MoveON 4 - Formation de base. Formation MoveON. Navigation. Gestion des séjours. Gestions des relations. Marie-Claude Tremblay. Bureau international

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1 MoveON 4 - Formation de base Formation MoveON Navigation Gestion des séjours Gestions des relations Marie-Claude Tremblay Bureau international Contacts Séjours d études Brigitte Martin Brigitte.Martin@bi.ulaval.ca poste 4710 Marie-Claude Tremblay marie-claude.tremblay@bi.ulaval.ca poste Stages Anne Boisvert anne.boivert@bi.ulaval.ca poste Amélie Périn amelie.perin@bi.ulaval.ca poste Août 2017

2 A - Navigation CONTENU 1) Adresse MoveON...3 2) Page d accueil...3 3) Onglets (barres de menus) ) Boutons et menus déroulants...4 B - Utlisation de MoveON 1) Création des Vues.. 6 2) Sélection des colonnes dans les vues Tri des colonnes..8 3) Recherche dans les vues ) Personnalisation du tableau de bord ) Export vers Excel ) Gestion des champs personnalisés 13 C - Gestion des séjours.15 Communication avec les étudiants.18 D Gestion des relations...20 Notes...24 Exercices...25 Annexe 1 Lexique MoveON

3 1) Adresse A - Navigation NOUVELLE ADRESSE! ( ) Authentification : IDUL@ulaval.ca - NIP Vous devez utiliser un navigateur autre qu Internet Explorer (Chrome ou Firefox). À défaut de respecter cette recommandation, le système pourrait ne pas fonctionner correctement. 2) Page d accueil Le tableau de bord sera vide tant que vous n aurez pas créé et sauvegardé des Vues et les aurez placées sur ce dernier (voir partie B). 3) Onglets (barres de menus) En gras, onglets les plus utilisés Tableau de bord (vues à créer et à placer ici vues dynamiques) Bureau (communications envoyées aux étudiants) Annuaire d établissements (base de données Moveonnet de tous les établissements d enseignement dans le monde) Relations (gestion des partenariats ou ententes) Mobilité (gestion des séjours) Financement Rapports (création de rapport divers) Paramètres (paramétrage et configuration du système) 3

4 4) Boutons et menus déroulants Barre de menu du haut : Actions (menu déroulant) ex. Ouvrir sélection Enregistrer sous 1 er enregistrement Enregistrer enregistrer vue déjà sauvegardée Exporter exporter vers XLS ou CSV Menu déroulant des vues (vue par défaut et vues que vous aurez créées et sauvegardées) Actualiser : rafraîchir la page 4

5 Barre de menu du bas : Recherche Recherche avancée Initialiser effacer la recherche Colonnes gérer l affichage des colonnes. Supprimer le classement supprimer le classement des colonnes. Page bouton d avance et recul, aller à la fin, aller au début et nombre de pages. Enregistrements nombre de fiches/dossiers. 5

6 B Utilisation de MoveON Les onglets MOBILITÉ et RELATIONS vous serviront dans votre gestion au quotidien. 1) Création des Vues Lorsque vous entrerez dans l onglet Séjour (ou tout autre domaine), la Vue par défaut sera affichée : Vous pourrez personnaliser cette vue, selon vos besoins. D abord : 2) Sélection des colonnes dans les vues (réf. pour les noms de colonnes : Lexique à la fin du document) 6

7 Les vues par défaut contiennent un certain nombre de colonnes mais vous voudrez en ajouter et/ou en supprimer selon vos besoins et la vue que vous voulez créer. Cliquer sur «Colonne» dans la barre de menu du bas pour voir apparaître la fenêtre de recherche de colonnes. Les colonnes pré-sélectionnées apparaissent dans la colonne de droite. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes de deux façons : glisser les colonnes de gauche à droite ou de droite à gauche avec la souris ou cliquer sur le plus et le moins pour ajouter ou supprimer. Les éléments sélectionnés se retrouvent dans la colonne de droite. Cliquer sur «Valider» et les colonnes sélectionnées apparaîtront dans la vue. L indicateur de chargement vous indique que le système travaille Pour sauvegarder la vue, cliquer sur 7

