GETRAG International GmbH Untergruppenbach Allemagne

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1 CORPORATE POLICIES

2 2 GETRAG International GmbH Untergruppenbach Allemagne 2014 Le présent document résume les politiques générales existantes de GETRAG. Les documents relatifs au Système de gestion intégrée sont disponibles dans le plan de processus. Les impressions et les copies éventuelles du présent document ne sont pas soumises au service en charge des modifications.

3 PRÉAMBULE Dans le cadre d un travail d équipe, la structure et les principes de collaboration sont la clé de la réussite. Afin de faciliter et d optimiser la coopération internationale avec les clients, entre les salariés internes et externes ainsi qu avec les fournisseurs et les autres parties prenantes, GETRAG a établi sa propre politique d entreprise. Les règles de GETRAG se conforment à la législation internationale, aux normes éthiques ainsi qu aux valeurs internes de l entreprise et sont cohérentes avec les exigences d un groupe mondial moderne. Les droits et les devoirs stipulés dans cette brochure répondent aux critères de l ensemble des sites de notre entreprise qui ne cesse de se développer au-delà des frontières territoriales et culturelles. Ces règles claires s appliquent à l ensemble des salariés du groupe. Pour pouvoir travailler conformément au cadre légal et réglementaire, il est essentiel pour notre réussite commune à long terme que tous les salariés et partenaires du groupe connaissent et respectent ces règles de l entreprise. Mihir Kotecha, PDG de GETRAG

4 2 Sommaire SOMMAIRE Préambule 1 Contenu des politiques de l entreprise 4 1. Code de conduite Préambule Champ d application et signification du Code de conduite Champ d application Lien avec les autres normes et directives comportementales définies Responsabilités concernant le Code de conduite Respect des lois et des directives Relation avec les salariés Droits de l homme Droits de l enfant Protection contre la discrimination et autres handicaps Conditions de travail équitables Libre choix du travail Liberté d association et de négociation collective Relation avec les partenaires commerciaux Principes généraux Conduite dans les relations commerciales Relation avec les autorités Prévention des conflits d intérêts Conflits d intérêts découlant d un emploi secondaire Conflits d intérêts découlant d intérêts financiers dans des entreprises tierces Conflits d intérêts découlant de missions à titre privé effectuées dans le cadre de relations commerciales Traitement de l information Sécurité de l information Protection des données Confidentialité et obligation au secret Traitement des informations d initié relatives aux partenaires commerciaux Traitement des biens de l entreprise Protection de l environnement, sécurité, santé et qualité Protection de l environnement Santé et sécurité Qualité Questions relatives au Code de conduite et au signalement des irrégularités 13

5 Sommaire 3 2. Politique de qualité Préambule Qualité sans compromis Satisfaction ou dépassement des attentes de nos clients Approche zéro défaut Améliorations continues Respect du Système de Management intégrée GETRAG Système de mesure Formation, compétences, comportements Audits Politique de durabilité Préambule Santé et sécurité Protection de l environnement Accent sur la durabilité Conformité et transparence Amélioration continue Formation et sensibilisation Droits de l homme Droits de l enfant Protection contre la discrimination et autres handicaps Conditions de travail équitables Libre choix du travail Liberté d association et de négociation collective Relation avec nos interlocuteurs Mise en œuvre et responsabilités Politique de traitement de l information Préambule Sécurité de l information Protection des données Accès sécurisé et protection contre le vol Échange et stockage des informations Logiciels malveillants / virus informatiques Politique de l entreprise à l égard des tiers Préambule Clients Fournisseurs au sens large Banques et institutions financières Assurance Personnel Presse et autres institutions publiques Institutions d audit et de contrôle qualité Affaires juridiques Autorités 25

6 4 Contenu des politiques de l entreprise CONTENU DES POLITIQUES DE L ENTREPRISE 1 Les politiques de l entreprise couvrent les thèmes fondamentaux du Système de gestion GETRAG. Le document principal des directives stratégiques est le Code de conduite. Ce Code de conduite nous permet d atteindre nos objectifs commerciaux et d assurer un comportement conforme à la législation en vigueur. Il reflète les traditions de notre entreprise et constitue la base de toutes les directives ultérieures. Il décrit les fondements de toutes les règles de conformité et fournit des indications quant au comportement à adopter par les collaborateurs et à leur égard, notamment en matière de droits de l homme, de droits de l enfant, de protection contre la discrimination, de conditions de travail équitables, de libre choix du travail et du droit à la représentation des salariés Il fixe des normes en matière de comportement à l égard des partenaires commerciaux, de conflits d intérêts, de traitement des informations et de biens de l entreprise. Enfin, il définit également les règles relatives à la protection de l environnement, la sécurité, la santé et la qualité.

