Procès-verbal de l assemblée générale annuelle des copropriétaires du Syndicat Les Jardins du Château, tenue au Château, le 29 janvier 2009 à 18 h 30.

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1 CT430 Procès-verbal de l assemblée générale annuelle des copropriétaires du Syndicat Les Jardins du Château, tenue au Château, le 29 janvier 2009 à 18 h Vérification du quorum et ouverture de l assemblée 81 copropriétaires sont présents, en personne ou par procuration, ce qui représente 78 % de l ensemble des copropriétaires du Syndicat. Le quorum est donc constaté. 2. Régularité de l avis de convocation L avis de convocation envoyé aux copropriétaires est conforme à la déclaration de la copropriété et a été distribué dans les délais prescrits. Sa validité est donc constatée. Toutefois, certains copropriétaires déplorent le fait qu il ait été distribué durant la fin de semaine et qu ils n en ont pris connaissance que le lundi. Le président en prend bonne note. Proposé par Michelle Falardeau Appuyé par Carole Theauvette 3. Nomination d un président et d un secrétaire d assemblée Le président du Conseil informe l assemblée qu il agira à titre de président d assemblée, tel que prévu dans la déclaration de copropriété. Charles Lepoutre souligne que la déclaration de copropriété originale stipule, à l article 84, que le président d assemblée ne peut être un administrateur et propose qu il en soit ainsi. Le président du Conseil se réfère plutôt à la version plus récente de la déclaration de copropriété. Après discussion, il est proposé que l on obtienne, pour la prochaine assemblée générale, un avis juridique quant à la version de la déclaration qui prime à cet égard et que pour la présente assemblée, le président du Conseil assume la présidence. Proposé par Michelle Falardeau Appuyé par Marguerite Monnin AGA

2 Il est proposé par Michel Isabelle que Christiane Théberge agisse comme secrétaire d assemblée. Appuyé par Louiselle Gagnon Présence d observateurs : Le président demande l accord de l assemblée pour permettre aux conjoints ou locataires présents, non-copropriétaires, d assister à l assemblée comme observateurs, sans droit de parole, ni de vote.. Joël Marier suggère que lors de la prochaine assemblée les copropriétaires soient munis d un carton de vote de couleur afin de les identifier et de faciliter le déroulement du vote à main levée. 4. Adoption de l ordre du jour Le président demande s il y a des modifications à apporter à l ordre du jour. Le président souligne que le rapport de la représentante du comité des communications prévu au point 7 est inclus dans le rapport du Conseil. Charles Lepoutre demande que le point 13, «Note sur les modalités essentielles des contrats», soit placé au point 7. Les points suivants sont ajoutés à l item Varia à la demande de copropriétaires présents: a) Crédits d impôts b) Certificat de localisation c) Rénovation d) Comité d entretien et de réparation e) Contrats d entretien f) Application des règlements de la copropriété L ordre du jour ainsi modifié est adopté. Proposé par Michel Simard Appuyé par Mélanie Lambert 5. Adoption du procès-verbal du 28 janvier 2008 Il est résolu d approuver le procès-verbal no 414 du 28 janvier 2008 tel que présenté. Proposé par Michel Simard Appuyé par Denise Marcoux AGA

3 6. Rapport du président du Conseil d administration Le président du Conseil d administration, Michel Isabelle, présente le rapport en soulignant qu il s agit du rapport de l ensemble des réalisations du Conseil d administration et non seulement du président. Des copies du rapport seront disponibles à la fin de l assemblée et il sera également versé au site Web du Syndicat. Michel Simard suggère que le rapport fasse partie des documents envoyés à l avance aux copropriétaires avec l avis de convocation. 7. Note sur les modalités essentielles des contrats proposés et des travaux projetés Charles Lepoutre propose la résolution suivante : «Suivant les directives de l article 1087 du Code civil du Québec, il est résolu par l Assemblée que le Conseil d administration du Syndicat Les Jardins du Château ajoute aux avis de convocation de réunions d assemblée annuelle et/ou spéciale qui peuvent avoir lieu annuellement, les notes sur les modalités essentielles des contrats proposés et travaux projetés pour l exercice financier courant et les suivis du plan quinquennal , tel que préparé pour le compte du Syndicat. Si les notes essentielles ne sont pas prêtes séance tenante pour l assemblée annuelle 2009, il est de plus résolu qu une assemblée spéciale soit convoquée aussitôt que seront complétés les plans de travail relatifs aux travaux 2009 et le plan quinquennal pour présentation et consultation à l assemblée.» Appuyé par Mélanie Lambert Discussion sur la proposition Il y a discussion sur la pertinence et la nécessité d adopter une telle résolution qui ne vient que confirmer une obligation prévue par le Code civil à laquelle le Syndicat est tenu de se conformer. Michel Isabelle souligne que le Conseil considère qu il se conforme à cette obligation en tenant annuellement une réunion de consultation sur le budget où la liste des travaux est déposée et discutée et rappelle, comme il le mentionnait dans son rapport annuel, qu une rencontre spéciale d information sera tenue au printemps sur le plan quinquennal et les travaux prévus. Michel Simard mentionne qu il doit y avoir équilibre entre la volonté des copropriétaires et l obligation des membres du Conseil de gérer «en bon père de famille». Considérant que l ensemble des copropriétaires souhaite être informé, il y aurait peut être lieu de tenir ces réunions dans un cadre plus formel avec procès-verbal en vue d en garder des traces. AGA