8 Nommer la vue et sélectionner «Vue préférée» si c est celle que vous désirez voir apparaître par défaut. Vous pouvez aussi la partager (tous les utilisateurs la verront). Cliquer sur OK. Les vues se gèrent sous PARAMÈTRES Vues avancées Vues avancées. Ex. de Vue avancée On choisit de cocher «afficher dans la liste» pour que les Vues soient visibles dans le menu déroulant des Vues du «domaine» concerné (séjour, contacts, etc.). Pour voir les vues créées par d autres, cochez cette case et elles apparaitront dans votre propre menu déroulant. Cochez Partager pour que les autres utilisateurs voient vos Vues. Toutes les vues sélectionnées apparaîtront dans le menu déroulant dans la barre de menu du haut du domaine concerné : Si votre modification n apparaît pas après l avoir sauvegardée, actualiser la page avec le bouton au haut à droite. Enregistrement : astérisque * permet de voir que le système enregistre Tri des colonnes Cliquer sur le titre au haut de la colonne pour trier. Un petit chiffre apparaît : flèche vers le haut ordre alpha a-z, et vice-versa. On peut trier plusieurs colonnes : on clique sur le titre de colonne qu on veut trier en premier, et ainsi de suite, dans l ordre que l on souhaite. Ex : On peut supprimer le classement par la suite ( ) au bas de la page). 8

9 Trucs et astuces Les colonnes peuvent être déplacées en les glissant à l endroit voulu. Les colonnes peuvent être rapetissées en utilisant le curseur (le placer sur la bordure de la colonne). Colonnes utiles : No d étudiant : individu : numéro étudiant. utiliser période (session) au lieu de dates. Voir le lexique à la fin du document pour vous familiariser avec le vocabulaire MoveON. 3) Recherche dans les vues (sous Mobilité ou Relations) Deux types de recherches sont possibles (barre de menu au bas de la page): Recherche simple Recherche avancée Recherche simple : Cette recherche combine des éléments (ex : sortant ET profil ET Belgique. Pour faire une recherche avec OU, il faut utiliser la recherche avancée. En cliquant sur, une boîte de recherche apparaît au haut des colonnes. Vous pouvez entrer un mot clé dans plusieurs colonnes à la fois. 9

10 Dans l exemple ci-dessous, on recherche les «Offres de séjours» sortantes, en Belgique, au Profil international. Il n est pas nécessaire de taper le mot au complet, ne pas écrire trop rapidement et reculer le curseur au besoin si les résultats ne s affichent pas. Il n est pas sensible à la casse. Recherche avancée En cliquant sur, une fenêtre de recherche s ouvre : Ex : Trouver les étudiants entrants venant de France et de Suède Dans l onglet «Séjours», utilisez les options de recherches avancée pour filtrer les différentes catégories : Pays (origine), Année académique, Cadre, Direction. Utiliser «au moins un» si vous recherchez plusieurs éléments de la même catégorie (ex. deux pays, deux années académiques) 10

11 4) Personnalisation du tableau de bord Vous pouvez personnaliser le tableau de bord et y afficher les vues que vous désirez voir apparaître dès que vous ouvrez MoveON. Pour ce faire, vous devez avoir déjà préalablement enregistré des vues sous Séjours, Relations, etc. Cliquez sur Modifier : Cliquez sur Vues avancées et toutes celles que vous avez sauvegardées seront visibles. Cliquez «gauche» sur la vue désirée, glissez-la et relâchez-la vers le bas à l aide de votre souris jusqu à l endroit désiré dans la grille (drag and drop) : 11

12 Sauvegarder! Pour retirer une vue, cliquer sur «Modifier» et cliquer ensuite sur le X à la droite de la vue. Pour entrer dans votre vue, cliquer sur «Ouvrir la vue». Maintenant, lorsque vous ouvrirez Moveon, le tableau de bord comportera des vues dynamiques, qui seront mises à jour automatiquement si de nouvelles entrées sont ajoutées dans la base e données. 12