7 Contenu des politiques de l entreprise 5 2 La Politique de qualité de l entreprise détermine les principes du Système de qualité. L objectif de cette politique est de répondre aux besoins de nos clients, de proposer des produits et des services irréprochables, de respecter le Système de gestion intégrée, de mettre en œuvre une amélioration continue, ainsi que des mesures, des formations et des audits. 3 La Politique de durabilité de l entreprise décrit les comportements à adopter en matière de durabilité. Elle couvre différents thèmes, dont la santé, la sécurité, l environnement, l énergie, la responsabilité sociale, la transparence et le respect du droit international en vigueur. POLITIQUE DE QUALITÉ POLITIQUE DE DURABILITÉ CODE DE CONDUITE POLITIQUE DE TRAITEMENT DE L INFORMATION POLITIQUE DE L ENTREPRISE À L ÉGARD DES TIERS 4 La Politique de traitement de l information définit les comportements à adopter en matière de traitement de l information et du matériel. Cette politique couvre notamment la sécurité de l information, la protection des données, la sécurité d accès, l échange et le stockage des informations, Internet et les réseaux sociaux, ainsi que les logiciels malveillants et les virus informatiques. 5La Politique à l égard des tiers détermine les compétences et les comportements à adopter dans les relations avec les partenaires externes et les parties prenantes, notamment les clients, les fournisseurs, les banques et institutions financières, les assurances, les représentants de la presse et autres institutions publiques, les institutions d audit et de contrôle qualité, le législateur et les autorités.

8 6 Code de conduite 1.2. CHAMP D APPLICATION ET SIGNIFICATION DU CODE DE CONDUITE CHAMP D APPLICATION Ce Code de conduite s applique à l ensemble des entreprises GETRAG dans le monde, indépendamment du pays concerné et de la forme juridique. Il s applique également à toutes les coentreprises dans lesquelles GETRAG est majoritaire ou exerce une fonction clé au sein de la direction. Il s applique à l ensemble du personnel, y compris aux Directeurs généraux, indépendamment du poste ou de la fonction respective. 1. CODE DE CONDUITE 1.1. PRÉAMBULE Les valeurs et les principes de notre entreprise sont des conditions essentielles pour protéger notre image et garantir notre réussite en tant qu entreprise internationale. Ils reflètent la tradition de GETRAG, à savoir la combinaison d une initiative entrepreneuriale avec des principes éthiques et une responsabilité d entreprise LIEN AVEC LES AUTRES NORMES ET DIRECTIVES COMPORTEMENTALES DÉFINIES Ce Code de conduite constitue le fondement de toutes les autres directives. Dans le cas où les directives existantes contredisent les principes du Code de conduite, elles doivent être adaptées de sorte qu elles soient conformes au Code de conduite. Avec le présent Code de conduite, nous espérons fournir des indications claires à tous nos salariés quant au comportement acceptable à adopter pour atteindre nos objectifs commerciaux et pour assurer la conformité aux lois, aux réglementations et aux directives applicables. Ce Code de conduite constitue ainsi un élément clé de notre culture d entreprise et fait office de référence pour notre conduite.

9 Code de conduite RESPONSABILITÉS CONCERNANT LE CODE DE CONDUITE L intégrité et le respect des exigences de l entreprise et des obligations légales commencent toujours par la Direction d une entreprise. C est pourquoi chaque directeur assume une responsabilité particulière quant à la présentation, à la mise en œuvre et au respect du Code de conduite. Par sa propre conduite, chaque directeur montre que GETRAG accorde une priorité absolue au respect des lois et de toute réglementation externe ou interne à l entreprise, quelles que soient les circonstances et à tout moment. Aucune violation du Code de conduite n est tolérée RESPECT DES LOIS ET DES DIRECTIVES Le non-respect des obligations légales peut entraîner des pertes financières considérables pour GETRAG et son personnel ou une atteinte à leur réputation. Par conséquent, nous sommes obligés de respecter l ensemble des lois et des réglementations en vigueur dans les pays où nous exerçons nos activités. Cette obligation s applique également aux descriptions des procédures, aux normes et aux directives internes à l entreprise RELATION AVEC LES SALARIÉS DROITS DE L HOMME Nous respectons la dignité de chaque être humain et soutenons le respect des droits de l homme mondialement reconnus. Nous rejetons toute forme de violence physique, sexuelle, psychologique ou verbale envers nos salariés. Nous respectons le droit à la liberté d opinion et d expression DROITS DE L ENFANT Nous condamnons le travail des enfants et respectons les droits de l enfant. Nous nous conformons aux lois et aux réglementations applicables concernant l âge minimum d accès à l emploi ou au travail. Il n est pas possible de déroger aux lois et aux réglementations.

