DOSSIER D'ACTIVITES SUR LE PUBLIPOSTAGE Réaliser un publipostage avec OpenOffice

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1 DOSSIER D'ACTIVITES SUR LE PUBLIPOSTAGE Réaliser un publipostage avec OpenOffice Objectifs : Apprendre à l apprenant à se créer un espace de travail sous Linux Apprendre à l'apprenant à ouvrir un tableur (OpenOffice Calc) et un fichier texte (OpenOffice Writer) Apprendre à l'apprenant à enregistrer des données dans un tableur Apprendre à l'apprenant à saisir une lettre-type dans un fichier texte Apprendre à l'apprenant à définir la source de données de la lettre-type Apprendre à l'apprenant à insérer et à positionner les champs du tableur dans la lettre-type Apprendre à l apprenant à personnaliser le format du champ «Date» Apprendre à l apprenant à personnaliser l'accroche de la lettre-type Apprendre à l'apprenant à fusionner les données du tableur avec la lettre-type Apprendre à l'apprenant à visualiser les effets de la fusion

2 La procédure de création d'un nouveau dossier sous Linux 1. Se placer dans le dossier «root» aussi baptisé «dossier personnel». 2. Cliquer droit n'importe où dans la fenêtre du dossier «root». Un menu contextuel apparaît. 3. Choisir la commande «Créer un nouveau dossier». Une fenêtre de dialogue du navigateur Konqueror apparaît. Elle permet la saisie du nom du nouveau dossier. 4. Saisir le nom du nouveau dossier (votre nom ou votre prénom ou le nom du projet) et le valider à l'aide du bouton «OK». La procédure d'ouverture d'openoffice Writer 1. Explorer le menu K ou Red Hat. 2. Choisir le menu «bureautique». 3. Choisir OpenOffice.org 4. Cliquer sur OpenOffice Writer pour le lancer. La procédure d'ouverture d'openoffice Calc 1. Explorer le menu K ou Red Hat. 2. Choisir le menu «bureautique». 3. Choisir OpenOffice.org 4. Cliquer sur OpenOffice Calc pour le lancer.

3 Le publipostage Le publipostage ou mailing se définit comme la préparation automatique de lettres types personnalisées. Il s'agit de fusionner un document comme une lettre avec un source de données qui va contenir la liste des clients. La méthode consiste à récupérer les informations du client (nom et adresse) dans une source de données (classeur ou base de données) et à incorporer ces informations dans une lettre-type ou une planche d'étiquettes. Ainsi chaque enregistrement ou client de la source de données se traduira par un courrier ou un fichier. Le classeur est courramment utilisé comme base de données simple. Ainsi un classeur représente une base de données, une feuille représente une table de cette base de données, une colonne un champ de la table de la base de données, et une cellule, une donnée du champ de la table de la base de données. Chaque ligne de la feuille représente un enregistrement et un seul. Chaque enregistrement ou ligne est décomposée en colonnes ou champs. Sur la 1ère ligne, sont indiqués les intitulés des champs ou colonnes. La création de la base de données Il s'agit d'insérer dans un fichier, nommé «source.sxc», 7 enregistrements dans une table à 9 colonnes : Civilité / Nom / Prénom / Numéro / Rue /.CP / Ville / Date / Horaire.

4 La création de la lettre-type Il s'agit de créer une lettre (lettre.sxw) qui sera la même pour toutes les personnes auxquelles elle sera envoyée. L'insertion de la date s'effectue à l'aide des fonctionnalités «Champs» d'openoffice.

5 L'insertion de la date Il s'agit d'insérer la date du jour après le texte «A Pau, le» 1. Cliquer sur le menu «Insertion > Champ». 2. Choisir la commande «Date» dans le menu contextuel «Champ». La date du jour s'insère automatiquement au format suivant : «31/12/99». La modification du format de la date 1. Sélectionner la date à modifier. 2. Cliquer droit. 3. Choisir la commande «Champ...» dans le menu contextuel. 4. Choisir le format demandé, dans la fenêtre «Edition du champ», soit le format «vendredi 31 décembre 1999».

