PROJET VIATRAJECTOIRE MÉDICO-SOCIAL FORMATION «RECEVEUR» V5.5

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1 PROJET VIATRAJECTOIRE MÉDICO-SOCIAL FORMATION «RECEVEUR» V5.5 Chef de projet : Olivier ANGOT Équipe de formation : Helen HALLEY Karine MADELEINE Guide Utilisateur : Gestion des demandes d inscription en EHPAD

2 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT DE L OUTIL Le futur résident, à son domicile, via l interface usager, complète avec l aide des services concernés et de sa famille, le volet administratif de la demande d inscription. Le futur résident est hospitalisé, Il s adresse ensuite à son Médecin traitant, qui complète le volet médical et le volet autonomie le Médecin hospitalier complète un dossier avec l aide de la famille, ou met à jour un dossier existant. 2 Une fois complétée, la demande est envoyée par le futur résident et sa famille aux EHPAD de son choix. Une fois complétée, la demande est envoyée par le personnel hospitalier, aux EHPAD sélectionnés. PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT DE L OUTIL

3 PAGE D ACCUEIL Accès à l espace «Usagers» (inscription en EHPAD) Accès à l espace «Médecin Libéral» (inscription en EHPAD) Identification du professionnel en établissement (MCO-SSR-HAD-USLD-EHPAD) 3

4 Étape 1 Créer un dossier (nom, prénom, date de naissance, adresse et ville de résidence) Étape 2 Étape 3 Étape 4 Étape 5 Répondre aux demandes reçues (liste d attente, proposer une admission, refuser le dossier) Compléter le volet administratif Compléter le volet médical Compléter le volet autonomie Action 1 Envoyer la demande Étape 6 Accepter la proposition (accord entre le demandeur et l EHPAD) Schéma de la demande d inscription Prononcer l admission effective Action 2 4

5 LE MENU 5

6 LE TABLEAU DE BORD

7 LE TABLEAU DE BORD RÉCEPTION DES DEMANDES D INSCRIPTION Affichage d une ou plusieurs unités Filtres du tableau de bord Accueil couple Dossier sanitaire lié Demande urgente Cliquer sur la demande pour ouvrir le dossier Avis favorable ou défavorable sur le dossier médical Autres structures sollicitées Avancement du dossier (rouge, orange ou vert) - à sélectionner par le receveur 7 Avis favorable ou défavorable sur la charge de travail estimée

8 LE TABLEAU DE BORD DU GUICHET UNIQUE RÉCEPTION DES DEMANDES D INSCRIPTION Dans le tableau de bord du guichet unique, les demandes sont regroupées sous une ligne principale par demandeur. Cliquer sur la ligne correspondante pour afficher les dossiers envoyés à vos EHPAD/USLD par le demandeur. Cliquer sur la demande pour dérouler la ligne puis cliquer sur le dossier correspondant. 8 Action rapide : cocher la case de la demande concernée et cliquer sur l action souhaitée. Une page de confirmation s affichera.

9 LES STATUTS DE LA DEMANDE Pour filtrer les demandes d inscription, il faut cliquer sur ce que l on ne veut pas faire apparaître dans notre sélection, puis cliquer sur «filtrer». Demande en attente de réponse Dossier placé sur liste d attente Admission proposée Dossier refusé Proposition acceptée par le demandeur et admission effective Demande urgente Dossier sanitaire associé 9

10 LA DEMANDE REÇUE

11 LE VOLET ADMINISTRATIF Contenu : État civil Contexte de la demande d admission Représentant légal et personne de confiance La demande Personne à contacter Aspect financier Commentaires Urgence de la demande 11

12 LE VOLET MÉDICAL Contenu : Médecin traitant Évaluation médicale Conduites à risque Portage de bactérie multirésistante Pansements ou soins cutanés Fonctions sensorielles Rééducation Symptômes psychocomportementaux Soins techniques Commentaires Médecin rédacteur 12

13 LE VOLET AUTONOMIE Contenu : Évaluation AGGIR* Appareillage Troubles * AGGIR : Evaluation de la perte d autonomie. Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources 13

14 LA RÉPONSE

15 LA RÉPONSE PROFIL «IDE COORDINATRICE» (RÉPONSE INTERNE) Pour apporter une réponse, cliquer sur «répondre» et sélectionner dans la liste l item concerné. 15

16 LA RÉPONSE PROFIL «MÉDECIN COORDINATEUR» (RÉPONSE INTERNE) Pour apporter une réponse, cliquer sur «répondre» et sélectionner dans la liste l item concerné. 16

17 LA RÉPONSE PROFIL «DIRECTION» (VISIBLE PAR LE DEMANDEUR) Pour apporter une réponse, cliquer sur «répondre» et sélectionner dans la liste l item concerné. 17

18 LA FICHE DE SUIVI

19 LA FICHE DE SUIVI DU DOSSIER (OUTIL INTERNE) Pour chaque demande vous avez la possibilité de compléter une fiche de suivi du dossier. Cliquer sur «Modifier» et bien enregistrer la fiche (ajout ou suppression de commentaires). 19

20 LE RÉSUMÉ DU DOSSIER

21 RÉSUMÉ DE LA DEMANDE Sur la droite de l écran, vous trouverez : Le résumé du dossier Les contacts Le suivi (avec la possibilité d enregistrer une visite programmée et d enregistrer l avancement du dossier en interne uniquement) «Ajouter une note» (non modifiable en interne uniquement) Historique des échanges 21

22 L ADMISSION EFFECTIVE

23 PRONONCER L ADMISSION EFFECTIVE DU RÉSIDENT Lorsque le demandeur confirme le transfert du résident vers votre établissement, la demande passera en statut «acceptée» ( ). Vous devez, à l arrivée de votre nouveau résident, prononcer une admission effective. Le dossier s archivera automatiquement. Cliquer sur la demande pour ouvrir le dossier 23

24 EN RÉSUMÉ Evaluer la charge de travail et y donner un avis favorable ou défavorable Accepter ou refuser le dossier médical Donner une réponse au demandeur inscription sur liste d attente proposer une admission refuser le dossier Pour les dossiers sur liste d attente proposer une admission Prononcer l admission effective du nouveau résident à son arrivée dans l établissement 24

25 DES QUESTIONS? Hotline ViaTrajectoire : Du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h30. Documents de formation et fiches pratiques : Onglet «L ENRS ET LES PROJETS» ViaTrajectoire Cliquer sur 25

26 Merci de votre attention