10 8 Code de conduite PROTECTION CONTRE LA DISCRIMINATION ET AUTRES HANDICAPS Notre conduite envers les autres est caractérisée par le respect et la tolérance, et exclut toute discrimination ou tout harcèlement lié au sexe, à la race, l origine ethnique, nationale ou sociale, l âge, la religion, l orientation politique ou sexuelle, à un handicap physique ou mental ou à toute autre particularité protégée par la législation. La tolérance et l égalité des chances sont des conditions essentielles à un environnement de travail agréable. Les opportunités offertes à nos salariés dépendent exclusivement de leurs performances, capacités et compétences, en fonction des besoins de leur lieu de travail respectif CONDITIONS DE TRAVAIL ÉQUITABLES Notre rémunération et nos avantages sociaux s appliquent au minimum aux normes et dispositions internationales, nationales et locales prévues par la loi ou aux accords correspondants. Nous respectons l ensemble des dispositions applicables en matière d heures de travail et de congés LIBRE CHOIX DU TRAVAIL Nous rejetons toute forme de travail forcé et nous respectons le principe du libre choix de son travail LIBERTÉ D ASSOCIATION ET DE NÉGOCIATION COLLECTIVE Nous reconnaissons et respectons le droit de nos salariés à s associer librement. Nous travaillerons de manière constructive avec les représentants élus pour défendre les intérêts de nos salariés. Dans le cadre des réglementations légales correspondantes, nous respectons le droit à la négociation collective pour résoudre les conflits portant sur les conditions de travail, et nous collaborons de manière constructive, sur la base d une confiance et d un respect mutuels.

11 Code de conduite CONDUITE DANS LES RELATIONS COMMERCIALES 1.5. RELATION AVEC LES PARTENAIRES COMMERCIAUX PRINCIPES GÉNÉRAUX GETRAG attend de ses partenaires commerciaux qu ils reconnaissent les valeurs et les principes de ce Code de conduite. Si un partenaire commercial a déjà adapté ses propres valeurs et principes en fonction de ceux de GE- TRAG, une reconnaissance mutuelle n est pas nécessaire. L objectif de GETRAG est de traiter avec les clients, les fournisseurs et les autres partenaires commerciaux de manière équitable et honnête, dans le but de garantir des relations sur le long terme basées sur la confiance. Nous attendons que ces partenaires commerciaux acceptent également nos principes de non-discrimination et de responsabilité sociale. De même, lors de la sélection de partenaires commerciaux externes, GETRAG prend des décisions uniquement en se basant sur des faits et non sur des éléments discriminatoires ou coercitifs. Nous respectons la notion de concurrence loyale et agissons conformément aux réglementations correspondantes afin de ne pas enfreindre les lois existantes relatives à la concurrence et aux cartels. Nous attendons de notre personnel qu il agisse uniquement dans l intérêt de l entité légale GETRAG et de ses partenaires de co-entreprise dans la prise de décisions commerciales, indépendamment de tout intérêt privé. En particulier, les échanges avec les fournisseurs et les prestataires de services doivent se dérouler conformément aux procédures prévues. Les décisions sont prises en fonction de critères objectifs. Lorsqu ils prennent des décisions commerciales, nos salariés ne doivent pas se laisser influencer par leur intérêt personnel ni chercher à en obtenir un. Dans ce contexte, les avantages indus comprennent tout paiement en liquide, toute prime, ainsi que tout présent ou traitement préférentiel indiquant une valeur et pouvant être considéré comme disproportionné du fait de son motif, sa fréquence ou sa forme. Dans le cadre de contacts commerciaux réguliers, les présents occasionnels d une valeur purement symbolique ou les invitations à des événements ou des repas sont tout à fait naturels. Lorsque nous décidons d accepter ou d octroyer de tels présents occasionnels, nous tenons soigneusement compte des motifs commerciaux qui nous poussent à agir de la sorte et respectons systématiquement les lois du pays concerné. GETRAG fournira des directives plus détaillées.

12 10 Code de conduite RELATION AVEC LES AUTORITÉS Dans nos relations avec les autorités, nous agissons toujours de manière transparente et en toute honnêteté. Toute tentative d influencer et de corrompre les détenteurs de l autorité, notamment sous forme de paiements indirects ou par l octroiement de gratifications, est interdite PRÉVENTION DES CONFLITS D INTÉRÊTS CONFLITS D INTÉRÊTS DÉCOULANT D UN EMPLOI SECONDAIRE Nous respectons et reconnaissons le droit de tout salarié à exercer des activités en dehors de son emploi principal à condition qu elles soient uniquement de nature privée. Cependant, ces activités ne peuvent pas être en contradiction avec les intérêts de GETRAG ou limiter la capacité du personnel à assumer pleinement ses responsabilités au sein de l entreprise. Les activités secondaires pour le compte d entreprises concurrentes de GETRAG ou qui entretiennent une relation commerciale régulière avec GETRAG doivent être signalées au supérieur hiérarchique concerné et au service des ressources humaines (RH) pour approbation. Cette obligation de divulgation s applique indépendamment du caractère de l activité (rémunérée ou non) CONFLITS D INTÉRÊTS DÉCOULANT D INTÉRÊTS FINANCIERS DANS DES ENTREPRISES TIERCES Un conflit d intérêts peut également survenir lorsque des salariés ont un intérêt financier direct ou indirect chez un concurrent ou dans une entreprise avec laquelle GETRAG entretient une relation commerciale continue. Le risque de conflit d intérêts est d autant plus grand si une telle participation entraîne la possibilité d exercer une influence sur lesdites entreprises. Dans ce cas, la participation financière détenue par le salarié, ou un membre de sa famille proche, dans de telles entreprises doit être signalée au service des RH. Il en va de même pour les activités de gestion ou de conseil exercées dans de telles entreprises CONFLITS D INTÉRÊTS DÉCOULANT DE MISSIONS À TITRE PRIVÉ EFFECTUÉES DANS LE CADRE DE RELATIONS COMMERCIALES Dans le cadre de leurs activités chez GETRAG, les membres du personnel ne doivent pas autoriser les entreprises avec lesquelles ils entretiennent des relations commerciales à effectuer des missions à titre privé, si des avantages tarifaires ou autres peuvent en découler.