4 Joël Marier demande le vote sur la proposition. Résultat du vote : Pour: Contre: Abstention : 34 votes 45 votes 2 votes La proposition est donc rejetée. Lucie Lahaie adresse les questions suivantes au Conseil : 1) Un budget de contingence est-il prévu? 2) Si oui, est-ce que le Conseil considère nécessaire de respecter ce budget? 3) Quelle est la volonté du Conseil de suivre le plan quinquennal? Au nom du Conseil, Raymond Chauvet rappelle que, comme le démontreront les états financiers qui seront présentés plus tard, le Syndicat opère avec deux fonds distincts : le fonds des opérations courantes, dans lequel il y a une marge pour les contingences, et le fonds des infrastructures (fonds de prévoyance), réservé aux bris majeurs et de remplacement à la copropriété, qui n est pas lié aux dépenses courantes. 8. Rapport du représentant du SJC à L ARJC Raymond Chauvet, représentant de l ARJC, rappelle que l Association récréative est propriétaire du Château et qu elle gère l ensemble des activités qui s y tient. L Association a terminé son année financière au 31 décembre dernier en rencontrant ses objectifs budgétaires et est en bonne situation financière, affichant un surplus confortable. Raymond Chauvet fait le point sur quelques dossiers de l ARJC : Travaux au Château: des travaux devront être effectués dans l année qui vient, notamment aux gouttières, corniches, etc. Site Web : le. site Web de l ARJC est maintenant en ligne au Achats des terrains de la pinède sud et du Monsarrat III : il s agit d un projet commun aux quatre copropriétés : Les Jardins du Château, le Neufchâtel et des Monsarrat I et II. Chaque copropriété s est engagée à tenir des consultations officielles auprès de ses membres. Les Jardins du Château en a tenu deux, les 19 et 20 janvier dernier, au terme desquelles 30 copropriétaires ont manifesté leur intérêt à voir le projet se concrétiser. Sept copropriétaires ont indiqué leur opposition au projet. Du côté du Neufchâtel, 135 copropriétaires ont voté en faveur du projet (5 contre), ce qui représente une confortable majorité ; au Monsarrat I, 52 % des membres ont voté en faveur; nous attendons encore la position des copropriétaires du Monsarrat II. Afin que le projet puisse aller de l avant, l ARJC souhaiterait une adhésion à la hauteur de 70 %. Plusieurs copropriétaires expriment les questions et souhaits suivants : - Donald Cameron : le prix qui circule est-il bien celui du demandeur? AGA

5 - Yves Garneau : des études ont-elles été effectuées sur les coûts afférents et récurrents? Quel est le processus décisionnel? Y-a-il un plan B pour le cas où l un des partenaires déciderait de ne pas participer? - Eric Wildhaber : les taxes devraient être révisées étant donné le statut d OSBL de l ARJC. Est-il vrai que l ARJC s engage à ne pas augmenter les frais de cotisation de 22$ par mois dans l avenir, même si ce projet va de l avant? Il appuie fortement ce projet par ailleurs. - Eric Champagne : Appuie aussi le projet. Le parc est important et le budget prévu pour sa réalisation ne devrait pas être remis en question. - Michel Simard : souhaite que le Syndicat Les Jardins du Château se dote d un plan B pour le cas où les autres copropriétés n obtiendraient pas les participations souhaitées et que le Syndicat procède à l achat de la pinède sud avec les 104 copropriétaires. Raymond Chauvet rappelle que la première étape est d obtenir l adhésion des copropriétaires en vue d aller de l avant avec une offre d achat. L ARJC tiendra une assemblée générale spéciale sur le sujet et invite tous les participants. Elle devait avoir lieu le 19 février et a été remise à une date ultérieure, compte tenu des délais à obtenir la position du Monsarrat II. 9. Présentation des états financiers au 31 octobre 2008 Le trésorier, Michel Miron, présente les états financiers au 31 octobre 2008, accompagnés de trois documents : 1 -Notes explicatives par le Conseil d administration, 2 -Budget réel opérations courantes au 31 octobre 2008 et 3 - Notes sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés. Il invite les questions. Aucune question n est enregistrée. 10. Nomination des vérificateurs Conformément à la résolution adoptée lors de l assemblée générale 2008, le mandat des vérificateurs comptables Lévesque Marchand prend fin cette année. Il est proposé qu un appel d offres soit préparé en vue d accorder un nouveau mandat de vérification pour l année Proposé par Joël Marier Appuyé par Michelle Falardeau AGA

