manuel d utilisation de NXPowerLite Desktop Edition 5

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1 manuel d utilisation de NXPowerLite Desktop Edition 5 Query Informatique Immeuble "Noblet" - Hall A 1 boulevard Charles de Gaulle Colombes Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0)

2 Introduction NXPowerLite Desktop Edition optimise les fichiers Word, Excel, PowerPoint, JPEG et PDF. Il peut réduire jusqu à 95% de la taille des fichiers volumineux. Cela signifie qu une fois traitées, toutes les pièces jointes arriveront dorénavant à destination, sans risquer d être rejetées en raison de leur taille! Vraiment facile à utiliser, NXPowerLite crée simplement une nouvelle version d un fichier sans toucher à l original, au même format mais en réduisant énormément sa taille. Ainsi, un fichier PDF reste un fichier PDF, mais devient tout simplement un fichier PDF optimisé. Types de fichiers pris en charge * documents PDF * présentations Microsoft PowerPoint ( ) * documents Microsoft Word ( ) * feuilles de calcul Microsoft Excel ( ) * images JPEG Y compris au sein d archives Zip. Minimum requis NXPowerLite Desktop Edition est compatible avec les ordinateurs fonctionnant sous Microsoft Windows 2000 ou supérieur. L intégration dans Microsoft Office nécessite Office (32 bits). Clients de messagerie pris en charge Lotus Notes ( ), Microsoft Outlook ( ), Outlook Express / Windows Mail (6.0+). Installation Se référer au document "guide d installation" Autres éditions disponibles Si vous cherchez une solution à vos problèmes de stockage, NXPowerLite for File Servers réduira les données déstructurées présentes sur votre serveur jusqu'à 95% de leur taille initiale. Vous pouvez également réduire la taille de vos fichiers PowerPoint sous Mac OS X avec NXPowerLite for Mac

3 Utilisation de NxPowerlite La principale fenêtre de NXPowerLite se présente ainsi : Vous pouvez sélectionner un document à optimiser en cliquant sur le bouton "Ajouter fichiers " ou en le faisant glisser sur la fenêtre de NXPowerLite. Vous avez également la possibilité de sélectionner un répertoire complet en cliquant sur le bouton "Ajouter dossier ". Pour retirer un document de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton "Supprimer" (qui sera actif dès qu un fichier sera sélectionné), voire "Supprimer tout" pour vider la liste. Vous pouvez également utiliser la touche "Suppr" de votre clavier. Par défaut, NXPowerLite enregistrera la version optimisée dans le dossier d origine en lui donnant automatiquement un nom de fichier, mais vous pouvez modifier ces paramètres soit en cliquant sur le bouton "Modifier " soit à partir du menu "Outils" : Régler > onglet "Fichiers optimisés" - 3 -

4 Lorsque vous êtes prêt à lancer l optimisation du ou de vos documents, cliquez en bas à droite sur le bouton "Optimiser"

5 Niveau d'optimisation Il peut être choisi en cliquant sur la liste en bas à gauche de la fenêtre principale : L'option par défaut, "Ecran", convient dans la plupart des cas, mais si les fichiers auront fière allure sur écran, cela peut ne pas convenir pour une haute qualité d'impression. "Imprimer" peut ainsi être utilisé pour des impressions de haute qualité, la taille des fichiers étant par conséquent légèrement plus grande. "Portable" conviendra mieux si les fichiers sont destinés à être consultés sur les téléphones portables ou les PDA. La taille des fichiers sera minuscule, mais la qualité d'image pourra être faible sur des écrans plus grands. Optimisation personnalisée Quand la dernière option est sélectionnée, le bouton "Régler" à côté de la liste déroulante devient actif pour accéder à une fenêtre de personnalisation