13 Code de conduite PROTECTION DES DONNÉES 1.7. TRAITEMENT DE L INFORMATION SÉCURITÉ DE L INFORMATION La sécurité de l information revêt une importance particulière à nos yeux. C est pourquoi nous respectons l ensemble des lois et autres réglementations applicables en matière de protection des données et de sécurité de l information. Nous protégeons les informations de notre entreprise ainsi que les informations relatives à nos partenaires commerciaux de la même manière que les données personnelles, avec tous les moyens techniques et organisationnels valables et appropriés, contre les accès non autorisés ou une utilisation inappropriée, ainsi que contre la perte ou la destruction prématurée. Nous sommes conscients de l importance des données de nos salariés ainsi que de celles de nos partenaires commerciaux. Nous protégeons ces données grâce à un traitement minutieux et au recours à des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Nous nous engageons à rendre l utilisation des données personnelles transparente pour les personnes concernées, à fournir des informations à ce sujet à tout moment et à protéger les droits de ces personnes à contester et à supprimer de telles données CONFIDENTIALITÉ ET OBLIGATION AU SECRET Pour autant qu elles ne soient pas rendues publiques, les informations concernant notre entreprise et nos partenaires commerciaux obtenues au cours de nos activités ne seront pas utilisées pour obtenir des avantages financiers ou autres. Les informations confidentielles ne doivent pas être communiquées à des tiers, et les documents internes doivent être conservés en lieu sûr. L obligation de protéger la confidentialité ne s applique pas uniquement au cours de la relation contractuelle du salarié avec l entreprise, mais également après la fin de cette dernière.

14 12 Code de conduite TRAITEMENT DES INFORMATIONS D INITIÉ RELATIVES AUX PARTENAIRES COMMERCIAUX Nous respectons les règles strictes en matière d informations d initié et nous nous engageons à ne pas acquérir de titres privilégiés à notre profit ou à celui de tiers, à ne pas les vendre ou à transmettre des informations d initié à des tiers TRAITEMENT DES BIENS DE L ENTREPRISE Nous nous engageons à prendre le plus grand soin des biens de GETRAG. Sauf disposition expresse contraire, les biens de GETRAG doivent uniquement être utilisés dans le cadre des activités de l entreprise. Nous protégeons nos inventions, brevets, droits d usage, marques, etc., car ils ont une importance particulière pour le développement futur de GETRAG et sa position sur le marché PROTECTION DE L ENVIRONNEMENT, SÉCURITÉ, SANTÉ ET QUALITÉ PROTECTION DE L ENVIRONNEMENT La protection de l environnement figure parmi les priorités absolues de GETRAG. Nous avons la responsabilité commune de rendre les produits et les processus de GETRAG les plus écologiques possible, et d adapter notre conduite en conséquence. Nous respectons strictement l ensemble des directives légales, réglementaires et internes relatives à la protection de l environnement. Tout dommage environnemental causé est immédiatement signalé aux autorités compétentes.

15 Code de conduite SANTÉ ET SÉCURITÉ Notre priorité première est l intégrité matérielle de tous les locaux de GETRAG. Par conséquent, nous nous engageons à créer des conditions de travail saines et sûres. Chaque salarié a la double responsabilité de créer des conditions de travail sûres et d éviter les accidents. Nous contribuons à la sûreté, la sécurité et la santé en respectant toutes les règles et instructions de travail pertinentes ainsi qu en utilisant un équipement de sécurité adéquat QUALITÉ Un haut niveau de qualité et une amélioration continue constituent les fondements de notre croissance et de la pérennité de GETRAG. En améliorant constamment nos produits et nos processus, nous garantissons notre réussite et répondons aux attentes de nos clients et autres partenaires commerciaux QUESTIONS RELATIVES AU CODE DE CONDUITE ET AU SIGNALEMENT DES IRRÉGULARITÉS La direction de GETRAG encourage la diffusion du Code de conduite dans le monde entier et s engage à garantir son exécution. Les codes de conduite n ont de sens que si les violations sont signalées correctement et traitées de manière appropriée. Cela suppose que les violations du Code de conduite soient signalées. Si vous constatez une violation potentielle, veuillez en référer à votre supérieur hiérarchique direct afin qu il puisse vous assister. Si cela devait s avérer impossible, vous pouvez transmettre les informations relatives à une violation potentielle par téléphone ou par courrier électronique. Toute information transmise à votre supérieur ou au responsable de la conformité au sein de l entreprise sera traitée en toute confidentialité. Nous tenons à vous assurer que le fait de signaler une violation du Code de conduite, des lois ou des réglementations n entraînera aucune répercussion ou conséquence négative, sauf si vous les avez enfreints vous-mêmes. Votre supérieur hiérarchique et le responsable de la conformité sont à votre disposition si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations. Les détails relatifs au responsable de la conformité et aux numéros de téléphone spéciaux seront envoyés et actualisés dans un document distinct du Code de conduite. Le Code de conduite contient de nombreuses instructions quant à notre façon de travailler. Si vous avez des questions sur l application et l interprétation du Code, veuillez contacter votre supérieur hiérarchique ou le responsable de la conformité au sein de l entreprise.