13 5) Export vers Excel Une vue peut être exportée vers Excel. Cliquer simplement sur Exporter et le menu vous offre XLS ou CSV Les données sont maintenant affichées dans Excel. 6) Gestion des champs personnalisés Les onglets Champs personnalisés se retrouvent dans tous les domaines : Contact, Paiement, Individu, Relation et Séjour. Vous utiliserez principalement les champs personnalisés du domaine SÉJOUR. Les champs personnalisés sont créés spécifiquement pour nos besoins de gestion. VOUS DEVREZ CONFIGURER LA SECTION CHAMPS PERSONNALISÉS des SÉJOURS pour afficher uniquement les champs dont vous avez besoin pour vos fins de gestion des dossiers de mobilité. Allez sous Paramètres Utilisateurs Mes champs personnalisés 13

14 Cliquer sur le crayon du domaine SÉJOUR et tous les champs s afficheront : Cochez ceux que vous désirez conserver et enregistrez. 14

15 C- Gestion des séjours En cliquant sur Mobilité SéjoursSéjours, vous obtiendrez la vue par défaut tous les séjours auxquels vous avez accès en tant que responsable facultaire. Si vous avez déjà créé une vue et en avez fait votre «Vue préférée», c est celle qui s ouvrira à partir de cet onglet. Vous pouvez aussi accéder à une vue personnalisée des séjours à partir du tableau de bord (vue créée préalablement). Toutes ces données sont transmises dans MoveON par les formulaires en ligne mais peuvent aussi être saisies manuellement. Souhaits de séjour : l'étudiant fait un ou plusieurs choix de destinations, autant de souhaits de séjour seront créés. Un seul sera accepté et les autres seront refusés. Individus : toutes les personnes qui ont un dossier dans MoveON. Cours : ne servira pas pour le moment. Candidatures : formulaires soumis dans MoveON. Rapports de séjour : ne servira pas (Portail Contact cosmopolite) Pour ouvrir un dossier séjour, cliquer sur le crayon ou cocher la case à gauche et ouvrir en cliquant sur l onglet Action et choisir dans le menu déroulant «Ouvrir sélection» (exemples ci-dessous) : 15

16 Exemple de séjour : L onglet Information contient toutes les données sur le séjour. En cliquant sur le nom de l individu, vous accédez alors à sa fiche d information personnelle (voir page suivante) - Direction (entrant ou sortant) - Statut de la candidature (voir p. 15) - Cadre (programme de mobilité) 16

17 - Propriétaire (conseillère responsable du dossier au BI ou Fac) - Offre de séjour contient le nom du partenaire + le cadre - Établissement séjour et origine, durée et session (période) L onglet Études permet de voir le niveau et le programme (les autres champs ne servent pas). Les onglets Suivi de progression, Contacts en cas d urgence, Cours, Occupation et Fichiers ne servent pas pour le moment. L onglet Communication contient le PDF complet du dossier, les documents soumis avec la candidature, les courriels transmis à l étudiant à partir de MoveON, les remarques au dossier, la lettre d admission, etc. L onglet Champs personnalisés contient des champs créés spécifiquement pour nos besoins de gestion. VOUS DEVREZ CONFIGURER LA SECTION CHAMPS PERSONNALISÉS POUR AFFICHER UNIQUEMENT LES CHAMPS DONT VOUS AVEZ BESOIN POUR VOS FINS DE GESTION (VOIR SECTION B - 6) GESTION DES CHAMPS PERSONNALISÉS). Fiche INDIVIDU (données sociales): Statuts d un séjour (merci de ne pas les modifier): 17

18 Annulé : l étudiant se désiste (avant le départ). Interrompu : l étudiant interrompt sa mobilité. Nouvelle inscription : premier statut du dossier, après que l étudiant ait soumis son formulaire et que le BI l ait importé dans le back office. Le dossier n est pas encore approuvé/validé. Prévu : approuvé et validé (avant le départ). En cours Terminé Communications avec les étudiants Lorsque vous vous servez de la fonctionnalité Communication pour écrire aux étudiants : Vous devez d abord cocher les individus à qui vous désirez envoyer un courriel. Si vous cochez tous les éléments de votre vue en utilisant le petit carré du haut : 18