6 Dans cet onglet, vous pouvez à partir de la liste déroulante afficher les paramètres appliqués à chaque profil d'optimisation prédéfini (sans pouvoir les modifier), et choisir les paramètres personnalisés en cliquant sur "Personnalisation". "Redim. Images pour affichage" permet à NXPowerLite de redimensionner de grandes images à une taille plus appropriée (veuillez noter que ce réglage est maintenant désactivé par défaut par rapport aux précédentes versions du logiciel, ce qui entraînera une qualité visuelle améliorée mais des dimensions de fichiers légèrement plus grandes). Le réglage de la qualité JPEG aura une incidence sur la taille de vos fichiers, mais aussi sur la qualité des images, l amélioration de celle-ci se traduisant généralement par une taille de fichier plus important. Le réglage par défaut est sur 7 (8 pour les fichiers JPEG) est celui qui offre le meilleur compromis entre la taille du fichier et sa qualité (veuillez noter que le réglage par défaut était sur 6 dans les versions précédentes de NXPowerLite, ce qui entraînera à présent une qualité visuelle améliorée mais des dimensions de fichiers légèrement plus grandes)

7 Contenu caché Il est possible de réduire encore davantage la taille d un fichier en supprimant des données qui y sont cachées. NXPowerLite peut ainsi supprimer différents types de données en fonction du type de fichier. Microsoft Office "Autoriser le rognage des images" permet d enlever les parties d images qui ont été rognées dans des fichiers Word, Excel ou PowerPoint. "Réduire les documents incorporés" vous donne la possibilité "d aplatir" (de convertir en photos) les éléments qui se trouvent dans un document, une feuille de calcul ou une présentation mais qui ont été créés par une autre application (cela peut être par exemple un feuillet Excel inséré dans PowerPoint). Notez bien que si cela peut permettre de réduire considérablement la taille d un fichier, le document incorporé ne pourra en contrepartie plus être modifié

8 PDF "Suppr. données d'applic. privées" permet de supprimer les informations laissées par les applications d'édition PDF telles qu Adobe Acrobat, InDesign, Illustrator ou Photoshop, et qui peuvent augmenter considérablement la taille d un fichier. En supprimant ces données, NXPowerLite laisse le fichier PDF valide et sans compromettre sa qualité visuelle. Certaines fonctions d'édition peuvent être désactivées, mais le fichier PDF peut encore souvent être modifié dans Illustrator ou Photoshop, puisque ces applications peuvent lire le format PDF natif. Dans la plupart des cas, nous vous recommandons donc d'activer cette option car elle est susceptible de produire une réduction non négligeable de la taille de certains fichiers PDF

9 Optimisation des fichiers Une barre de progression ainsi qu une évaluation du temps restant vous tiennent informé du processus d optimisation du ou des fichiers sélectionnés : Dans la dernière colonne à droite du tableau, un symbole bleu vous indique quel document est en train d optimiser NXPowerLite, puis ceux en vert et rouge vous indiquent s il y est parvenu ou non. Quand NXPowerLite n a pas réussi à optimiser un fichier, c est généralement parce que celui-ci était déjà pleinement optimisé, soit parce qu'il ne contenait pas de graphiques ou de données cachées. Mais cela peut aussi signifier qu'une erreur s'est produite. Il est possible d obtenir plus d informations à ce sujet en faisant un clic droit sur un fichier et en sélectionnant "Détails", ou en double-cliquant sur l'icône rouge. Quand NXPowerLite a terminé l optimisation des fichiers, la taille du résultat obtenu et le pourcentage de réduction réalisé s affichent, et des boutons apparaissent : "Ouvrir" le fichier optimisé, l attacher à un courrier électronique vide dans votre client de messagerie par défaut, compressé ou non (" " et "Zip & ". En faisant un clic droit sur un fichier, quelques options supplémentaires sont également disponibles, comme d ouvrir ou de supprimer le document d origine ou celui optimisé, voire les deux

10 Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements, n hésitez pas à contacter QUERY INFORMATIQUE Immeuble "Noblet" - Hall A 1 boulevard Charles de Gaulle Colombes Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) query@query-informatique.com