16 14 Politique de qualité 2.2. QUALITÉ SANS COMPROMIS Nous ne faisons aucun compromis en ce qui concerne la qualité de nos produits, services et processus. Cela signifie que nous accordons la priorité à la qualité, avant de répondre aux besoins de nos clients aux prix les plus compétitifs SATISFACTION OU DÉPASSEMENT DES ATTENTES DE NOS CLIENTS 2. POLITIQUE DE QUALITÉ 2.1. PRÉAMBULE En référence au Code de conduite, la Politique de qualité détermine les principes du Système qualité de GETRAG. Chaque salarié de notre entreprise est responsable de la qualité. La présente Politique encourage le respect des normes d audit concernées. Notre objectif consiste à développer et fournir des produits et services qui répondent aux attentes de nos clients, voire qui les dépassent. Dans le cadre d une approche qualité, nous devons travailler en étroite collaboration et en accord avec les clients. Nous pouvons ainsi établir les fondements de la planification de la qualité APPROCHE ZÉRO DÉFAUT Nous nous efforçons constamment de développer, fabriquer et fournir des produits ou services exempts de défaut à nos clients, tout au long de la chaîne de valeur. Nous sommes convaincus qu il vaut mieux prévenir que guérir.

17 Politique de qualité AMÉLIORATIONS CONTINUES Nous mettons en œuvre des améliorations continues à l échelle de notre entreprise en appliquant le système GQOS (GETRAG Quality Operating System). Le GQOS consiste en une méthodologie basée sur les principes de mesure, d analyse, d amélioration et de contrôle. Pour ce faire, nous mettons en œuvre des Plans d amélioration de la qualité et de la productivité (QPIP) de manière inter-fonctionnelle et nous les respectons RESPECT DU SYSTÈME DE MANA- GEMENT INTÉGRÉE GETRAG Sauf exceptions mentionnées dans les accords de co-entreprise, nous respectons le Système de Management intégré de GETRAG en nous conformant à ses politiques, ses processus, ses normes et aux instructions associées, afin d obtenir une qualité durable dans toutes nos activités FORMATION, COMPÉTENCES, COMPORTEMENTS Nous nous assurons que chaque personne travaillant pour GETRAG reçoive une formation adéquate en vue de développer les compétences et les comportements nécessaires et appropriés SYSTÈME DE MESURE Nous mettons en place un système de mesure global qui nous permet d identifier les performances des produits et des processus, et ainsi d appliquer des mesures correctives et de vérifier leur efficacité AUDITS Nous auditons notre Système de Management intégrée GETRAG pour déterminer s il est conforme aux exigences externes et internes, et si ces dernières sont respectées. Les résultats de l audit sont utilisés pour améliorer en permanence le système dans sa globalité.

18 16 Politique de durabilité 3.2. SANTÉ ET SÉCURITÉ La priorité absolue de GETRAG est l intégrité physique de toutes nos interlocuteurs (ex: salariés, fournisseurs, visiteurs). Nous nous engageons donc à appliquer une politique de tolérance zéro en matière de santé et de sécurité au travail, afin de protéger la santé et la sécurité des personnes. Nous mettons en place et assurons un environnement de travail d excellence, sécurisé et ergonomique PROTECTION DE L ENVIRONNEMENT 3. POLITIQUE DE DURABILITÉ L Entreprise s engage à garantir l utilisation responsable des ressources naturelles, ainsi que la prévention et la réduction des effets négatifs sur l environnement, tels que les émissions, la consommation d énergie et d eau, ou la production de déchets, et à ne pas menacer l environnement PRÉAMBULE En référence au Code de conduite, la Politique de durabilité de GETRAG fournit des directives quant aux politiques environnementales et énergétiques, à la santé et à la sécurité au travail, ainsi qu à la responsabilité sociale. Nous attendons de chaque salarié qu il accepte et respecte les principes de la présente politique, car cette dernière contribue au respect des normes d audit correspondantes. GETRAG s engage à promouvoir la durabilité dans toutes nos activités, afin de trouver un équilibre entre les intérêts en matière d économie, de responsabilité sociale, de protection de l environnement, d efficacité énergétique, ainsi que de santé et de sécurité au travail.