6 11. Élection de deux administrateurs Attendu que le mandat de deux administrateurs, Michel Isabelle et Jean-Charles Desjardins, est arrivé à échéance, il faut combler ces postes au Conseil d administration. Proposé par Carole Theauvette Appuyé par Michelle Falardeau Que la candidature de Michel Isabelle soit considérée Michel Isabelle accepte la nomination Proposé par Don Cameron Appuyé par Georges Wilkes Que la candidature de Charles Lepoutre soit considérée Charles Lepoutre accepte la nomination. Proposé par Raymond Chauvet Appuyé par Douglas Green Que la candidature de Jean-Charles Desjardins soit considérée. Jean-Charles Desjardins accepte la nomination. Comme il y a trois candidats pour deux postes, un vote est nécessaire. Le président d assemblée, Michel Isabelle, propose la nomination de Michel Simard comme président d élection. Appuyé par Raymond Chauvet Le président d élection énumère les règles qui prévaudront lors de l élection : - le vote se fera en fonction des quotes-parts des copropriétaires - chaque candidat aura deux minutes pour présenter sa candidature - une période de question de cinq minutes suivra - il laisse à l Assemblée la décision quant à un vote à main levée ou un vote secret. Il est proposé que l on procède à un vote secret. Proposé par Carole Theauvette Appuyé par Yves Garneau. À tour de rôle, les trois candidats présentent leur candidature. La période de questions suit. On procède au vote secret. Le président rappelle que chaque bulletin de vote devra comporter deux noms. La secrétaire d assemblée fait office de scrutateur. AGA

7 Le président d élection annonce les résultats. 81 copropriétaires avaient la possibilité de voter. Chaque bulletin de vote permettait de voter pour deux des trois candidats. Michel Isabelle, a recueilli 79 votes (76,201 selon les quotes-parts).il est déclaré élu pour le premier poste. Jean-Charles Desjardins a recueilli 55 votes (53,000 selon les quotes-parts), alors que Charles Lepoutre a recueilli 27 votes (25,950 selon les quotes-parts). Jean-Charles Desjardins est donc élu au deuxième poste. Conformément au souhait exprimé par l Assemblée, le président d élection annonce que les bulletins de vote et la compilation des résultats seront conservés aux archives du Syndicat. Une partie des copropriétaires ayant quitté l assemblée, il est nécessaire de vérifier le quorum. Considérant le nombre de personnes présentes, ainsi que les procurations détenues par celles-ci, le quorum est constaté avec 54 représentations. 12. Adoption du Guide du copropriétaire Attendu que le Guide révisé a été adopté par le Conseil d administration le 20 novembre 2008, il est résolu d adopter le Guide du copropriétaire, version novembre 2008, en tant que règlement. Proposé par Michelle Falardeau Appuyé par Denise Marcoux. 13. Varia a. Crédits d impôt Michel Miron, transmet à l Assemblée certaines informations contenues dans le budget fédéral déposé cette semaine. Il serait peut-être possible, selon des modalités qui devraient être précisées au cours des prochaines semaines, pour les copropriétaires de recevoir le nouveau crédit d'impôt à la rénovation, pour les dépenses d'infrastructures et de peinture sur les parties communes effectuées au cours de la prochaine année. Le crédit donne droit à 15 % des dépenses effectuées au-dessus du premier $ dépensé jusqu'à un maximum de $. Ainsi, si un total de $ de dépenses est jugé admissible (soit $ par unité), le crédit d'impôt que pourra recevoir un copropriétaire sera de 450 $ (3 000 $ x 0,15). Si le propriétaire dépense en plus une somme de $ pour des rénovations à l'intérieur de son unité, il obtiendra un crédit supplémentaire de 900 $ et touchera ainsi le maximum de $ en vertu de ce nouveau programme qui ne durera qu'une année. AGA

8 Il énumère quelques dépenses admissibles : rénovation d une cuisine, d une salle de bain ou d un sous-sol, nouvelle moquette ou nouveau plancher de bois franc, construction d un agrandissement ou d une terrasse neuve, nouvel appareil de chauffage ou nouveau chauffe-eau, peinture intérieure ou extérieure b. Certificat de localisation À la demande d un copropriétaire, le président confirme qu en cas de vente d une copropriété, un certificat de localisation récent est exigé. Le coût d un tel certificat se situe entre 800 $ et $. c. Rénovations d. Comité d entretien et de réparation e. Contrats d entretien f. Application des règlements de la copropriété Ces points ne sont pas discutés, les personnes qui les ont inscrits à l ordre du jour ayant quitté l assemblée. 14. Levée de l assemblée Levée de l assemblée à 22h30. Proposé par Denise Marcoux Appuyé par Carole Theauvette. Président Secrétaire Adopté le jour de AGA