6 La définition de la source de données Il s'agit d'indiquer quelles informations de la base de données, l'on souhaite voir apparaître dans la lettre-type. L'«Auto-pilote de source de données des adresses» assiste l'utilisateur lors du paramètrage de la source de données. Remarque : on ne procéde pas dans cet exercice à l'assignation des champs. Il s'agit d'affecter un champ à un type de données (exemples : chiffre, date, chiffre décimal, etc). 1. Aller dans le menu «Outils > Mailing». La fenêtre suivante apparaît. 2. Choisir «A partir de ce document», puis cliquer sur le bouton «OK». Remarque : si le message est «Connexion à la source de données», c'est qu'une source de données a déjà été définie. Dans ce cas, choisir l'option «Nouvelle connexion». La fenêtre «Auto-pilote de source de données des adresses» apparaît.

7 3. Choisir l'option «Autre source de données externe», puis cliquer sur le bouton «Suivant >>». 4. Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur le bouton «Paramètres» La fenêtre «Création de la source de données des adresses» apparaît.

8 5. Dans la zone de saisie «Nom», insérer «BasePatients», Dans la zone de saisie «Type de DB», choisir «Classeur», Dans la zone «URL de la source de données», parcourir le support de stockage (disque dur, CD- Rom, etc) et sélectionner le fichier «source.sxc».

9 6. Valider en cliquant sur le bouton «OK».La fenêtre «Création de la source de données des adresses» se ferme. La fenêtre «Auto-pilote de source de données des adresses» redevient accessible. 7.Cliquer sur le bouton «Suivant >>». Une nouvelle fenêtre apparaît.

10 8. Cliquer sur le bouton «Créer», vu que le Titre «BasePatients» reste identique. Une fenêtre de dialogue apparaît et informe l'utilisateur qu'il peut désormais accéder aux adresses, à l'aide de la touche F4.

11 L'insertion et le positionnement des champs du classeur dans la lettre-type Une fois, la fenêtre «Autopilote de source de données des adresses» fermée, la fenêtre de dialogue «Champs» apparaît.

12 1. Dans la partie gauche de la fenêtre intitulée «Type de champ», choisir «Champ de mailing». Dans la partie droite de la fenêtre intitulée «Sélection d'une base de données», ouvrir «BasePatients».

13 2. Déplier la table «patients» correspondant au nom de l'onglet du classeur «source.sxc». La liste des champs apparaît.

14 3. Insérer le curseur deux lignes en-dessous du texte «A Pau, le» Sélectionner le champ «Civilité». Cliquer sur le bouton «Insérer». Le champ «Civilité» apparaît alors dans la lettre-type. Remarque : l'insertion peut aussi s'effectuer à l'aide d'un cliquer-glisser sur le nom du champ présent dans la fenêtre «Champs» vers le lieu où il devra figurer dans le fichier «lettre.sxw». 4. Insérer à la suite du champ «Civilité», les champs «Prénom» et «Nom». Puis en-dessous, les champs «Numéro» et «Rue». Puis en-dessous, les champs «CP» et «Ville». Attention : toujours séparer les champs d'un espace. 5. Aligner ce bloc de champs à droite. 6. Placer les champs «Civilité» et «Nom» à la suite de ce bloc, mais alignés à gauche. 7. Après le mot «Le» qui apparaît centré dans la page, placer le champ «Date». Après le mot «à», palcer le champ «Horaire». 8. Fermer tour à tour les fenêtres «Champs» et «Mailing».

15 La lettre-type «lettre.sxw» apparaît alors sous la forme suivante :

16 Le champ «date» au format français Sans intervention de l'utilisateur, le champ «Date» précédemment inséré apparaîtra sous le format anglais, bien qu'il ait été enregistré dans le classeur sous le format français. 1. Double-cliquer sur le champ «Date» qui apparaît dans le fichier «lettre.sxw», sous la forme suivante : <Date>. La fenêtre «Edition de champ» apparaît, avec le champ «Date» pré-sélectionné.