19 Politique de durabilité ACCENT SUR LA DURABILITÉ GETRAG conçoit, fabrique ses produits, et achète ses matériaux et ses services en mettant l accent sur la durabilité CONFORMITÉ ET TRANSPARENCE L Entreprise s engage à respecter les exigences légales ou assimilées dans les pays respectifs et, à titre de norme minimale, à être totalement transparente à cet égard, même si l Entreprise cherche à l être en toute circonstance. Entre autres, nous respectons les textes et chartes ci-après : La Déclaration universelle des droits de l Homme de l ONU Les Conventions fondamentales de l OIT (Organisation Internationale du Travail) La Déclaration de l OIT relative aux principes et droits fondamentaux au travail Les Principes directeurs de l OCDE pour les entreprises multinationales (Organisation de Coopération et Développement Economique) L application et la transparence de la présente politique sont assurées de manière régulière par des audits, une comptabilité, des contrôles gouvernementaux, des examens par la direction et des rapports sur la durabilité AMÉLIORATION CONTINUE L Entreprise s engage à améliorer en permanence les performances environnementales, l efficacité énergétique, la santé et la sécurité au travail, ainsi que la responsabilité sociale. Nous nous engageons à mettre en œuvre, assurer et améliorer constamment notre Système de gestion certifié sur tous les sites, en particulier pour tout ce qui concerne la responsabilité sociale, l environnement, l énergie, la santé et la sécurité au travail FORMATION ET SENSIBILISATION L Entreprise s engage à impliquer, informer et former ses salariés, ses partenaires commerciaux et les prestataires de services concernés DROITS DE L HOMME Nous respectons la dignité de chaque être humain et soutenons le respect des droits de l Homme mondialement reconnus. Nous rejetons toute forme de violence physique, sexuelle, psychologique ou verbale envers nos salariés. Nous respectons le droit à la liberté d opinion et d expression.

20 18 Politique de durabilité CONDITIONS DE TRAVAIL ÉQUITABLES 3.9. DROITS DE L ENFANT Nous condamnons le travail des enfants et respectons les droits de l enfant. Nous nous conformons aux lois et aux réglementations applicables relatives à l âge minimum d accès à l emploi ou au travail. Notre rémunération et nos avantages sociaux s appliquent au minimum aux normes et dispositions internationales, nationales et locales prévues par la loi ou aux accords correspondants. Nous respectons l ensemble des dispositions applicables en matière d heures de travail et de congés LIBRE CHOIX DU TRAVAIL Nous rejetons toute forme de travail forcé et nous respectons le principe du libre choix de son travail PROTECTION CONTRE LA DISCRIMINATION ET AUTRES HANDICAPS Notre conduite envers les autres est caractérisée par le respect et la tolérance, et exclut toute discrimination ou tout harcèlement lié au sexe, à la race, l origine ethnique, nationale ou sociale, l âge, la religion, l orientation politique ou sexuelle, à un handicap physique ou mental ou à toute autre particularité protégée par la législation. La tolérance et l égalité des chances constituent des conditions essentielles pour garantir un environnement de travail agréable. Nous ne tolérerons aucune violence psychologique, sexuelle, psychique ou verbale envers nos salariés et nos partenaires commerciaux.

21 Politique de durabilité LIBERTÉ D ASSOCIATION ET DE NÉGOCIATION COLLECTIVE Nous reconnaissons et respectons le droit de nos salariés à s associer librement. Nous travaillerons de manière constructive avec les représentants élus pour défendre les intérêts de nos salariés. Dans le cadre des réglementations légales correspondantes, nous respectons le droit à la négociation collective pour résoudre les conflits portant sur les conditions de travail, et nous collaborons de manière constructive, sur la base d une confiance et d un respect mutuels RELATION AVEC NOS INTERLOCUTEURS Nous respectons, prenons en compte et servons les intérêts de nos interlocuteurs. Nous nous engageons à impliquer et à informer nos interlocuteurs quant à nos efforts pour améliorer la responsabilité sociale, la protection de l environnement, l efficacité énergétique, ainsi que la santé et la sécurité au travail MISE EN ŒUVRE ET RESPONSABILITÉS La responsabilité de mettre en œuvre la Politique de durabilité incombe aux dirigeants des différentes entités et des sites de l entreprise. Chaque salarié est tenu de respecter la présente politique et de contribuer activement à sa réussite. Tout au long de notre chaîne d approvisionnement, nous encourageons nos partenaires commerciaux à adapter et à appliquer de telles exigences et politiques. Nous cherchons à identifier et à faire appel à des partenaires commerciaux qui souhaitent respecter des normes conformes à ces principes dans la conduite de leurs activités. Les salariés estimant que la présente politique a pu être enfreinte doivent le signaler via les canaux établis, qui varient en fonction de la localité. Nous prendrons les mesures appropriées pour donner suite à ces déclarations. Aucune mesure de représailles ne sera prise à l encontre de tout salarié faisant une telle allégation ou coopérant dans l examen d une violation signalée par une autre personne.

