recherche les mots clés concernant l article puis cliquez sur le bouton «Search» et sélectionnez le canal de recherche désiré. Pour en savoir plus sur les différents canaux de recherche présents dans SciQuest ERM9, consultez la documentation SciQuest présente sur le site Catalyse : 8

9 c. Ajouter l article au panier Une fois le résultat de la recherche affiché, ajoutez l article désiré dans le panier en cliquant sur l icône d. Terminer le processus de création du panier SciQuest ERM Pour terminer la création de votre panier, cliquer sur le bouton «Proceed To Checkout» Cliquez ensuite sur le bouton «Return to Purchasing» pour que le panier se créé dans Ivalua et ainsi continuer le processus de commande. 9

10 e. Renseigner son fonds Imputez le fonds de votre laboratoire sur les lignes d articles de votre demande d achats. Vous devez renseigner le fonds pour chaque article. Attention, une demande d achat ne doit comporter qu un seul fond. Vous ne pouvez pas mettre un fonds sur un article et un fonds différents sur un autre article. Vous avez deux possibilités pour imputer un fonds. La manière la plus rapide est d imputer en masse. Cela vous évite d ouvrir chaque ligne d article. Pour cela, vous devez d abord cocher toutes les lignes d article, cliquer sur le bouton «Edit Lines» puis sélectionner votre fonds dans le champ «Funds» et enfin cliquer sur le bouton «Save and Close» comme illustré ci-dessous L autre manière d imputer un fonds est d ouvrir chaque ligne d article en cliquant sur l icône crayon au niveau de la ligne de l article et d imputer votre fonds dans la partie «Cost Allocation Information» puis cliquer sur «Save and close» comme illustré ci-dessous. 10

11 Si vous avez plusieurs articles dans votre demande d achats, il faudra réitérer cette opération pour tous les articles. 1 2 f. Soumettre sa demande d achat pour validation Cliquez sur le bouton «Submit for Approval» pour envoyer votre demande d achat à validation. 11

12 g. Valider sa demande d achat selon le registre des signatures Votre demande a été envoyée pour validation (étape «Request Approval» dans le workflow). Si vous n avez pas les droits nécessaires à sa validation (cf. paragraphe 3.c Fonds Accred), une notification sera envoyée à votre validateur par défaut (personne que vous avez ajouté dans vos préférences utilisateurs, cf. paragraphe 3.e). Dans le cas où n avez pas renseigné de validateur une notification sera envoyée à toutes les personnes de votre laboratoire ayant des droits suffisants pour valider votre demande d achat. Si vous avez les droits nécessaires, vous pourrez valider vous-même votre demande d achats. Pour valider la demande d achats, cliquez simplement sur le bouton «Validate» Pour les demandes d achats supérieures à 5 000CHF, une deuxième validation sera nécessaire. Le validateur a aussi la possibilité de rejeter la demande d achats en cliquant sur le bouton «Reject». En tant que demandeur vous recevrez une notification vous indiquant le nom de la personne ayant rejeté la demande ainsi que le motif du refus. Validez avec votre smartphone : Vous pouvez aussi valider une réquisition par téléphone. Il vous suffit de cliquer sur le lien présent dans la notification reçue dans votre boîte mail et, une fois redirigé vers le programme, de cliquer sur le bouton «Validate». h. Générer la commande Une fois la demande d achats validée, dans le cas où vous n êtes pas validateur de la demande d achats, vous devrez générer la commande en cliquant sur le bouton sur «Place a purchase order». 12

13 i. Envoyer la commande au fournisseur Dans la nouvelle version Catalyse, le demandeur est responsable de l envoi de la commande au fournisseur. Vous pouvez envoyer la commande au fournisseur de manière automatique en cliquant sur le bouton «Send to supplier» terminant ainsi le processus de commande. Vous pouvez aussi envoyer votre commande manuellement, vous permettant ainsi de transmettre des consignes précises au fournisseur. Pour cela, sur le même écran ci-dessus, décochez la case «Send PO automatically» et cliquez sur le bouton «Send to supplier». Un deuxième écran apparaît, cliquez sur le bouton « supplier» pour ouvrir la fenêtre mail. Vous pouvez alors modifier à votre convenance le message du mail pour y faire apparaître vos commentaires. Une fois votre rédaction terminée, cliquez sur le bouton «Send and close» et enfin sur le bouton «Validate». Votre commande est alors envoyée, le processus de commande est terminé. 13

14 5. Passer une commande pour un article hors catalogue (sourcing) Avec la nouvelle version Catalyse, vous pouvez toujours passer une commande pour un article hors catalogue. Pour cela, cliquer sur l onglet «Procurement» puis «Create Requisition». Remplissez les champs de la demande et n oubliez pas de renseigner le fonds de votre laboratoire. Le processus de commande est exactement le même que pour une commande d article SciQuest. (Cf. Paragraphe 4) 6. Autres fonctions disponibles a. Contacter le fournisseur Désormais vous avez la possibilité de contacter directement le fournisseur via le bouton « supplier». En cliquant sur le bouton, une fenêtre mail s ouvre que vous pouvez modifier au besoin pour indiquer des précisions au fournisseur. Ce bouton apparaît, dès que votre commande est envoyée au fournisseur (et dans le cas où vous n avez pas envoyé votre commande manuellement cf. Paragraphe 4. i.) 14

15 b. Validation en masse des commandes Afin de faciliter l envoi des commandes au fournisseur, une nouvelle fonctionnalité d envoi en masse a été mise en place dans la nouvelle version Catalyse. Elle vous sera utile par exemple dans le cas où votre demande d achats génère plusieurs commandes pour différents fournisseurs. Pour envoyer vos commandes en masse, c est-à-dire un envoi de plusieurs commandes en une seule fois, cliquez sur l onglet «Workflow» de votre demande d achats et cliquez sur le lien «Mass validation» en haut de l écran. Une page «To do list» s ouvre, avec toutes vos commandes à envoyer au fournisseur. Cliquez ensuite sur le bouton «Search and active mass validation» pour faire apparaître le bouton «Send to supplier». 15

16 Cochez l ensemble de vos commandes au statut «PO Sending» et cliquez sur le bouton en bas à droite «Send PO». Vos commandes sont toutes envoyées au fournisseur, clôturant ainsi le processus de commande. c. Annuler une demande d achats Tout au long du processus, vous pouvez annuler votre demande d achats en cliquant sur le bouton «Cancel requisition». A noter qu une fois annulée, vous devrez créer une nouvelle demande d achats, vous ne pourrez plus agir sur la demande d achats annulée. d. Annuler une commande Vous pouvez annuler votre commande vous-même en cliquant sur le bouton «Cancel» tant que vous ne l avez pas envoyée au fournisseur. A noter qu une fois annulée, vous devrez créer une nouvelle demande d achats, vous ne pourrez plus agir sur la commande annulée. Si vous souhaitez annuler une commande déjà envoyée au fournisseur, il vous faudra vous rapprocher du magasin SV. Le magasin contactera le fournisseur pour savoir si la commande peut être annulée. Si la commande peut être annulée, le magasin fera une réception à zéro sur votre commande. Vous recevrez tout de même une notification vous indiquant que votre article est disponible en magasin avec une quantité de zéro. Soyez vigilant sur la quantité mentionnée dans la notification mail car si elle est à zéro cela signifie que votre commande à bien été annulée et que vous n avez rien à réceptionner au magasin. Si la commande ne peut pas être annulée auprès du fournisseur, le magasin réceptionnera votre article et procèdera à un retour de marchandise vers le fournisseur. 16