17 2. Dans la zone «Format» situé en bas de la fenêtre, choisir l'option «Défini par l'utilisateur», puis l'option «Autres formats» à l'aide du menu déroulant. La fenêtre «Format numérique» apparaît. 3. Sélectionner la catégorie «Date». Or, les formats proposés sont uniquement en anglais. 4. Dans la zone «Description de format» situé en bas de la fenêtre, remplacer «MM/DD/YY» en «DD/MM/YY» D= Day=Jour M=Month=Mois Y=Year=Année

18 5. Cliquer sur le bouton «OK» pour valider le format, puis sur le bouton «OK»de la fenêtre «Edition de champs» pour la fermer.

19 La personnalisation de l'accroche de la lettre Il s'agit d'insérer selon une condition (Si... alors...), la mention «Cher» lorsque le destinataire est un homme et la mention «Chère» lorsque le destinataire est une femme. 1. Ouvrir le menu «Insertion», puis choisir la commande «Champ», puis la commande «Autres». La fenêtre «Champs» apparaît. 2. Ouvrir l'onglet «Fonctions».

20 3. Dans la zone intitulée «Type de champ», choisir «Texte conditionnel». Dans la zone «Condition», saisir «Civilité=="M"». Dans la zone «Alors», saisir «Cher», qui précise le texte à insérer si la condition est remplie. Dans la zone «Sinon», saisir «Chère» qui précise le texte de remplacement si la condition n'est pas remplie. 4. Placer le curseur devant le champ «Civilité», placé sur la gauche, dans le fichier «lettre.sxw» 5. Cliquer sur le bouton «Insérer» de la fenêtre «Champ», puis laisser un espace. 6. Fermer la fenêtre «Champ».

21 La lettre-type «lettre.sxw» apparaît alors sous la forme suivante :

22 La fusion entre les fichiers «source.sxc» et «lettre.sxw» L'objectif est d'insérer les données contenues dans les champs du fichier «source.sxc», aux emplacements définis dans le fichier «lettre.sxw» ainsi que de définir le nombre d'enregistrements à fusionner. Il y aura autant de fichiers en sortie que d'enregistrements sélectionnés lors de la fusion. 1. Ouvrir le menu «Outils», puis la commande «Mailing» 2. Dans la fenêtre qui apparaît, choisir l'option «A partir de ce document», puis cliquer sur le bouton «OK». La fenêtre «Mailing» apparaît.

23 3. Sélectionner les 5 premiers enregistrements en cliquant sur chacun d'eux en maintenant la touche «Ctrl» enfoncée. 4. Dans la zone «Sortie», située en bas à droite de la fenêtre «Mailing», choisir une sortie sous la forme de Fichier choisir ensuite le lieu de stockage des fichiers à l'aide du bouton lié au champ «Chemin» saisir manuellement le nom du fichier fusionné «mailing_medical» Remarque : ne pas saisir d'extensions. Celle-ci sera spécifiée automatiquement en «.sxw». Chacun des fichiers générés par la fusion présentera donc le nom de fichier saisi «mailing_medical», un numéro ajouté automatiquement et une extension. Par exemple : mailing_medical0.sxw 5. Cliquer sur le bouton «OK» pour lancer la fusion.

24 La visualisation des fichiers fusionnés Il s'agit d'aller dans le répertoire de stockage des fichiers fusionnés défini précédemment à l'aide du champ «Chemin» de la fenêtre «Mailing» et d'ouvrir les fichiers un à un pour les visualiser. La lettre de Mme Rousseau se présente alors sous la forme suivante :

25 Les effets de la fusion Il est possible maintenant que la fusion est effective de modifier les données d'un enregistrement par celles d'un autre. 1. Ouvrir le fichier «mailing_medical02.sxw». Il s'agit de la lettre de Melle Camille Boudeau. 2. Ouvrir le menu «Affichage > Source de données» ou appuyer sur la touche «F4» du clavier. Un en-tête supplémentaire apparaît dans OpenOffice Writer. 3. Dans la partie gauche, sélectionner «BasePatients > tables > patients». L'ensemble des enregistrements apparaît. 4. Sélectionner l'enregistrement de M Fache, puis cliquer sur le bouton «Données dans les champs» les données de M Fache remplacent automatiquement celles de Melle Boudeau.

26 La lettre de Melle Boudeau devient alors celle de M Fache :

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