22 20 Politique de traitement de l information 4.2. SÉCURITÉ DE L INFORMATION 4. POLITIQUE DE TRAITEMENT DE L INFORMATION 4.1. PRÉAMBULE En référence au Code de conduite, la présente Politique de traitement de l information explique aux salariés les principes relatifs au traitement de l information et du matériel appliqués par GETRAG. Nous attendons de chaque salarié qu il accepte et respecte les principes énoncés ci-après. L objectif de l Entreprise est de protéger l ensemble de ses informations en octroyant uniquement l accès aux personnes autorisées (confidentialité). Nous souhaitons assurer en permanence l exactitude et l exhaustivité de nos informations (intégrité), et garantir que ces informations sont accessibles et utilisables (disponibilité). Cet objectif englobe tous les aspects du cycle de vie des informations, de leur création à leur transmission et stockage, en passant par leur traitement. Conformément à notre système GIS (Global Information Standard), les informations sont divisées en quatre catégories : Publiques Exclusives (ou internes) Confidentielles Secrètes En fonction de la classification des informations, les mesures de sécurité appropriées définies dans GIS s appliquent. Les Directives de sécurité informatique, les Normes d informations globales et les Directives relatives à la protection des données propres à chaque pays décrivent plus en détail les réglementations applicables et les exigences spécifiques en matière de sécurité de l information.

23 Politique de traitement de l information PROTECTION DES DONNÉES L Entreprise accorde la priorité à la protection adéquate des données personnelles. Nous reconnaissons que certaines informations personnelles sont nécessaires au sein de l entreprise pour soutenir nos activités quotidiennes. Cependant, toutes les données personnelles sensibles (numéros de comptes bancaires, revenus et autres informations personnelles spécifiques) doivent être traitées avec le plus grand soin, et l accès et la divulgation doivent être restreints. L Entreprise prendra toutes les mesures nécessaires pour réduire les risques d accès non autorisés. S ils travaillent dans un pays étranger, les salariés doivent connaître et respecter les lois relatives à la protection des données propres à ce pays, sachant qu elles diffèrent d un pays à l autre ACCÈS SÉCURISÉ ET PROTECTION CONTRE LE VOL L Entreprise et ses salariés prendront toutes les mesures nécessaires pour protéger nos bâtiments, systèmes d information, équipements, infrastructures et objets personnels contre tout accès non autorisé ÉCHANGE ET STOCKAGE DES INFORMATIONS L Entreprise et ses salariés utiliseront les canaux de communication définis pour transmettre les informations. Nous devons impérativement savoir avec qui nous échangeons des informations. Les informations de l entreprise seront archivées dans des solutions de stockage fournies par GETRAG LOGICIELS MALVEILLANTS / VIRUS INFORMATIQUES Les logiciels malveillants/virus informatiques représentent toujours une menace pour notre Entreprise. L Entreprise prend des mesures pour éviter toute intrusion et corruption de nos données. En cas de comportement anormal ou suspect de l équipement informatique, veuillez en référer immédiatement au service d assistance de GETRAG.

24 22 Politique de l entreprise à l égard des tiers 5.2. CLIENTS Le service commercial et le Comité de Direction de l identité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter avec nos clients. 5. POLITIQUE DE L ENTREPRISE À L ÉGARD DES TIERS 5.1. PRÉAMBULE Dans la phase de conception d une nouvelle technologie ou durant le développement du programme, tout au long de la phase de mise en œuvre ou après échéance de la période de garantie, le Service d ingénierie, qualité, les usines et, potentiellement, d autres fonctions de l entreprise seront également en contact avec les clients. Nous devons nous assurer de respecter les fonctions et les responsabilités, telles que décrites dans la réglementation relative à la délégation de pouvoirs, de ne jamais compromettre l entreprise de quelque façon que ce soit, de recevoir une formation appropriée en cas de contacts actifs avec les clients. Par ailleurs, le service commercial doit toujours disposer des dernières informations en date, et pouvoir surveiller et vérifier le flux d informations en provenance et à destination des clients. En référence au Code de conduite, la présente Politique de l entreprise à l égard des tiers détermine qui, au sein de GETRAG, est chargé de traiter avec nos interlocuteurs et partenaires commerciaux externes. Les accords contractuels et autres engagements formels peuvent uniquement être conclus par des personnes habilitées. Cette habilitation est spécifiée dans la réglementation relative aux procurations. Les approbations internes sont régies par la réglementation relative à la délégation de pouvoirs. Nous attendons de chaque salarié qu il accepte et respecte les principes de la présente politique, et qu il soutienne l entité compétente de manière appropriée et pertinente. Nous pourrons ainsi travailler de façon cohérente et professionnelle avec nos partenaires commerciaux et interlocuteurs externes et, ce faisant, assurer une qualité et des bénéfices les plus élevés possible.