19 vous n aurez coché que ceux de la 1 ère page (si votre vue comporte plusieurs pages). Vous devez y aller page par page (donc un envoi de courriel par page). Une page contient par défaut 100 éléments, mais vous pouvez la modifier pour en voir jusqu à 250. Important, car sinon, vous n aurez écrit qu aux individus de la page 1 et pas aux autres. 19

20 D - Gestion des relations *Notez que vous n aurez pas à entrer ou modifier des relations. Quelques notions générales : 1) Les différents Cadres (Bilatéral Profil international, Stage international et interculturel, etc.) sont préétablis et se trouvent sous ParamètresTables de référence. 2) Les Types de relations possibles sont : Collaboration, Événement, Offre de Séjour, Partenariat, Projet, Réseau et Visite. 3) Pour chaque entente de mobilité (ex. Profil), on crée un Partenariat et une ou des Offres de séjour (entrante et/ou sortante). 4) Étant donné que les relations avec un même établissement peuvent être multiples, nous avons précisé dans le Nom de la relation : le nom du partenaire et le cadre. Ex. Arizona State University Bilatéral-Profil international. 5) Les programmes d études (formations) auxquels les partenariats sont rattachés se retrouvent sous OFFRE DE SÉJOUR (entrante et sortante) 6) C est l offre de séjour SORTANTE qui apparaît dans le publicateur (lorsqu elle est active et publique) Onglets : L onglet Relations contient par défaut tous les partenariats L onglet Place permet de voir la liste des ententes avec le nombre de places prévues au protocole ainsi que l unité de temps déterminée (session = période académique, ou année) 20

21 Exemple de vue «Offre de séjours» dans les Relations : 21

22 Exemple de fiche «Offre de séjour» Sous Établissements, vous retrouvez les établissements partenaires. Sous Université Laval, vous retrouverez les facultés participantes : cliquez sur le crayon et cette fenêtre s ouvre : Cliquez sur le petit + et une arborescence (facultés) se déploie. La faculté participante est celle où il est indiqué : inclure sélection ou inclure tous : 22

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24 Notes

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26 EXERCICES Recherche d informations dans MoveON 4 1. Création d une vue des contacts venant d établissements espagnols Sous Relations > Établissements > Contacts, ajouter la colonne Etablissement : Pays et filtrer par «Espagne» seulement. Dans le coin supérieur gauche, cliquer sur «enregistrer sous» et enregistrer votre vue comme «Vue avancée» 2. Trouver les étudiants n ayant pas rendu leur attestation d arrivée (Confirmation start) Dans l onglet Séjours, ajouter les colonnes «Année académique» + Confirmation start» + «Cadre» et filtrer par les critères utilisés dans la capture écran ci-dessous 26

27 3. Trouver les étudiants entrants venant de France et de Suède Dans l onglet «Séjours», utilisez les options de recherches avancée pour filtrer les différentes catégories : Pays (origine), Année académique, Cadre, Direction 5. Dans l onglet «Relations» ajouter et filtrer les colonnes suivantes : Pays = FRANCE Statut = Actif Type de relation = Offres de séjour Sauvegarder votre vue comme vue avancée et partagez-la. Vous devriez pouvoir l ajouter à votre tableau de bord 27

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29 Annexe 1 - LEXIQUE MOVEON Nom usuel UL Nom Moveon Nom MoveON SÉJOURS SORTANTS ENTRANTS Établissement Établissement d accueil pour étudiants UL= établissement Établissement d attache : UL Programme d études Faculté Formation (origine) Sous-établissement (origine) Cycle Niveau (origine) Niveau Programme de Cadre Cadre mobilité Session Période Période RELATIONS Établissement d accueil pour les entrants: UL Établissement d attache = établissement (origine) Formation ou Programme rattachement entrants (anciens dossiers) Sous-établissement Faculté Établissement interne 29