25 Politique de l entreprise à l égard des tiers BANQUES ET INSTITUTIONS FINANCIÈRES 5.3. FOURNISSEURS AU SENS LARGE Le service des achats et le Comité de Direction de l entité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter avec nos fournisseurs au sens large. Dans la phase de conception d une nouvelle technologie ou durant le développement du programme, tout au long de la phase de mise en œuvre ou après échéance de la période de garantie, le Service d ingénierie, de qualité, de fabrication et, potentiellement, d autres fonctions de l entreprise seront également amenés à être en contact avec les fournisseurs. Nous devons nous assurer de respecter les fonctions et les responsabilités, telles que décrites dans la réglementation relative à la délégation de pouvoirs, de ne jamais compromettre l entreprise de quelque façon que ce soit, de recevoir une formation appropriée en cas de contacts actifs avec les fournisseurs. Par ailleurs, le service des achats doit toujours disposer des dernières informations en date, et pouvoir surveiller et vérifier le flux d informations en provenance et à destination des fournisseurs. Le département des finances/de la trésorerie et le Comité de Direction de l entité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter avec nos banques et institutions financières. Durant la phase de négociation de nouveaux contrats financiers, d autres fonctions de l entreprise seront potentiellement en contact avec les banques ou les institutions financières. Nous devons nous assurer de respecter les fonctions et les responsabilités, telles que décrites dans la réglementation relative à la délégation de pouvoirs et les autres accords applicables sur les questions de financement. Par ailleurs, le département des finances/de la trésorerie doit toujours disposer des dernières informations en date, et pouvoir surveiller et vérifier le flux d informations à destination des banques et des institutions financières. Nous n effectuerons aucun achat personnel et nous ne nous engagerons pas auprès des fournisseurs, sauf en cas d autorisation spécifique ou dans les situations d urgence, telles que décrites dans nos procédures d urgence.

26 24 Politique de l entreprise à l égard des tiers 5.5. ASSURANCE Le Service d assurance de l entreprise composé par le service d assurance local potentiellement inclus dans d autres départements, le Comité de Direction de l entité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter avec nos compagnies d assurance. Durant la phase de négociation de nouveaux contrats d assurance ou lors du traitement des dossiers d assurance existants ou potentiels, d autres fonctions de l entreprise seront probablement en contact avec les compagnies d assurance. Nous devons nous assurer que le Service d assurance dispose toujours des dernières informations en date, et peut surveiller et vérifier le flux d informations à destination des compagnies d assurance PERSONNEL Le département des ressources humaines (RH) et le Comité de Direction de l entité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter les activités liées au personnel en lien avec l extérieur. Il est évident que la plupart d entre nous seront concernés par des activités liées au personnel en lien avec l extérieur, particulièrement lors de la phase de recrutement. Nous devons nous assurer de respecter les fonctions et les responsabilités, telles que décrites dans la réglementation relative à la délégation de pouvoirs. Par ailleurs, le département des RH doit toujours disposer des dernières informations en date, et pouvoir surveiller et vérifier le flux d informations à destination des personnes externes, ainsi que des entreprises ou institutions traitant d affaires liées au personnel PRESSE ET AUTRES INSTITUTIONS PUBLIQUES Le service communication de l entreprise et le Comité de Direction de l entité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter les affaires liées à la presse ou à caractère public. Il est évident que la plupart d entre nous seront concernés par des affaires en lien avec la presse ou à caractère public, qui incluent également nos courriers électroniques privés ou notre activité sur les réseaux sociaux. Nous devons nous assurer de ne jamais compromettre l entreprise de quelque façon que ce soit, de recevoir une formation appropriée si nous envisageons des échanges actifs avec la presse ou les institutions publiques. Par ailleurs, le service communication doit toujours disposer des dernières informations en date, et pouvoir surveiller et vérifier le flux d informations à destination de la presse ou d autres institutions publiques.

27 Politique de l entreprise à l égard des tiers AFFAIRES JURIDIQUES 5.8. INSTITUTIONS D AUDIT ET DE CONTRÔLE QUALITÉ Le département qualité de l entreprise (respectivement le département des finances, de l impôt sur les sociétés et de contrôle interne) et le Comité de Direction de l entité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter avec les organisations d audit et de contrôle qualité. Il est évident que la plupart d entre nous seront concernés par des affaires externes liées aux audits (par exemple, normes ISO, audit sur la comptabilité de fin d exercice, contrôle fiscal) et au contrôle qualité. Nous devons nous assurer de ne jamais compromettre l entreprise de quelque façon que ce soit, de recevoir une formation appropriée si nous envisageons une participation active dans les audits. Par ailleurs, le département qualité de l entreprise (respectivement le département des finances, de l impôt sur les sociétés et de contrôle interne) doit toujours disposer des dernières informations en date, et pouvoir surveiller et vérifier le flux d informations à destination des institutions d audit et de contrôle qualité. Les Services juridique et financier et le Comité de Direction de l entité légale concernée, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter les affaires juridiques. Il est évident que la plupart d entre nous seront concernés par des affaires externes de nature juridique. Nous devons nous assurer de ne jamais compromettre l entreprise de quelque façon que ce soit, de recevoir une formation appropriée si nous envisageons une participation active dans les affaires juridiques. Par ailleurs, les Services juridique et financier doivent toujours disposer des dernières informations en date, et pouvoir surveiller et vérifier le flux d informations relatives aux affaires juridiques. Les informations complémentaires spécifiées dans les réglementations relatives à la concurrence légale et la délégation de pouvoirs s appliquent AUTORITÉS La fonction et le Comité de Direction de l entité légale concernées, ainsi que ses partenaires de co-entreprise sont chargés de traiter avec les autorités, et ce, de la manière la plus professionnelle possible.

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